RV Aanpassing P&C cyclus

Raadsvergadering van

Onderwerp:

15 april 2025

Aanpassen P&C cyclus

Agendapunt 6

Schiermonnikoog, 4 maart 2025

Aan de Gemeenteraad

Inleiding: In het seniorenconvent is een memo besproken met betrekking tot de Planning en Controlcyclus. Hierin werd geïnformeerd over de visie op de toegevoegde waarde van 6 financiële documenten en instemming gevraagd om de P&C cyclus zo in te richten dat er m.i.v. 2025 in plaats van 6, 4 documenten worden aangeboden aan de gemeenteraad. P&C cyclus: De planning- en controlcyclus van de gemeente Schiermonnikoog kent op dit moment een 6-tal documenten, namelijk: -

De Nota Financieel Kader; De Programmabegroting; De Lentenota; De Zomernota; De Herfstnota; De Jaarrekening en -verslag.

Huidige werkwijze: Bij de Nota Financieel Kader wordt met behulp van de laatste jaarrekening de huidige financiële situatie van de gemeente op hoofdlijnen bezien en worden de nieuwe prioriteiten bepaald. Deze nota is zoals altijd de opmaat naar de begroting van het volgende kalenderjaar. Vervolgens wordt de begroting gemaakt en hierin wordt het beleid van de gemeente vermeld en op een meer gedetailleerde manier aangegeven waar het geld aan wordt uitgegeven. Om gedurende het begrotingsjaar grip te krijgen op de voortgang van de uitvoering van de begroting, zijn er een drietal rapportages in het leven geroepen. Dat begint bij de Lentenota. De Lentenota verscheen de laatste jaren in juni van het jaar. Omdat het proces voorafgaand aan de behandeling in de raad, van opstellen door het ambtelijk apparaat en behandeling door het college, minimaal 2 maanden in beslag neemt, moet er worden gerapporteerd per 1 april van het lopende jaar. Inhoudelijk wordt er beleidsmatig en financieel gerapporteerd. Na de Lentenota verschijnt in juli de Zomernota waarin alleen beleidsmatig (per 1 mei) wordt gerapporteerd. In november wordt de laatste rapportage, de Herfstnota aangeboden met een rapportage tot 1 september. Hierin wordt alleen financieel gerapporteerd.

Ervaringen: In de afgelopen jaren is gebleken dat de Nota Financieel Kader een uitstekende functie heeft ter voorbereiding op samenstelling van de begroting. De programmabegroting en de jaarrekening/verslag zijn wettelijk verplichte onderdelen en staan verder dan ook niet ter discussie. In de afgelopen periode is ervaring opgedaan met de drie verantwoordingsrapportages. Deze rapportages zijn bedoeld om de voortgang te schetsen in beleid en op financieel gebied en geeft het college en de raad de mogelijkheid om bij te sturen. De Lentenota geeft de raad weinig mogelijkheden om bij te sturen: De Lentenota is een rapportage die naar de toestand van 31 maart van het jaar wordt opgemaakt. Het financieel jaar is dan nog maar net drie maanden aan de gang. Hierdoor is er veelal nog niet veel aan te geven voor wat betreft de voortgang van het beleid en ook is er nog weinig te vertellen over de financiële voortgang, waardoor bijsturing door de raad niet of nauwelijks mogelijk is en het hierdoor zijn doel mist. Afzonderlijk bijsturen op beleid en financiën d.m.v. respectievelijk Zomernota en Herfstnota is niet wenselijk: De Zomernota en de Herfstnota rapporteren afzonderlijk over respectievelijk het beleid en de financiën van de gemeente. Het grote nadeel hiervan is dat de functie van bijsturen op alleen beleid of financiën bijna niet mogelijk is.

Wil een rapportage een functie hebben dan moeten beide elementen onderdeel van de rapportage zijn. Daarnaast legt het opstellen en vaststellen van de rapportages veel druk op het ambtelijk apparaat en wordt er ook bestuurlijk relatief veel inzet gevraagd. Conclusie en voorstel: De huidige planning- en controlcyclus voldoet met uitzondering van de 3 verantwoordingsrapportages. Op de huidige wijze zijn deze van minder toegevoegde waarde en vragen relatief veel inzet. Door het aantal rapportages terug te brengen naar 1 rapportagedocument per jaar (september – Zomernota) waarin gelijktijdig wordt gerapporteerd over de beleids- en financiële elementen. ontstaat er een kwalitatief beter document met de mogelijkheid om duidelijker en vollediger bij te sturen. Het seniorenconvent stelt de gemeenteraad daarom voor: Het aantal financiële rapportages met ingang van 2025 terug te brengen naar één rapportagedocument in september - de Zomernota - waarin gelijktijdig wordt gerapporteerd over beleids- en financiële elementen.

De Griffier, T. Toren

Voorzitter Seniorenconvent, I. van Gent