B&W 02-02 - BIjl.1 - Evaluatie begrotingsproces 2025

Memo

Aan:

College

Afzender:

Gemeentesecretaris

Datum:

17 februari 2026

Onderwerp:

Evaluatie begrotingsproces

Inleiding Op 14 november 2025 heeft de gemeenteraad de begroting 2026 vastgesteld. U heeft aangegeven het begrotingsproces te evalueren. De evaluatie is opgepakt en in dit memo wordt u over de uitkomsten van deze evaluatie geïnformeerd. Gestart wordt met een toelichting op het begrotingsproces. Hoe is deze in theorie vormgegeven. Vervolgens beschrijven we de werkwijze die is gehanteerd in 2025. We sluiten af met onze leerpunten en verbetermaatregelen en hoe we deze gaan implementeren. De evaluatie is uitgevoerd door clusterhoofd Yntern, Advys en Stipe dhr. Scholtens met ondersteuning van dhr. Huisman, onze financieel adviseur mw. Jansma vanuit de gemeente Noardeast-Fryslân en de gemeentesecretaris mw. Kroeze vanuit de gemeente Schiermonnikoog. De onlangs vertrokken adviseur dhr. Dijkstra, die nog wel bij het begrotingsproces was betrokken heeft input geleverd voor deze evaluatie. Het begrotingsproces. Het begrotingsproces is juridisch vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Dit besluit bepaalt welke onderdelen verplicht in de begroting moeten staan, zoals programma-indeling, baten en lasten, reserves en meerjarenraming. Voorafgaand aan het begrotingsproces wordt door de raad de Notitie Financieel Kader vastgesteld (voor begrotingsjaar 2026 was dit op 08-07-2025). Hierin worden de eerste grote lijnen voor de begroting van het volgende jaar aangegeven.

Door de financieel adviseur wordt informatie opgehaald bij de budgethouders zoals beleidsplannen, prognoses, verwachte inkomsten, verwachte uitgaven, investeringen. De financiële informatie wordt door de financieel adviseur dan wel in overleg door medewerkers bij de gemeente Noardeast-Fryslân in de begroting verwerkt. Voor de programma’s worden de teksten opgevraagd bij de budgethouders en beleidsmedewerkers inzake de 4W-vragen: Wat willen we bereiken? Wat gaan we doen? Wie helpt daarbij? Wat mag het kosten? Hierna wordt de begroting in zijn geheel bij de gemeente Noardeast-Fryslân neergelegd en wordt door de gemeente Noardeast-Fryslân de begroting omgezet in een boekwerk in PDFformaat. Het streven is de begroting voor de zomer technisch klaar te hebben en bestuurlijk na de zomer zodat de Raad in oktober ruimschoots de tijd heeft om kennis te nemen van de begroting.

Memo Na definitieve behandeling in het college van B&W verzoekt de financieel adviseur de concept begroting te laten drukken bij de repro van de gemeente Noardeast-Fryslân. Ongeveer een week na behandeling door B&W arriveren de boekwerken op Schiermonnikoog en kunnen ze aan de raadsleden worden uitgedeeld. Na beantwoording van de schriftelijke technische vragen en al dan niet een technisch vragenuur wordt de begroting in de raadsvergadering van november (zijnde voor 15 november) ter vaststelling aangeboden.

Werkwijze begroting 2026-2029. Hoe is het gegaan? Dhr. Dijkstra heeft op 6 augustus de budgethouders een mail gestuurd dat de begroting 2026 klaar stond en dat zij het volgende moesten doen: - De “SDG Doelen” controleren met “Wat willen we bereiken” - Kolom “Wat gaan we daarvoor doen” actualiseren - Doorgeven financiële wijzigingen voor de begroting 2026 Deze teksten moesten uiterlijk 29 augustus zijn beoordeeld en/of gewijzigd. Ter informatie heeft hij het verdere tijdpad aangegeven dat gericht is geweest aan de medewerkers van de gemeente Schiermonnikoog: eerste behandeling in het college stond gepland voor 23 september, tweede behandeling 7 oktober. Oordeelsvormende raadsvergadering stond gepland voor 2 oktober en de besluitvormende raadsvergadering stond gepland voor 4 november. Op vrijdag 5 september is een mail gestuurd door dhr. Dijkstra naar de gemeente Noardeast-Fryslân met een planning. Op maandag 8 september is hierover overleg geweest met de gemeente Noardeast-Fryslân en resulteerde in onderstaande planning: - 10-09 boekwerk met alleen tekst in programma’s aanleveren - 24-09 aanleveren boekwerk t.b.v. 1e college (college heeft al opmerkingen kunnen maken in de tussenliggende week) - 30-09 eerste behandeling college - 07-10 laatste behandeling in college In de mailwisseling op 08-09 tussen dhr.

