bijl. 3 Plan van aanpak Robuustheid omgevingsdienst

JAARVERSLAG VTH-BASISTAKEN FRYSLÂN 2022 Plan van Aanpak

Robuustheid

1

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5.

Inleiding Leeswijzer Stand van zaken Maatregelen per KPI Maatregelen per randvoorwaarde

3 5 6 12 18

2

1.

Inleiding

De adviescommissie Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (verder commissie Van Aartsen) heeft de opdracht gekregen (01 juli 2020) om het stelsel van VTH (vergunningen, toezicht en handhaving) waarmee de omgevingsdiensten te maken hebben te onderzoeken. Deze commissie heeft een rapport gemaakt (“Om de leefomgeving” d.d. 04 maart 2021) en constateert dat momenteel sprake is van vermijdbare milieuschade doordat het VTH-stelsel niet overal afdoende functioneert. De commissie Van Aartsen stelt “dat het stelsel –nog steeds –gekenmerkt wordt door fragmentatie en vrijblijvendheid. Het stelsel schiet volgens de commissie onder meer te kort, omdat de omgevingsdiensten onvoldoende robuust zijn om vanuit professionele distantie hun rol te kunnen spelen”. Een robuuste organisatie wordt als volgt gedefinieerd: ”Een robuuste organisatie is een organisatie die wendbaar en daadkrachtig kan blijven in tijden van verandering en die onafhankelijk van externe omstandigheden of factoren naar behoren kan blijven functioneren.” De commissie komt met tien aanbevelingen, hiervoor wordt verwezen naar het genoemde rapport (https://vng.nl/sites/default/files/2021-03/eindrapport-commissie-van-aartsen-om-de-leefomgeving.pdf). Medio 2022 is er een programmaplan vastgesteld: het interbestuurlijk programma versterking VTHstelsel (hierna: IBP).

Het programmaplan is opgesteld als opvolging van de aanbevelingen van de commissie Van Aartsen. Het programma kent 6 pijlers: 1. Robuuste omgevingsdiensten en financiering. 2. Bestuursrechtelijke en strafrechtelijke handhaving en vervolging. 3. Informatie-uitwisseling en datakwaliteit. 4. Kennisinfrastructuur inclusief arbeidsmarkt. 5. Onafhankelijke uitvoering van toezicht en handhaving. 6. Monitoring kwaliteit milieutoezicht. Aan het IBP nemen deel het IPO (Interprovinciaal Overleg), VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) en de ministeries J&V (Justitie en Veiligheid), IenW (Infrastructuur en Waterstaat) en BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en Omgevingsdienst NL. Het Bestuurlijk Overleg (BO) IBP VTH (er is een BO bestaande uit de staatssecretaris IenW, IPO, VNG, ODNL die een stuurgroep aanstuurt en die stuurt de directeur IBP aan) heeft besluiten genomen die onder meer gaan over de robuustheidscriteria omgevingsdiensten. Het BO IBP VTH heeft ingestemd met de beschreven robuustheidscriteria, de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) en het toetsingskader en heeft bepaald dat uiterlijk 1 april 2026 alle omgevingsdiensten robuust moeten zijn door aan de KPI’s te voldoen.

Tevens heeft het BO ingestemd met het advies dat, na toetsing aan de vastgestelde KPI’s, het aan het bestuur van de omgevingsdienst is om te bepalen wat, gelet op voldoen aan randvoorwaarden, criteria en KPI’s, nodig is om de omgevingsdienst robuust te laten zijn. Dit dient te worden vastgelegd in een door het bestuur vastgesteld plan van aanpak c.q. verbeterplan, dat uiterlijk 31 maart 2024 aan de staatssecretaris van IenW dient te worden gezonden. In het DB (dagelijks bestuur FUMO) van 29 september 2023 en het AB (algemeen bestuur FUMO) van 19 oktober 2023 is de zelftoets die FUMO heeft uitgevoerd en moest toesturen aan het Ministerie van IenW, vastgesteld. Uit de zelftoets blijkt dat de organisatie op een aantal onderdelen niet voldoet. Naar aanleiding van de zelftoets heeft de Staatssecretaris IenW een brief geschreven aan de voorzitter en de secretaris van FUMO (kenmerk IENW/BSK-2023/372654), ingekomen op 19 december 2023. Deze brief waarin een aantal opmerkingen staan met betrekking tot de zelftoets komen in dit plan van aanpak nog aan de orde.

3

Belangrijk om op te merken voor het vervolgproces is het volgende: 1. Het Ministerie van IenW wil voor 01 april 2024 een plan van aanpak hebben omtrent de onderdelen waar FUMO nog niet afdoende op scoort qua robuustheid. Wij gaan voor 1 april 2024 het huidige plan van aanpak toezenden. Dit is dan nog niet compleet met op de onderdelen, waaraan we nog niet voldoen, uitgewerkte plannen voor realisatie van.Dit gaat ons niet lukken omdat een aantal onderdelen zoals omtrent Denk hierbij aan de basistaak actualisatie vergunningen en de energietaak die we nog samen met de deelnemers moeten uitwerken en die nog samen met de deelnemers uitwerkingen moeten plaatsvinden die niet voor 1 april 2024 klaar zijn. Dit is conform besluiten van het AB. De taken worden conform die besluiten wel voor 1 april 2026 uitgevoerd, dit is de datum dat we aan de robuustheid criteria moeten voldoen. 2. Waar FUMO niet voldoet zal overleg plaatsvinden met de omgevingsdiensten van de provincies Drenthe en Groningen om af te stemmen met als doel waar nodig en mogelijk elkaar te versterken. 3.

