Interim controle - Managementletter 2021 Schiermonnikoog.pdf

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

MANAGEMENTLETTER INZAKE INTERIM-CONTROLE 2021 GEMEENTE SCHIERMONNIKOOG

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374.

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1 MANAGEMENTSAMENVATTING ..........................................................................................1 1.1 Inleiding..............................................................................................................................1 1.2 Effect COVID-19 op de bedrijfsvoering................................................................................1 1.3 Verbijzonderde interne controles 2021 afgerond .................................................................2 1.4 Voorlopige stand van zaken Sociaal domein .......................................................................2 1.5 Aandachtspunten en risicoanalyse ......................................................................................2 2.

DE VERBIJZONDERE INTERNE CONTROLE .......................................................................3 2.1 Intern controleplan 2021 .....................................................................................................3 2.2 Planning en afronding verbijzonderde interne controles 2021 ..............................................3 2.3 Stappen naar de rechtmatigheidsverantwoording ................................................................3 2.4 Verbijzonderde interne controle 2021 ..................................................................................4 2.5 Personele wisselingen en interne beheersing .....................................................................5 2.6 ICT .....................................................................................................................................5 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 3.6

BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE EN RECHTMATIGHEIDSBEHEER........................6 Opvolging bevindingen managementletter en accountantsrapport voorgaand jaar ...............6 Bureau Zelfstandigen Friesland en de Tozo ........................................................................6 Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) ......................................................7 Aanbestedingen .................................................................................................................7 Algemeen kader..............................................................................................................7 Deelwaarneming op aanbestedingsdossiers ...................................................................7 Inkoop- en betaalproces .....................................................................................................8 Stand van zaken Jeugdhulp en Wmo 2021 .........................................................................9

4. FINANCIELE ADMINISTRATIE ............................................................................................10 4.1 Planning en control gewijzigd............................................................................................10 4.2 Overlopende activa en passiva .........................................................................................10 4.3 COVID-19 en impact op de jaarrekening 2021 ..................................................................11 4.4 Programma Waddeneilanden ...........................................................................................11 5 SISA 2021 ............................................................................................................................12 5.1 Verantwoording bestedingen nieuwe regelingen SiSa .......................................................12 5.2 Specifieke uitkering IJsbanen en Zwembaden...................................................................12 6 ONTWIKKELINGEN WET- EN REGELGEVING ...................................................................13 6.1 Wijziging woonplaatsbeginsel Jeugdwet ...........................................................................13 6.2 Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring .............................................................13 7.

SAMENVATTING EN CONCLUSIE ......................................................................................14

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiermonnikoog Nieuwestreek 5 9166 LX SCHIERMONNIKOOG

Haarlem, 27 januari 2022

Reg.nr. : Betreft :

1006799/215/473/216 Managementletter interim-controle 2021

Geacht college, Ingevolge de aan ons verleende opdracht hebben wij in december 2021 de interim-controle uitgevoerd bij uw gemeente. In deze rapportage brengen wij kort verslag uit van onze bevindingen.

1

MANAGEMENTSAMENVATTING

1.1

Inleiding

In het kader van onze interim-controle hebben wij getoetst of het interne beheersingssysteem, het geheel van opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle, alsmede de risicoafweging en de transparante vastleggingen daarover zodanig kwalitatief zijn, dat zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de baten en de lasten en van de balansmutaties 2021 in voldoende mate kunnen worden gewaarborgd. Dit is van belang bij onze risico-inschatting en is mede bepalend voor de aard en omvang van de werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole in het voorjaar. Het gaat dan vooral om aandachtspunten op het gebied van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een (kwalitatieve) verbetering van de bedrijfsvoering. Wij hebben hierbij ook kort stilgestaan bij de ‘follow up’ van de adviezen zoals verwoord in de managementletter(s) van voorgaande jaren. Uiteraard maakt ook de COVID-19 deel uit van deze rapportage. 1.2

Effect COVID-19 op de bedrijfsvoering

De COVID-19 heeft ook in het boekjaar 2021 effect op de bedrijfsvoering en processen. We denken bijvoorbeeld aan enerzijds meer aanvragen voor de Jeugdzorg, Wmo en/of Participatie en de beoordeling respectievelijk vaststelling van (aanvullende) ondersteuning aan de ondernemers en culturele instellingen op Schiermonnikoog. Daarnaast speelt het (grotendeels) thuiswerken van medewerkers een rol van betekenis (inwerken nieuwe medewerkers op afstand blijft lastig). Ten tijde van onze interim-controle zijn er geen achterstanden vastgesteld ten aanzien van de kernprocessen en de financiële administratie.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

1.3

Verbijzonderde interne controles 2021 afgerond

Ten tijde van de interim-controle hebben wij vastgesteld dat de verbijzonderde interne controles (VIC), zoals opgenomen in het ‘Interne controleplan 2021’ gemeente Schiermonnikoog nagenoeg zijn uitgevoerd. Het restant van de interne controlewerkzaamheden (onder meer het 2 e halfjaar 2021 van het sociaal domein, de investeringskredieten en de SiSa) volgt bij de jaarrekening 2021. Wij hebben het collegeadvies, het intern controleverslag 2021 en het onderliggend controledossier ter beoordeling ontvangen. Geconcludeerd is dat er geen materiële afwijkingen inzake rechtmatigheid zijn geconstateerd. Er zijn wel verschillende adviezen en aandachtspunten ter verbetering van de processen. Wij kunnen ons vinden in de resultaten van de interne controle. Onze algemene indruk is dat de interne beheersing van de gemeente Schiermonnikoog met betrekking tot de administraties en de bestaande (reguliere) processen toereikend is, een en ander uiteraard passend bij de aard en omvang van uw organisatie. 1.4