Dijkstra en collega’s van de gemeente Noardeast-Fryslân bleek dat de volgende werkzaamheden nog moesten worden gedaan: - Alle Bijlagen (5 door Noardeast-Fryslân 5 door de financieel adviseur) - Alle Paragrafen (door de financieel adviseur) - Geprognosticeerde balans (door de financieel adviseur ) - Overige teksten (door de financieel adviseur) - Indexatie van programma 1 (door Noardeast-Fryslân) - Indexatie van kosten (door Noardeast-Fryslân) - Aan te leveren kostenplaatsenverdeling (door de financieel adviseur) - Kapitaallasten (door Noardeast-Fryslân) - Zomernota (door Noardeast-Fryslân), dit in tegenstelling wat in de mail van 6 aug naar budgethouders was aangegeven dat de financieel adviseur dit zou doen. Uiteindelijk tijdpad: Eerste teksten naar het college in boekwerk/pdf: 10-09-2025 ruw concept Concept begroting 2026 in boekwerk naar college: 16-10-2025 klaar voor transport Bezoek Provincie Fryslân bij de gemeente Noardeast-Fryslân: 30-10-2025 Aangepaste bijlagen naar gemeentesecretaris/wethouder: 31-10-2025 Technisch vragenuur i.p.v. begrotingsraadsvergadering: 04-11-2025 2e contact Provincie Fryslân met de gemeente Noardeast-Fryslân /financieel adviseur: 04-11-2025 Aangepaste conceptbegroting 2026 incl. 1e begrotingswijziging in begrotingsraadsvergadering: 14 november 2025

Memo Leerpunten en verbetermaatregelen. Communicatie met budgethouders. In 2025 zijn we bij de gemeente Schiermonnikoog gaan werken met een jaarkalender met de P&C cyclus, zodat budgethouders in hun planning rekening kunnen houden met hun inbreng voor de financiële producten. Ook werken we per financieel product met een startbijeenkomst. Hierin worden alle budgethouders kort toegesproken door de portefeuillehouder financiën en krijgen ze instructies van de financieel adviseur. Zowel de jaarplanning als de startbijeenkomsten zijn goed bevallen. Echter, kan geconcludeerd worden dat er meer nodig is om budgethouders tijdig input te laten verzorgen en dat er ook op uniforme wijze input wordt gegeven. In de mail van 6 augustus werd niet gesproken over individuele gesprekken met de budgethouders, maar werd vermeld “Succes en mochten er nog vragen zijn dan hoor ik ze graag”. Er is daardoor onvoldoende (financiële) informatie opgehaald waardoor te laat duidelijk werd wat er nog verwerkt moest worden. Verbetermaatregel: naast de jaarkalender, de gezamenlijke bijeenkomsten ook voor de zomervakantie de budgethouders persoonlijk benaderen over de gewenste aan te leveren teksten. Daarnaast ook de evt. financiële wijzigingen voor de begroting persoonlijk en tijdig ophalen.

Tijdige afstemming Op 8 september werd voor de gemeente Noardeast-Fryslân duidelijk welke werkzaamheden er nog voor de begroting 2026 van Schiermonnikoog gedaan moesten worden. Er is vanuit dhr. Dijkstra niet eerder gecommuniceerd met de gemeente Noardeast-Fryslân over de planning van de begroting 2026. Binnen een tijdsbestek van net iets meer dan twee weken moesten teveel werkzaamheden nog worden opgepakt door zowel de gemeente Noardeast-Fryslân als de financieel adviseur. Wellicht is er in de afgelopen twee jaren teveel vanuit gegaan dat wanneer Noardeast-Fryslân niets hoorde van de financieel adviseur het proces daar naar wens verliep. Het was achteraf juister geweest vaker een contactmoment in te plannen. Verbetermaatregel: Het begrotingsproces eerder in werking stellen (wellicht gelijktijdig opstarten met NFK) en ook hierbij de gemeente Noardeast-Fryslân betrekken zodat op een eerder moment betrokkenheid bij de planning is georganiseerd en de werkzaamheden niet in een te kort tijdsbestek dient uit te voeren. Verbetermaatregel: er is met de huidige financieel adviseur in ieder geval eenmaal per maand contact over het werk voor en op Schiermonnikoog. Ook tussentijds weet de huidige financieel adviseur het clusterhoofd en de medewerkers van administratie en ondersteuning te vinden voor overleg, navraag etc.

Daarnaast is er ook kennisuitwisseling tussen de financieel adviseur (tevens coördinator planning en control Schiermonnikoog) en de coördinator planning en control van Noardeast-Fryslân. Tijdige afstemming met de Provincie Naar aanleiding van de begroting die de Provincie van de website van Schiermonnikoog heeft gedownload kwamen er vragen van hun kant. Dit was zeer kort voor de geplande begrotingsvergadering. Verbetermaatregel: de door het college vastgestelde conceptbegroting tijdig naar de Provincie verzenden, d.w.z. de dag na de collegevergadering waarin de conceptbegroting is vastgesteld. Zodoende heeft de Provincie de gelegenheid om ruim voor de geplande begrotingsvergadering hierop (indien noodzakelijk) te reageren.

Memo Leesbaarheid begroting Er is aangegeven dat de teksten in de begroting onvoldoende leesbaar zijn en dat de begroting in het algemeen lastig te lezen is voor de raadsleden. Verbetermaatregel: Het oorspronkelijke tijdpad aanhouden zodat de begroting voor de zomer technisch klaar is en na de zomer bestuurlijk klaar is. Hierdoor is voldoende tijd om aandacht te besteden aan de leesbaarheid. Ook is er dan meer tijd voor de raadsleden om zich in de begroting te verdiepen en kan desgewenst een toelichting door de wethouder (evt. met de financieel adviseur) worden gegeven. Doorleven van de begroting De begroting wordt bij de gemeente Schiermonnikoog behandeld tijdens een reguliere collegevergadering. Hierdoor is er onvoldoende tijd voor het college om de begroting gezamenlijk goed te doorleven. Verbetermaatregel. De begroting tijdens een themacollege of tijdens een retraite agenderen zodat er voldoende ruimte is voor het college om de begroting samen goed te doorleven.