Organisatieadvies BMC- presentatie 06-05-2025

Terugkoppeling organisatieadvies BMC aan gemeenteraad:

Uitvoeringskracht versterken

6 mei 2025, presentatie gemeenteraad

Partners in verbetering

INHOUD PRESENTATIE GEMEENTERAAD SCHIERMONNIKOOG 6 mei 2025 (beeldvormend)

Programma Algemeen 1. Wie zijn wij? 2. Onze opdracht 3. Uitvoeringskracht: de kenmerken van Schiermonnikoog Inhoud 1. Trends en ontwikkelingen (algemeen) 2. Wat is ‘De staat van Schiermonnikoog’? 3. Welke visie op de gemeentelijke ontwikkeling acht het college nodig? 4. Wat is er nodig om - gegeven de staat van en de visie uitvoeringskracht te garanderen?

Algemeen Introductie Saskia Jansen en Jasper Jansen Onze opdracht van de gemeentesecretaris: 1. Wat is de staat van Schiermonnikoog? 2. Welke visie op de gemeentelijke ontwikkeling acht het college nodig? 3. Wat is er nodig om - gegeven de staat van en de visie uitvoeringskracht te garanderen?

Werkwijze BMC (onafhankelijk advies) ● Documentenstudie (39 documenten, inc midterm review) ● Open bronnen (m.n. GD index 2022) ● Raadsvergaderingen teruggekeken ● Interviews (18 medewerkers gesproken) ● 4 werkgroep sessies ● 3 college sessies: college heeft voorkeur voor scenario uitgesproken

Denkraam uitvoeringskracht

UITVOERINGSKRACHT, de kenmerken lokaal: •

Er gaat veel (!) goed met 32,76 FTE verdeeld over 37 functies, maar er is veel snijverlies (zeer kleine taken en dienstverbanden);

•

1 pitters zijn kwetsbaar: vervanging kan nog beter;

•

Loyaliteit en flexibiliteit is hoog;

•

Strategische denkkracht lekt nog teveel weg in de uitvoering;

•

In deze kleine lokale context is externe inhuur vaak een antwoord bij krapte op de arbeidsmarkt (acceptabel zolang er dekking is);

•

Men is flexibel genoeg om anders te gaan werken (nieuwe profielen, nieuwe taken);

•

Tijd nemen om periodiek kritisch te zijn op rendement uit DVO’s en GR;

•

Tzt beleidsarmer waar het kan en past.

TROTS BLIJVEN OP DE KRACHT VAN KLEIN!

INHOUD

1. TRENDS EN ONTWIKKELINGEN

Trends en ontwikkelingen die gaande zijn in gemeenteland (1) ● Middelen: minder vanaf 2026 - gemeentebegrotingen laten vanaf 2026 tekorten zien. Meer kosten voor de Jeugdzorg en WMO, dit steeg veel harder dan de inflatie. En dat geldt ook voor de kosten van de eigen organisatie. Dit werkt door in de komende meerjarenbegroting. ● Beleid: het Rijk vraagt steeds meer aan gemeenten, onder andere in bijdragen aan woningbouw, klimaatadaptatie en de energietransitie. ● Organisatie: Invulling van vacatures wordt steeds lastiger. Bovenstaande zet de uitvoeringskracht van de organisatie onder druk.

Wettelijke en niet-wettelijke taken (2) Raad voor openbaar bestuur: heeft inventarisatie ‘ervaren beleidsvrijheid’ gedaan: Met name bij cultuur en ontspanning, en de OZB en overige eigen middelen, die naar eigen afweging kunnen worden ingezet. Op alle andere vlakken wordt de beleidsvrijheid als beperkt ervaren. Circa een derde van de totale financiën wordt op Schiermonnikoog gebruikt op thema’s waar volgens de ROB daadwerkelijk sprake is van beleidsvrijheid, namelijk cultuur en ontspanning, infrastructuur en gebiedsontwikkeling, en economische aangelegenheden.

Specifiek voor kleine gemeenten (3) Veel nieuwe en complexe taken: dit vraagt ingehuurde kennis en expertise, bijvoorbeeld van programmamanagers en projectleiders. Deze kennis moet worden geborgd in de eigen organisatie. Door deze vele nieuwe taken verschuift de focus van veel gemeenten noodgedwongen steeds meer naar de afstemming van de uitvoering, waardoor minder ruimte is voor strategische en inhoudelijke afwegingen als opdrachtgever. Als gemeenten meer taken uitbesteden of op regionaal niveau oppakken, ontwikkelt de gemeentelijke organisatie zich steeds meer tot regieorganisatie. Dit vraagt om goed bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap.

2. DE STAAT VAN SCHIERMONNIKOOG

De staat van Schiermonnikoog (‘PESTEL’) ECONOMIE

POLITIEK

Soms staan belangen even tegenover elkaar, maar consensus wordt bereikt. Er is balans tussen inwonersbelangen, recreanten belangen, ondernemersbelangen en natuur.

Er wordt weinig werk ontwikkeld, en er is veel afhankelijkheid van natuurtoerisme. Er is veel aandacht voor ouderen, minder voor jongeren. De economie kan winnen aan innovatieve slagkracht.

TECHNOLOGIE De dienstverlening van de gemeente is niet modern: technologie loopt ver achter. Informatievoorziening kan veel digitaler. Systemen worden deels niet benut. Ook breder qua innovatie op het eiland ontbreekt het aan een visie.

ECOLOGIE

De energietransitie en verduurzamen hebben prioriteit. Zoetwatervoorziening heeft aandacht nodig. Er komen veel geldstromen op het eiland af t..b.v. ecologie. Dit is te organiseren, mits je voldoende mensen en middelen krijgt.

SOCIAAL Leefbaarheid en voorzieningen staan onder druk. Hoewel de gemeenschap zeer sterk is qua omzien naar elkaar, zie je dat de 3dubbele vergrijzing enorme impact heeft op zorgbehoefte. Er gebeurt weinig rond verjonging.

LAW

Er zijn wel eens juridische procedures, maar er is voldoende specifieke expertise voorhanden.

Aanbeveling BMC

Zet vooral in op: - Sociaal

& - Technologie

3. WELKE VISIE ACHT HET COLLEGE NODIG? op de gemeentelijke ontwikkelingen

Welke visie op de gemeentelijke ontwikkeling acht het college nodig? Dit college wil doorgaan met alles wat reeds in gang is gezet, en daarnaast een ‘beweging creëren’, met als resultaat:

“De basis op orde!”

Ambitie College: de basis op orde brengen! Met het oog op de komende verkiezingen, wil het college richting meegeven voor de toekomst. Het hoofddoel is: leefbaarheid Schiermonnikoog verhogen. Daarbij wordt ingezet op drie speerpunten: 1. Een aantrekkelijke, leefbare gemeenschap voor jong en oud; 2. Duurzame zelfvoorzienendheid met focus op energie- en warmtetransitie, en 3. Versnelling van digitalisering binnen de gemeentelijke organisatie en op het eiland. Voor de eerste twee speerpunten zijn al initiatieven in gang gezet; voor digitalisering is versnelling nodig. Het college onderstreept het belang van tijdige keuzes voor behoud van uitvoeringskracht. Ook nabijheid van de uitvoering mag sterker worden georganiseerd waar het past.

Lange lijn 2040: bewegen naar ‘gedifferentieerde regiegemeente’ Er zijn veel soorten van een regiegemeente, omdat je kunt differentiëren in het aantal taken dat je afstoot. Regie verwijst naar het sturen, coördineren en faciliteren van activiteiten en processen zonder dat de gemeente alle taken zelf uitvoert. De term regiegemeente gaat over de manier waarop de gemeente haar taken en verantwoordelijkheden organiseert. De focus ligt vooral op ‘waar de gemeente nog van wil zijn, het ‘wat’, en minder op het ‘hoe’. Gemeentelijke taken die dichtbij inwoners worden uitgevoerd, worden bij voorkeur door gemeentelijke medewerkers uitgevoerd. Menskracht wordt - waar het past - omgezet in uitvoering elders, en in de eigen organisatie zijn deels andere kwaliteiten nodig. De meerwaarde zit in het bieden van ruimte aan initiatieven uit de samenleving enerzijds en het profiteren van kennis en expertise van externe partijen anderzijds.

4. WAT IS NODIG OM UITVOERINGSKRACHT TE GARANDEREN?

Lokale context uitvoeringskracht ‘omarmen’ ●

Veel eenpitters / Versnipperde taken / Externen (verloop) / Veel verschillende samenwerkingen = snijverlies. Snijverlies = weglekkende uitvoeringskracht. Dit blijft aandachtspunt

●

Been bijtrekken op technologie en sociaal, lukt o.i. met de eerdere claim aan structureel geld

● Blijf keuzes maken die passen bij de speerpunten

Starten met

Stoppen met

● Verjonging meenemen in beleid en uitvoering als ‘focuspunt’ ● Digitalisering van archief, processen, klantcontact ● Slimmer en efficiënter samenwerken met GR Waddeneilanden en met Waddeneilanden individueel ● Inzet op inkomsten verhogen (toeristen, OZB) ● Opgavegericht en projectmatig werken ● Subsidiemogelijkheden vanuit Provincie optimaal uitnutten ● Flitsvergunningen ● Netwerkcultuur: kennisuitwisseling op vaste momenten gezien hoge mate digitaal werken