Voorlopige stand van zaken Sociaal domein

Een deel van de inkomsten en uitgaven van de gemeente Schiermonnikoog heeft betrekking op taken in het ‘sociaal domein’. De taken/activiteiten in het sociaal domein voert de gemeente Schiermonnikoog niet zelf uit. De gemeente Schiermonnikoog heeft de taken in het kader van de Wmo, Jeugdhulp en Participatiewet overgedragen aan de gemeente Noardeast-Fryslân en de Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten (centrumgemeente gemeente Leeuwarden) voor onder meer het contractenbeheer en Jeugdhulp (SDF). Bij het sociaal domein hebben wij bij de interim-controle geen signalen ontvangen over eventuele dreigende (materiële) overschrijdingen bij de lasten voor de Jeugdhulp en Wmo voor de jaarrekening 2021. Voor de Jeugdhulp in natura is bij de Herfstnota 2021 een bedrag van € 37.000,- bij geraamd; ook is in de begroting 2022 aanvullend € 40.000,- geraamd. Op basis van uitdraaien uit de financiële administratie en de zorgadministratie van de gemeente Noardeast-Fryslân (november 2021) constateren wij de uitgaven voor met name de Jeugdzorg verder oplopen. 1.5

Aandachtspunten en risicoanalyse

De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. De risicoanalyse is een dynamisch proces en stellen wij zo nodig gaande weg bij. Dat geldt ook voor de kernpunten in onze controle. De belangrijkste aandachtsgebieden zijn: • interne beheersing in algemene zin (w.o. de financiële administratie); • meer (nieuwe) SiSa-regelingen en verantwoording daarbij; • ziekte en vertrek van medewerkers en meer externe inhuur; • IT aangelegenheden – mede in Waddenverband; • Groot investeringsprogramma leefbaarheid Waddeneilanden; • Effecten COVID-19 op de jaarrekening 2021 (waardering balansposten, inkomsten uit toeristenbelasting). Deze genoemde aandachtsgebieden komen, voor zover beoordeeld bij deze interim-controle, terug in deze rapportage.

2

2.

DE VERBIJZONDERE INTERNE CONTROLE

2.1

Intern controleplan 2021

Het intern controleplan 2021 dient als kader voor de opzet, de aanpak, diepgang en omvang van deelwaarnemingen van de verbijzonderde interne procescontroles. In het controleplan wordt op praktische wijze rekening gehouden met de aard en omvang van de organisatie. Het intern controleplan 2021 is geactualiseerd. 2.2

Planning en afronding verbijzonderde interne controles 2021

Wij hebben de opzet en uitvoering van de verbijzonderde interne controles (VIC) beoordeeld. Ten tijde van de interim-controle was de VIC grotendeels uitgevoerd. Nog niet alle onderdelen zijn geheel afgerond, nl. de VIC op de Participatiewet, de Wmo/Jeugdhulp zijn de laatste twee kwartalen 2021 nog in ‘uitvoering’. Ook de controles op de auto ontheffingen, grondexploitatie en burgerleges moeten nog worden uitgevoerd. Wij gaan er vanuit dat conform het intern controleplan de resterende VIC-werkzaamheden uiterlijk voor de start van de eindejaarscontrole – dat is volgens planning eind maart 2021 – gereed zijn. Naar aanleiding van de uitgevoerde VIC 2021 is een Eindrapportage rechtmatigheid boekjaar 2021 opgesteld, gedateerd december 2021. De constateringen uit de VIC hebben sec vooralsnog geen direct effect op ons oordeel van de jaarrekening. Wij zullen de belangrijkste bevindingen uit de VIC in paragraaf 2.4 kort samenvatten. Ons is medegedeeld dat de bevindingen uit de eindrapportage rechtmatigheid zullen worden besproken en geëvalueerd in het Beleidsteam. 2.3

Stappen naar de rechtmatigheidsverantwoording

Inmiddels is duidelijk dat de rijksoverheid de wetswijzigingen niet tijdig rond heeft gekregen en de formele invoering is verschoven naar het verslagjaar 2022 (overigens is het wetstraject momenteel nog steeds niet formeel afgerond). Met de (verwachte) komst van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 zal de gemeente Schiermonnikoog stappen moeten maken respectievelijk een plan van aanpak moeten opstellen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Er dient een invulling te worden gegeven aan de belangrijkste kaders die door raad en college nog moet worden gezet: • vaststellen van de verantwoordingsgrenzen en rapportagetoleranties; • rapportagemomenten in de P&C-cyclus en de rapportagewijze in de jaarrekening (het oordeel in de jaarrekening en de uitwerking en toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering). Op rijksniveau worden inmiddels ook hulpmiddelen ontwikkeld. Van belang in dit kader is de vorige maand verschenen ‘Kadernota rechtmatigheid 2022’ van de commissie BBV. Deze nota, die voorheen gericht was op accountants, is nu duidelijk gericht op de gemeenten. Hoofdzakelijk voor de vakspecialisten, maar er is ook een hoofdstuk dat ze specifiek richt op bestuur en raadsleden. Een nuttige nota om ook bestuur en raad, wellicht via de auditcommissie, meer concreet te betrekken bij de verschillende aspecten van de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording.

