bijl. 2 - Raadsbrief over organisatie-ontwikkeling

Raadsbrief

Aan:

de gemeenteraad

Afzender:

het college van B&W

Datum:

24 juni 2025

Onderwerp:

Organisatieontwikkeling

Geachte raad, In deze brief informeren wij u, over hoe wij het door u beschikbaar gestelde budget voor organisatieontwikkeling hebben besteed en wat onze vervolgstappen zijn. Op 9 juli 2024 heeft uw raad € 80.000 vrijgegeven uit de algemene reserve voor de volgende doelen. 1) Leiderschapsontwikkeling 2) Ontwikkelen van een visie op de dienstverlening 3) Organisatie-onderzoek naar de uitvoeringskracht Wij informeren u in deze raadsbrief over hoe wij uitvoering hebben gegeven aan bovenstaande doelen, hoe wij er vervolg aan gaan geven en sluiten deze raadsbrief af met een financieel overzicht. 1) Leiderschapsontwikkeling Ons college heeft een koers voor organisatieontwikkeling vastgesteld. Deze koers heeft onder andere ingezet op een nieuwe organisatiestructuur. Deze nieuwe structuur verbetert de dienstverlening aan onze inwoners doordat we compacte teams hebben gevormd die beter inspelen op maatschappelijke vragen. Door teams te hernoemen naar bijvoorbeeld Gastvrijheid & Inwonerszaken, Gebruik ruimte, milieu en energie, Maatschappij, Zorg & Welzijn, enzovoort, sluiten we beter aan op de behoeften van de mienskip en gemeentelijke processen. Op 15 mei jl. zijn zes teams gestart onder leiding van een parttime teamleider. De teamleiders hebben naast hun leidinggevende taken ook inhoudelijke taken. Alle teamleiders zijn in de organisatie gevonden.

De gemeentesecretaris en loco-secretaris sturen ook beiden een team aan. Er is een bureau geselecteerd dat intussen is gestart met een leiderschapsontwikkeltraject, met als doel leiderschapscompetenties verder te ontwikkelen en het managementteam te begeleiden in de verdere organisatieontwikkeling. 2) Wij hebben een visie op de dienstverlening laten opstellen. Hiervoor is dwars door de organisatie betrokkenheid geweest van medewerkers. Want dienstverlening is van ons allemaal. Ook u als raad bent betrokken op 11 februari jl. tijdens een informatieve raadsvergadering, waarin u kennis heeft kunnen nemen van de resultaten van een inwonersenquėte. Wij leggen op 8 juli 2025 onze visie op de dienstverlening aan u voor ter vaststelling. Om de dienstverlening te verbeteren is een incidentele investering van € 100.000 nodig om o.a. onze processen te digitaliseren, website te verbeteren enzovoort. Deze kosten zijn verwerkt in de Nota Financieel Kader die op 24 juni 2025 aan u wordt voorgelegd. 3) Wij hebben BMC gevraagd een onderzoek te doen naar onze uitvoeringskracht. BMC heeft een analyse gemaakt van de staat van Schiermonnikoog aan de hand van een PESTELanalyse. BMC heeft m.b.v. een PESTEL-analyse in beeld gebracht hoe de staat is in onze gemeente op het gebied van politiek, economie, maatschappelijk, technologie, ecologie en

Raadsbrief regelgeving. BMC heeft geconcludeerd dat Schiermonnikoog ontwikkeling nodig heeft binnen het sociaal-economisch domein en moet versnellen met digitaliseren als onderdeel van technologie. Op basis van de PESTEL-analyse heeft BMC ons geadviseerd om te ontwikkelen naar een gedifferentieerde regiegemeente, een impuls te geven aan de leefbaarheid door meer aandacht te geven aan verjonging van de eilander gemeenschap en te versnellen op technologie (digitalisering), zowel in onze organisatie als in de gemeenschap. BMC heeft op 6 mei jl. de onderzoeksresultaten aan u gepresenteerd. Het onderzoeksrapport en de presentatie heeft u ontvangen en kunt u terugvinden op https://schiermonnikoog.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/eb2d345c-62ca-46fd-baff3206003abac3 U heeft op 9 juli 2024 €225.000 structureel budget toegevoegd aan de personeelsbegroting. Wij hebben BMC ook gevraagd om ons te adviseren over de besteding van dit structurele budget, op basis van hun onderzoeksresultaten. Zij hebben het advies in vijf punten gegeven. Ons college heeft zich beraden over deze vijf punten. Hieronder informeren wij u over de wijze waarop wij deze vijf adviespunten gaan uitvoeren. Advies van BMC 1) Stel een junior beleidsmedewerker 32-36 uur aan met een breed profiel, die met name sociaal-economisch wordt ingezet om hiermee een impuls te geven aan de leefbaarheid.

Wij nemen dit advies over. Hiermee kan binnen het team Beleid en Ontwikkeling een aantal zaken in gang gezet worden, zoals vrijmaken adjunct directeur voor leiderschap en strategische denkkracht, het ondersteunen van beleidsmedewerkers met uitvoerende taken, het optuigen van voorwaarden voor nieuwe economieën t.b.v verjonging van de gemeenschap en het invullen van een aantal werkzaamheden die nu blijven liggen, zoals monitoring van taken uitgevoerd door derden via DVO’s. Kosten: €70.000 2) Neem afscheid van de versplinterde inzet over vier inhuurkrachten op omgeving en stel daarvoor twee omgevingsadviseurs aan. Wij nemen dit advies over en zullen na de zomer van 2025 starten met het werven van omgevingsadviseurs. Hiermee bereiken we dat we de inhuurkosten kunnen gaan verlagen, het takenpakket kunnen laten aansluiten bij de Omgevingswet en de arbeidsmarkt op kunnen gaan met moderne profielen. Kosten € 40.000 euro. 3) Voeg een nieuwe functie van informatiemanager toe aan de organisatie, met als doel de organisatie te moderniseren op digitalisering, inwonersparticipatie, Wet Open Overheid, enzovoort. Wij onderschrijven de noodzaak om te digitaliseren. Echter, wij zullen niet direct starten met het werven van een informatiemanager.

We achten het noodzakelijk om eerst een verdiepende analyse te maken van de huidige én gewenste situatie in het domein van automatisering, informatisering en digitalisering. Ook is het noodzakelijk om te onderzoeken wat in waddenverband kan worden opgepakt en wat in onze eigen organisatie moet worden uitgevoerd. Pas als we dit beeld compleet hebben kunnen we effectief de arbeidsmarkt op met een profiel voor de te werven informatiemanager. Kosten: € 80.000 4) Doe een verkenning naar de mogelijkheden om een aantal beleidsonderwerpen onder regie weg te zetten bij (een) andere gemeente(n). Wij nemen dit advies over. Wij nemen dit mee in een evaluerende analyse van alle DVO’s met als doel onze gemeentelijke processen die door andere gemeenten voor ons worden uitgevoerd zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren. Kosten €30.000 euro

Raadsbrief Dit kan betekenen dat wanneer we andere keuzes gaan maken incidenteel frictiekosten verschuldigd zijn. Deze frictiekosten worden meegenomen in een kosten-baten analyse. Incidentele frictiekosten zijn geraamd op €100.000 en opgenomen in de NFK. 5) De visie op dienstverlening gaat uit van verruimde openingstijden. BMC adviseert de openingstijden niet te verruimen en ook in de middag niet telefonisch bereikbaar te zijn, maar wel om een slag te maken met digitalisering. Wij volgen het advies van BMC op dit punt niet op. Wij willen onze dienstverlening verbeteren door o.a. in de middag het gemeentehuis open te stellen en daarvoor een receptiefunctie in te richten. Ook willen wij ’s middags telefonisch bereikbaar zijn. Op 8 juli 2025 wordt de dienstverleningsvisie aan u voorgelegd ter vaststelling. De realisatie van de dienstverleningsvisie kan via incidenteel geld geïmplementeerd worden. Kosten € 100.000 voor implementatie (zie ook punt 2 op pag. 1) door de inzet van een dienstverleningsregisseur. Voor het inrichten van de receptiefunctie is structurele uitbreiding nodig van 1 fte bij Gastvrijheid & Inwonerszaken. Deze structurele uitbreiding is gedekt in de begroting. Voor diverse technologische ICT-aanpassingen t.b.v. o.a. het verbeteren van de dienstverlening en andere aanpassingen kan het nodig zijn om nieuwe software/hardware aan te schaffen.

Dit zal blijken uit het plan van aanpak van de dienstverleningsregisseur. Wij hebben hiervoor incidenteel €50.000 voor opgenomen in de begroting. Samenvattend Financieel overzicht Met het voornoemde pakket aan maatregelen kunnen wij én onze dienstverlening verbeteren én onze organisatie moderniseren met als doel onze uitvoeringskracht op orde te brengen en voor de lange termijn op orde te houden. U heeft ons gevraagd u te informeren over de besteding van de 225.000 euro die u structureel heeft toegekend en is verwerkt in de begroting. De 225.000 zullen wij als volgt besteden. Junior beleidsmedewerker: Informatiemanager: Omgevingsadviseurs: Beleidswerk onder regie:

€ 70.000 € 80.000 € 45.000 € 30.000 ------------€ 225.000

Voor de incidentele kosten in 2026, in totaal € 200.000, die gepaard gaan met het voornoemde pakket aan maatregelen, hebben wij dekking gevonden in de begroting en krijgt u gepresenteerd in de NFK. Om de dienstverlening te verbeteren, in overeenstemming met onze visie op de dienstverlening, is een structurele capaciteitsuitbreiding van €50.000 noodzakelijk ten behoeve van verruimde openingstijden en telefonie. De benodigde financiering wordt gevonden door vrijval van loonsom, veroorzaakt door een vermindering op inhuur, te benutten binnen de begroting. De kosten zijn hieronder samengevat weergegeven. Maatregelen Junior Beleidsmedewerker Informatiemanager Omgevingsadviseurs DV-regisseur Capaciteit verruimde openingstijden en telefonie Aanschaf software/hardware Beleidswerk onder regie in DVO

Raming €

I/S

Dekking

70.000 80.000 45.000 100.000 50.000

S S S I S

Meerjarenbegroting / personeelsbudget Meerjarenbegroting / personeelsbudget Meerjarenbegroting / budget Meerjarenbegroting / organisatieontwikkeling Meerjarenbegroting / personeelsbudget

50.000 30.000

I S

Meerjarenbegroting / ICT Meerjarenbegroting / personeelsbudget

Raadsbrief Eventuele frictiekosten

100.000

I

Meerjarenbegroting / organisatieontwikkeling

Wij hopen u met bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd.