B&W 6-2 Uitvoeringsagenda IBT 2023-2024 avg

Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht (IBT) 2023 - 2024 ‘Verder vormgeven van risicogericht maatwerktoezicht in de provincie Fryslân’

Afdeling bestuurszaken Team IBT Mei-juni 2023

Inleiding In deze uitvoeringsagenda schetsen wij de werkzaamheden die we in 2023 en 2024 gaan uitvoeren op het terrein van het interbestuurlijk toezicht (IBT). Met deze agenda werken we verder aan de vormgeving van risicogericht maatwerktoezicht, een proces waar we in 2022 mee zijn gestart. De nadruk hierbinnen ligt op het aangaan van de dialoog en lerend toezicht. Deze agenda volgt de Uitvoeringsagenda IBT 2022 op. In januari 2023 heeft GS het beleidskader IBT 2023 (‘Met open vizier samen werken aan risicogericht maatwerk toezicht’) vastgesteld. Daarmee is het fundament voor het IBT de komende jaren gelegd, de periode waarin het risicogericht maatwerktoezicht echt vorm zal krijgen. Dit proces kost tijd. De methodiek is nieuw en de toezichthouder en toezichtontvangers moeten hiermee bekend raken. Doel is om in 2023-2024 voor iedere toezichtontvanger een individueel toezichtplan voor de komende jaren op te stellen en deze te ‘vullen’ met informatie vanuit themaonderzoeken en toezichtgesprekken en afspraken die we met elkaar maken (of hebben gemaakt).

Een uitvoeringsagenda voor 2023 én 2024? De reden dat wij kiezen om een uitvoeringsplan voor twee jaren op te stellen, is dat we onze toezichtontvangers en de provinciale ambtelijke dienst een inkijkje willen geven in de middellange termijn van wat zij de komende anderhalf jaar op gebied van IBT kunnen verwachten.

In het individuele toezichtplan werken we samen om uitvoeringsrisico’s van medebewindstaken te identificeren, te prioriteren en toe te werken naar adequate beheersing. De grootste risico’s koppelen we aan maatregelen, zodat we zichtbaar maken wat een toezichtontvanger doet om tot goede beheersing te komen. Het toezichtplan is het uitgangspunt van de contacten met en/of bezoeken aan een toezichtontvanger en deze zal regelmatig geüpdatet worden.

Ontwikkelingen in het IBT Het IBT in beweging; de Agenda van de Toekomst van het (interbestuurlijk) Toezicht (ATT) loopt dit jaar af en 2023 wordt gezien als oogstjaar. Dit initiatief van de ministeries van Financiën en BZK, het IPO en de VNG, heeft als doel om IBT slagvaardiger en toekomstgerichter te maken. Als provincie zijn we benieuwd wat de opbrengsten zijn en welke toevoegingen of aanpassingen gedaan zullen worden in de inrichting en uitvoering van het IBT. Behalve de oogst van de ATT, komt er ook nieuwe wetgeving op ons af die het IBT (mogelijk) raakt. De Omgevingswet (per 1 januari 2024), Archiefwet 2021 (invoering 1 januari 2025) en de Wet Digitale Overheid (invoering per 1 juli 2023) zijn hier voorbeelden van, het wetsvoorstel ‘Versterking regie volkshuisvesting’ heeft raakvlakken met het IBT. Als coördinerend team IBT houden we de ontwikkelingen rondom nieuwe en/of veranderende wetgeving in de gaten. Zo nodig passen we de uitvoeringsagenda hierop aan. Tot slot een aantal mededelingen over de personele bezetting van het coördinerend team IBT. In het najaar van 2022 is provinciearchivaris tot verdriet van ons allen overleden. Adjunctprovinciearchivaris is zijn opvolger. Per augustus 2022 is teruggetreden als teamleider Toezicht en Ondersteuning en vervult hij de functie van coördinator IBT. heeft hem als teamleider per 1 september 2022 opgevolgd.

Tot slot heeft in januari 2023 afscheid van zijn functie en het team genomen.

