B&W 3-4 Definitief accountantsverslag 2023 GR Mobiliteitsbureau - Was getekend

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Resultaat en vermogen Controlebevindingen

Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

12 juli 2024

Per saldo persoonlijker Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

1

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen

Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân T.a.v. de heer P. Maasbommel Postbus 22 9104 ZG DAMWÂLD

Bestuurlijke afhandeling

Behandeld door: Frank ten Hoeve Ons kenmerk: 2024.265 Datum: 12 juli 2024

Resultaat en vermogen

Geacht bestuur,

Controlebevindingen

Hierbij ontvangt u het accountantsverslag bij de jaarrekening 2023 van gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân (hierna Jobinder). Wij verstrekken u de controleverklaring met een goedkeurende strekking, alsmede een exemplaar van de gewaarmerkte jaarstukken. Onze controleverklaring dateren wij op 12 juli 2024. U heeft onze opdracht bevestigd door middel van ondertekening van een (jaarlijks terugkerende) opdrachtbevestiging met daarin een aantal formele aspecten in relatie tot onze opdracht en de communicatie daarover.

Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

In deze brief gaan wij in op de strekking van onze controleverklaring, geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken en rapporteren wij over onze bevindingen en adviezen. Wij benadrukken dat verspreiding van de controleverklaring met handtekening en de gewaarmerkte jaarrekening niet is toegestaan. In hoofdstuk 2 leggen wij uit waarom dat belangrijk is en hoe u aan de publicatieverplichtingen kunt voldoen. Wij bedanken de organisatie voor de medewerking die we bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben gekregen. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V. Was getekend: drs. E. Vriesen RA

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

1. Hoofdlijnen bevindingen............................................................................................. 4

Hoofdlijnen bevindingen

2. Bestuurlijke afhandeling ............................................................................................. 6

Bestuurlijke afhandeling

3. Resultaat en vermogen ............................................................................................... 7

Resultaat en vermogen

4. Controlebevindingen .................................................................................................. 8

Controlebevindingen

5. Overige aandachtspunten ......................................................................................... 15

Overige aandachtspunten

6. Foutenevaluatie....................................................................................................... 17 7. Afsluiting ................................................................................................................ 18

Foutenevaluatie Afsluiting

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

3

1. Hoofdlijnen bevindingen Inhoudsopgave

Onderwerp

Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling

Strekking van de controleverklaring

Resultaat en vermogen Controlebevindingen

Resultaat 2023 en vermogenspositie

Overige aandachtspunten Verslaggeving en WNT Foutenevaluatie Afsluiting Controleverschillen

Bevindingen rechtmatigheidsverantwoording

Kwaliteit van de interne beheersing

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

Bevindingen Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring over de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening. Onderdeel hiervan is ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Op bladzijde 29 treft u de bestuursverklaring aan. Dit is een voorgeschreven tekst. In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft u de kaders, de controleaanpak en de bevindingen in uitgebreidere vorm. Het boekjaar 2023 is afgesloten met een resultaat van € 0, conform begroting. Ook het eigen vermogen is nihil omdat er geen weerstandsvermogen wordt aangehouden. Uit onze controle blijkt dat de jaarrekening 2023 overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften is opgesteld. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarverslaggeving is opgenomen niet inconsistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de WNT. Er zijn geen ongecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd. In de paragraaf bedrijfsvoering gaat u in op de bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidscontroles. De bevindingen zien toe op overschrijding van begrote lasten en op de naleving van Europese aanbestedingsregels. Daarnaast constateert u dat het formaliseren van de kaderstelling nog aandacht vraagt, zoals de vaststelling van het beleid rondom misbruik en oneigenlijk gebruik.

Vanaf verslagjaar 2023 moet u een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee legt u verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Wij hebben vastgesteld dat de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. In de paragraaf bedrijfsvoering gaat u in op de bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidscontroles. Wij hebben tijdens de controle geen significante gebreken in de administratieve organisatie of interne beheersing aangetroffen die van invloed zijn op ons oordeel. De complexiteit in uw omgeving neemt toe en van daaruit zijn soms keuzes nodig bij het inrichten van de interne beheersing.

