Memo Evaluatie diverse aanpassingen rapportage planning control documenten.docx

Bijlage 1 Memo Evaluatie diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten

Memo raad

Onderwerp: Evaluatie diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten

Inleiding De gemeenteraad heeft op 16 februari 2021 ingestemd met aanpassingen van de rapportage van de tussentijdse rapportages, onderdeel van de planning & control documenten. Deze veranderingen zijn een groeimodel. Onderdeel van dit groeimodel is een evaluatie van deze veranderingen. Voor deze evaluatie doen we een aanzet in dit memo. De evaluatie in de raad zal plaatsvinden op dinsdag 7 december 2021.

Waarom een tussentijdse rapportage Een tussentijdse rapportage (control) is verplicht op grond van de Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog, die uw raad heeft vastgesteld. De achtergrond achter deze verplichting is dat het college gedurende de looptijd van het begrotingsjaar de gemeenteraad inzicht geeft in de voortgang van de voornemens, neergelegd in de nota financieel kader en de begroting (planning) en om u in staat te stellen te beoordelen of we zowel inhoudelijk als financieel op koers liggen. Het is de rol van de raad om op basis van tussentijdse rapportages beleidsmatig bij te sturen en het is aan het college en de organisatie om deze bijsturing uit te voeren. Dit staat aangegeven in artikel 5.4 van de financiële verordening van de gemeente Schiermonnikoog: 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Wat is er aangepast? Tot en met 2020 ontving de gemeenteraad twee keer per jaar een tussentijdse rapportage (turap) van de begroting. Deze turap’s waren uitgebreide documenten (zo’n 80 pagina’s) en hierdoor was het lastig om deze op hoofdlijnen te beoordelen. De behandeling van deze rapportages was in juni en oktober.

1

In de 1e tussentijdse rapportage over de eerste 4 maanden was vaak nog weinig te melden over het wel of niet halen van beleidsdoelstellingen. Het bijsturen van de raad hierop was daarom lastig. De 2de tussentijdse werd in oktober in de raad besproken. De raad kon dan op het halen van beleidsdoelstellingen bijsturen, echter voor het college en de organisatie was er dan nog weinig tijd om dit uit te voeren. Om de raad beter haar rol te laten vervullen zijn daarom de volgende aanpassingen doorgevoerd in 2021: Wat

Rol raad

Doel

Raadsvergadering

Lentenota Zomernota

Controlerend en

Financieel rapporteren over voortgang

bijsturen

(3 maanden)

Controlerend en

Beleidsmatig rapporteren over

bijsturen

voortgang (6 maanden), financieel

Mei 2021 September 2021

stand algemene reserve en begrotingsresultaat Herfstnota

Controlerend en

Financieel rapporteren over voortgang

bijsturen

(9 maanden)

November 2021

Er zijn 3 tussentijdse rapportages gekomen in plaats van 2. De lente- en herfstnota gaven vooral inzicht in de financiële stand van zaken. De beleidsmatige zomernota is 1 maal het afgelopen jaar opgesteld, na 6 maanden. Na 6 maanden hadden het college en de organisatie goed zicht op het wel of niet kunnen realiseren van beleidsdoelstellingen.

Evaluatie aanpassingen binnen de organisatie De aanpassingen van de tussentijdse rapportages zijn intern met een aantal medewerkers, de portefeuillehouder en het college geëvalueerd. De volgende aandachtspunten hebben we geconstateerd: Lenteperiode: Lentenota cijfermatig Het opstellen van de Lentenota verliep voorspoedig. Het cijfermatig inzicht over de eerste paar maanden van het jaar was helder. Zomerperiode: Zomernota 2021 en begroting 2022 beleidsmatig Het opstellen van de voortgang van het behalen van de beleidsdoelstellingen voor de zomernota viel samen met het bepalen van de nieuwe beleidsdoelstellingen voor de begroting 2022.

2

Dit had als voordeel dat er goed nagedacht kon worden over de voortgang van de beleidsdoelstellingen en de consequenties hiervan voor de begroting 2022. Wanneer duidelijk werd dat bijvoorbeeld een beleidsdoelstelling in 2021 niet meer (volledig) behaald kon worden, dan kon deze als beleidsdoelstelling weer opgenomen worden in de begroting 2022. Deze werkwijze was nieuw voor een aantal van de beleidsmedewerkers. Het was daarom niet voor iedereen direct duidelijk dat in de zomer zowel de voortgang van de beleidsdoelstellingen in de zomernota 2021 gerapporteerd moest worden, als het opstellen van de beleidsdoelstellingen voor de begroting 2022. Dit heeft tot enige vertraging geleid. Om dit volgend jaar te verduidelijken zullen we voor de zomer een duidelijke aftrap Zomernota en Begroting aan de beleidsmedewerkers geven. Herfstperiode: Herfstnota 2021 en begroting 2022 financieel In de herfst viel het opstellen van de herfstnota 2021 en de begroting 2022 qua financiën wat door elkaar. Dit omdat er op een laat moment nog nieuw beleid in de begroting doorgevoerd werd, terwijl ook de herfstnota 2021 opgesteld werd. Dit willen we volgend jaar voorkomen door twee aanpassingen: 1. Op een laat moment werd nieuw beleid doorgevoerd in de begroting 2022.