Binnen OmgevingsdienstNL wordt onderkend, gezien de deadlines, dat we met elkaar de robuustheidcriteria niet moeten gaan beschouwen als een lijstje waar je aan moet voldoen (afvink lijstje) maar als een kans voor ontwikkeling van de omgevingsdiensten om een zo hoog mogelijk rendement te verkrijgen voor milieu, maatschappij en niet in de laatste plaats de deelnemers. Hierover vindt nog een gesprek plaats met het Ministerie en OmgevingsdienstNL. 4. Met het Ministerie zal in het eerste kwartaal 2024 nog een gesprek plaatsvinden over de invulling van het plan van aanpak. 5. Er is een klankbordgroep vanuit de deelnemers gemeenschappelijke regeling (GR) FUMO opgericht waarmee in de loop van het proces steeds kan worden afgestemd. 6. Met het AB FUMO zal het plan van aanpak op 29 februari 2024 worden besproken. Dit plan kan afwijken van het uiteindelijk op te sturen plan. Met het DB en AB zal een procedure worden afgesproken zodanig dat het AB het uiteindelijk op te sturen plan heeft goed gekeurd. Kortom: het plan van aanpak Robuustheid FUMO is een plan dat zich voortdurend zal door ontwikkelen. Wijzigingen zullen voordat ze formeel worden gecommuniceerd met het Ministerie IenW altijd worden voorgelegd aan het DB en AB FUMO.

2. Leeswijzer In de checklist vanuit het IBP is aangegeven welk onderwerpen aan de orde moeten komen in het plan van aanpak. In hoofdstuk 3 is een samenvatting gegeven van de aangeleverde zelftoets van de randvoorwaarden en KPI’s. Tevens is daarin verwerkt de wens van de staatssecretaris om alle randvoorwaarden te onderbouwen waarom we wel of niet voldoen. In hoofdstuk 4 is aangegeven per KPI welke maatregelen eventueel genomen moeten worden om te voldoen. Vervolgens is in hoofdstuk 5 opgenomen welk maatregelen getroffen gaan worden om te voldoen aan de randvoorwaarden. Ook in dit hoofdstuk zijn de extra vragen vanuit de beoordeling meegenomen.

4

3. Stand van zaken. In het AB van 19 oktober 2023 is het door de FUMO ingevulde toetsingskader vastgesteld en besloten dit te zenden naar het Ministerie. Die zelftoets wordt bij dit plan gevoegd. Op een aantal onderdelen voldoet de FUMO niet, zie hiervoor de zelftoets. In de brief van het Ministerie dd.17 juli 2023 staat het volgende: “De robuustheidscriteria (effectiviteit, ontwikkelvermogen, wendbaarheid en efficiency) zijn vastgesteld. Deze criteria zijn uitgewerkt in zes genormeerde kritische prestatie-indicatoren (KPI’s)”. De zes KPI’s zijn de volgende: 1. De omvang van het regionaal werkprogramma gecombineerd met het percentage medewerkers in eigen dienst. Deze omvang is minimaal € 16,5 miljoen (inclusief overhead en prijspeil 2023) en 80% van de medewerkers in het primaire proces is in dienst van de organisatie. 2. De dienst voldoet aan geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel de basistaken als de plustaken. 3. De dienst heeft voldoende aandacht, capaciteit en budget voor innovatie blijkend uit aanwezigheid van een (meerjarige) innovatieagenda en vrij besteedbaar budget voor innovatie. Het percentage voor het innovatiebudget wordt in het kader van het onderzoek naar de robuuste financiering nader bepaald. 4. De dienst kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen door het aanhouden van buffers (weerstandsvermogen).

Dit blijkt uit afdoende algemene reserve voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers en expliciete afspraken over uitname. Het percentage voor het weerstandsvermogen wordt in het kader van het onderzoek naar de robuuste financiering nader bepaald. 5. De dienst kan relatie leggen tussen werk, mensen en geld. Er wordt informatie gestuurd gewerkt. Dat komt tot uitdrukking in het percentage van de uitvoeringsformatie VTH voor businessintelligence en opleidingsbudget van 3% van de loonsom. 6. De dienst past bij de identiteit van het werkgebied en er is sprake van samenhang (coherentie) in het takenpakket en logica in het geografisch werkgebied. De maatschappelijke opgave staat centraal. Tevens zijn er zogenoemde randvoorwaarden waaraan de dienst moet voldoen. Een randvoorwaarde is bijvoorbeeld: overdracht van het volledig basistakenpakket. Samengevat: er zijn 4 robuustheid criteria. Om de criteria meetbaar en specifiek te maken zijn zes KPI’s vastgesteld in de Eindnotitie Robuuste Omgevingsdiensten van 15 juni 2023 en zijn een aantal randvoorwaarden opgesteld. Deze zijn opgenomen in de checklist van het Bestuurlijk Overleg IPB VTH d.d. 30 november 2023. Deze checklist wordt hierna gebruikt voor de nadere invulling van het plan van aanpak.

In dit plan dient daarna per kpi en randvoorwaarde aangegeven te worden welke consequenties het heeft als de dienst er niet aan voldoet, een stappenplan en deadlines om voor 1 april2026 alsnog te voldoen, de wijze van besluitvorming en de monitoring. Deze indeling wordt derhalve gebruikt indien niet wordt voldaan aan de kpi en/of randvoorwaarde.

