9 juli 2024 raadsvoorstel budget uit algemene reserve voor organisatie-ontwikkeling def

Raadsvergadering van Onderwerp:

9 juli 2024

Beschikbaar stellen financiën uit de algemene reserve voor organisatieontwikkeling

Schiermonnikoog, 18 juni 2024

Aan de Gemeenteraad De maatschappij ondergaat snelle ontwikkelingen, met toenemende taken en complexiteit voor gemeentelijke organisaties als gevolg. Ook onze organisatie zal zich aan deze veranderingen moeten aanpassen om onze wettelijke taken blijvend goed en tijdig uit te kunnen voeren en bestuurlijke ambities te verwezenlijken. Daarom zijn we voor de korte termijn gestart met diverse verbeteringen in de organisatie. Deze verbeteringen zullen ervoor zorgdragen dat er efficiënter en effectiever wordt gewerkt, zodanig dat we de toenemende, verplichte wettelijke taken blijvend kunnen uitvoeren. Voor de langere termijn stellen wij uw raad voor om systematischer invulling te geven aan de toekomstvisie van onze gemeente en een strategische formatie- en personeelsplanning. Hieronder wordt weergegeven wat er nodig is om invulling te geven aan het inzetten op verbeteringen in de organisatie voor de korte termijn en te komen tot een toekomstvisie met een strategische formatie- en personeelsplanning voor de langere termijn. Organisatieontwikkeling Om de werkdruk te verlichten, efficiënter en effectiever te werken en meer ruimte te brengen in de organisatie gaan we volop inzetten op het verbeteren van onze werkprocessen, talentontwikkeling, werken in projectteams, meer integraal en multidisciplinair werken, digitalisering en monitoring.

Voor de implementatie van die verbeteringen zijn vooralsnog incidentele middelen nodig. Uitvoeringskracht Mensen zijn voor een gemeente de centrale factor voor het realiseren van (bijna) alles wat een gemeente doet en wil. Ambitie, formatie-ontwikkeling en bezetting gaan hand in hand. Een vooruitblik naar de toekomst, in termen van strategische personeelsplanning, vraagt een interne en externe (formatie)analyse, verbonden aan strategische scenario’s en de interne en externe ontwikkelingen. Het is wenselijk om een lange termijn visie te ontwikkelen op het georganiseerd houden van onze gemeentelijke uitvoeringskracht, zodat we toekomstbestendig blijven. Daarvoor willen wij ons bij laten staan door een erkend adviesbureau. Onderdeel van deze lange termijn visie is dan ook een gedegen strategische personeelsplanning, waarbij wordt bepaald wat we zelf doen, laten doen, samen doen of niet meer doen en met welke formatie de uitvoeringskracht geborgd is. Door het ontwikkelen van de organisatie (zie onder Organisatieontwikkeling) zorgen wij ervoor dat oplossingen niet alleen gevonden worden in uitbreiding van de formatie. Desalniettemin verwachten wij dat een structurele uitbreiding van onze formatie nodig is om onze uitvoeringskracht op orde te houden. Uit het organisatieonderzoek zal blijken óf en waar de formatie op orde gebracht dient te worden.

Visie op dienstverlening Als gemeente leveren we een belangrijke bijdrage aan de fysieke, sociale en economische voorzieningen op Schiermonnikoog. Of het nu gaat om het verlenen van een omgevingsvergunning, het verlengen van een rijbewijs, de reparatie van een kapotte lantaarnpaal of het indiceren van zorg. Een goede dienstverlening vanuit de gemeente draagt bij aan de ontwikkeling van de gemeente, haar inwoners en bedrijven. Diverse technologische en maatschappelijke ontwikkelingen veranderen de dienstverlening en de omgang van inwoners en bedrijven met de gemeente. Ook de Omgevingswet vraagt ons bestuur te kiezen voor andere dienstverlening. . Wij achten het daarom noodzakelijk een integrale visie op de dienstverlening te ontwikkelen. Wij willen al in 2024 starten met het opstellen van een visie op dienstverlening en vragen hiervoor budget beschikbaar te stellen uit de algemene reserve. Ten behoeve van de organisatieontwikkeling, het organisatieonderzoek en de visie op dienstverlening is een bedrag van € 80.000 nodig. U wordt gevraagd dit budget uit de algemene reserve beschikbaar te stellen. De € 80.000 is als volgt opgebouwd: € 25.000 voor organisatieontwikkeling; € 40.000 voor organisatieonderzoek; € 15.000 voor opstellen visie op de dienstverlening.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schiermonnikoog, de secretaris,

de burgemeester,

T. Kroeze

I. van Gent