2

1. Wat gaan we doen op de korte termijn? Het IBT houdt toezicht op alle medebewindstaken die wettelijk bij gemeenten en waterschappen zijn neergelegd (op een aantal uitzonderingen na vanwege het ontbreken van expertise). In het verleden hebben provincies afspraken gemaakt over de meest risicovolle medebewindstaken en deze ‘gebundeld’ in een aantal toezichtdomeinen. In Fryslân zijn dat er in totaal zeven: archief- en informatiebeheer, huisvesting statushouders, archeologie en monumentenzorg (erfgoed), omgevingsrecht en ruimtelijke ordening, water en riolering en Frysk. Deze laatste twee domeinen zijn door de provincie Fryslân zelf aan het IBT toegevoegd. Via toezichtgesprekken en themaonderzoeken wordt actief toezicht gehouden op deze domeinen. Bij Wetterskip Fryslân wordt toezicht gehouden op de domeinen archief en informatiebeheer en het omgevingsrecht. In de afgelopen periode (januari – april) lag de nadruk op het vaststellen van het beleidskader IBT (per 31 januari 2023) en deze per brief ter kennisgeving aan te bieden aan onze toezichtontvangers (Friese gemeenten en Wetterskip Fryslân). In november en december 2022 zijn er een tweetal themaonderzoeken uitgezet op het terrein van het omgevingsrecht en erfgoed. In de afgelopen maanden is er gewerkt aan het verzamelen en analyseren van aangeleverde informatie door toezichtontvangers.

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke werkzaamheden we op de korte termijn (2023) zullen uitvoeren. In hoofdstuk 2 gaan we in op de planning van 2024.

1.1 Opstellen en publiceren jaarverslag IBT 2022 We stellen een generiek jaarverslag over onze IBT-werkzaamheden in 2022. Dit verslag wordt vastgesteld door GS waarna het met onze toezichtontvangers wordt gedeeld. In het kort: - In de periode maart – juli 2022 hebben wij met alle Friese gemeenten en Wetterskip Fryslân gesproken. Kennismaking met de betrokken ambtenaren bij de toezichtontvangers en het IBT-veld in de breedte (‘nulmeting’) was de insteek van deze gesprekken. Deze rondgang heeft een eerste beeld opgeleverd van de uitvoeringskant aan de kant van de gemeenten en het Wetterskip. Daarbij is vooral gefocust op uitdagingen en problemen waar onze collega’s in de uitvoering tegenaan lopen. De opbrengst van deze gesprekken is vertaald naar individuele rapportages, waarna deze voor wederhoor zijn gedeeld met de gemeenten. De uitkomsten – de rode draad – van deze gesprekken, zijn opgenomen in het jaarverslag. - In november-december 2022 zijn er twee themaonderzoeken uitgevoerd binnen de domeinen omgevingsrecht en archeologie & monumentenzorg (erfgoed). De uitkomsten op hoofdlijnen zijn opgenomen in dit jaarverslag. - Behalve deze gesprekken is er 2022 ook een nieuw beleidskader IBT 2023-2026 op- en vastgesteld, dat mede tot stand is gekomen door de gesprekken met gemeenten en de provinciale ambtelijke dienst. Bij dit nieuwe beleidskader wordt stilgestaan in het jaarverslag.

1.2 Toezichtgesprekken n.a.v. uitkomsten themaonderzoeken december 2022 Met een themaonderzoek diepen we een geconstateerd risico uit en zoeken we naar manieren (‘best practices’) om gemeenten te adviseren over de beheersing of bestrijding. Ook kan dit instrument worden ingezet om IBT-gerelateerde meldingen of klachten te onderzoeken en actie te ondernemen. De eerste ronde themaonderzoeken zijn eind 2022 binnen de domeinen Omgevingsrecht en Erfgoed (archeologie) ingezet. Vrijwel alle Friese gemeenten hebben meegewerkt aan ons informatieverzoek. In de afgelopen maanden is de aangeleverde informatie verzameld en geanalyseerd. De resultaten van de analyse zijn besproken met collega-ambtenaren van de ambtelijke dienst, waarna gezamenlijk is vastgesteld bij welke gemeenten de grootste uitdagingen liggen en met welke gemeenten wij in gesprek willen. Het doel hierbij is om maatwerk te leveren; begonnen wordt met de gemeenten waar de grootste tekortkomingen zijn geconstateerd. Met de gemeenten waarbij geen problemen zijn geconstateerd, zal geen gesprek worden gevoerd. De eerste gesprekken zullen voor het zomerreces 3

worden gevoerd, na het zomerreces volgen gemeenten waar kleine(re) tekortkomingen zijn geconstateerd. Uitkomsten van de themaonderzoeken worden opgenomen in individuele toezichtplan, net zoals de maatregelen die worden genomen door de toezichtontvanger.