5

6

Stand van zaken/ingediende zelftoets 6 robuustheidscriteria De omvang van het regionaal werkprogramma gecombineerd met het percentage medewerkers in eigen dienst. Deze omvang is minimaal € 16,5 miljoen voor BTP en milieugerelateerde milieutaken (inclusief overhead en prijspeil 2023) en 80% van de medewerkers in het primaire proces is in dienst van de organisatie (KPI 1)

Ja X

Nee

X

De dienst voldoet aan geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel de basistaken als de plustaken (meest recente set) (KPI 2).

X

De dienst heeft voldoende aandacht, capaciteit en budget voor innovatie blijkend

X

7

Toelichting • Omvang Omgevingsdienst: De begrotingswijziging 2023, die op 13 juli door het algemeen bestuur van de FUMO is vastgesteld, heeft een omvang van € 20.4 mln. Hiervan heeft € 0.3 mln betrekking op BRIKS-taken. De rest van de taken betreft milieu-gerelateerd taken. Deze hebben een omvang van € 20.1 mln. Hiermee wordt ruimschoots voldaan aan de norm van € 16.5 mln. • In het primaire proces was in 2022 79% van de medewerkers in vaste dienst. Hier wordt voortdurend aan gewerkt middels de arbeidsmarktcampagne Noordelijke omgevingsdiensten en instroom Young Professionals waar AB financiële middelen voor beschikbaar stelt middels collectieve uren qua improductieve uren. In 2023 was 20,3% flexibele schil. De FUMO hanteert een eigen norm van 15%, deze is alleen voor de jaren 2023 en 2024 verhoogd wegens de lastige arbeidsmarkt. Voor de begroting 2025 is wederom rekening gehouden met 15% flexibele schil. De FUMO werkt continue aan het optimaliseren van het kwaliteitsniveau. In de jaarstukken wordt hierover gerapporteerd. In maart 2023 (voor het jaar 2022) is geconstateerd dat de FUMO op sommige vlakken niet voldoen. Het jaar 2023 wordt in beeld gebracht bij de Jaarstukken 2023.

Gelet op de komst van de Omgevingswet en daarmee de aanwas van nieuw personeel (waar onder Young Professionals) welke daarbij hoort, zal de balans hoe FUMO er nu voor staat in Q2 en Q3 2024 worden opgemaakt. De FUMO heeft geen meerjarige (innovatie)agenda. Wel wordt jaarlijks

6 robuustheidscriteria uit aanwezigheid van een (meerjarige) innovatieagenda en vrij besteedbaar budget voor innovatie. Innovatiekalender en 1% van de begroting besteden aan innovatie (KPI 3).

Ja

De dienst kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen door het aanhouden van buffers (weerstandsvermogen). Dit blijkt uit afdoende algemene reserve voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers en expliciete afspraken over uitname. Weerstandsratio min. 0.8%. Cf BBV vastgesteld. En jaarlijkse actualisatie.

X

Afspraken over terugname plustaken, welke zijn dat en hoe vastgelegd. (KPI 4)

X

Nee

Toelichting de ontwikkelopgave bepaalt. De FUMO heeft jaarlijks € 250.000,00 beschikbaar voor innovatie en daarboven 1.000 uren. Het innovatiebudget voldoet aan de 1% norm, zoals genoemd in de brief van de staatssecretaris van 19 december 2023. Daarnaast heeft de FUMO incidenteel voor 2025 extra € 100.000 begroot voor innovatie. Er is geen specifieke agenda, Wel innoveert FUMO bijv. het toezicht middels drones, snelle motorboot. Het opgenomen bedrag voor 2025 is juist bedoeld om deze agenda meer vorm te geven denk hierbij aan: de altijd actuele digitale vergunning, de robuuste vergunning (DCMR), effectiever toezicht (nog meer op de risico’s in Friesland) en efficiënter (andere vormen van toezicht). De uitwerking is eind 2024, de start januari 2025. De weerstandsratio 0,8 % betreft de verhouding tussen de gekwantificeerde risico's en het weerstandsvermogen. Die is bij ons ongeveer 1. Bij het weerstandsvermogen gaat het in de mate waarin wij middelen kunnen vrijmaken bij substantiële tegenvallers zonder dat het beleid veranderd moet worden. In de gemeenschappelijke regeling staat dat de deelnemers te allen tijde verantwoordelijk zijn voor verliezen van de gemeenschappelijke regeling. We proberen de risico’s te verminderen door een realistisch jaarprogramma en begroting op te stellen.

Daarnaast wordt bij elke begroting een weerstands/risicoparagraaf opgenomen, waarin de te verwachten risico’s worden benoemd. Door het algemeen bestuur is vastgesteld een frictiekostenbeleid (dd 28.3.2019). De frictiekosten bestaan hierin uit twee onderdelen:

8

6 robuustheidscriteria

Ja

De dienst kan relatie leggen tussen werk, mensen en geld. Er wordt informatie gestuurd gewerkt. Dat komt tot uitdrukking in het percentage van de uitvoeringsformatie VTH voor businessintelligence. Er is een business intelligence strategie en unit van min. 3 fte.