● ● ● ● ● ●

‘Overal van willen zijn’ Ineffectieve samenwerking Streven naar ruimere openingstijden Zoveel mogelijk beleid ‘in huis’ houden ‘Opstarten’ evenementenbeleid Waar mogelijk: inhuur

Kern Organisatieadvies BMC (1) Besteed de 225K structureel (reeds toegekend), als volgt: TECHNOLOGIE (125K) 1. Aantrekken informatiemanager (80K) tbv technologie; 2. Reserveer 45K voor de verdere implementatie omgevingswet (2 functies

ombuigen en met 8 uur verruimen naar 2 omgevingsadviseurs, met tevens aandacht voor participatie, ook digitaal) 3. Synergie en achtervang nog beter organiseren tbv kennisuitwisseling en

kwetsbaarheid verlagen; 4. Jong talent aantrekken in onderscheidende programma’s (bv zomer-programma:

wonen bij de boer op het erf, werken bij gemeente). Werving studenten (afstuderen op Schiermonnikoog / HBO & universiteiten betrekken) voor m.n. digi-experimenten (AI inzetten bij WOO verzoeken);

Kern Organisatieadvies BMC (2) SOCIAAL (100K) 1. Aantrekken Junior beleidsmedewerker voor ‘monitoren uitvoering beleid’ en overname deel taken loco GS (70K) tbv sociaal / economisch 2. Beleid voor slechts enkele tientallen maken, dat elders al ligt, levert onnodig teveel versnippering in focus op. Uitvoering = nabij → extra capaciteit om dit te bewaken. Reservering uitbesteden evenementenbeleid (2026) en armoedebeleid (tijdvak 2027-2029) 30K. 3. Meer leunen op reeds bestaande samenwerkingen (beter benutten van maatwerkopties in uitvoering SD en meeliften in bestaand beleid); 4. ‘Als het moet’ in tijdvak 2027-2029 overwegen om sportbeleid, onderwijsbeleid, cultuurbeleid en RO beleid uit te besteden (beleidsarmer).

Kern Organisatieadvies BMC (3) Vraag 100K incidenteel (2026) Nav concept visie op DV: tijdelijk aantrekken van een regisseur dienstverlening. (NB het ‘plus-scenario’ van visie op DV acht BMC financieel niet verantwoord*, derhalve is daarvoor in dit advies geen structurele claim meegenomen) De visie op dienstverlening ziet toe op: 1. Werken op afspraak voor alle producten en diensten; 2. Optimalisatie van de website en digitaal aanbieden van producten en diensten via een inwonersportaal; 3. Een centraal aanspreekpunt waar inwoners en ondernemers terecht kunnen voor hun eerste contact en algemene vragen. Dit zorgt voor een synergie (1+1=3) met de maatregelen rond uitvoeringskracht!

Wat kun je verwachten aan impact? Per 15 mei komt er een extra leidinggevende laag bij gekomen (teamleiders), en binnenkort start de mandaatregeling, dit helpt enorm om effectief sturing te geven aan het werken aan de opgaven die voorliggen. De eerdere claim van 225 K gaat direct bijdragen aan het hoofddoel en de 3 speerpunten van Schiermonnikoog: Het hoofddoel is: leefbaarheid Schiermonnikoog verhogen De drie speerpunten: 1. Een aantrekkelijke, leefbare gemeenschap voor jong en oud; 2. Duurzame zelfvoorzienendheid met focus op energie- en warmtetransitie, en 3. Versnelling van digitalisering binnen de gemeentelijke organisatie en op het eiland.

De vraag om extra incidentele middelen, gaat zorgen voor stabiliteit in de dienstverlening, en een toekomstbestendige ochtend opening + digitaal loket.

UITVOERINGSKRACHT SAMENGEVAT: • Er gaat veel (!) goed met 32,76 FTE verdeeld over 37 functies, blijf letten op snijverlies bij kleine dienstverbanden en kennisoverdracht; • Loyaliteit en flexibiliteit is hoog; • Men is flexibel genoeg om anders te gaan werken (nieuwe profielen, nieuwe taken), maar de kwetsbaarheid blijft aanwezig; • Focus op rendement DVO’s en GR, en tzt beleidsarmer waar het past; • Gedifferentieerde regiegemeente = voortdurend blijven kiezen!

TROTS BLIJVEN OP DE KRACHT VAN KLEIN!

Vragen?