1.3 (Doorlopend ’23-‘24:) Vormgeven interne samenwerking ambtelijk dienst IBT is een wettelijke taak van de provincie. Binnen de provincie Fryslân ligt de coördinatie belegd bij team IBT (afdeling Bestuurszaken). Het coördinerende team IBT is verantwoordelijk voor de beleidsmatige omkadering en handhaving van het toezicht. De vakinhoudelijk expertise in relatie tot de toezichtdomeinen (inhoudelijke invulling van de toezichttak) ligt buiten het coördinerende IBTteam, namelijk bij de beleidsafdelingen. Om risicogericht maatwerktoezicht effectief in te vullen, willen wij de samenwerking tussen Bestuurszaken en de beleidsafdelingen versterken. Immers, een goede invulling vereist directe betrokkenheid en input van beleidsafdelingen. Dit uitgangspunt ligt vastgelegd in het beleidskader IBT 2023-2026. Wij houden hierbij rekening met de gevolgen van de organisatieontwikkeling die zich momenteel (op de achtergrond) binnen de provincie voltrekt. Het initiatief tot het maken van afspraken hierover, ligt bij het coördinerend team IBT. De verantwoordelijkheid voor het invullen van IBT namens de provincie is een gezamenlijke opgave. Afgelopen periode is er samen met de interne organisatie gewerkt aan de eerdergenoemde themaonderzoeken. Wij beschouwen dit als een eerste stap richting de versterking van de (formele) samenwerking. De ervaringen tot nu toe zijn positief.

Na afronding van deze uitvoeringsagenda kan een voorzichtige inschatting worden gemaakt van de hoeveelheid benodigde uren die nodig zijn om de IBT-taken gezamenlijk uit te voeren. Indien de betrokken beleidsafdelingen tijdens de uitvoering meer uren moeten maken c.q. er sprake is van meer benodigde capaciteit, zal er in overleg gekeken worden naar een oplossing.

1.4 (Doorlopend ’23- ‘24:) Versterking van informatiepositie Versterking van de informatiepositie van het coördinerend team IBT speelt een belangrijke rol in het vormgeven van bovenstaande samenwerking. Toezichtontvangers zijn wettelijk verplicht om op een aantal (IBT-gerelateerde) terreinen informatie te delen met de provincie. Om onze coördinerende IBT-taken op juiste wijze uit te kunnen voeren, is het van belang te beschikken over (of toegang hebben tot) wettelijke informatie die toezichtontvangers aan de provincie Fryslân verstrekken. In de gesprekken met de beleidsafdelingen blijft dit in verband met prioritering een vast agendaonderwerp. Vanuit ons team is er toegang tot de bij ons bekende informatie, toezichtverslagen en andere relevante IBT-documentatie aan de collega’s verleend.

1.5 (Doorlopend ’23-24’:) Verkennen mogelijkheden ‘datagedreven IBT’ Vanuit de ATT, het landelijk ambtelijke IBT-vakberaad en binnen enkele provincies worden de mogelijkheden tot de ontwikkeling van datagedreven toezicht verkend. Hieronder verstaan wij het inrichten en sturen van het IBT op basis van betrouwbare (real-time) data waartoe wij toegang hebben. De provincie beschikt of heeft via openbare bronnen toegang tot veel informatie van en over (de prestaties van) gemeenten. De vraag is: hoe kun je deze gebruiken en samenbrengen met het oog op IBT in bijvoorbeeld een dashboard? Het IBT wordt daarmee zichtbaar (‘levend’), actueler en het maakt het makkelijker om trends en ontwikkelingen te (door)zien. Ook stelt het ons in staat om de situatie van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. Daarbij is het niet de bedoeling om toezichtontvangers te rangschikken, het is bedoeld om risico’s beter te kunnen begrijpen. Bij de domeinen Omgevingsrecht en Erfgoed zijn er landelijke initiatieven ontplooid om te onderzoeken op welke manier datagedreven werken in het toezicht verweven kan worden, voor de andere domeinen is dit nog niet zo ver. Als provincie Fryslân houden we deze ontwikkeling in de 4

gaten, maar kijken we ook zelf naar manieren om het toezicht meer datagedreven te maken. Op deze manier beperken we ook de administratieve belasting bij onze toezichtontvangers. Binnen de provincie zal komend half jaar overlegd worden over de mogelijkheden tot het gebruik van data en dashboards in relatie met het IBT.

2. Wat gaan we doen op de middellange termijn? (2024) In dit hoofdstuk wordt op hoofdlijnen uitgelegd welke werkzaamheden we in 2024 zullen uitvoeren. We benadrukken hierbij dat het hier om een dynamische agenda gaat; in de basis zijn dit vaste onderdelen die we gaan uitvoeren, maar veranderende en/of nieuwe wetgeving, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat de accenten kunnen verschuiven. Zoals in het IBT-beleidskader is aangegeven, willen we het IBT flexibel insteken. Dat wil zeggen: we willen aandacht schenken aan thema’s die grote (maatschappelijke) risico’s met zich meebrengen.