Er is een opleidingsbudget van 3% van de loonsom. (KPI 5)

De dienst past bij de identiteit van het werkgebied en er is sprake van samenhang (coherentie) in het takenpakket en logica in het geografisch werkgebied. De maatschappelijke opgave staat centraal. Regionale congruentie (KPI 6)

Nee

Toelichting 1. Kosten van personeel dat achterblijft bij de FUMO en niet direct andere taken kan uitvoeren 2. Lagere dekking voor overheadkosten waardoor de overheadkosten over een kleiner aantal uur moet worden toegerekend Deze frictiekosten worden over een periode van 3 jaar berekend met een afbouw van 50% in jaar 2 en 25% in jaar 3

X

• De FUMO heeft inzichtelijk het werk wat wordt opgedragen door de deelnemers, het aantal fte wat hier noodzakelijk voor is en wat de financiële bijdrage moet zijn van onze deelnemers. • In 2024 heeft de FUMO 1 medewerker en 1 vacature open staan voor business intelligence, een informatieanalist bij de afdeling toezicht en een data-analist binnen het team ICT. • Het out-of-pocket opleidingsbudget conform de vastgestelde begrotingswijziging 2023 bedraagt € 311.716. Dit is 2% van de totale loonsom (incl. begrote inhuurkosten) van € 15.585.803. Daarnaast wordt in de productiviteitsnorm rekening gehouden met 60 uur scholing per fte. In de begrotingswijziging wordt gerekend met 127.2 fte in het primaire proces. In totaal gaat het dus om 7.632 uren. Uitgaande van een kostprijs van ca € 50.- per uur, gaat het om een bedrag van € 381.600. Wanneer dit meegerekend wordt in het opleidingsbudget, wordt in totaal 4.4% van de loonsom besteed aan opleidingen. De aanpak van maatschappelijke opgaven op het gebied van landbouw en natuur, energie en klimaat, landschap en ruimtelijke kwaliteit vraagt om gebiedsgerichte samenwerking tussen nationale en decentrale overheden en regionale

X

X

9

6 robuustheidscriteria

Ja

10

Nee

Toelichting organisaties. Zoals ook in de eindnotitie is omschreven, ontstaat congruentie door aan te sluiten bij de provinciegrens vanwege de nabijheid en karakter en de regierol van deze bestuurslaag bij de milieuopgaven. Ja, het werkgebied van de FUMO is dan ook congruent met het karakter van het werkgebied en de maatschappelijke opgave. Dit blijk uit: • Omvang van de dienst is gelijk aan de Provincie Fryslân • Omvang van de dienst is gelijk aan de omvang van de Veiligheidsregio. • Alle gemeenten binnen de provincie Fryslân zijn deelnemer van de FUMO en geen enkele deelnemer is opgesplitst.

Opgenomen randvoorwaarden Alle gemeenten en provincies nemen deel aan de omgevingsdienst en hebben alle basistaken volledig overgedragen

Ja

De governance is ingericht, er is sprake van goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, onafhankelijkheid en gezag, het accounthouderschap is ingevuld, de directeur heeft een stevige positie en mandaat (als aan 1 van deze onderdelen niet wordt voldaan dan nee invullen) (heeft samenhang met pijler 5)

X

Nee X

Toelichting De nieuwe basistaak energietoezicht per 1 juli 2023 en het actualiseren van vergunningen (gemeentelijke) zijn beide taken die wel zijn overgedragen aan de FUMO, echter waar de FUMO nog geen opdracht voor heeft ontvangen en derhalve nog geen uitvoering aan kan geven bij gebrek aan middelen. De deelnemers zelf voeren de taak niet meer uit. Dus officieel wel alles overgedragen, maar nog niet in uitvoering. De FUMO meent dan ook niet te voldoen aan deze randvoorwaarde. Het AB heeft op 6.4.2023 besloten de nieuwe energietaak per 1.1.2025 door FUMO te laten uitvoeren. Het AB heeft op 14.12.2023 besloten de actualisatie gemeentelijke vergunningen per 1.1.2025 uit te laten voeren door FUMO. Voor dit laatste besluit wordt in 2024 samen met de deelnemers een pva opgemaakt voor uitvoering per 1.1.2025. Governance: de governance notitie is vastgesteld in het AB van 22-102020. Vooraf heeft een traject van een jaar plaatsgevonden, waarbij zowel voor de wettelijk verplichte gremia (AB/DB/ vz) als voor de meer ondersteunende gremia zoals gemeentesecretarissen, vth managers, en vth inhoudelijke deskundigen en controllers duidelijk is vastgelegd: -welke onderwerpen in welk gremia behandeld moeten worden, denk aan begroting, vth uitvoeringsprogramma etc. -wie welke rol inzake welk onderwerp heeft zoals opdrachtgevers- en eigenaarsrol.

Opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol komt verder goed tot uitdrukking bij het VTHuitvoeringsprogramma en de DVO’s.

11

Opgenomen randvoorwaarden

Voor de minimale omvang telt uitsluitend de omzet van de basis- en milieugerelateerde taken. Er is een duidelijk onderscheid tussen deze taken en de niet milieugerelateerde plustaken. Bedoeld wordt de taken BTP, milieugerelateerde plustaken en overige taken

Ja

X

X

12

Toelichting Het vastgesteld mandaat geeft de FUMO een bepaalde mate van onafhankelijkheid. De FUMO beschikt over mandaat alleen mogen wij de laatste stappen in het handhaving traject zoals zelfstandig opleggen dwangsom niet uitvoeren en is het zo geregeld dat bij politiek gevoelige onderwerpen afgestemd moet worden met het bevoegde gezag. Het bevoegd gezag blijft natuurlijk altijd bevoegd gezag en bij vergaande maatregelen lijkt het logisch dat je afstemt met het bevoegd gezag. In de twee jaarlijkse meting VTH komt naar voren dat wij voorloper zijn inzake boa zaken (sr.) maar niet wat betreft inzetten bestuursrechtelijke handhaving middelen. Accounthouderschap is stevig ingevuld middels accountteams voor alle deelnemers incl. verslaglegging en opvolging actiepunten. Evaluatie geeft aan dat dit goed is belegd. De FUMO voert voor het overgrote deel basis en milieugerelateerde taken uit. 3% van de taken bestaan uit BRIKS-taken voor de provincie.

