Handreiking Participatie in Fryslan waarden-aanpak.pdf

1

Handreiking Participatie in Fryslân Voor het werken aan een mooi en sterk Fryslân hebben we elkaar als bewoners, maatschappelijke organisaties, marktpartijen en overheden nodig. De hedendaagse vraagstukken zijn complexer dan ooit. Inbreng vanuit verschillende kanten zorgt voor betere plannen en oplossingen voor Fryslân. En als we aandacht hebben voor de verschillende belangen die spelen, ontstaat meer wederzijds begrip en steun voor besluiten. Of je nu als inwoner, ondernemer of ambtenaar werkt aan een plan of activiteit voor onze leefomgeving: als initiatiefnemer is het belangrijk vroegtijdig na te denken over wat nodig is voor een goed participatieproces. Deze handreiking is bedoeld om je hierbij te helpen. Met participatie wordt hier bedoeld het organiseren van een toegankelijk en transparant democratisch samenspel. Om Quote

‘De mienskip zijn we samen: bewoners, ondernemers, organisaties en overheden.’

tot een constructief proces te komen is vertrouwen in elkaar heel belangrijk. Dat vertrouwen groeit als verwachtingen over ieders bijdrage en inbreng helder zijn. En het neemt toe door logische processtappen, tijd en aandacht voor het verkennen van participatiewaarden. Dan kun je op elkaar bouwen. Het eerste deel van deze handreiking gaat over de betekenis van participatiewaarden en het tweede deel helpt je om stapsgewijs een participatieaanpak te maken.

»

2

Participatie in Fryslân | Waarden SAMEN VOOR FRYSLÂN De mienskip zijn we samen: bewoners, ondernemers, organisaties en overheden. Samen weten we beter wat er speelt en nodig is. Daarom maken we er werk van maatschappelijke opgaven met elkaar op te pakken en zeggenschap te delen.

TRANSPARANT Door ervoor te zorgen dat alle relevante informatie breed toegankelijk is, kan iedereen aanhaken en is duidelijk wat er gebeurt met de uitkomsten van het proces. VERTROUWEN DE MIENSKIP

EEN TWEEZIJDIG DING

GESPREKKEN EEN CONTAINERBEGRIP

DEMOCRATIE

LEUK, VAN ONDEROP EN BOVENLANGS

LOSLATEN

PARTICI-WATTES

DOELGROEPEN

DE OMGEVING BETREKKEN

TERUGKEER NAAR DE MAATSCHAPPIJ

MEE PRATEN

SAMEN OPHALEN

LUISTEREN

»

INCLUSIEF

DEELNEMEN

MEEDOEN

Participatie is voor mij…

HELDERE VERWACHTINGEN Doen wat je zegt en zeggen wat je doet, maakt je als deelnemer betrouwbaar. Daarom zijn we duidelijk over wat niet kan en wat juist wel.

MEEDENKEN

OPEN HOUDING We staan open voor de wijsheid van de groep en onverwachte ideeën. Dat maakt oplossingen rijker. We luisteren met oprechte aandacht en inlevingsvermogen naar ieders inbreng.

BETROKKENHEID

GELIJKWAARDIG Iedereen die dat wil moet kunnen meedoen, om zoveel mogelijk belangen te kunnen meewegen in besluiten. We zorgen voor uitnodigende gespreksomgevingen waar we elkaar met respect en als gelijken behandelen.

ALGEMEEN BELANG

De waarden op dit blad zijn de uitkomst van een reeks werksessies van medewerkers van Friese gemeenten, Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân. Deze waarden geven aan wat belangrijk wordt gevonden bij participatie in Fryslân.

»

3

Participatie in Fryslân | Waarden geven richting aan proces De uitgangspunten hieronder maken de waarden concreet en geven aan wat je van elkaar mag verwachten in het samenspel. Dit geeft richting aan bewoners, ondernemers, organisaties en overheden bij het organiseren van een participatieproces. De waarden komen terug in de participatieaanpak als het gaat over het in beeld brengen van belangen en motivaties.

SAMEN VOOR FRYSLÂN • We gaan samen aan de slag. • We maken ruimte om samen beslissingen te nemen. • Er is een duidelijk aanspreekpunt, zodat deelnemers niet van het kastje naar de muur worden gestuurd.

TRANSPARANT • We zorgen voor een helder en open proces, waarbij het voor iedereen duidelijk is hoe het proces is opgebouwd en wanneer je mee kunt doen. • We maken informatie breed toegankelijk. • We laten zien wat we met de uitkomsten doen.

