Bijl. 6 - Risicoanalyse.pdf

8-3-2023

BIJLAGE 6: RISICOANALYSE AARDGAVRIJ EILAND FASE 1 Risicogebied

Risicogroep

Governance

Besluitvorming

Organisatie Risico's

Samenwerking

Communicatie

Draagvlak

Juridisch

Personeel

Risico

Kans

Impact

Het project past niet in het gemeentelijk beleid

Kleine kans

Hoge impact

Omvang risico

De gemeenteraad is onvoldoende op de hoogte Mogelijke kans Hoge impact De politiek is het niet eens over de te voeren politiek met betrekking tot het betreffende plan Kleine kans Matige impact De wijze waarop besluiten binnen het project worden genomen is niet duidelijk Kleine kans Hoge impact De juridische, technische en financiele randvoorwaarden van het besluitvormingsproces zijn niet haalbaar Grote kans Hoge impact De selectieprocedures van partijen zijn niet duidelijk Mogelijke kans Matige impact Het is niet duidelijk wie de belanghebbenden zijn Mogelijke kans Matige impact De belangen en doelen van de verschillende partijen zijn niet duidelijk Mogelijke kans Matige impact De kennis en expertise van de verschillende partijen zijn niet duidelijk Mogelijke kans Matige impact De betrouwbaarheid van de verschillende partners is niet goed Mogelijke kans Hoge impact De contracten zijn niet helder en kunnen leiden tot onvoorziene kosten Kleine kans Hoge impact De communicatie met belanghebben verloopt niet soepel Mogelijke kans Hoge impact De taken en verantwoordelijkheden van de belanghebbenden zijn niet duidelijk Mogelijke kans Hoge impact Het onderlinge vertrouwen tussen de verschillende partijen is niet goed Kleine kans Matige impact De communicatie met de omgeving is niet zorgvuldig waardoor imagoschade ontstaat Mogelijke kans Hoge impact De burgers en belangenorganisaties

zijn niet tot medewerking bereid Mogelijke kans Hoge impact De plannnen zijn onduidelijk en men weet niet goed wat er gebeuren gaat Grote kans Matige impact Het project of de plannen komen negatief in de pers. Mogelijke kans Matige impact Er zijn tegenstanders die op het eiland negatief communiceren De nevenstructuur bestuurlijk, juridisch en organisatorisch zijn niet goed in elkaar gestoken Er is onvoldoende bewustzijn van de juridische werking van precontractuele bindingen Personeel beschikt niet over de benodigde kennis, vaardigheden en ervaring om de betreffende werkzaamheden uit te voeren Er is onvoldoende personeelscapaciteit beschikbaar om het project te leiden en uit te voeren

4 5 3 4 6 4 4 4 4 5 4 5 5 3 5 5 5 4

Projectfase

Risico eigenaar

Beheersmaatregel

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Ontwikkeling

Ambtelijk Opdrachtgever

Toetsen gemeentelijke beleidsdocumenten in projectplan. Gemeenteraad regelmatig infomeren, waar nodig vervolg besluiten voorleggen. Borging van de besluiten richting het college en indien nodig de gemeenteraad. Besluitvorming is in het projectplan vastgelegd + mandatering projectteamleden.

Ontwikkeling Alle Ontwikkeling

Ambtelijk Opdrachtgever Ambtelijk Opdrachtgever Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Alle

Projectleider

Alle

Projectleider

Ontwikkeling Alle

Projectleider Projectleider

Kleine kans

Matige impact

Mogelijke kans Matige impact

Kleine kans

Matige impact

3 4 3

Hoge impact

Instellen werkgroepen en uitvoeren communicatieplan/strategie. Handelen volgens project- en communicatieplan. Focus op ontwikkeling goede samenwerking. Instellen diverse communicatiemiddelen, werkgroep communicatie en participatie ziet hierop toe Opstellen communicatiescenario's en open contact met media.

Alle

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Juridische toetsing van samenwerkingsovereenkomsten.

Voorbereiding

Ambtelijk Opdrachtgever

Selectie van medewerkers en partijen op basis van profielen en 'Best Value'.

Realisatie

Ambtelijk Opdrachtgever

Bewaken fasering en planning. Vroegtijdige (voor)selectie van medewerkers en partijen.

6 Grote kans

Onderlinge werkafspraken maken en deze vastleggen. Samenwerking op basis van heldere en vastgelegde afspraken. Transparant en open communiceren.

Persoonlijk contact en afstemming met tegenstanders. Hen actief betrekken bij de ontwikkeling en voorbereiding. Opstellen communicatiescenario's voor de 'ik ben altijd tegen' tegenstanders. Toetsing projectplan in relatie tot gemeentelijke structuren en dat van de belangrijkste stakeholders.

4 Mogelijke kans Matige impact

Verfijning en verduidelijking van de financiële uitgangspunten per fase. Go / No go momenten inbouwen. Toetsing selectie partijen aan gemeentelijk aanbestedingsbeleid. Stakeholdersanalyse opstellen. Stakeholdersanalyse opstellen en up-to-date houden. Indien nodig partijen interviewen. Deelname en selectie van partijen op basis van kennis, ervaring en eigen competenties. Vastleggen van duidelijke afspraken in intentie- en samenwerkingsovereenkomsten. Afdekken van risico's in afname- en leveringscontracten. Juridische toetsing van contracten. Instellen werkgroep communicatie en uitvoeren communicatie- en participatieplan.