X

Er wordt zelfstandig voldaan aan de minimale normen voor robuustheid (aan alle KPI’s)

Zijn er specifieke kennisgebieden of taken die door een andere dienst worden uitgevoerd? Zo ja, specificatie in pva met daarbij de gemaakte afspraken over o.a. verantwoording

Nee

De FUMO voert zelfstandig alle taken uit. Daar waar de efficiency kan opleveren, wordt samenwerking gezocht met ODG en RUD Drenthe. Er wordt als hiervoor geschreven niet voldaan aan alle KPI’s. Wettelijk is de OD Groningen aangewezen als OD voor de Friese Brzo/RIE-4 taken. Dit heeft geen invloed op de robuustheid van de FUMO. De samenwerking binnen Brzo-/RIE-4 (en de drempelgevallen) verloopt goed, hierover zijn ook samenwerkingsafspraken vastgelegd.

Opgenomen randvoorwaarden Bij de toetsing wordt rekening gehouden met de robuustheid in de toekomst (meerjarig perspectief, waarbij ook onderscheid wordt gemaakt tussen structurele en incidentele middelen). Visie van het AB op toekomst van de FUMO en governance rondom advisering, vergunningen, toezicht en handhaving. Hoe gaan Fumo en deelnemers voldoen aan andere zaken uit IBP zoals relatie met strafrecht, informatiebeheer, kennisontwikkeling, regionale planning, mandaten en monitoring.

Ja

Nee X

Toelichting De hernieuwde missie en visie van de FUMO wordt in Q2 van 2024 vastgesteld. De governance wordt Q3 geëvalueerd. Voor een aantal deelnemers (10) voert de FUMO de strafrechtelijke handhaving uit dit na tevredenheid van het OM, politie en betreffende deelnemers. De huidige constructie wordt in 2024 geëvalueerd. Informatiebeheer wordt geregeld in de I-visie die wordt vastgesteld in Q2 door AB. Nadere uitwerking volgt in 2024. Kennisontwikkeling vindt plaats en zal meer formeel gestalte krijgen via de nieuwe misse en visie. Regionale planning vindt reeds plaats via het VTHuitvoeringsprogramma. Uniform mandaat is geregeld. Monitoring van te behalen resultaten vindt plaats via tertiale en bestuurlijke rapportages.

13

4. Maatregelen per kpi KPI 1

Omvang

a. De norm van 16,5 miljoen voor BTP en milieugerelateerde plustaken. b. De norm van 80 % in eigen dienst. Waarom we voldoen aan de norm van 16,5 miljoen: De begrotingswijziging 2023, die op 13 juli 2023 door het algemeen bestuur van de FUMO is vastgesteld, heeft een omvang van € 20.4 mln. Hiervan heeft € 0.3 mln betrekking op BRIKS-taken. De rest van de taken betreft milieugerelateerde taken. Deze hebben een omvang van € 20.1 mln. Hiermee wordt ruimschoots voldaan aan de norm van € 16.5 mln. In de eindnotitie Robuuste Omgevingsdiensten van 15 juni 2023 wordt ook aangegeven dat in de beschrijving van het nieuwe landschap van omgevingsdiensten in combinatie met voldoen aan kpi’s 1 en 6 er niets hoeft te veranderen in Friesland. De norm van 80 % in eigen dienst. Met 1 januari 2023 als peildatum voldeed de FUMO niet aan de norm van medewerkers in eigen dienst. Gelet op het minimale verschil en de grote veranderingen qua personeelsomvang met de komst van de Omgevingswet, zal FUMO 2024 gaan controleren of er een structureel plan van aanpak moet komen, dan wel dat de FUMO voldoet aan de norm per 1-1-2025. FUMO heeft de verwachting door de succesvolle arbeidsmarktbenadering met de ODG en de RUDD en de grote belangstelling van potentiële sollicitanten voor FUMO dat wij in 2025 wel aan de gevraagde verhouding kunnen voldoen.

In het primaire proces was in 2022 79% van de medewerkers in vaste dienst. In 2023 was 20,3% flexibele schil. De FUMO hanteert een eigen norm van 15%, deze is alleen voor de jaren 2023 en 2024 verhoogd wegens de lastige arbeidsmarkt. Voor de begroting 2025 is wederom rekening gehouden met 15% flexibele schil.

KPI 2

De dienst voldoet aan geldende kwaliteitscriteria VTH voor zowel de basistaken als de plustaken (meest recente set)

Uit de jaarstukken 2022 blijkt dat de FUMO niet voldoet aan enkele criteria. Ook is gebleken dat de kwaliteitscriteria niet zijn ingebed in de wervingsfase en de personeelscyclus en het opleidingsplan. In het visitatierapport van de FUMO (pijler 6) is dit ook geconstateerd. Waarschijnlijk voldoet de Fumo anno 2024 hier niet aan. Dit omdat er veel instroom is geweest van met name zij-instromers en zogenoemde Young Professionals. Dit heeft alles te maken met de huidige arbeidsmarkt. Wat het visitatierapport betreft is hierover qua actie geschreven: ‘-Aan een aantal van de kwaliteitscriteria voldoet de FUMO niet. Dit heeft te maken met het feit dat een deel van de taken nog door gemeenten wordt uitgevoerd. Voor de onderdelen die verbetering behoeven is nog geen oplossing voorgesteld. In Q2 en Q3 2024 wordt inzichtelijk gemaakt wat de stand van zaken is ten aanzien van de kwaliteitscriteria en de wijze waarop de beoordeling in deze tot stand is gekomen. De indruk is dat deze te vrijblijvend en te ruim is gedefinieerd. Daar waar nodig wordt deze concreter gedefinieerd zodat er een beter toetsingskader is. Waar niet aan de criteria wordt voldaan zal een voorstel komen hoe er wel aan kan worden voldaan.’ Waarom in Q2 en Q3? Dit heeft te maken dat de dienst Q1 veel aandacht nodig heeft voor de implementatie van de Omgevingswet.

14

Maatregelen Indien niet wordt voldaan wordt er een plan gemaakt in Q3 2024 dat minimaal zal behelzen: - de zoektocht of het huidige systeem myforms hier nog geschikt voor is en of het vullen door de medewerker wel past bij de wens om robuust te zijn en kwalitatief werk te verrichten. - welk onderwijsaanbod aansluit bij de neutraal omschreven kwaliteitscriteria. - op welke wijze de kwaliteitscriteria, naast de competentiecriteria en de functieomschrijving een plek kunnen krijgen in de werving. - hoe de kwaliteitscriteria een betere plek kunnen krijgen in de personeelsgesprekken en daarmee ook in de opleidingsplannen. - samenwerking met andere diensten. -financiële (evt.) consequenties. Verantwoordelijkheid voor realisatie. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de afdelingshoofden van het primaire proces. Besluitvorming. De besluitvorming ligt bij het MT FUMO. Het AB (en het daarvoor geplande DB) zal indien er veranderingen plaatsvinden m.b.t. het plan voor de aanpak van robuustheid op de hoogte worden gesteld en waar nodig zal het ter besluitvorming worden voor gelegd. Monitoring. De monitoring en de deadlines zullen in het plan van aanpak kwaliteitscriteria worden opgenomen.

KPI 3 Innovatie Innovatiekalender en 1% van de begroting besteden aan innovatie. De FUMO heeft geen meerjarige (innovatie)agenda. Wel wordt jaarlijks de ontwikkelopgave bepaalt voor het komende jaar, middels een uitvoeringsprogramma. De FUMO heeft jaarlijks € 250.000,00 beschikbaar voor innovatie en daarboven 1.000 uren. De dienst moet voldoende aandacht, capaciteit en budget hebben voor innovatie. Hier moet gedacht worden aan het ontwikkelen van een vernieuwd product, proces of manier van werken. Er moet een meerjarige agenda komen. Het innovatiebudget voldoet aan de 1% norm, zoals genoemd in de brief van de staatssecretaris van 19 december 2023. Maatregelen Agenda en uitvoering. De FUMO heeft incidenteel voor 2025 extra € 100.000 begroot voor innovatie. In Q3 2024 gaat de FUMO inventariseren en een agenda opmaken samen met de deelnemers voor het jaar 2025 en de jaren erna. In ieder geval dient bij het inrichten van de agenda aandacht te zijn voor effectievere werkvormen en meer outcome gericht werken. Verantwoordelijk voor realisatie De opmaak van de agenda vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering. Dit geldt ook voor de juiste vorm; in samenwerking met de deelnemers. De uitvoering vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden van het primaire proces. Besluitvorming De besluitvorming ligt bij het MT FUMO.

Het AB (en het daarvoor geplande DB) zal indien er veranderingen plaatsvinden m.b.t. het plan op de hoogte worden gesteld en waar nodig zal het ter besluitvorming worden voor gelegd.

15

Monitoring De monitoring en de deadlines zullen in het plan worden opgenomen.

KPI 4

Continuïteit a Weerstandsratio van minimaal 0.8 %. b Afspraken over terugname plustaken.

De dienst kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen door het aanhouden van buffers (weerstandsvermogen van 0,8%). De weerstandsratio 0,8 % betreft de verhouding tussen de gekwantificeerde risico's en het weerstandsvermogen. Die is bij ons ongeveer 1. Bij het weerstandsvermogen gaat het in de mate waarin wij middelen kunnen vrijmaken bij substantiële tegenvallers zonder dat het beleid veranderd moet worden. In de gemeenschappelijke regeling staat dat de deelnemers te allen tijde verantwoordelijk zijn voor verliezen van de gemeenschappelijke regeling. We proberen de risico’s te verminderen door een realistisch jaarprogramma en begroting op te stellen. Daarnaast wordt bij elke begroting een weerstands/risicoparagraaf opgenomen, waarin de te verwachten risico’s worden benoemd. Afspraken over terugname plustaken Door het algemeen bestuur is vastgesteld een frictiekostenbeleid (dd 28.3.2019). De frictiekosten bestaan hierin uit twee onderdelen: 1. Kosten van personeel dat achterblijft bij de FUMO en niet direct andere taken kan uitvoeren 2. Lagere dekking voor overheadkosten waardoor de overheadkosten over een kleiner aantal uur moet worden toegerekend Deze frictiekosten worden over een periode van 3 jaar berekend met een afbouw van 50% in jaar 2 en 25% in jaar 3

KPI 5. Sturing a Er is een business intelligence strategie en unit van min. 3 fte. b Er is een opleidingsbudget van 3% van de loonsom. Aan beide onderdelen kan FUMO qua genoemde cijfers voldoen zie tabel (p.8) bij deze KPI. Sturing richting optimale verantwoording over behaalde milieuresultaten. De dienst kan de relatie leggen tussen werk, mensen en geld. Op deze manier is de begroting van FUMO opgebouwd en is ook het uitvoeringsprogramma opgebouwd. De dienst is niet in staat zich optimaal te verantwoorden op behaalde milieuresultaten met het oog voor (kosten)effectiviteit. Dat wordt op dit moment ook niet gevraagd door de deelnemers. Er is wel behoefte aan verandering. Ook de deelnemers vinden steeds meer dat de dienst zich moet kunnen ontwikkelen naar een meer outcome gerichte organisatie. Hiervoor wordt verwezen naar het geschrevene onder KPI 3. Informatiegestuurd werken De behoefte aan en de noodzaak om informatie gestuurd te werken wordt breed gedeeld bij deelnemers en de medewerkers van de FUMO. In het VTH-beleid is informatie gestuurd werken benoemd als een onmisbaar onderdeel van de (toekomstige) taakinvulling. Er wordt hier al incidenteel mee geëxperimenteerd. Op dit moment is het informatiegestuurd en data gedreven werken nog beperkt tot het organiseren van risico gestuurd toezicht.

16

Om in de toekomst informatie gestuurd werken echt succesvol in te vullen, is werken onder architectuur en een robuuste invulling van informatiebeheer in de VTH-keten randvoorwaardelijk. Op dit moment zijn beide terreinen onvoldoende ingevuld bij FUMO, ook niet in de relatie met de deelnemers. De koepelorganisatie Omgevingsdiensten NL heeft, in lijn met het programma VTHstelsel, twee initiatieven gestart: - Ontwikkeling van een conceptueel informatiemodel van het VTH-stelsel (keten breed); - Ontwikkeling van een referentiearchitectuur (alleen betrekking op de omgevingsdiensten). Dit is echter nog in een beeldvormende fase en geeft nog onvoldoende richting. De FUMO sluit aan op de landelijke ontwikkelingen die volgen uit programma VTH-stelsel pijler 3. Er wordt gewerkt aan een landelijk (conceptueel) informatiemodel voor het VTH-stelsel als geheel en er zijn plannen voor een referentiearchitectuur die betrekking heeft op de omgevingsdiensten Verbeteractie zal zijn dat in 2024 een i-visie wordt vastgesteld door het AB, waarin programma’s worden geïnitieerd om beter een relatie te kunnen leggen tussen werk en omgeving. Daarmee kan de informatievoorziening worden verbeterd en de data kwalitatief beter worden. Hierbij zal worden samengewerkt met de ODG en de RUDD. Maatregelen.

Er is een concept I-visie die op 11 april aanstaande wordt aangeboden aan het AB ter vaststelling en daarvoor aan het DB. Na vaststelling zal de uitvoering samen met de deelnemers moeten gaan plaatsvinden in 2024 en 2025 middels een uitvoeringsplan. Verantwoordelijk voor realisatie Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering is hiervoor verantwoordelijk. Besluitvorming. De besluitvorming m.b.t. de uitvoering ligt bij het MT FUMO. Het AB (en het daarvoor geplande DB) zal indien er veranderingen plaatsvinden m.b.t. het plan robuustheid op de hoogte worden gesteld en waar nodig zal het ter besluitvorming worden voor gelegd. Beide gremia worden van de voortgang op de hoogte gehouden. Monitoring. De monitoring en de deadlines zullen in het plan worden opgenomen.

KPI 6 Regionale congruentie. De aanpak van maatschappelijke opgaven op het gebied van landbouw en natuur, energie en klimaat, landschap en ruimtelijke kwaliteit vraagt om gebiedsgerichte samenwerking tussen nationale en decentrale overheden en regionale organisaties. Zoals ook in de eindnotitie is omschreven, ontstaat congruentie door aan te sluiten bij de provinciegrens vanwege de nabijheid en karakter en de regierol van deze bestuurslaag bij de milieuopgaven. Ja, het werkgebied van de FUMO is dan ook congruent met het karakter van het werkgebied en de maatschappelijke opgave. Zie tabel p.9. Zoals ook eerder aangehaald staat in de eindnotitie Robuuste Omgevingsdiensten van 15 juni 2023 aangegeven dat in de beschrijving van het nieuwe landschap van omgevingsdiensten in combinatie met voldoen aan kpi’s 1 en 6 er niets hoeft te veranderen in Friesland.

17

5. Maatregelen per randvoorwaarde. In de genoemde checklist (p.6) staan de randvoorwaarden, zoals deze zijn vastgesteld in de eindnotitie van 15 juni 2023. Die worden hieronder achtereenvolgens beschreven en de huidige stand van zaken. Randvoorwaarde 1 Overdracht van volledig basistakenpakket (BTP) Op twee onderdelen wordt nog niet voldaan. 1.1 Basistaak energietoezicht Toezicht en handhaving op de energie besparings-, informatie- en onderzoeksplichten zijn met de aanpassing van de energiebesparingsplicht ook toegevoegd aan het Basistakenpakket (BTP) van de omgevingsdiensten. De FUMO voert voor de huidige bij haar ingebrachte basistaakbedrijven toezicht en handhaving uit op het gebied van energiebesparing. Deze actualisatie brengt een uitbreiding van de bestaande (zie hiervoor) taken met zich mee. Dit betekent dat de omgevingsdiensten naast de huidige basistaak bedrijven, voor alle type A en B inrichtingen de toezicht- en handhavingstaken op het gebied van energiebesparende maatregelen moet gaan uitvoeren. In het AB van 6 april 2023 is besloten om de FUMO en deelnemers voldoende tijd te geven voor implementatie van de wetswijziging en daarmee om de taken per 1 januari 2025 uit te voeren. Er is reeds ingestemd met een procesaanpak gevolgen actualisatie en inrichting toezicht energiebesparende maatregelen.