4

Inhoudsopgave

Signalen van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik

Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling

Belangrijke schattingen in de jaarrekening

Resultaat en vermogen Controlebevindingen

Dataveiligheid en IT

Overige aandachtspunten

Tijdens de controle hebben wij met u gesproken over frauderisico’s, fraudesignalen en uw interne beheersing. U heeft ons onder meer bevestigd dat er in de organisatie geen gevallen zijn gemeld van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij hebben tijdens de controle geen aanwijzingen verkregen dat bij u sprake is van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. De rechtmatigheidsverantwoording leidt tot meer focus op misbruik en oneigenlijk gebruik in overheidsorganisaties. De expliciete aandacht daarvoor in uw primaire processen kan steviger en is nu vooral een onderdeel van de toetsing achteraf. Iedere jaarrekening bevat schattingen, zoals bijvoorbeeld in de waardering van activa en overlopende posten. Bij Jobinder is de impact van schattingen beperkt. De schattingsmethoden zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar en wij aanvaarden de door u gekozen methoden. In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken.

Foutenevaluatie Afsluiting

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

5

2. Bestuurlijke afhandeling Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen

De bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken bestaat uit een aantal stappen. Het bestuur behandelt in de vergadering de jaarstukken, met inbegrip van de jaarrekening en stelt deze vervolgens voorlopig vast. Ter afronding ondertekent het bestuur de jaarrekening. De definitieve vaststelling volgt later dit jaar in het bestuur nadat de jaarrekening door de deelnemende overheden is beoordeeld. Formeel hebben zij echter niet de mogelijkheid om wijzigingen voor te stellen of aan te brengen.

Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Er zit enige tijd tussen de verzending van de conceptstukken aan het bestuur en de vergadering waarin de vaststelling in eerste aanleg plaatsvindt. Mochten in die periode omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moet een dergelijke aanpassing nog worden gemaakt. Dat kan ook een gebeurtenis zijn, die effect heeft op uw inschattingen met betrekking tot de continuïteit van de organisatie. In die situatie vervalt onze toestemming tot openbaarmaking. Dat geldt ook in geval de jaarrekening om andere redenen gewijzigd wordt alvorens tot vaststelling wordt overgegaan. Wij verzoeken u in deze gevallen met ons in contact te treden om gezamenlijk de noodzakelijke vervolgstappen te bespreken. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is uitsluitend bedoeld om in uw eigen archief opgenomen te worden. Dit exemplaar mag op geen enkele wijze worden verspreid. Publicatie van deze verklaring op de website is niet toegestaan. Deze werkwijze is van belang om misbruik van onze handtekening te voorkomen. Indien wij constateren dat toch gebruik gemaakt is van een controleverklaring met onze handtekening zullen wij u verzoeken deze van de website te verwijderen of uw indiening bij stakeholders ongedaan te maken.

Vanzelfsprekend treden wij in die situaties met u in overleg over de manier waarop dit moet plaatsvinden. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Bij openbaarmaking van de controleverklaring dient u gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening tijdens de bestuurlijke afhandeling ongewijzigd blijft en wordt vastgesteld. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met de jaarstukken. Hiervoor gebruikt u een exemplaar zonder ons waarmerk. De gewaarmerkte versie van de jaarrekening is uitsluitend voor uw eigen archief. Indien u de jaarstukken en de controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (‘u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening’).

Wij herhalen dat publicatie van de door ons gewaarmerkte jaarrekening en de controleverklaring met originele handtekening op welke wijze dan ook niet is toegestaan.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

6

3. Resultaat en vermogen Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

De totale lasten in boekjaar 2023 betreffen afgerond € 6.497.500, terwijl een totaal van € 6.544.000 was begroot. Hiermee heeft Jobinder binnen begroting gepresteerd (€ 46.500). Dit resultaat wordt afgerekend met de partners, waardoor het resultaat op € 0 uitkomt. De oorzaken van de afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn minder WMO-vervoer (voordeel € 268.000), meer routevervoer (nadeel € 222.000), stijging kosten lijntaxi-opstappervervoer (nadeel € 77.000) en een voordeel op de organisatorische kosten (voordeel € 77.000). Het voordeel van het WMO-vervoer wordt veroorzaakt doordat het vervoersvolume nog niet op het oorspronkelijke niveau van voor corona is gekomen. Hoewel het WMO-vervoer met ruim 11 procent is toegenomen, ligt de ingezette capaciteit nog altijd ongeveer 15 procent lager dan voor corona. De stijging in routevervoer wordt grotendeels veroorzaakt door een stijging van de kosten in het leerlingenvervoer. Enerzijds wordt dit verklaard door een stijging in extra uitgevoerd leerlingenvervoer voor Oekraïense kinderen in het werkgebied van Jobinder en anderzijds een stijging in het reguliere leerlingenvervoer door een toename van het aantal uitgevoerde ritten en een toename van de afgenomen beladen kilometers. Het voordeel ten opzichte van de begroting op de organisatorische kosten wordt veroorzaakt door rentebaten en minder inzet van externe inhuur.