HELDERE VERWACHTINGEN • We maken duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en rollen. • We zijn eerlijk over de ruimte die er is: wat staat vast en waar kun je nog iets van vinden? ‘Nee’ is ook een antwoord.

OPEN HOUDING • We betrekken bewoners, organisaties en ondernemers zo vroeg mogelijk en staan open voor ideeën en meningen. • We werken met materiaal dat tot de verbeelding spreekt en onaf is. Dat geeft deelnemers ruimte om hun eigen perspectief in te voegen.

GELIJKWAARDIG • We spannen ons in om ook degenen te betrekken die vaak niet meedoen. • We zorgen ervoor dat iedereen in de verschillende fasen van het proces gemakkelijk kan aanhaken. • We wegen persoonlijke belangen en het algemene belang, op zoek naar de gemene deler.

Quote

»

“Participatie is geen wondermiddel: het kost tijd en vraagt om een doordacht proces met heldere spelregels.“

»

4

Participatie in Fryslân Participatieaanpak maken in vier stappen Vier thema’s helpen je op weg om te verkennen wat er speelt, waarover samenspraak nodig is en welk samenspel past bij het initiatief of vraagstuk. Ze helpen om

1. WAT SPEELT ER? a. Wat is het vraagstuk? b. Fase in het proces c. Doel van participatie

2. BELANGEN EN MOTIVATIES IN BEELD a. Wie worden geraakt? b. Ruimte voor invloed c. Waarden en begrip voor elkaar d. Informatie die nodig is

stapsgewijs een participatieaanpak te maken, als basis voor het

3. SAMENSPEL

participatieproces.

a. Procesafspraken b. Regie c. Rollen, taken en waarden d. Open democratisch proces

De vier onderdelen vormen géén checklist met verplicht uit te voeren stappen. Het is bedoeld als hulp

4. ORGANISATIE

bij het opzetten van een doordacht

a. Inspanning deelnemers b. Capaciteit en budget c. Planning d. Werkvormen en ontmoetingen (fysiek of online)

participatieproces. Het is goed mogelijk dat je gedurende een participatieproces

»

de vier stappen meerdere keren herhaalt.

»

5

1. Wat speelt er? B. FASE IN HET PROCES A. WAT IS HET VRAAGSTUK? • • • •

Op welk publiek probleem zoeken we een antwoord? Gaat het om een gestructureerd of ongestructureerd vraagstuk?** Waarom is er nu actie nodig? Wat is de mogelijke impact op het gebied en de inwoners?

(On)gestructureerd vraagstuk? Processen voor allerlei soorten vraagstukken Vraagstukken en projecten verschillen van elkaar. Soms is er sprake van (forse) belangentegenstellingen. Participanten kunnen uiteenlopende normen en waarden hebben die zij van belang vinden of verschillende opvattingen over wat het probleem is. Dit zijn typische kenmerken van een ongestructureerd vraagstuk. In zo’n geval is het belangrijk samen de tijd te nemen om te onderzoeken of samen optrekken als partijen relevant en zinvol is. **

Als die belangentegenstellingen er niet zijn en partijen min of meer hetzelfde denken over wat het probleem is en wat mogelijke oplossingen zijn, kun je gelijk gaan samenwerken aan de oplossing. In zo’n geval is het vraagstuk gestructureerd.

»

• • • • •

Verkenning en agendavorming Uitwerking van plan of beleid Keuzes maken/besluitvorming Realisatie van plan of beleid Evaluatie

C. DOEL VAN PARTICIPATIE Perspectieven in beeld brengen Achterhalen hoe de perspectieven rond het vraagstuk liggen. Meningen, beelden en/of argumenten verzamelen. Kwaliteit van aanpak en beleid vergroten Kennis en ervaringen (collectieve wijsheid) aanboren, doordenken scenario’s of alternatieve oplossingen, oproep doen tot innovaties. Legitimiteit/draagvlak vergroten Acceptatie op genomen beslissingen vergroten of onbehagen verminderen. Eigenaarschap stimuleren Vergroten van eigen verantwoordelijkheid: wat kunnen en willen inwoners, maatschappelijke partners en medeoverheden zelf? Zeggenschap delen of overdragen. Macht en invloed van burgers vergroten. Ontplooiing Burgerschapsontwikkeling of democratische vaardigheden van betrokkenen versterken.

Participatie in Fryslân | Participatieaanpak maken in vier stappen

»

2. Belangen en motivaties in beeld A. WIE WORDEN GERAAKT?

C. BEGRIP VOOR ELKAAR

• Welke mensen of organisaties krijgen met het initiatief te maken? • Wie krijgen kansen, wie ondervinden juist hinder of last?