3

Het is verstandig om te bezien hoe een aantal meer praktische aspecten vorm te geven. Want de VIC zoals deze wordt uitgevoerd is een goede basis voor het doen van basiscontroles en detailwaarnemingen en het daarover, rapporteren. Nu er bij de afsluiting van het jaar ook moet worden gewogen en getoetst aan een norm in euro’s (1% tot 3% van de totale lasten, is een keuze!) moeten er ook structuren voor deze toetsing worden uitgewerkt: • uitdrukken van een gevonden fout in euro’s (omvang, foutenmarge); • duiden van fouten (eenmalig, incidenteel, structureel) en het wegen ervan (soort/aard, frequentie, voorkomen); • analyseren van de massa en het extrapoleren van fouten c.q. vertalen van bevindingen naar de massa (het proces, de totale stroom, de vermogenspost). Dit is nodig om uiteindelijk op jaarrekening-niveau een totaaloordeel te hebben en dus het college onderbouwd een uitspraak te kunnen laten doen in de jaarrekening (2022). De Commissie Bado gaat bij de invoering uit van een groeiproces voor de komende jaren, zowel voor de gemeente als voor de accountant. Wij adviseren uw college om aan de rechtmatigheidsverantwoording een verdere uitwerking te geven. 2.4

Verbijzonderde interne controle 2021

Per december 2021 is de verbijzonderde interne controle afgerond met een afsluitend verslag mede ten behoeve van uw college. Aanvullend hebben wij ook de (concept) rapportage Interne controle eerste halfjaar 2021 Participatiewet, Wmo en Jeugdwet ter beoordeling ontvangen. In de rapportages komen in beperkte mate bevindingen naar voren: • Bij de verstrekte subsidies is ook dit jaar geconstateerd dat verschillende instellingen hun documenten voor het aanvragen en/of verantwoorden van de jaarsubsidie niet tijdig resp. deels niet volledig hebben aangeleverd. Termijnoverschrijdingen zijn onrechtmatig, zij het dat wij het niet tijdig indienen van stukken niet hoeven mee te wegen bij ons oordeel rechtmatigheid; • Advies om een volledigheidscontrole uit te voeren op alle in behandeling zijnde Wabo-leges en te checken of dit bestand aansluit met de gefactureerde leges zoals verantwoord in het financiele systeem (volledigheidscontrole); • Bij de beoordeling van de begraafrechten zijn aanbevelingen gedaan (in lijn met voorgaand jaar). Dit betreft het eerder aanschrijven aan rechthebbende in verband met het tijdig verlengen van de huur van graven ook ter voorkoming dat de gemeente leges misloopt (maar overigens wel kosten maakt voor onderhoud van de graven). De omvang van de hiermee samenhangende gederfde inkomsten is vorig jaar ingeschat op maximaal € 10.000,-.

Omdat nog geen verbeteringen zijn doorgevoerd blijft deze onzekerheid staan; • Ten aanzien van het proces aanbestedingen komt naar voren dat het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid niet altijd wordt nageleefd (d.w.z. het niet opvragen van meerdere offertes). Wij verwijzen voor een korte toelichting kortheidshalve naar het volgende hoofdstuk. • Uit de interne controles op de Participatiewet (bijstand) is over het eerste halfjaar 1 onzekerheid geconstateerd, deze post wordt nader uitgezocht en zo nodig gecorrigeerd. Uit de controles Jeugdzorg en Wmo komen geen afwijkingen naar voren.

4

2.5

Personele wisselingen en interne beheersing

Interne beheersing is naast de gebruikte ‘tools’ en afspraken afhankelijk van de kwaliteit en bewustwording van uw medewerkers. Uw medewerkers voeren immers de taken uit. Uit ontvangen informatie komt ook dit jaar naar voren dat werven en het behouden van deskundige medewerkers een aandachtspunt is. In het afgelopen boekjaar zijn er diverse ervaren medewerkers vertrokken en of zijn vanwege ziekte uit gevallen. Het is lastig om het personeelsbestand op peil te houden en om kwalitatieve medewerkers aan te trekken. Wij zien dit ook terug onder meer in het aantrekken van tijdelijke externe medewerkers om de ontstane vacatureruimte op te vullen. Externe inhuur leidt ook tot hogere kosten. Zowel in de Lentenota en Herfstnota 2021 is hiervoor extra budget bij geraamd. 2.6

ICT

Voor de bedrijfsvoering is van belang dat de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde (financiële) systemen gewaarborgd is en blijft. Wij hebben vorig jaar en ook begin 2021 uitvoerig de stand van zaken met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking met de coördinator van de gemeenschappelijke regeling De Waddeneilanden (medewerker van de gemeente Ameland) en vragen uitgezet. In de kern gaat het om de beheers risico’s die van invloed zijn op de jaarrekening van de gemeente Schiermonnikoog, namelijk het wijzigingsbeheer, de continuïteit en de beveiliging. Wij hebben de nodige documentatie ontvangen zowel van de gemeente Leeuwarden, alsmede vanuit de gemeenschappelijke regeling De Waddeneilanden als van de gemeente Noardeast-Fryslân. We zullen nog nader beoordelen of aanvullende documentatie voor de jaarrekening nodig is.

