Bijlage 1 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

1 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

1.

Inleiding

Tot en met de jaarrekening over 2022 heeft de accountant jaarlijks zowel de getrouwheid van de cijfers als de financiële rechtmatigheid getoetst. Bij de controle op de financiële rechtmatigheid wordt nagegaan of de gemeente de financiële wet- en regelgeving heeft gevolgd voor beheershandelingen die leiden tot baten, lasten en balansmutaties. De controleverklaring van de accountant wordt opgenomen in de jaarrekening. Vanaf de jaarrekening 2023 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria; het voorwaardencriterium, het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik en het begrotingscriterium. Het doel van de verandering is om meer transparantie te krijgen in de totstandkoming van de gemeentelijke jaarrekening en om op die wijze een beter gesprek tussen de gemeenteraad en het college mogelijk te maken. De gemeenteraad kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt op welk detailniveau het college zich gaat verantwoorden.

De rollen worden met deze verandering duidelijker onderscheiden: het college voert het beheer en legt daarover verantwoording af, de accountant controleert en geeft alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording in relatie tot de genoemde drie criteria.

2.

De wetgeving is aangepast.

De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door het College opgenomen worden in de jaarrekening 2023. De aanpassingen komen voort uit de wet versterking decentrale rekenkamers. Het wetsvoorstel is op 27 september 2022 aangenomen door de eerste kamer. Op basis van de nieuwe wetgeving en de te maken afspraken met de gemeenteraad over de verantwoordings- en de rapportagegrens worden ook de gemeentelijke verordeningen 212 (financiële verordening) en 213 (controleverordening) aangepast. In deze notitie wordt daartoe een voorstel gedaan.

3.

Wat gaat er precies veranderen ?

Het College is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur binnen de gemeente en de daaraan ten grondslag liggende beheershandelingen. Het moet over de rechtmatige uitvoering van de financiële spelregels zoals opgenomen in de verordeningen en in de regelgeving van hogere overheden (bijv. Europees aanbestedingsbeleid); over de begrotingsrechtmatigheid en over misbruik en oneigenlijk gebruik verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording, die straks een 2 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

onderdeel vormt van de jaarrekening. Deze standaardtekst is opgenomen in bijlage 1 van deze notitie. Naast de rechtmatigheidsverantwoording vertelt het College in de paragraaf bedrijfsvoering het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. In deze paragraaf worden ook de geconstateerde “fouten” en “onduidelijkheden” samenhangend met deze rechtmatigheidscriteria door het college toegelicht.

4.

Vaststelling verantwoordingsgrens

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: • •

De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3% van de totale lasten (incl. dotaties reserves) Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in de paragraaf opgenomen moet worden, onder meer door het vaststellen van een rapportagegrens.

• Aangeeft waarover en hoe men tussentijds geïnformeerd wil worden. De gemeenteraad is vrij om binnen de genoemde bandbreedte (tussen 0 en 3%) het percentage voor de verantwoordingsgrensvast te stellen. Onderstaand volgen enkele overwegingen om een keuze te kunnen maken : Informatiepositie Hoe hoger de verantwoordingsgrens, hoe minder snel er informatie opgenomen wordt in de rechtmatigheidsverantwoording. Kosten van de verantwoording De raad kan bij het vaststellen van de hoogte van de verantwoordingsgrens rekening houden met de kosten van het verzamelen en vastleggen van informatie. Hoe lager de verantwoordingsgrens, des te meer kosten moeten worden gemaakt. Rol van de accountant Bij de controle van de jaarrekening op de getrouwheid onderzoekt de accountant ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring. Een lagere verantwoordingsgrens leidt tot een sterkere rol van de accountant. Eenduidigheid van normen. In het kader van de accountantscontrole op de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring (zie paragraaf 7 ) vastgesteld. Er zou een keuze kunnen worden gemaakt om daar bij aan te sluiten.

Voorstel 1: De verantwoordingsgrens vanaf de jaarrekening 2023 bepalen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves (voor Schiermonnikoog was dat op basis van begroting 2023 een bedrag van ongeveer € 94.000). In de collegeverklaring neemt het college rechtmatigheidsafwijkingen op als zij in totaliteit uitkomen boven de verantwoordingsgrens zoals deze met de gemeenteraad is afgesproken. 3 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

Als de afwijkingen niet uitkomen boven de grens dan wordt dat in de verklaring vermeld. Hierbij worden “fouten” en “onduidelijkheden” separaat beoordeeld. Indien de accountant constateert dat dit getrouw is weergegeven en goed is toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering heeft dit verder geen invloed op de strekking van de accountantsverklaring. Als de accountant constateert dat de omvang van de afwijkingen hoger is krijgt het college de mogelijkheid dit alsnog aan te passen in de jaarrekening zodat dit geen invloed heeft op de strekking van de accountantsverklaring. Wordt de jaarrekening niet aangepast door het college, dan heeft dit wel invloed op het accountantsoordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening.

5.

Toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering

Naast de rechtmatigheidsverantwoording informeert het College de raad in de paragraaf bedrijfsvoering over de geconstateerde “fouten” en “onduidelijkheden” de leer- en verbeterpunten en de kwaliteit van de interne beheersing. Er moet een toelichting worden gegeven op de “fouten” en “onduidelijkheden” indien deze boven een door de raad vast te stellen rapporteringsgrens uitkomen. Voorstel 2 : De rapporteringsgrens vanaf de jaarrekening 2023 bepalen op 0,1% van de totale lasten (voor Schiermonnikoog was dat op basis van begroting 2023 een bedrag van € 9.360). Voorstel is om in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening met ingang van de jaarrekening 2023 een toelichting te geven op de “fouten” en “onduidelijkheden” voor zover zij de rapportagegrens overschrijden en daarbij tevens in te gaan op de leer- en verbeterpunten.

6.

Accountant controleert de getrouwheid

De gemeenteraad heeft op 28 november 2023 ingestemd met het leveren van accountantsdiensten door ETL Assurance & Overheidsaccountants. In het aanbestedingsdocument is uitgegaan van een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit zijn de materialiteitsgrenzen. Ze zijn gebaseerd op het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Zie de onderstaande tabel. Deze materialiteitsgrenzen zijn ook voor de jaarrekening 2023 van toepassing, maar dan uitsluitend waar het gaat om de getrouwheid, waarbij de rechtmatigheidsverklaring van het college dus deel uitmaakt van de controle op de getrouwheid. Soort controleverklaring Fouten in de verantwoording in percentage van de lasten Onzekerheden in de controle in percentage van de lasten

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Met beperking > 1% en < 3% > 3% en ≤ 10%

4 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

Oordeelonthoudi ng N.V.T

Afkeurend ≥ 3%

>10%

N.V.T

7.

Ontwikkelingen in de regelgeving

Hoewel de invoering van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid twee keer een jaar is uitgesteld, zijn er nog steeds ontwikkelingen gaande die gevolgen hebben voor de uitvoering van deze wet. Er is bijvoorbeeld een schifting gemaakt tussen de criteria getrouwheid en rechtmatigheid om daarmee goed te kunnen bepalen wat tot de controle van de accountant behoort en wat onderdeel zal gaan uitmaken van de collegeverklaring. Ook is er discussie gaande over de controle van regelingen die door middel van Sisa worden verantwoord.

8.

Bijlagen

Bijlage 1 : Tekst rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV

5 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

Bijlage 1 : Tekst rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV

Model van de rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders1 In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen 2: � � � In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

6 Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023