Het bestuur heeft op basis van de uitgevoerde evaluatie besloten dat Jobinder geen weerstandsvermogen mag aanhouden en dat jaarlijks met de partners wordt afgerekend. Dit is een bewuste keuze die in het verleden gemaakt is en recentelijk opnieuw geëvalueerd is. Keerzijde daarvan is dat de gemeenten eerder met tekorten geconfronteerd kunnen worden.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

7

4. Controlebevindingen Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

4.1 Algemeen Wij constateren dat u, net als veel andere overheidsorganisaties overigens, moeite heeft om alle functiescheidingen en interne controlehandelingen blijvend, gestructureerd uit te voeren en te documenteren. De eisen op dat vlak nemen zowel maatschappelijk gezien als vanuit het accountantsvak steeds verder toe. Tegelijkertijd constateren wij ook dat u de organisatie wilt versterken door de bewustwording te vergroten als het gaat over risico’s, het belang van documentatie en het maken van slimme, risicogerichte werkafspraken. De voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording heeft u gebruikt om risico’s, beheersmaatregelen, de uit te voeren controles en de restrisico’s beter met elkaar te verbinden. De uitgevoerde controles leiden niet alleen tot een onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording maar ook tot meer inzicht in de kwaliteit van processen. 4.2 Rapporteren over fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe.

Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit ziet niet alleen toe op gedragingen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van de organisatie en het bestuur. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Datzelfde geldt ook voor integriteitsrisico’s en mogelijke niet-naleving van regelgeving. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen.

Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, (langdurige) samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Daarnaast onderkennen we risico’s in bepaalde delen van de opbrengstverantwoording.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

8

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan communiceren wij dit met de directie. In sommige gevallen, bij fraude in de top van de organisatie, of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, melden wij dit aan het toezichthoudend orgaan. In dat geval rapporteren wij daar veelal separaat over. Tijdens onze werkzaamheden besteden wij ook aandacht aan elementen van beïnvloeding en druk die kunnen leiden tot een aantasting van het bestuurlijk handelen binnen de organisatie. Tijdens de controle hebben wij een professioneel-kritische houding betracht ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar daarbij merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 4.3 Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de organisatie om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren.

Naast ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants leiden de hogere inflatie, de grillige energieprijsontwikkeling en de reactie van de deelnemende overheden hierop, tot een andere beoordeling van continuïteitsrisico’s. Om die reden vragen wij uw aandacht voor deze beoordeling. Ons werk begint immers met uw eigen inschattingen over de toekomst. De continuïteitsafwegingen worden bij u op dit moment veelal impliciet gemaakt en zijn in beperkte mate onderdeel van een proces waarin organisatie en bestuur worden betrokken. Wij adviseren u het thema continuïteit als onderdeel van uw risicomanagement het komende jaar nadrukkelijker op de agenda te zetten. U heeft overwogen om een minimaal benodigd weerstandsvermogen in te stellen. Het bestuur heeft echter herhaald dat dit niet wenselijk wordt geacht en dat er zoals bij de start van Jobinder is besloten elk jaar afgerekend dient te worden met de partners. 4.4.1 De reis op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording is ten einde Zoals we eerder aan u gerapporteerd hebben, heeft het rijk besloten dat met ingang van 2023 niet langer de accountant, maar het bestuur verantwoording aflegt en een conclusie trekt over het rechtmatig handelen binnen Jobinder.