5

3.

BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE EN RECHTMATIGHEIDSBEHEER

In dit hoofdstuk gaan wij in op enkele (onderdelen van) processen en brengen wij verslag uit van onze bevindingen. 3.1

Opvolging bevindingen managementletter en accountantsrapport voorgaand jaar

Vorig jaar hebben wij u op 2 februari 2021 de managementletter aangeboden. Ook in het accountantsrapport bij de jaarrekening 2020 zijn enkele aanbevelingen opgenomen. De belangrijkste aanbevelingen zijn door u vertaald in concrete acties ter uitvoering. Wij adviseren om de acties te agenderen en te (blijven) monitoren. Bevinding/opmerking managementletter 2020 en/of accountantsrapport 2020 Maak afspraken met Vlieland over de SiSaregeling Reductie Energiegebruik.

Budgetbeheer en tevens afwikkelen van budgetten en contracten Jeugdhulp (incl. voorgaand jaar). Stel voor 2022 een nieuw intern controleplan op vanwege de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de waardering in de jaarrekening is van belang dat de gemeente aantoont dat het Omrinterrein nog steeds een ‘duurzame maatschappelijke functie’ vervult. Als dit niet (meer) het geval is, komt gezien de hogere boekwaarde in relatie tot de marktwaarde een duurzame afwaardering mogelijk aan de orde. Voortgang en afronding ENSIA 2020 (waaronder Suwinet, DigD, zelftesten BRP/PUN, BAG en BGT). Herrekening mengpercentages BTW voor 2020 en 2021.

3.2

Status per december 2021 Bestedingen worden in de SiSa 2021 van de gemeente Vlieland afgerekend. Schiermonnikoog heeft volgens mededeling ter verantwoording facturen aan Vlieland toegezonden. Gemeente blijft hiervoor mede afhankelijk van de (tijdige) informatie vanuit de Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten (SDF). Dit is ook voor 2021 het geval. In bewerking. Wij hebben in 2021 hierover met uw medewerkers overleg gehad. Het terrein is tot op heden nog steeds verhuurd. Aan afwaardering wordt dan vooralsnog niet toegekomen.

Geen verder informatie ontvangen.

Hieraan wordt momenteel gewerkt. Er vindt heel binnenkort overleg plaats met de fiscaal adviseur.

Bureau Zelfstandigen Friesland en de Tozo

Bureau Zelfstandigen Friesland (BZF, onderdeel van de gemeente Leeuwarden) verzorgt voor uw gemeente de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De verlenging gaat steeds in stappen, in 2021 zijn respectievelijk Tozo 3, 4 en 5 uitgebracht, waarbij elke nieuwe deelregeling met scherpere voorwaarden omgeven is. Dat blijkt ook uit de aantallen aanvragen en toekenningen; deze nemen in aantallen in 2021 af ten opzichte van vorig jaar. Schiermonnikoog heeft voor 2021 van het Rijk een voorschotbedrag ontvangen van afgerond € 130.000,- en dit doorbetaald aan Bureau Zelfstandigen Friesland. We hebben tijdens de interim-controle geen actuele informatie van BZF gezien/ontvangen over de bestedingen Tozo. De Tozo-regeling is overigens voor uw gemeente ‘budget neutraal’ (het Rijk draagt zo nodig aanvullend bij als de uitgaven hoger zijn dan de ontvangen voorschotten 2021).

6

Auditinstructies en review Wij hebben in januari 2022 opnieuw auditinstructies opgesteld en toegezonden aan de accountant van de gemeente Leeuwarden. Wij zullen de accountant gaan vragen om tenminste zijn controleplan SiSa, de specifieke risicoanalyse en een afsluitend controlememorandum met betrekking tot de gemeente Schiermonnikoog te overleggen. Afhankelijk van de aangeleverde documentatie kan een dossierreview op de uitgevoerde werkzaamheden van de accountant van de gemeente Leeuwarden worden uitgevoerd. 3.3

Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK)

Eind 2020 heeft het Rijk de TONK (de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijk Kosten) ingevoerd. Het is een aanvullende vergoeding voor noodzakelijke kosten voor huishoudens die in ernstige financiële problemen dreigen te komen. De regeling richt zich dus op alle burgers en dus breder dan voorgaande regelingen, die specifiek voor ondernemers waren. Voor de uitvoering is aansluiting gezocht bij de bijzondere bijstand en neergelegd bij de gemeenten. Deze regeling wordt uitgevoerd door de gemeente Noardeast-Fryslân. Er is een duidelijke parallel met de Tozo, waar aansluiting gezocht werd met het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004. Omdat de TONK binnen het juridisch kader van de bijzondere bijstand wordt uitgevoerd en daarmee feitelijk een tijdelijke verruiming van bijzondere bijstand is, kunnen gemeenten ook eigen keuzes maken voor de besteding hiervan. Er is geen terugbetalingsverplichting aan het Rijk als dit voorschot niet of niet volledig is besteed (er geldt derhalve geen SiSa-systematiek). 3.4