Bijlage 6 - Risicoanalyse | 8-3-2023

Pagina 1 van 3

Risicogebied

Risicogroep

Externe Risico's

Aanbod

Er is onvoldoende deelname aan het project Capaciteit van de wadkabel is ontoereikend Beschikbaarheid

Politiek

Risicogebied

Risicogroep

Investeringen

Financiële Risico's

Risico De kwaliteit van het aanbod (inductie, duurzaam verwarmen middels warmtenet) is niet goed en slechter dan het huidige aanbod Het project sluit onvoldoende aan bij de (latente) wensen van bewoners

Financiering

Woonlasten

Administratief

Kans

Impact

Omvang risico

Mogelijke kans Hoge impact Grote kans

Hoge impact

Grote kans Hoge impact Mogelijke kans Hoge impact

Planning loopt uit en extra kosten moeten worden gemaakt a.g.v. asbest, vervuiling, bodemverontreiniging, archeologisch vondsten, flora en fauna etc. Kleine kans Matige impact Er wordt onvoldoende ingespeeld op veranderende weten regelgeving Mogelijke kans Matige impact De eisen van overheden zijn onvoldoende bekend Politieke besluiten (lokaal of landelijk) waardoor het project niet meer haalbaar is Risico De aanleg van het warmtenet kan niet worden uitgevoerd

Kleine kans

Matige impact

Kleine kans Kans

Hoge impact Impact

De hoogte van bijkomende kosten is niet bekend

Mogelijke kans Lage impact

Posten worden onjuist begroot

Grote kans

Matige impact

Inflatie/indexatie worden onjuist ingeschat Er is onvoldoende kennis van de wettelijke vereisten (ontheffingen, vergunningen, WRO, procedures)

Grote kans

Lage impact

Eilandtoeslag is hoger dan begroot Er is geen budget opgenomen voor meerwerk door bijvoorbeeld technische problemen Marktontwikkelingen ten aanzien van rente en rendement leiden tot negatieve gevolgen Gecalculeerde subsidies zijn niet daadwerkelijk toegezegd

Kleine kans

Matige impact

Kleine kans

Matige impact

De woonlasten van bewoners gaan omhoog De kosten voor een warmtenet zijn niet bekend

Kleine kans Hoge impact Mogelijke kans Matige impact

Energieleveranciers ontwikkelen een concurrerend aanbod Ontvangsten en uitgaven worden niet correct in het project vastgelegd De regels op gebied van staatssteun en aanbesteding worden niet goed gehanteerd De inzet van subsidiegelden worden niet goed beheerd

Mogelijke kans Hoge impact

Mogelijke kans Hoge impact

Mogelijke kans Lage impact Mogelijke kans Hoge impact

Kleine kans

Lage impact

Kleine kans

Lage impact

Mogelijke kans Matige impact Kleine kans

Lage impact

5 6 6 5

Projectfase

Risico eigenaar

Realisatie

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Voorbereiding Ontwikkeling

Projectleider Projectleider

Realisatie

Projectleider

Ontwikkeling

Ambtelijk Opdrachtgever

Ontwikkeling

Ambtelijk Opdrachtgever

Resultaatgericht werken: opstellen functies en functie-eisen ten behoeve van het aanbod. Sturing op KPI's. Actief betrekken van bewoners en lokale ondernemers bij het ontwikkelen van aanbod. Actief betrekken van bewoners en lokale ondernemers bij het ontwikkelen van aanbod. Continue afstemming met netbeheerder Liander. Indien qua verwachte werkzaamheden noodzakelijk, het vroegtijdig instellen van onderzoek op specifieke onderdelen binnen het project. Friese Milieu Federatie betrekken om dit proces goed te laten verlopen Volgen ontwikkeling nieuwe wetten en mogelijke experimenteerruimte. Toetsing projectplan en deelplannen aan de eisen van de gemeente en provincie.

Ontwikkeling Projectfase

Ambtelijk Opdrachtgever Risico eigenaar

Doorlopende toetsing aan besluiten. Beheersmaatregel

Ontwikkeling

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Advies en uitwerking warmtenet door inhoudelijke expert(s). Voor uitvoering bijkomende kosten meenemen bij uitvoerende partijen. Posten zoveel mogelijk onderbouwen met offertes uit de markt en inzet kostendeskundige. Posten zoveel mogelijk onderbouwen met offertes uit de markt en inzet kostendeskundige.

Ontwikkeling

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Afstemming en inzet van experts op het gebied van warmtenetten. Menemen in de begroting en hierop blijven toezien, eventueel afspraken maken met vervoerders.

Realisatie

Projectleider

Budget opnemen voor onvoorzien en meerwerk.

Realisatie

Projectleider

Geen.

Realisatie

Projectleider

Bij definitieve begroting ook de subsidie(s) definitief vastgelegd.

Voorbereiding Voorbereiding

Projectleider Projectleider

Huidige woonlasten als uitgangspunt en transparante communicatie over de opbouw van de nieuwe woonlasten / tarieven. Uitwerken businesscase warmtenet per fase

Realisatie

Projectleider

Geen.

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Goede projectadministratie uitvoeren.

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Afstemmen en uitvoering conform regelgeving.

Alle

Ambtelijk Opdrachtgever

Goede projectadministratie uitvoeren.

3

4 3 4 Omvang risico 5 3 5 4 5 3 3 3 5 4 4 2 2 4 2

Bijlage 6 - Risicoanalyse | 8-3-2023

Beheersmaatregel

Pagina 2 van 3

Planning Risico's

Risicogebied

Risicogroep

Stagnatie

Overige Risico's

Kans

Risicogroep

Algemeen

Impact

Omvang risico

De tijdsplanning van de besluitvorming is niet haalbaar Mogelijke kans Matige impact De tijdsplanning van de voorlichting van bewoners en andere betrokkenen is niet haalbaar Mogelijke kans Hoge impact De wettelijke procedure ten aanzien van vergunningstrajecten is niet haalbaar Kleine kans Matige impact De hoogte van extra kosten als gevolg van vertraging zijn niet bekend Mogelijke kans Matige impact Betrokken partijen hebben onvoldoende personeelscapaciteit beschikbaar voor een goede voortgang van het project Grote kans Matige impact Koppelkansen geven vertraging voor de uitvoering

Fasering

Risicogebied

Risico

Kleine kans

Matige impact

4 5 3 4 5 3

4 Bezwaarprocedures leiden tot vertraging Kleine kans Hoge impact De fasering voor het project en de aansluiting van 3 deelprojecten is niet goed doordacht Kleine kans Matige impact Mogelijke stagnatie in de voorbereiding kan niet worden 4 opgevangen Mogelijke kans Matige impact Mogelijke stagnatie gedurende het bouwproces kan niet 3 worden opgevangen Kleine kans Matige impact Risico Kans Impact Omvang risico Niet iedereen wil meedoen, waardoor het gasnetwerk 5 ook in stand moet blijven Grote kans Matige impact Werkzaamheden mogen niet worden uitgevoerd door 5 het Natuurgebied Mogelijke kans Hoge impact Het warmtenet kan niet worden gerealiseerd Kleine kans Hoge impact 4 De huidige energielast van bewoners is te laag om kostenneutraal verbeteringen aan de woningen uit te 5 voeren Mogelijke kans Hoge impact Koppelkansen zijn niet goed of niet tijdig te realiseren, 2 terwijl dat wel is beloofd Kleine kans Lage impact

Omvang risico's:

2 3 4 5 6

Projectfase

Risico eigenaar

Beheersmaatregel Opzetten planning voor (routing) besluitvorming in relatie tot fasering. Communicatieplan afstemmen op fasering en planning. Tijdig inplannen van contactmomenten met bewoners. Afstemmen en inplannen vergunningstrajecten in relatie tot mijlpalen in de planning. In kaart brengen mogelijke vertragingen en inbouwen flexibiliteit in de planning.

Alle

Projectleider

Alle

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Realisatie

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Voorbereiding

Projectleider

Ontwikkeling

Projectleider

Vroegtijdige selectie en inkoop van externe partijen. Koppelkansen zijn geen direct onderdeel van dit project. Duidelijke afweging en keuzes maken. Afstemmen en inplannen mogelijke bezwaarprocedures ten aanzien van de planning. Afstemming uitgangspunten voor organisatie in het projectplan en sturing door het projectteam op deze uitgangspunten.

Voorbereiding

Projectleider

Tijd inplannen voor mogelijke stagnatie.

Realisatie Projectfase

Projectleider Risico eigenaar

Realisatie

Projectleider

Ontwikkeling Oplevering

Projectleider Projectleider

Tijd inplannen voor mogelijke stagnatie. Beheersmaatregel Nagaan welke sturingsmogelijkheden de gemeente uiteindelijk heeft. Einddatum voor gaslevering bepalen (Wgiw). Werkgroep en Friese Milieu Federatie onderzoekt vroegtijdig wat de mogelijkheden en beperkingen zijn Projectsturing op deelscenario's en alternatieven

Voorbereiding

Projectleider

Nagaan welke oplossingen hiervoor ingezet kunnen worden.

Realisatie

Projectleider

Koppelkansen zijn geen direct onderdeel van dit project.

= Geen of weinig risico. Risico volgen en indien nodig verhogen. = Laag risico. Risico volgen en beheersmaatregel eenmalig toepassen. = Gemiddeld risico. Bewaken en actief volgen. Beheersmaatregel toepassen en actualiseren. = Verhoogd risico. Acties uitzetten om risico te verlagen en actief te beheersen. = Hoog risico. Directe inzet en actie noodzakelijk om risico te verlagen of actief te beheersen.

Bijlage 6 - Risicoanalyse | 8-3-2023

Pagina 3 van 3