Het is wenselijk dat nieuw beleid opgenomen wordt in Notitie Financieel Kader, zodat er een integrale afweging gemaakt kan worden over de voorstellen nieuw beleid. Om dit voor de Notitie Financieel Kader 2023 beter te laten verlopen zullen we eind januari aan zowel de beleidsmedewerker als het college aandacht vragen voor de wensen nieuw beleid en vragen deze op tijd in te dienen. Uiteraard kan het alsnog voorkomen dat er tussen het opstellen van de NFK en de begroting nog wijzigingen voordoen, op basis van ontwikkelingen die zich dan actueel voordoen. Wij voornemen is om dit te beperken tot de nieuwe, niet eerder bekende inzichten. 2. Een andere aanpassing is een aanpassen van de planning van beide documenten. Door de begroting aan het college eerder aan te bieden kan de begroting door het college eerder vastgesteld worden. En kan daarna de herfstnota vastgesteld worden en lopen deze documenten niet meer door elkaar.

3

Vermindering leesdruk raad Een bijkomende aanpassing was het verminderen van het aantal pagina’s. Onderstaand een overzicht van het vermindering van het pagina’s van de rapporten waaruit blijkt dat de vermindering gelukt is ondanks de toename van het aantal rapportages. 2020

Aantal pagina’s

2021

Aantal pagina’s

1e turap

84

Lentenota

25

2e turap

102

Zomernota

39

Herfstnota

41

Totaal

105

Totaal

186

Verschil aantal

81

Andere aanpassingen Aanpassen bedragen afwijkingen In het verleden werden in de tussentijdse rapportage afwijkingen groter dan € 2.500 op budgetten en € 3.500 op investeringskredieten gerapporteerd. Deze bedragen waren vrij laag. Dit zorgde ervoor dat er veel kleine afwijkingen gerapporteerd worden. Hierdoor kon het overzicht op hoofdlijnen lastig worden. Deze bedragen zijn verhoogd naar € 5.000 voor afwijkingen op budgetten en € 7.000 in investeringskredieten. Evaluatie: In 2020 waren er bij de 1e turap 8 regels kleiner dan € 5.000 van de 54 regels in totaal en bij de 2e turap 7 regels kleiner dan € 5.000 van de 114 regels in totaal. Deze regels, in totaal 15 kleiner dan € 5.000, werden wel gerapporteerd. Het aanpassen van de grensbedragen heeft bij de lentenota geleid tot de opnamen van 12 regels onder de posten Diverse verschillen kleiner dan € 5.000 van de 82 regels in totaal. En bij de herfstnota tot opname van 31 regels onder de posten Diverse verschillen kleiner dan € 5.000 van de 183 regels in totaal. Bij het niet aanpassen van de grensbedragen zouden in totaal 43 extra regels zijn gerapporteerd. Hiermee hebben we bereikt dat er meer op hoofdlijnen wordt gerapporteerd. De wijziging van de hoogte van deze bedragen moeten nog verwerkt worden in de financiele verordering. De raad ontvangt hiervoor in december 2021 een raadsvoorstel.

4

Vervallen uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen In het verleden werden in raadsvoorstellen begrotingswijzigingen tekstueel opgenomen. Wanneer het raadsvoorstel was goedgekeurd, volgde de volgende raad een administratieve vertaling van dit voorstel. Deze uitgeschreven begrotingswijziging was voor een financieel onderlegd persoon te lezen is, maar voor anderen, financieel niet of minder ingewijde personen (waartoe ook een aantal raadsleden gerekend mogen worden) bevatte het geen nuttige informatie. Die stond immers al in de eerder vastgestelde raadsvoorstellen. De aanpassing is geweest dat het maandelijkse overzicht begrotingswijzigingen is komen te vervallen. Evaluatie: Het niet meer opstellen van het maandelijks overzicht begrotingswijzigingen bespaart tijd binnen de organisatie en geeft niet minder nuttige informatie aan de raad. Evaluatie door de raad Graag vernemen wij de bevindingen van de raad over de diverse aanpassingen zodat wij onze tussentijdse rapportages kunnen verbeteren.

5