Aanbestedingen

3.4.1 Algemeen kader Als norm voor de beoordeling van de aanbestedingen geldt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief uitvoeringsdocument d.d. juni 2018 van de gemeenschappelijke regeling de Waddeneilanden. Omdat het document niet is vastgesteld door de raad maar een collegedocument betreft valt dit document niet binnen ons beoordelingskader (‘normenkader’). Binnen uw organisatie is het lastig om een overall inzicht te verkrijgen in de omvang en aard van de aanbestedingen. Om hierop toch enige grip te krijgen is in de VIC op basis van een uitdraai van alle geboekte inkoopfacturen per crediteur een zogenaamde spend-analyse uitgevoerd om te beoordelen of eventueel sprake is van Europese aanbesteding. Hieruit zijn voor het boekjaar 2021 geen bijzonderheden naar voren gekomen. 3.4.2 Deelwaarneming op aanbestedingsdossiers Uit de VIC-controle komen aandachtspunten naar voren; deze zijn vergelijkbaar met de bevindingen van voorgaande jaren. Wij constateren dat in aanbestedingsdossiers documenten (gunningsbrieven, opdrachtbrieven, contracten) niet altijd beschikbaar zijn. En natuurlijk komen desgevraagd na verloop van tijd soms gegevens uit ‘allerlei hoeken en gaten’, waardoor de betreffende controles alsnog kunnen worden afgerond.

We zien dit jaar dat mede vanwege ziekte-uitval en het vertrek van medewerkers de dossiervorming minder aandacht krijgt, of dat niet wordt toegekomen om meerdere offertes op te vragen en te beoordelen, terwijl dat volgens het vigerende aanbestedingsbeleid wel zou moeten.

7

Omdat het vigerende aanbestedingsbeleid een collegebesluit is geweest en geen raadsbesluit (staat ook niet in het normenkader voor de accountantscontrole) hebben bovenstaande bevindingen geen invloed op het oordeel rechtmatigheid bij de jaarrekening 2021. Wel zijn wij van mening dat de gemeente Schiermonnikoog het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid moet naleven. Dit wordt naar verwachting vanaf 2022 belangrijker aangezien uw college dan zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening moet gaan afleggen. 3.5

Inkoop- en betaalproces

Verwerking inkoopfacturen stabiel Wij hebben deelwaarnemingen uitgevoerd op het proces van de verwerking van de inkoopfacturen in het financieel systeem Key2 Financiën. Het in functiescheiding accorderen van de inkoopfacturen vindt bij uw organisatie via een workflow plaats. Hiermee ligt de ‘route’ van inkoopfacturen vast. Budgetbeheer gemeente Schiermonnikoog en prestatieakkoord verklaring In de vigerende Richtlijn Budgethouder van november 2009 van de gemeente Schiermonnikoog is onder meer geregeld in paragraaf 3.1.1. dat de budgethouder verantwoordelijk is voor het akkoord paraferen van inkoopfacturen en het voorzien van de facturen van de juiste budgetcodes. Hieruit lezen wij af dat de beoordeling voor ‘prestatie akkoord’ van leveringen, diensten of werken geen afzonderlijke functiescheiding is opgezet. De budgethoudersregeling uit 2009 is nog niet geactualiseerd; een herziening staat overigens wel op de planning. De commissie Bado heeft vorige zomer een nieuwe notitie uitgebracht ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’. Deze notitie gaat in op de bewijsvoering en dossiervorming om (ook achteraf) vast te kunnen stellen of een prestatie daadwerkelijk is geleverd. Bij bepaalde diensten of leveringen is het soms best lastig om te beoordelen en adequaat gedocumenteerd vast te leggen of een prestatie is geleverd.

En los daarvan, het kost tijd en moeite. Naar aanleiding van onze opmerkingen vorig jaar heeft uw college op 7 december 2021 de beleidsregels prestatieverklaring vastgesteld, waarbij als uitgangspunt geldt dat voor inkoopfacturen van meer dan € 2.500,- exclusief BTW de prestatielevering moet worden gedocumenteerd. In de VIC-rapportage 2021 wordt ingegaan op de prestatieakkoord verklaring: ‘met betrekking tot bovengenoemde controle heeft het college besloten dat alleen posten uit de deelwaarneming met bedragen boven de € 2.500 worden meegenomen in deze controle. Dit betekent concreet dat bij de steekproef over de eerste 10 maanden in totaal 8 facturen gecontroleerd zijn op de feitelijke levering. Van alle 8 facturen kan de feitelijke levering zonder meer worden aangetoond door middel van de aangeleverde documenten’.

8

3.6

Stand van zaken Jeugdhulp en Wmo 2021

De gemeente heeft in 2021 geen voorschotten (behoudens ten aanzien van de persoonsgebonden budget) uitbetaald ten behoeve van de uitvoering van de Wmo en de Jeugdhulp. De gemeente Noardeast-Fryslân en de Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten (SDF) zijn betrokken bij de uitvoering van deze taken in het sociaal domein. Dat betekent ook dat de deze uitvoerders zorg dragen dat de gemeente Schiermonnikoog periodiek wordt geïnformeerd. Vanuit de gemeente Noardeast Fryslân hebben wij informatie ontvangen over de instroom/uitstroom in het kader van de Participatiewet en ten aanzien van het aantal aanvragen Wmo en Jeugdhulp. Er is in 2021 geen beleidsinformatie informatie ontvangen vanuit de SDF. In de financiële administratie zien wij betaalbatches met facturen vanuit SDF, maar welke zorg dat betreft en door welke zorgleverancier(s) is ons niet duidelijk. In uw administratie is per 24 november 2021 een bedrag van ongeveer € 210.000 voor jeugdzorg in natura en voor de Wmo (natura, ZIN) geboekt. Omdat de uitgaven voor de Jeugdzorg 2021 (en deels Wmo) naar verwachting opnieuw hoger zijn dan het voorgaande boekjaar heeft dat mede tot gevolg dat op dit moment de totale onzekerheden de goedkeuringstoleranties voor de goedkeurende controleverklaring naderen dan wel al overschrijden en dat onderliggende documenten en bescheiden ook voor het boekjaar 2021 nodig zijn.

Wij adviseren er voor te zorgen dat de gevraagde informatie inzake de bestedingen en de verantwoording van zorginstellingen over 2021 (inclusief controleverklaring(en) indien beschikbaar) tijdig op te vragen. Uiteraard realiseren wij ons dat de gemeente Schiermonnikoog hiervoor grotendeels afhankelijk is van andere partijen.

9

4.

FINANCIELE ADMINISTRATIE

4.1

Planning en control gewijzigd

De gemeenteraad heeft op 16 februari 2021 ingestemd met het gewijzigde planning en control systeem. Dit heeft er toe geleid dat er voor 2021 een drietal nieuwe rapportages zijn aangeboden aan de raad: de Lentenota, Zomernota en de Herfstnota. De Lentenota en Herfstnota zijn meer financieel gericht, de Zomernota is inhoudelijk en gaat over de eerste 6 maanden van het jaar. Wij begrijpen dat de wijziging een groeimodel is en dat het nieuwe planning en control systeem nog zal worden geëvalueerd. Financiële verordening De raad heeft op 21 december 2021 de aangepaste financiële verordening vastgesteld. De aanpassingen hebben betrekking op de (verplichte) rapportage bij afwijkingen die groter zijn dan de gestelde norm voor producten en investeringskredieten. Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd. 4.2

Overlopende activa en passiva

Vast onderdeel van onze interim-controle is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie met betrekking tot tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria). Ten aanzien van tussenrekeningen (balans) hebben wij vastgesteld dat er geen materiële achterstanden zijn met het boeken van de inkoopfacturen in de financiële administratie. Wel zijn er nog een aantal opmerkingen te maken: • Wij hebben een controleverklaring ontvangen van de accountant van Wagenborg B.V. inzake de afdracht van de toeristenbelasting over 2020. In de verklaring zijn geen bijzonderheden vermeld. Aangezien de controleverklaring over 2021 naar verwachting nog niet beschikbaar zal zijn ten tijde van de eindejaarscontrole, zullen wij - net als voorgaande jaren - ons baseren op de uitkomsten van de meest recente controleverklaring; • Uw raad heeft op 4 mei 2021 ingestemd met de aankoop van cumulatief preferente aandelen van Stedin voor € 131.400,-. De aandelen zullen worden verantwoord onder de balanspost financiële vaste activa; • Er is geen nieuw controleprotocol 2021 inclusief normenkader vastgesteld.

We hebben met u afgesproken om voor 2021 het vigerende controleprotocol te hanteren; • maak bij de jaarrekening een zichtbare aansluiting tussen de belastingkohieren en de financiële administratie; • Uw gemeente is gestart met het project Dursum Eilan met de doelstelling van het Rijk om een reductie van 55% van broeikasgassen in 2030 te realiseren. Inmiddels is door een bureau een het eindrapport Dursum Eilan (oktober 2021) opgesteld. Uw college werkt aan een stappenplan. Pas daarna zullen ook keuzes moeten worden gemaakt inclusief de financiële dekking daarvan. Wij zullen bij de jaarrekeningcontrole 2021 de status van de opmerkingen zo nodig opnieuw beoordelen.

10

4.3

COVID-19 en impact op de jaarrekening 2021

Omdat de onzekerheden als gevolg van de COVID-19 ook voor de jaarrekening 2021 van belang zal zijn, is niet alleen de financiële impact relevant, maar ook de gevolgen daarvan voor de interne beheersing. Wij denken (en adviseren) om aan de volgende aspecten aandacht te geven: • analyseer niet alleen de programma’s, maar ook mogelijke effecten van COVID-19 op belangrijke balansposities zoals waardering van vorderingen. Daarbij ligt het voor de hand om tevens aandacht te schenken aan mogelijke COVID-19 effecten op de algemene reserve van de gemeente; • risico’s in de naleving van bijvoorbeeld subsidievoorwaarden, financiële tekorten van verbonden partijen, waarderingen van balansposten (debiteuren) kunnen een financieel effect hebben. In verband met de COVID-19 zullen wij bij de jaarrekeningcontrole aandacht besteden aan de openstaande (oude) debiteuren en overige vorderingen. Onze focus ligt bij vorderingen die nu open staan en dateren van voor 31 december 2020. Naarmate posten langer openstaan loopt de gemeente een hoger risico op oninbaarheid van vorderingen 4.4

Programma Waddeneilanden

In 2020 en 2021 is door het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden een integraal programma opzet om de leefbaarheid op de Waddeneilanden te behouden en te werken aan een duurzaam en vitaal toekomstperspectief voor de Waddeneilanden. Een eerste opzet van dit programma is in 2021 in de raad gebracht en in november is er in de raad een presentatie geweest over het uitvoeringsprogramma en de daarmee samenhangende onderwerpen. Door het samenwerkingsverband is alle inbreng van de waddengemeenten (maar ook van betrokken provincies en belangenorganisaties) verwerkt tot een definitief programma dat begin 2022 in de raden van de waddengemeenten wordt vastgesteld. De ambities die uit het programma blijken zijn groot: het totale programma omvat projecten die in totaal ca. € 36 miljoen kosten en die volgens de planning uitgevoerd worden in de periode 2022 – 2026. En het aandeel daarin van de gemeente Schiermonnikoog is niet onaanzienlijk: voor uw begrippen beste grote bedragen. Wat ons verbaast in de opzet van het programma dat de financiële dekking niet nader uitgewerkt is, terwijl er wel een concrete planningshorizon is: binnen 5 jaar moet het programma gerealiseerd zijn. Er is wel een lijst opgenomen van de fondsen en subsidies waarop mogelijk een beroep kan worden gedaan.

In het raadsvoorstel waarmee het uitvoeringsprogramma aan de raden is/wordt voorgelegd is opgenomen dat ‘kosten en dekking’ op dit moment niet aan de orde zijn. Voor de financiering van het programma wordt op een later moment een voorstel voorgelegd aan de raad. We geven nadrukkelijk mee dat positief besluiten over het uitvoeringsprogramma betekent dat de gemeente gebonden is aan kosten en investeringen, die in (meerjaren)begroting tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij adviseren om, tot het moment waarop nadere voorstellen voorliggen, dit programma op te nemen in de risico-paragraaf van de gemeente.

11

5

SISA 2021

5.1

Verantwoording bestedingen nieuwe regelingen SiSa

Het aantal regelingen waarover de gemeente zich via de SiSa-bijlage aan het Rijk moet verantwoorden nam in 2020 toe (in totaal 7 regelingen). Enerzijds omdat er vanwege de COVID-19 en de toeslagenaffaire een aantal subsidieregelingen door het Rijk ad-hoc in het leven zijn geroepen (voor de gemeente zijn dit onder meer de Tozo-regeling, verdeeld over inmiddels 5 tranches, en de Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek). Daarnaast is een flink aantal decentralisatie-uitkeringen omgezet in subsidieregelingen en daarmee onder de SiSa-systematiek gebracht. De snelle uitbreiding van het aantal regelingen in de SiSa-systematiek leidde ertoe dat er over 2020 nog geen of slechts beperkt invulling kon worden gegeven aan sommige regelingen (zogenaamde ‘nul verantwoordingen’). Nu de uitvoering van de nieuwe regelingen uit 2020 in 2021 op gang komt is specifieke aandacht voor borging van de rechtmatige besteding van deze gelden een must. Inmiddels constateren wij dat er in de 2021 nieuwe regelingen zijn bijgekomen: dit zijn er 8 waardoor het aantal regelingen voor de SiSa 2021 in totaal maar liefst 15 bedraagt. Dit betekent dat intern hieraan aandacht moet worden gegeven, zodat straks bij de jaarrekeningcontrole een adequaat controledossier beschikbaar.

Overigens hebben wij bij onze opdrachtbrief 2021 geen rekening gehouden met deze extra werkzaamheden rondom de SiSa-regelingen. 5.2

Specifieke uitkering IJsbanen en Zwembaden

Uw gemeente heeft in verband met de sluiting van het gemeentelijk zwembad een aanvraag ingediend bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Het Ministerie heeft een subsidie verleend van in totaal € 63.300,- ter dekking van de exploitatietekorten die in 2020 zijn geleden vanwege de sluiting door COVID-19. De gemeente dient via de SiSa-systematiek (2021) over de besteding daarvan te verantwoorden (art. 2.6 van de Regeling specifieke uitkering zwembaden en ijsbanen COVID-19). In de toelichting op het artikel staat verwoord: ‘de subsidie kan lager worden vastgesteld indien gemeenten de in verband met de instandhouding van de zwembaden en ijsbanen gedane of doorgevoerde besteding, korting of kwijtschelding niet daadwerkelijk heeft gerealiseerd of doorgevoerd’. In de subsidieregeling is verder niets over de subsidiabele kosten/verantwoording vastgelegd. Mogelijk geeft de SiSa-invulinstructie (wordt definitief in januari 2022) hierover meer duidelijkheid.

12

6

ONTWIKKELINGEN WET- EN REGELGEVING

6.1

Wijziging woonplaatsbeginsel Jeugdwet

Het nieuwe woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet is vanwege de coronacrisis uitgesteld, maar gaat nu per 1 januari 2022 wel in. Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten in het kader van de Jeugdwet verantwoordelijk voor alle ondersteuning, hulp en zorg van en aan jeugdigen bij opgroei-, opvoedings- en psychische problemen en stoornissen. Om de verantwoordelijke gemeente voor deze hulp aan jeugdigen te bepalen, is het woonplaatsbeginsel opgesteld en vastgelegd in de Jeugdwet. De huidige definitie voor het woonplaatsbeginsel is dat die gemeente (financieel) verantwoordelijkheid is waar de feitelijke woonplaats van de ouder met gezag ligt. Deze definitie levert problemen op. In het nieuwe woonplaatsbeginsel hoeft voor het bepalen van de verantwoordelijke gemeente het gezag niet meer te worden uitgezocht en wordt voor de woonplaats aangesloten bij de Basisregistratie Personen (BRP). Hiermee is meteen duidelijk wie de kosten voor de zorg moet dragen. Bij jeugdhulp met verblijf is het uitgangspunt dat als woonplaats geldt de gemeente waar de jeugdige onmiddellijk voorafgaande aan zijn verblijf zijn woonadres in de zin van de Wet basisregistratie personen had. De gemeente waar de jeugdige vandaan komt, blijft dus verantwoordelijk voor de jeugdige en voor de kosten van de jeugdhulp.

Wij hebben begrepen dat deze aanpassing bij sommige gemeenten leidt tot fikse wijzigingen in de lasten voor de jeugdzorg. Wat de financiële gevolgen zijn voor Schiermonnikoog is ons niet bekend. 6.2

Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring

Onze beroepsorganisatie NBA heeft vorig jaar aan de Tweede Kamer toegezegd dat accountants expliciet toelichting gaan geven over hun werkzaamheden voor en bevindingen over de onderwerpen fraude en continuïteit. Achtergrond bij deze ontwikkeling is dat de rijksoverheid, en breder het maatschappelijk verkeer, verwacht dat de accountant – naast zijn controle van de jaarrekening en het oordeel daarover – bij zijn controlewerkzaamheden ook altijd deze onderwerpen in zijn controle betrekt en daarbij bevindingen heeft die nuttig/nodig zijn voor de gebruiker van de controleverklaring. De toezegging is afgelopen tijd uitgewerkt en leidt ertoe dat accountants verplicht gaan rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring. Het streven is dat deze verplichting bij gemeentelijke controles wordt ingevoerd voor het boekjaar 2022. Voor zover nu bekend krijgen beide onderwerpen een alinea in de verklaring. Voor elk onderwerp dient de accountant (kort) uiteen te zetten hoe hij bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s rondom respectievelijk fraude en continuïteit en welke werkzaamheden hij daarvoor heeft verricht. De uitkomsten van de werkzaamheden en belangrijke waarnemingen rapporteert hij zonder specifieke (fraude)zaken te melden. Nadere uitwerking van de wijze van rapporteren moet nog plaatsvinden. Bij overheden is continuïteit (bijna) geen issue.

Het effect van rapporteren hierover zal beperkt zijn. Fraude daarentegen is wel een belangrijk onderwerp. Zeker ook omdat fraude breed geïnterpreteerd kan worden: van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, via financiële fraude tot corruptie. Dus zowel met financiële als niet-financiële aspecten; en zowel door handelen van burgers, maar ook van medewerkers en bestuur.

13

7.

SAMENVATTING EN CONCLUSIE

Wij hebben in december/januari de interim-controle uitgevoerd bij de gemeente Schiermonnikoog. Wij zien dat er op dit moment nog onzekerheden zijn rondom de bestedingen in het sociaal domein en dan met name bij de Jeugdhulp en (deels) de Wmo. De gemeente Schiermonnikoog is voor de jaarrekening sterk afhankelijk van de aanlevering van verantwoordingsinformatie van of via de gemeente Noard-east Fryslân en de SDF (centrumregeling Leeuwarden). Specifiek voor de Tozo hebben wij met de accountant van Bureau Zelfstandigen Leeuwarden (gemeente Leeuwarden) opnieuw afspraken gemaakt over de vaktechnische zaken. Onze auditinstructies zijn inmiddels verstrekt. Bij het proces aanbestedingen zijn er bevindingen, maar deze bevindingen zullen niet mee tellen voor onze oordeelvorming rechtmatigheid. Wij verwachten dat de openstaande adviezen worden opgevolgd bijvoorbeeld op basis van een op te stellen concrete voortgangsplanning. In samenvatting: • geef vanwege de COVID-19 bij de jaarrekening aandacht aan de waardering van debiteuren; • geef uitwerking aan de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting m.i.v. 2022); • afronding van de resterende VIC-werkzaamheden over 2021; • aandacht voor het naleven van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• wees alert bij verlenging van externe inhuur, in relatie tot de Europese aanbestedingsdrempel; • maak afspraken met de gemeente Vlieland over de verantwoording van de SiSa Regeling Reductie Energiegebruik; • zorg gezien het aantal nieuwe regelingen SiSa voor een adequaat aanleverdossier; • Maak tijdig afspraken met de SDF over de verantwoording van de (jeugd)zorgkosten en wmo over 2021; • Werk een frauderisicoanalyse uit en neem de belangrijkste frauderisico’s mee in het VIC-plan voor 2022 en verder. Wij vertrouwen u met de rapportage van dienst te zijn geweest en zijn graag tot een nadere toelichting bereid. Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V.

Was-getekend: mr. drs. J.C. Olij RA

14