Onze rol beperkt zich tot het toetsen of in de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt behandeld in de bestuursverklaring en de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering, de bevindingen, die voorvloeien uit de interne controles en anderszins zijn geconstateerd, getrouw zijn weergeven. Begin 2024 zijn decentrale overheden en accountants geconfronteerd met de mededeling van het ministerie van BZK dat het regelgevend kader voor de rechtmatigheidsverantwoording nog niet af is. De gemeentewet en de wet gemeenschappelijke regelingen zijn weliswaar gewijzigd maar dat geldt niet voor uw verslaggevingsregels, het BBV, en voor onze controlecriteria, zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

9

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Inmiddels is bekend geworden dat de Algemene Rekenkamer heeft aangegeven fundamentele bezwaren te hebben tegen de voorgestelde regelgeving. Dat houdt snelle aanpassing van de regels tegen. Inmiddels is, na intensief overleg tussen NBA, BZK en de AFM nadere duiding gekomen in onder meer een Alert van onze beroepsorganisatie. Deze Alert geeft, rekening houdend met de imperfecte wetgeving, houvast voor het afronden van uw rechtmatigheidsverantwoording en onze oordeelsvorming daarover. Om die reden kunnen we nu tot afronding van de controle komen. Overigens blijkt daaruit dat Jobinder over 2023 niet binnen de verantwoordingsgrenzen is gebleven. 4.4.2 Rechtmatigheidsverantwoording: inhoudelijk Vanaf boekjaar 2023 neemt het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre Jobinder rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet ook van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de organisatie en bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid, met als doel om zowel de kaderstellende als de controlerende rol van het bestuur te versterken. Wij evalueren de huidige status van de kaderstelling en de drie afzonderlijke criteria, waarover door het bestuur verantwoording afgelegd moet worden. Status kaderstelling Of het nu de financiële kaders van de begroting zijn, de verordeningen of de beleidsmatige kaders in de vorm van visies en nota’s, het is bijna altijd het bestuur dat de kaders formuleert.

Het bestuur stelt deze kaders al dan niet na enige discussie en soms met amendementen vast. Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben veel decentrale overheden kaderstellingen geactualiseerd. In onze controle hebben wij ons gebaseerd op de volgende kaders: • Controleverordening • Financiële verordening • Normenkader, inclusief verantwoordingsgrens

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

10

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Jobinder heeft de kaders tijdig geactualiseerd, maar de wet van de remmende voorsprong is ook op u van toepassing. De verschillende interpretaties, uitspraken en aanpassingen in de landelijke regelgeving hebben ook geleid tot een de facto aanscherping in de toepassing van de criteria. Met name op het vlak van begrotingsrechtmatigheid is in de laatste maanden na veel discussie bij de regelgevende instanties nog het nodige aangepast. Om die reden worden deze kaders ook in de waarderingsgrondslagen expliciet vermeld. Het is de vraag of u vindt dat u tijdig geïnformeerd bent als de over- en onderschrijdingen gemeld worden in de jaarrekening en worden toegelicht. Het gaat daarbij om overschrijdingen van de begrote exploitatielasten op programmaniveau maar ook over overschrijding van investeringslasten op het niveau van de door het bestuur beschikbaar gestelde investeringskredieten. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: termijnen, grondslagen, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het tot stand komen van grotere inkoopcontracten is bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden (de aanbestedingswet).

Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. Er zijn, afgezien van de onrechtmatigheid van inkooptransacties uit hoofde van de aanbestedingswet, geen bevindingen geconstateerd in de rechtmatigheidsverantwoording ten aanzien van het voorwaardencriterium. Aanbesteden Het voldoen aan de aanbestedingswet is verplicht voor Jobinder. Wij hebben de uitkomsten van uw interne aanbestedingsanalyses over heel 2023 beoordeeld en concluderen, net als u, dat voor een bedrag van afgerond € 302.000 aan verstrekte opdrachten en contracten als onrechtmatig moeten worden aangemerkt. De onrechtmatigheid ziet toe op de verleende opdracht voor gymvervoer voor de schooljaren 2023-2024 en 2024-2025. Na deze periode zal het gymvervoer via een Europees aanbestedingstraject worden aanbesteed. Over heel 2023 blijft de rechtmatigheidsfout op dit onderdeel niet binnen de geldende toleranties. De uitkomsten zijn daarom van invloed op de strekking van uw rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium heeft betrekking op het budgetrecht van het bestuur. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, en ook de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s.