• Waarom willen partijen meedoen? • Wat is belangrijk voor de deelnemers en welke waarden spelen hierbij een rol? • Welke beleving roept het initiatief op bij partijen? • Welke belangen en motivaties delen partijen?

B. RUIMTE VOOR INVLOED

D. INFORMATIE DIE NODIG IS

• Wat ligt er vast (in wet- en regelgeving)? Is invloed mogelijk op het ‘wat’ of (alleen) op het ‘hoe’? • Op welke punten/thema’s is samenspraak of samen antwoorden vinden mogelijk? • Wat gebeurt er met de inbreng?

• Welke inbreng is (in deze fase van proces) nodig? Denk aan argumenten, mogelijke oplossingen of keuzes. • Welke informatie ontbreekt nog?

»

Participatie in Fryslân | Participatieaanpak maken in vier stappen

6 TIPS Ga naar de plek van verandering Begin met in beeld brengen wat je (met elkaar) al weet, door input op te halen bij experts en (ervarings-) deskundigen. Verdiep je in de (voor-)geschiedenis, in de verbanden met andere trajecten en de relaties en verbindingen die er op de plek zelf zijn. En ga op bezoek bij de mensen die worden geraakt door het initiatief. Hoe ervaren zij wat er op hun afkomt?

De goede vragen stellen Participatie gaat over oprechte interesse, willen weten wat de ander beweegt en begrip hebben voor andere belangen. De context waarbinnen je vragen stelt is essentieel. Denk na over de vraag die je stelt, en stel je eigen oordeel uit. Motivaties Maak een beeld van de belangen en waarden die partijen delen. Ontrafel deze om te komen tot een gedeeld doel. Dit kun je steeds op tafel leggen om te checken of het proces de goede kant op gaat of om bewust van plan te veranderen. Benut hiervoor het werkblad In gesprek over waarden (uit deel 1).

»

7

3. Samenspel A. PROCESAFSPRAKEN MAKEN

B. REGIE

• Welke waarden en uitgangspunten gelden in het samenspel, wat mogen we van elkaar verwachten? • Welke afspraken leggen partijen vast? • Wie besluit waarover? Is er (bestuurlijke) bereidheid om zeggenschap te delen? • Hoe wegen partijen tegenstrijdige belangen?

• • • • •

Wie stuurt waarop? Wie kan bijsturen? Wie kan de stekker eruit trekken? Wie is het bevoegde gezag? Hoe voorkomen partijen samen dat de overheid de regie van een maatschappelijk initiatief overneemt?

C. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN • • • •

Wie voelt zich eigenaar? Wie regelt de participatie? Wie is verantwoordelijk voor uitvoering? Wat vraagt de initiatiefnemer van de Friese overheden?

D. DEMOCRATISCH PROCES Hoe zorgen partijen voor een proces waarin ruimte is voor: • Uitwisseling van perspectieven, voor- en tegengeluiden • Allerlei mensen en organisaties om te kunnen bijdragen • Begrip van het verloop van het proces en nemen van besluiten?

»

» TIPS Oefenen met collectieve besluitvorming Regionale samenwerking daagt de Friese overheden uit tot andere vormen van openbaar bestuur. Bijvoorbeeld door te oefenen met besluitvorming door meerdere besturen tegelijk of besluitvorming door de deelnemers zelf.

Persoonlijk en gericht op de praktijk Vaak liggen inzichten in hoe het anders kan binnen handbereik. Werk met kleinere groepen aan specifieke

opdrachten, zodat iedereen de ruimte voelt om inbreng te leveren. En stel vragen die de betrokkenen aan het denken zetten over wat er in de praktijk al gebeurt en hoe je dat sterker kunt maken. Openheid Door deelnemers, ook niet direct betrokkenen, inzicht te geven in hoe het proces eruitziet en wat er met inbreng wordt gedaan, stel je hen in staat om mee te doen en te begrijpen waarom welke beslissing wordt genomen. Hoe doe jij dat in jouw proces?

Participatie in Fryslân | Participatieaanpak maken in vier stappen

Leren van het samenspel Neem regelmatig samen de tijd om met elkaar te bespreken of het proces nog volgens de waarden en uitgangspunten verloopt.

8

4. Organisatie

TIPS Online verzamelplek

A. INSPANNING DEELNEMERS

C. AGENDA EN PLANNING

• Welke inspanning in tijd en gevraagde energie vraagt deelname van partijen (in deze fase)? • Wat hebben de deelnemers praktisch nodig om mee te kunnen doen?

• Welke activiteiten en ontmoetingen staan wanneer op de agenda? • Hoe sluiten we aan op activiteiten van anderen?

B. CAPACITEIT EN BUDGET

D. WERKVORMEN EN ONTMOETINGEN

• Wie dragen financieel bij in het participatieproces? • Welke kennis of expertise is nodig?

Welke werkvormen, ontmoetingen en (digitale) middelen passen bij het participatieproces?

»

Participatie in Fryslân | Participatieaanpak maken in vier stappen

Breng alle informatie over het initiatief samen op een plek die voor iedereen toegankelijk is.

Vertellen met beelden Gebruik naast woorden ook beelden om mensen te verbinden of het creatieve denken aan te wakkeren. Schetsmateriaal Zoek naar manieren om onderdelen van het werk (onaf) op tafel te leggen. Zo ontstaat er gemakkelijker een verdiepend gesprek en voelen deelnemers meer ruimte om eigen ideeën toe te voegen. Ook groeit zo het onderlinge begrip. Inbreng op verschillende manieren Zorg voor een interessante mix van werkvormen zodat je op allerlei manieren inbreng kunt ophalen. Mix online discussie met ontmoetingen op locatie. En bekijk hoe je met werkvormen kunt aansluiten op de verschillende leefstijlen van mensen.

»

9

Participatie in Fryslân | In gesprek over waarden Door met elkaar gesprek te gaan over participatiewaarden kom je erachter waar overeenkomsten liggen en waar beelden verschillen. Een gedeeld beeld over wat belangrijk is in de samenwerking draagt bij aan vertrouwen en een soepel proces. Ook als je al wat langer samen optrekt is het waardevol zo’n gesprek te voeren of te herhalen. De vragen op dit werkblad zijn een hulpmiddel voor het voeren van een waardengesprek.

Wat wil je bereiken met het gesprek? Een waardengesprek kan verschillende doelen dienen: • • •

•

Met samenwerkingspartners komen tot een gedeeld beeld of gemeenschappelijke visie. Procesafspraken maken - met je team of met samenwerkingspartners - over wat je van elkaar mag verwachten. Toetsen of de manier van werken nog klopt met de participatiewaarden: handelen we nog volgens de waarden die we belangrijk vinden voor het samenspel? Input voor gesprek met het bestuur: wat betekenen de waarden voor de keuzes die we maken in de procesaanpak?

Met wie ga je in gesprek? Een gesprek over participatiewaarden kun je voeren met allerlei groepen, zoals het projectteam, buurtbewoners, overheden of samenwerkingspartners.

»

Voorbeeld aanpak waardengesprek Stap 1 | Waarden verkennen a. Leg de plaat met de lege waardenwolk op tafel. En stel de volgende vragen: • Wat vind jij belangrijk voor goede participatie? • Welke betekenis geef je/geven jullie aan die woorden? b.

Leg de plaat met de vijf waarden op tafel. • Of wat is voor jou van belang bij de vijf waarden?

Laat de deelnemers aan het gesprek eerst voor zichzelf nadenken over de vragen. Geef iedereen daarna om de beurt het woord. Stap 2 | Tot een gedeeld beeld komen Ga met elkaar in gesprek: • Welke waarden vindt (bijna) iedereen belangrijk? • Aan welke waarden geeft (bijna) iedereen een soortgelijke betekenis? • Is er iemand die iets heel anders denkt/of voelt? • Wat heeft de minderheidsstem nodig om zich aan te sluiten? Stap 3 | Welke afspraken maken we met elkaar? Leg dan de plaat met de werkafspraken op tafel en bespreek met elkaar: • Welke procesafspraken maken we op basis van de gedeelde waarden? • Hoe trekken we met elkaar op?

Werken als één overheid De informatie op de werkbladen zijn uitkomst van een reeks werksessies participatie georganiseerd voor ambtenaren van Friese gemeenten, Wetterskip Fryslân en provincie Fryslân. Zij trekken samen op in het verkennen van eigentijdse vormen van democratisch samenspel en het werken als één overheid. In samenwerking met: Juli 2021 Foto’s: © Het Hoge Noorden

»

10

Participatie in Fryslân | Waardenwolk vullen Pa rt ic ip at ie

in

Fr ys lâ n

Gebruik deze waardenwolk om in samenspraak te verkennen wat voor deelnemers belangrijke waarden zijn.

»

Dit werkblad maakt onderdeel uit van de handreiking participatie ontwikkeld voor Friese gemeenten, Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân.

In samenwerking met: