Bijl. 5 - Toelichting budget taakoverheveling Omgevingswet.pdf

NOTITIE Van Aan

: FUMO : Controllersoverleg, Vakoverleg en VTH-Managers overleg

Datum Betreft

: 7 maart 2023 : Toelichting budget aanpassen organisatie a.g.v. overheveling taken en budgetten i.v.m. Omgevingswet

Inleiding In de begrotingswijziging 2023 is een budget van € 885.000 opgenomen voor het aanpassen van de FUMO als gevolg van de overheveling van taken en budgetten in het kader van de Omgevingswet. Vanuit de ambtelijke overleggen die deel uitmaken van de governance-structuur van de FUMO is aangegeven dat er behoefte is aan een nadere duiding van dit budget. In deze notitie wordt de opbouw van dit budget toegelicht. Toelichting budget aanpassing FUMO Per 1 januari 2024 treedt, zoals het nu lijkt, de Omgevingswet in werking. De impact van de inwerkingtreding op de FUMO is groot. Zo staat de FUMO voor de opgave om de VTH-taken van naar schatting 8.000 extra inrichtingen te gaan uitvoeren. Om dit in perspectief te plaatsen: de FUMO heeft nu ca 3.700 inrichtingen in haar (basistaken)pakket. Om ervoor te zorgen dat de FUMO klaar is om de taken onder de Omgevingswet per 1 januari 2024 te gaan uitvoeren, dienen verschillende activiteiten uitgevoerd te worden. In de begrotingswijziging 2023 worden 5 activiteiten onderscheiden. Hieronder worden deze toegelicht. 1. Herijken werkprocessen. Onder de Omgevingswet treden de nodige wijzigingen in de werkprocessen op. Zo vervalt het begrip inrichting en wordt het begrip Milieubelastende Activiteit (MBA) geïntroduceerd. Ook wordt voor bepaalde producten de doorlooptijd substantieel verkort. Dit heeft effect op de werkprocessen.

Om de werkprocessen binnen de FUMO aan te passen op de Omgevingswet zijn een projectleider en een projectondersteuner aangetrokken. Ook is er capaciteit beschikbaar om het zaaksysteem van de FUMO in te richten op basis van de herijkte werkprocessen. Elk werkproces van de FUMO wordt door een werkgroep, bestaande uit medewerkers uit het primaire proces en de hierboven genoemde projectleider/ projectondersteuner, doorlopen en aangepast op de Omgevingswet. Hierbij kan gedacht worden aan het werkproces voor het verlenen van een oprichtingsvergunning, het uitvoeren van een toezichtscontrole en het afhandelen van een melding activiteitenbesluit. In totaal worden 20 werkprocessen beoordeeld en aangepast. In de begrotingswijziging is er rekening mee gehouden dat er ca 2.000 uren van medewerkers uit het primaire proces nodig zijn voor dit project. Daarnaast zijn er kosten gemoeid met de externe inhuur van de projectleider, projectondersteuner en het aanpassen van het zaaksysteem. De totale kosten van dit project worden geraamd op € 425.000.

Deze kosten hebben betrekking op alle werkprocessen binnen de FUMO en hebben daarom impact op alle deelnemers van de FUMO. Het bedrag van € 425.000 is daarom in de begrotingswijziging op basis van de bijdrage voor de basistaken toegerekend aan alle deelnemers.

2. De tweede activiteit heeft betrekking op de overheveling van de eerder genoemde 8.000 inrichtingen van gemeenten naar de FUMO. Per 1 januari 2024 is de FUMO verantwoordelijk voor de uitvoering van de VTH-taken voor deze inrichtingen. Om deze taak vanaf dat moment op een kwalitatief goede en efficiënte wijze uit te voeren dienen er verschillende dingen te gebeuren: a. De gegevens van deze 8.000 inrichtingen dienen in het zaaksysteem van de FUMO ingelezen te worden. Dit wordt uitgevoerd door de softwareleverancier van de FUMO. Het hiervoor geraamde bedrag is € 40.000. b. Alle gemeentelijke deelnemers dienen de gegevens van deze 8.000 inrichtingen aan de FUMO aan te leveren. Het liefst zou de FUMO dit integraal beoordelen, maar dit zou teveel tijd, en dus geld, kosten. Als de gegevens van elk van de 8.000 inrichtingen beoordeeld zou worden, zou dit ca 8.000 uren kosten. Dit zou ca € 800.000 aan kosten met zich meebrengen. Dit acht de FUMO niet wenselijk. Daarom is gekozen voor een steekproefsgewijze aanpak. In de begrotingswijziging is rekening gehouden met 700 uur, met een bijbehorend budget van € 75.000. c.

Om het mogelijk te maken dat de FUMO organisatorisch, inhoudelijk en procesmatig kan werken conform de Omgevingswet, is capaciteit van het primair proces nodig om de noodzakelijke wijzigingen en aanpassingen voor de werkzaamheden op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) te duiden en intern door te voeren. Om vervangende capaciteit in te huren voor deze medewerkers, zodat de reguliere taakuitvoering van de FUMO door kan gaan, is een bedrag van € 85.000 opgenomen in de begrotingswijziging 2023. Tezamen komt het bedrag van deze activiteit uit op € 200.000. Omdat deze kosten betrekking hebben op de overheveling van gemeentelijke taken, zijn deze in de begrotingswijziging 2023 naar rato van de basistaken toegerekend aan de gemeentelijke deelnemers. 3. De derde activiteit heeft betrekking op wervingskosten. De eerste globale berekeningen die in het kader van het effect van de Omgevingswet zijn gemaakt, laten zien dat de formatie van de FUMO met ca. 30 fte zal uitbreiden. Binnen de bestaande formatie op afdeling P&O van de FUMO is geen ruimte voor het werven van extra personeel van een dermate grote omvang. Daarom is er tijdelijk extra capaciteit nodig op het gebied van P&O. Het financiële effect hiervan is geraamd op € 60.000.

Omdat deze kosten betrekking hebben op de overheveling van gemeentelijke taken, zijn deze in de begrotingswijziging 2023 naar rato van de basistaken toegerekend aan de gemeentelijke deelnemers. 4. Het vierde punt heeft betrekking op de kosten van een projectleider. Om dit project in goede banen te leiden is verlenging van het contract van de huidige projectleider nodig. Het financiële effect hiervan is geraamd op € 48.000.

-2/4-

5. De laatste activiteit heeft betrekking op ICT-gerelateerde zaken. a. Als gevolg van de Omgevingswet treden er wijzigingen op in beleidsdocumenten van de deelnemers. De FUMO houdt het vigerende beleid bij in een digitale boekenkast. Deze digitale boekenkast dient dus bijgewerkt te worden. Hiervoor is rekening gehouden met een bedrag van € 25.000. b. Onder activiteit 3 is al aangegeven dat de formatie van de FUMO naar schatting met 30 fte zal toenemen. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerkers goed geëquipeerd aan de slag kunnen, dienen er op ICT-gebied de nodige zaken geregeld te worden. Zo dienen er tijdig laptops, telefoons en toegang tot alle applicaties geregeld te worden. Hier is tijd, en dus geld, mee gemoeid. Het financiële effect hiervan is € 52.000. c. Zoals uit voorgaande is gebleken, heeft de inwerkingtreding van de Omgevingswet gevolgen voor de werkprocessen en de inrichting zaaksysteem LEEF. Dit heeft vervolgens effect op de wijze waarop de Archiefwet en archiveringswerkzaamheden van toepassing zijn. Het is van belang dat op basis van zogenaamde stroomschema’s voor de archieffunctie helder wordt per dossier/besluit stuk wat de archieffunctie gaat betekenen (in bewaartermijn en vernietigingsmomentum). Hiervoor zitten in het zaaksysteem LEEF ingebouwde data (de archief-meta data) die daarbij helpen. Voor alle nieuwe processen en nieuwe zaken (o.b.v.

nieuwe inrichtingen/bedrijven/MBA’s die in het kader van de Omgevingswet bij de FUMO komen) bestaat dit nog niet. LEEF moet hierop technisch door de leverancier worden ingericht. Daarnaast moet een koppelvlak/ conversie techniek in LEEF ingericht worden die ervoor gaat zorgen dat het werken onder de OW in werkprocessen (de nieuwe inrichting) ook terug kan grijpen/kijken op al bestaande informatie in werkprocessen oud. Ook deze aanpassing moet worden doorgevoerd door de applicatie leverancier Stadsbeheer. Deze technische aanpassingen betekent inhuur bij Stadsbeheer. Dit is meerwerk op het bestaande contract en werkzaamheden. Hiervoor is € 75.000,- benodigd. Omdat deze kosten betrekking hebben op de overheveling van gemeentelijke taken, zijn deze in de begrotingswijziging 2023 naar rato van de basistaken toegerekend aan de gemeentelijke deelnemers. In deze notitie is een nadere onderbouwing gegeven van het bedrag van € 885.000 dat in de begrotingswijziging 2023 is opgenomen inzake het aanpassen van de FUMO als gevolg van de overheveling van taken en budgetten in het kader van de Omgevingswet. De FUMO staat voor de grote opgave om ervoor te zorgen dat de inwerkingtreding van de Omgevingswet zo soepel mogelijk verloopt. Het gevraagde budget is hard nodig om dit mogelijk te maken.

-3/4-

Kosten per deelnemer Het in de begrotingswijziging opgenomen budget van € 885.000 is verdeeld over 5 activiteiten. Voor 1 activiteit, het herijken van de werkprocessen, geldt dat deze betrekking heeft op alle deelnemers. De kosten voor deze activiteit (€ 425.000) worden dan ook toegerekend aan alle deelnemers. De overige activiteiten (€ 460.000) hebben hoofdzakelijk betrekking op gemeentelijke taken. Deze kosten zijn in de begrotingswijziging 2023 naar rato van de basistaken per gemeente verwerkt. Hieronder is een specificatie opgenomen van deze bedragen en de gehanteerde verdeelsleutels. Bedrag 460.000 a Deelnemer Basistaken gemeente Bijdrage per deelnemer Achtkarspelen 4,4% 20.297 Ameland 0,6% 2.786 Dantumadiel 2,6% 11.750 De Fryske Marren 8,4% 38.836 Harlingen 3,9% 17.921 Heerenveen 6,3% 28.976 Leeuwarden 9,8% 45.198 Noard-East Fryslân 10,0% 46.211 Ooststellingwerf 5,5% 25.489 Opsterland 3,7% 17.161 Schiermonnikoog 0,4% 2.005 Smallingerland 5,5% 25.350 Súdwest-Fryslân 19,0% 87.323 Terschelling 1,4% 6.454 Tytsjerksteradiel 4,0% 18.556 Vlieland 0,4% 1.897 Waadhoeke 9,0% 41.487 Weststellingwerf 4,8% 22.304 Provincie Fryslân Totaal 100,0% 460.000

Bedrag 425.000 b Bijdrage per deelnemer 3,1% 13.129 0,4% 1.802 1,8% 7.601 5,9% 25.121 2,7% 11.592 4,4% 18.743 6,9% 29.236 7,0% 29.891 3,9% 16.487 2,6% 11.101 0,3% 1.297 3,9% 16.398 13,3% 56.485 1,0% 4.175 2,8% 12.003 0,3% 1.227 6,3% 26.836 3,4% 14.427 30,0% 127.450 100,0% 425.000

Basistaken totaal

-4/4-

Deelnemer Achtkarspelen Ameland Dantumadiel De Fryske Marren Harlingen Heerenveen Leeuwarden Noard-East Fryslân Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland Súdwest-Fryslân Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Waadhoeke Weststellingwerf Provincie Fryslân Totaal

c=a+b Totale bijdrage 33.426 4.588 19.351 63.958 29.513 47.719 74.434 76.102 41.976 28.262 3.302 41.748 143.807 10.629 30.559 3.124 68.323 36.731 127.450 885.000