In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het bestuur zijn vastgesteld en ook is in de begroting krediet geraamd voor geplande investeringen. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Die grens is hard, overschrijden is per definitie onrechtmatig.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

11

Ook overige afwijkingen kunnen onrechtmatig zijn indien deze niet tijdig zijn gemeld. Dit omdat de afwijking een inbreuk vormt op het budgetrecht van het bestuur. In de kaderstelling zult u dit jaar nog een aantal werkafspraken met het bestuur moeten maken, over hoe u om wilt gaan met bijvoorbeeld onderbestedingen, tijdigheid en onderprestatie. Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Uit uw eigen analyse concludeert u, terecht, dat voor afgerond € 222.000 de begrote lasten zijn overschreden. We vinden dat uw aanpak van het begrotingscriterium past binnen de kaders van de kadernota en goed onderbouwd is uitgevoerd. Misbruik & oneigenlijk gebruik Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan wel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, door onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Ook dit kan tot een onrechtmatigheid leiden. Jobinder beschikt niet over een nota M&O.

Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de verbinding tussen de nota M&O en de toepassing in de verschillende processen. De vaststelling en verankering van de nota M&O in de organisatie zal in 2024 moeten plaatsvinden. 4.5 Schattingen en de verwerking in de administratie Bij het opmaken van een jaarrekening is het noodzakelijk dat u schattingen en oordelen toepast om te komen tot betrouwbare cijfers. Niet zelden worden schattingen niet als zodanig onderkend, omdat ze een vast onderdeel van uw administratieve proces zijn. Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan de belangrijke schattingen omdat deze, bedoeld of onbedoeld, het resultaat kunnen beïnvloeden. Binnen uw gemeenschappelijke regeling hebben de belangrijkste schattingen betrekking op het inschatten van de overlopende posten. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen aangetroffen in de schattingsmethoden en vastgesteld dat de wijze waarop deze tot stand komen niet is gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Wij aanvaarden uw schattingen, maar wij melden volledigheidshalve dat inherent aan schattingen is dat de uiteindelijke uitkomst kan afwijken. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat u in de periode na afloop van het boekjaar de uitkomsten van de gemaakte schattingen evalueert.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

12

Op die manier maakt u beter inzichtelijk hoe schattingen in de praktijk zijn uitgepakt. Deze informatie kunt u vervolgens gebruiken om de gehanteerde schattingsmethoden en uitgangspunten voor de komende jaren te verbeteren.

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

4.6 Factuurafhandeling en betalingsverkeer Het beter documenteren van de wijze waarop de prestatielevering intern wordt vastgesteld blijft een aandachtspunt. Het is hierbij van belang om vast te stellen op welke wijze de prestatielevering is vastgesteld. Een normbedrag ten aanzien van prestatielevering kan hierbij helpen om de administratieve last te beperken. Ook adviseren wij u om de vaststelling van prestatielevering risicogericht in te regelen en te bepalen welke soorten inkopen meer risico kennen in het kader van prestatielevering. De omvang van de transactie in relatie tot de risicoanalyse kan dan bepalend zijn voor de diepgang van de onderbouwing. Dit kan worden vastgelegd aan de hand van een geformaliseerd inkoopbeleid. Wij adviseren u opnieuw om het inkoopbeleid vast te stellen en een kader te creëren voor de manier waarop het thema prestatielevering binnen Jobinder wordt vormgegeven. Daarnaast we u erop attenderen dat er geen zichtbare controles op de ingevoerde mutaties inzake crediteurenstamgegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummers) plaatsvinden en betalingen handmatig worden ingevoerd in de bankapplicatie, waardoor een risico ontstaat op onjuiste en onrechtmatige betalingen. Ons advies is om bij het initiëren van een wijziging in de crediteurenstamgegevens dit zichtbaar en in functiescheiding te autoriseren.