Met de daarin vastgelegde tijdspad zal de FUMO voldoen op 1 januari 2025 aan deze randvoorwaarde en daarmee binnen de gestelde twee jaar om te komen tot een robuuste omgevingsdienst. Gelet op deze besluiten, welke als bijlage zullen worden gevoegd, zal er geen nader plan van aanpak worden geschreven. 1.2 Actualiseren van vergunningen Sinds de oprichting van de FUMO is er onvoldoende of geen aandacht geweest voor het periodiek actualiseren van verleende vergunningen voor gemeentelijke inrichtingen. Hiervoor hebben de gemeenten de afgelopen jaren beperkt of geen opdracht verstrekt. De FUMO heeft dit altijd als basistaak in haar pakket gehad, echter geen structurele middelen om hier uitvoering aan te geven. In 2024 zal er een plan van aanpak liggen om structureel inhoud te kunnen geven aan deze basistaak, namelijk het actualiseren van vergunningen. Gelet op dit voornemen, zal er geen nader plan van aanpak worden geschreven. Dit is conform het besluit in het AB d.d. 14.12.2023. Randvoorwaarde 2 Governance en mandaat directeur Governance: de governance notitie is vastgesteld in het AB van 22 oktober2020.

Vooraf heeft een traject van een jaar plaatsgevonden, waarbij zowel voor de wettelijk verplichte gremia (AB/DB/ vz) als voor de meer ondersteunende gremia zoals gemeentesecretarissen, vth managers, en vth inhoudelijke deskundigen en controllers duidelijk is vastgelegd:-welke onderwerpen in welk gremia behandeld moeten worden, denk aan begroting, vth uitvoeringsprogramma etc.;-wie welke rol inzake welk onderwerp heeft zoals opdrachtgevers- en eigenaarsrol;-opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol komt verder goed tot uitdrukking bij het VTH uitvoeringsprogramma en de DVO’s. Het vastgesteld mandaat geeft de FUMO een bepaalde mate van onafhankelijkheid. De FUMO beschikt over mandaat alleen mag de FUMO de laatste stappen in het handhaving traject zoals zelfstandig opleggen dwangsom niet uitvoeren en is het zo geregeld dat bij politiek gevoelige onderwerpen afgestemd moet worden met het bevoegde gezag. Accounthouderschap is stevig ingevuld middels accountteams voor alle deelnemers incl. verslaglegging en opvolging actiepunten. Evaluatie geeft aan dat dit goed is belegd.

18

Randvoorwaarde 3 Minimale omzet en onderscheid maken tussen BTP, milieugerelateerde plustaken en evt. overige taken De minimale omzet is beschreven bij KPI 1 (p.14) en daar voldoet de FUMO aan. Het onderscheid in de aangegeven taken wordt aangegeven in de begrotingen, de verantwoordingen en in de DVO’s. Randvoorwaarde 4 Zelfstandig voldoen aan alle KPI’s voor robuustheid Bij de verantwoording over de KPI’s blijkt dat FUMO nog niet op alle fronten voldoet. Als je de balans opmaakt moet er zeker nog wat gebeuren maar het wel kunnen voldoen is geen onmogelijkheid. Met uitzondering van KPI 2. In het kader van de kwaliteitscriteria is de kwaliteit van de medewerker in een enkele geval afhankelijk gemaakt van het aantal aanvragen over een bepaald onderwerp. Hier zal moeten worden nagegaan of samenwerking met andere diensten noodzakelijk is. Randvoorwaarde 5 Afspraken en verantwoording over gedeelde taken die bij andere omgevingsdiensten zijn belegd. De ODG voert de BRZO-taken uit van de BRZO-bedrijven die in de provincie Friesland zijn gevestigd. Dit zijn niet taken die FUMO bij hen heeft belegd maar bij wet zijn ondergebracht bij BRZOomgevingsdiensten.FUMO heeft verder geen taken bij andere omgevingsdiensten belegd.

Randvoorwaarde 6 Visie van het AB op de toekomst van de omgevingsdienst en de governance rondom uitvoering van advisering, vergunningen, toezicht en handhavingstaken van de bevoegde gezagen. Onderdeel is inzicht geven hoe aan de overige pijlers IBP wordt voldaan (relatie met strafrecht, informatiebeheer, kennisontwikkeling, regionale planning, mandaten en monitoring). De hernieuwde missie en visie van de FUMO wordt in Q2 van 2024 vastgesteld. De governance wordt Q4 geëvalueerd. Voor een aantal deelnemers (10) voert de FUMO de strafrechtelijke handhaving uit dit na tevredenheid van het OM, politie en betreffende deelnemers. De huidige constructie wordt in 2024 geëvalueerd. Informatiebeheer wordt geregeld in de I- visie die wordt vastgesteld in Q2 door AB. Nadere uitwerking volgt in 2024. Kennisontwikkeling vindt plaats en zal meer formeel gestalte krijgen via de nieuwe misse en visie. Regionale planning vindt reeds plaats via het VTH-uitvoeringsprogramma. Uniform mandaat is geregeld. Monitoring van te behalen resultaten vindt plaats via tertiale en bestuurlijke rapportages.

19