2.1 Inzet van themaonderzoeken met toezichtgesprekken Binnen de planperiode van deze uitvoeringsagenda worden er themaonderzoeken uitgevoerd. De wijze waarop we dit gaan doen verschilt niet met de opzet van de eerste ronde. We zullen op basis van de informatie die wij over onze toezichtontvangers hebben en in samenspraak met de beleidsafdelingen en de beschikbare informatie bepalen welke thema’s onderzocht worden. Voor een aantal domeinen zijn er concrete ideeën ten aanzien van themaonderzoeken, deze staan in het schema hieronder opgenomen. Net als bij de eerste cyclus van themaonderzoek zal er, indien hier aanleiding toe bestaat, vooral met minder goed presterende toezichtontvangers worden gesproken over de uitkomsten. De uitkomsten en gemaakte afspraken tot verbetering die voortvloeien uit de themaonderzoeken, worden opgenomen in het individuele toezichtplan. Toezichtdomein Archief- en informatiebeheer

Onderwerpen themaonderzoek - Openbaarheid wettelijke informatie gerelateerd aan het IBT - Stand van zaken omtrent Kwaliteitssysteem - NNB - De borging van erfgoed in bestemmingsplannen en de verdere implementatie van het actieplan rapport Lappendeken. - Overbrengen basistaken gemeenten naar FUMO i.r.t. Omgevingswet - Organisatie en inrichting BRIKS-taken gemeenten i.r.t. wet Kwaliteitsborging - De wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over behaalde VTHprestaties en de VTH-kwaliteitscriteria. - NNB - Verkenning medebewindstaken binnen dit domein die onder het IBT vallen in relatie met invoering Omgevingswet - Gemeentelijke invulling wettelijke verantwoordelijkheden ten aanzien van de uitvoering Wet Gebruik Friese Taal. En welke plannen hebben gemeenten hiervoor (op korte termijn)?

Huisvesting statushouders Archeologie en monumentenzorg

Omgevingsrecht

Ruimtelijke Ordening Water en riolering

Frysk

5

Ten aanzien van het toezicht op Wetterskip Fryslân wordt er eveneens nagedacht over een themaonderzoek. De relatie tussen het generieke IBT (‘systeemtoezicht’) en het beleidsmatige toezicht is een mogelijke optie.

2.2 Ontwerpen digitaal IBT-loket (voor meldingen en/over calamiteiten) Vanuit de Friese mienskip ontvangst de provincie jaarlijks een kleine hoeveelheid klachten en meldingen die IBT-gerelateerd zijn. Vanzelfsprekend worden deze meldingen opgepakt en afgehandeld maar soms is het moeilijk om te bepalen of deze IBT-gerelateerd zijn. Om te voorkomen dat een IBT-melding te lang blijft liggen, is het van belang dat deze op een centrale plek binnenkomen waartoe het volledige coördinerende team IBT toegang heeft. Momenteel kan dit via het KCC (emailadres: meldingibt@fryslan.frl) We willen burgers die een melding doen helpen door hen een gebruiksvriendelijk afwegingskader aan te bieden. Dit kader wordt gepubliceerd op de website van de provincie, helpt de melder om inzichtelijk te maken of een melding IBT-gerelateerd is en of zij dus bij het IBT-loket aan het juiste adres is. Bij het opstellen van dit kader zal er worden samengewerkt met de beleidsafdelingen. Ook zullen we ervoor zorgen dat dit meldpunt digitaal (op de website van de provincie) goed vindbaar is.

2.3 Organiseren kennisbijeenkomsten Om als toezichthouder in dialoog te blijven met toezichtontvangers, kennis met elkaar te delen en van elkaar te leren, zullen er binnen de planperiode meerdere kennisbijeenkomsten worden georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn ook geschikt om het te hebben over ontwikkelingen binnen het IBT of best-practices te delen. Hieronder zijn enkele onderwerpen ter illustratie benoemd: - Oogst van de ATT en de effecten voor het IBT - Implementatie nieuwe wetgeving gemeenten (stand van zaken, uitdagingen). - Horizontale controle binnen de gemeentelijke organisatie in relatie tot verticaal toezicht (vervolg geven aan eerder bezoek aan griffierkring Fryslân). -

2.4 Planning Hieronder staat kort beschreven wat de planning is ten aanzien van het IBT in de komende periode. Periode Mei-juni 2023

Werkzaamheden Uitvoeringsagenda bespreken met beleidsafdelingen + vaststellen door directie/managementteam (portefeuillehouder wordt daarna in PO van 27/6 geïnformeerd) Toezichtgesprekken voeren met Friese gemeenten n.a.v. uitgevoerde themaonderzoeken december 2022 – april 2023. Inventariseren 2e ronde themaonderzoeken (in overleg en afstemming met beleidsafdelingen); Vaststellen en organiseren kennisbijeenkomst (bijv. vanuit de conclusies van de ATT) Inzet nieuwe themaonderzoeken en/of toezichtgesprekken; Ontwerpen IBT-loket en afwegingskader

Juni-september 2023

Q4 2023

Q1-Q2 2024

6