Het is hierbij uiteraard van belang om rekening te houden met de rechten inzake wijzigen crediteurenstamgegevens en de rechten in de bankapplicaties. 4.7 Afgrenzing btw De belastingdienst schrijft gedetailleerd voor op welke wijze facturen moeten worden verantwoord indien sprake is van het overschrijden van de jaargrens. De prestatie kan immers worden afgerond voor balansdatum terwijl de factuur pas uitgereikt wordt na balansdatum. De factuurdatum is hiervoor in beginsel leidend maar er zijn uitzonderingen. Net als voorgaand jaar wijzen wij u erop dat zowel bij verkoopfacturen als bij inkoopfacturen niet altijd het juiste boekjaar gehanteerd wordt. Dat betekent dat verschillen ontstaan in de timing van de af te dragen btw. U heeft per jaareinde diverse correctieboekingen gemaakt om de btw alsnog aan de juiste periode toe te rekenen, maar ook om u werk te besparen adviseren wij u om de juiste periodetoerekening beter te bewaken. 4.8 Btw-reizigersbijdrage De reizigersbijdrage wordt inclusief btw verantwoord in de winst-en-verliesrekening. Uit navraag blijkt dat er over de reizigersbijdrage geen btw wordt afgedragen. U geeft aan dat hieromtrent afstemming met de Belastingdienst heeft plaatsgevonden vóór de oprichting van Jobinder. Op basis van de aangeleverde documentatie is dit voor ons nog niet helder.

U heeft, in samenwerking met uw fiscaal specialist, bevestiging gevraagd bij de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft aangegeven de oorspronkelijke afspraken te bevestigen. Het wachten is enkel op de formele berichtgeving.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

13

Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen

4.9 Mobiliteitscentrale In het contract, dat u enkele jaren geleden heeft afgesloten met Connexxion Taxi Services B.V. (de mobiliteitscentrale), heeft u opgenomen dat de mobiliteitscentrale jaarlijks een financiële verantwoording dient aan te leveren. Bij de financiële verantwoording wordt, conform afspraken, een rapport van feitelijke bevindingen afgegeven door een onafhankelijke accountant. In dit rapport worden de onderzoeksbevindingen van de accountant vermeld, zonder dat de accountant daar een oordeel over uitspreekt. Net als voorgaand jaar blijkt uit het rapport dat de bevindingen beperkt zijn. Jobinder is van mening dat in het geheel beschouwd de financiële verantwoording van de mobiliteitscentrale voldoende zekerheid en informatie biedt. Wij hebben uw stellingname beoordeeld en kunnen ons hierin vinden. Daarnaast heeft u recentelijk de aanbesteding van de Mobiliteitscentrale, welke ingaat per 2025, afgerond. De geboden aanpak voor het probleemloos invoeren van de nieuwe vervoerscontracten per 1 januari 2027 is een belangrijke vereiste voor het gunnen van de aanbesteding aan de desbetreffende partij geweest.

Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

14

5. Overige aandachtspunten Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

5.1 Automatiseringsomgeving en AVG In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Gelet op de beperkte mate van geautomatiseerde beheersmaatregelen in uw organisatie is een dergelijk onderzoek niet noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Uit onze controle zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. 5.2 Nieuwe NIS2-richtlijn kan veel impact hebben, start daarom op tijd! Cyberaanvallen in de vorm van onder meer ransomware nemen steeds verder toe en de impact en schade eveneens.

Aanvallen worden niet alleen uitgevoerd op ondernemingen, maar steeds vaker worden overheidsinstellingen, zorginstellingen en andere publieke instellingen slachtoffer. In het licht van deze sterke groei en dreiging van maatschappelijke ontwrichting is er vanuit de Europese Unie gewerkt aan de Network and Information Security (NIS2) directive. Deze richtlijn is gericht op verbetering van de digitale en economische weerbaarheid. De richtlijn heeft flinke impact omdat de eisen die met name aan de IT-governance en de toetsing op de verschillende IT-processen strenger worden. Mogelijk dat u ook onder deze richtlijn zult gaan vallen. Wij adviseren u om een zelfevaluatie uit te voeren om vast te stellen of en zo ja in welke mate u moet voldoen aan de nieuwe NIS2-richtlijn. De sancties voor het niet naleven van NIS2 zullen in lijn liggen met die vanuit de AVG. De organisatorische effecten en ook bijbehorende investeringen om te voldoen aan deze nieuwe NIS2-richtlijn zullen naar verwachting groter zal zijn dan de implementatie van de AVG.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

15

Inhoudsopgave

5.3 Klimaat(verandering) en duurzaamheid De wereld heeft in 2023 diverse gebeurtenissen meegemaakt die we kunnen plaatsen binnen het thema klimaatverandering. Recordhoogten qua temperatuur enerzijds, en zomerstormen, extreme regenval en overstromingen, hagelstenen als tennisballen anderzijds. Deze excessen brengen directe schade toe aan mensen en aan bezittingen. Ook stemt dit tot nadenken over de maatregelen die nodig zijn om deze ontwikkelingen te keren, dan wel af te remmen. Daarin hebben overheden, bedrijven en burgers, allemaal een rol.

Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Eind november 2022 heeft het Europees Parlement ingestemd met een EU-richtlijn die voorschrijft dat grote ondernemingen verplicht worden in hun bestuursverslag te rapporteren over hun impact op milieuaspecten en HR- en sociale aspecten, oftewel mens en milieu. Dat is de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze richtlijn geldt met ingang van 2025 voor grote ondernemingen en met ingang van 2026 voor beursgenoteerde mkb-ondernemingen. Hoewel deze verplichtingen vooralsnog niet direct voor u gaan gelden, kunnen wij ons indenken dat u, mede gezien uw maatschappelijke rol en kernactiviteiten, zich beraadt of en in hoeverre u ook aan de gedachten achter deze CSRD-richtlijn zou moeten willen voldoen. Wij adviseren u om in gesprek te gaan met uw stakeholders over dit onderwerp. 5.4 Onafhankelijkheid gewaarborgd De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft de voorschriften in het kader van de onafhankelijkheid opgenomen in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De naleving van de beroepsregels, waaronder de ViO, is in de organisatie van Eshuis Registeraccountants ingebed. Op basis van onze toetsing aan deze verordening concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij Jobinder voldoende is gewaarborgd.

Wij hebben het afgelopen jaar geen andere opdrachten voor u uitgevoerd dan de controle van de jaarrekening en de direct daarmee samenhangende werkzaamheden.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

16

6. Foutenevaluatie Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen

De jaarrekeningcontrole voeren wij uit met een bepaalde marge. Deze marge noemen we de materialiteit. De materialiteit is voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en bevestigd in uw controleprotocol. Daarbij kan rekening worden gehouden met specifieke factoren of risico’s, de zogenaamde “kwalitatieve materialiteit. Tevens gelden scherpere grenzen voor de naleving van de WNT.

Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Het Bado stelt dat de maximaal te hanteren materialiteit 1% bedraagt van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). De bij u gehanteerde materialiteit bedraagt afgerond € 64.900 op basis van het totaal bedrag aan lasten van afgerond € 6.490.000. Mochten we niet-gecorrigeerde controleverschillen onderkennen die dit bedrag overschrijden dan kunnen we geen goedkeurende verklaring afgeven. Deze grens hanteert u ook voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor geconstateerde onzekerheden geldt een marge van 3% en dus een bedrag van € 194.000. In het kader van de bestuurlijke afhandeling en het dechargeproces melden wij eventuele geconstateerde afwijkingen die niet meer gecorrigeerd zijn in de jaarrekening. Deze zijn vanaf een lager bedrag dan de materialiteit mogelijk voor u relevant. Wij melden alleen afwijkingen boven een bepaalde grens. Deze bedraagt bij u ongeveer € 3.200. Niet-gecorrigeerde controleverschillen

Bedrag

Invloed eigen vermogen ultimo jaar

Invloed resultaat

Totaal verschillen getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal onzekerheden getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Daarnaast informeren wij u over gecorrigeerde controleverschillen of andersoortige afwijkingen die het gevolg zijn van significante tekortkomingen in de interne beheersing, frauderisico’s met zich meebrengen of naar onze mening onder uw aandacht zouden moeten worden gebracht. Er zijn in het controleproces geen afwijkingen geconstateerd die op grond van het bovenstaande gerapporteerd zouden moeten worden.

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

17

7. Afsluiting Inhoudsopgave Hoofdlijnen bevindingen Bestuurlijke afhandeling Resultaat en vermogen

Wij danken de medewerkers van Jobinder voor de samenwerking in de afgelopen periode. Wij vertrouwen er op u met dit rapport voldoende te hebben geïnformeerd. Natuurlijk zijn wij graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting en het beantwoorden van vragen. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V. Was getekend: drs. E. Vriesen RA

Controlebevindingen Overige aandachtspunten Foutenevaluatie Afsluiting

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Mobiliteitsbureau Noordoost Fryslân

18