6-1 ETL Assurance & Overheidsaccountants, Schiermonnikoog Accountantsverslag 2023
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Schiermonnikoog
2
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Aan de gemeenteraad van gemeente Schiermonnikoog Nieuwestreek 5 9166 LX SCHIERMONNIKOOG
Jaarrekening
Jaarrekening 10 juli 2024 Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Geachte leden van de raad,
Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en met de auditcommissie. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording. Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering.
Vervolgens geven wij ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie en gaan we in op de speerpunten die u ons heeft meegegeven tijdens de controle. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
Bijlagen mr. drs. J.C. Olij RA
3
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening 2023. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt € 102.600.
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Niet alle controleverschillen zijn gecorrigeerd Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld voor fouten respectievelijk onzekerheden.
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Prestatielevering onderbouwing vraagt om aandacht De belangrijkste geconstateerde onzekerheid is de onderbouwing van de prestaties waarvoor de gemeente Schiermonnikoog facturen ontvangt en derhalve voor betaald. In samenwerking met de financieel adviseur hebben we dit jaar een specifieke uitvraag gedaan naar de documentatie en onderbouwing van de prestaties waarvoor de gemeente facturen ontvangt en derhalve voor betaald. Met extra inzet vanuit de organisatie bleken de prestaties voor een bedrag € 219.000 niet voldoende te kunnen worden onderbouwd en vormt voor ons (rest)onzekerheid.
Ook voor de zorgprestaties hebben wij een (rest)onzekerheid vastgesteld. Ten tijde van de afronding van onze controlewerkzaamheden konden de prestaties voor een maximaal bedrag van € 56.000 niet worden aangetoond. Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Informatiewaarde van de programmaverantwoording is niet verbeterd De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende. Naar onze mening zijn er op onderdelen enkele verbeteringen mogelijk om de raad beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Dit is volgens ons vooral verankerd in de informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.
Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
4
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Weerstandsvermogen is toereikend, subjectief, maar niet berekend Uit de jaarstukken blijkt volgens mededeling van uw college dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld, mede op basis van de vigerende Nota reserves en voorzieningen. Uw raad heeft geen minimale omvang van de algemene reserve vastgesteld. De ‘werkelijke weerstandscapaciteit’ wordt in de paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen cijfermatig nader onderbouwd.
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Jaarafsluiting is over het algemeen voldoende verlopen maar kan beter Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten beschikbaar, inclusief (het restant van) de VIC. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording en de onderbouwing hiervan in de Paragraaf bedrijfsvoering is tijdens de controle aan ons toegezonden.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersing is voldoende Naar onze mening is de interne beheersing binnen uw gemeente als geheel voldoende om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Onze mening wordt ondersteund door de bevindingen die voortkomen uit de werkzaamheden van de VIC. Deze boodschap wil echter niet zeggen dat er geen verbeteringen mogelijk, en op enkele onderdelen noodzakelijk, zijn.
VIC en personele wisselingen De VIC is door uw gemeente uitbesteed aan de gemeente Noard-East Fryslân. De (ervaren) VIC-medewerkers zijn per 1 januari 2024 overgegaan naar de gemeente Dantumadiel. Wij hebben het college gevraagd aandacht te hebben voor een voldoende kwalitatieve opvolging. Voor een meer uitgebreidere toelichting verwijzen we u kortheidshalve naar de managementletter 2023. Personele wisselingen en krapte op de arbeidsmarkt Zoals in uw jaarrekening is verwoord heeft de krappe arbeidsmarkt impact op de dienstverlening bij Schiermonnikoog. Het vervullen van openstaande vacatures kost veel moeite en de (wettelijke) taken die de gemeente moet uitvoeren nemen toe en/of worden steeds complexer. Daarbij zijn bestuurlijke ambities groot zoals onder meer blijkt uit de Regio-deal en de Woningbouwprojecten. Wij begrijpen dat uw gemeente een ontwikkeltraject is gestart. Verdere ontwikkeling van de VIC De VIC, met ingang van dit jaar een pijler onder de rechtmatigheidsverklaring, kan nog verder ontwikkeld worden. Wij denken daarbij voor de volgende jaren aan de volgende aspecten: • maak de komende jaren mede gebruik van soft-controls als onderdeel van de VIC; • neem opzet, bestaan en werking van de IT aspecten in de beheersorganisatie mee als onderdeel van de VIC.
5
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Specifiek aandacht voor prestatielevering Vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering moet verder geborgd door dit standaard in het factuurproces op te nemen en te laten onderbouwen. Hiervoor adviseren wij om een handreiking op te stellen. Dit ter voorkoming dat achteraf, bij de interim-controle of zelfs pas bij de jaarrekeningcontrole nog veel aanvullende werkzaamheden moeten plaatsvinden, wat impact heeft op de planning en uitvoering van de jaarrekening. Rechtmatigheidsfouten Er is, als onderdeel van de VIC, een interne analyse op de post crediteuren uitgevoerd met als doelstelling vast te stellen of opdrachten voldoen aan de (Europese) aanbestedingsregels. Uit deze analyse komt 1 afwijking naar voren waarvan de omvang is vastgesteld op een bedrag van € 76.763.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude. Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen (bijvoorbeeld voor voorzieningen, grondexploitaties etc.). We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en overall als
evenwichtig aangemerkt. Voortgang Regio-deal / Waddenprogramma • Bewaak dat er heldere bestuurlijke afspraken komen bij de Regiodeal De Waddeneilanden, waarbij in elk geval planning, prioritering en verdeling van de projecten en de gelden nadere invulling krijgt; • Zorg voor heldere uitgangspunten bij de woningbouwprojecten en voor concrete afspreken over verdeling van gelden, zodanig dat bij de afrekening van de beide subsidiestromen na 10 jaar de afspraken nog steeds helder zijn.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
6
De reikwijdte van onze controle
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
Toleranties en oordeel Samenvatting bevindingen
De gemeenteraad heeft ons verzocht om de jaarrekening 2023 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in ons auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken Gemeente Schiermonnikoog Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Programmaverantwoording
Paragrafen
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
7
De definitieve toleranties en onze oordeel
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
Toleranties en oordeel
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel zijn daarmee als volgt:
Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande tabel.
Tolerantie
Bedrag
Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Tolerantiegrens voor fouten
€ 102.600
Tolerantiegrens voor onzekerheden
€ 307.800
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft het
controleprotocol 2018-2020 ingetrokken; een controleverordening voor 2023 is door uw raad op 16 januari 2024 vastgesteld. In dit document is er ten aanzien van de getrouwheid geen rapporteringstolerantie vastgesteld. Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de hiervoor genoemde goedkeuringstolerantie. Bevindingen blijven binnen de tolerantie Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld. Dit jaar hebben we, in samenwerking met uw financieel adviseur en de VIC expliciet aandacht besteed aan de prestatielevering: de vraag of een betaalde factuur ook feitelijk onderbouwd kan worden door geleverde prestaties. Dat bleek nog lang niet alle gevallen even gemakkelijk en er moest voor een aantal facturen expliciet documentatie bij de budgethouders of projectleiders opgevraagd worden. In een aantal gevallen lukte het onderbouwen niet helemaal; waardoor we een deel van de facturen als onzeker hebben aangemerkt.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
8
Het college heeft voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
Toleranties en oordeel Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Achtergrond Dit jaar heeft het college voor het eerst een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is volgens de BBV onderdeel van de jaarrekening; maar dit eerste jaar door het college opgenomen voor in het boekwerk, onder de hoofdlijnen. De verantwoording valt binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. De verantwoordingsgrens is door de raad vastgesteld op de maximale grens van 1% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Als basis hiervoor geldt thans de nieuwe financiële verordening (art. 8) zoals vastgesteld door de raad op 30 januari 2024. Een specifiek controleprotocol is (nog) niet opgesteld. Het college heeft het maximale bedrag vastgesteld op € 102.600. Het oordeel van het college Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Het college heeft ten aanzien van het voorwaardencriterium een bevinding gerapporteerd inzake een onrechtmatige aanbesteding voor een bedrag van € 76.763. De fout valt binnen de gestelde grens van maximaal € 102.600. De bevindingen zijn in meer detail beschreven en toegelicht in Paragraaf Bedrijfsvoering. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld.
Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
9 Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van de raadsleden.
De leesbaarheid van de programmaverantwoording is voldoende tot goed. Het jaarverslag is uitgebreid en telt maar liefst 243 bladzijden. Er wordt gerapporteerd volgens een vast stramien, met afwisselend passende overzichten en praktische toelichting.
Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Vervolgens hebben wij in meer detail onze beeld uitgewerkt.
De programmaverantwoording biedt volgens een vaste indeling per programma inzicht in de realisatie in 2023: per programma wordt op basis van de ‘W-W-W’-vragen (wat zijn de doelen, wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen) een nadere toelichting gegeven. Met een stoplicht wordt afhankelijk van de voortgang een kleur aangegeven (rood, geel en groen). De toelichting zou nog aan kracht winnen als er per kernpunt wordt aan gegeven of hetgeen gedaan is ook tot het beoogde effect heeft geleid. Want de toezichthoudende rol van de raad ziet meer op het bereiken van het beoogde effect, dan op de vraag of afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd.
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Aspect verantwoording
2023
2022
Leesbaarheid
Informatiewaarde
Overeenstemming met jaarrekening
In overeenstemming met het BBV
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Bijlagen
Bijlagen
Betekenis
Elk programma wordt afgerond met een ‘wat heeft het gekost’, waarin de belangrijkste verschillen tussen begroting en jaarrekening worden toegelicht.
De jaarrekening is overeenkomstig de BBV opgesteld, maar volgt deze niet in alle facetten. Dit beïnvloedt naar onze mening niet de boodschap en het beeld dat de jaarstukken bieden.
10 Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we kort of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan.
Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Op de volgende pagina’s hebben wij in meer detail ons beeld uitgewerkt.
Aspect verantwoording
2023
2022
Lokale heffingen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onderhoud kapitaalgoederen
Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
Financiering
Bedrijfsvoering
Verbonden partijen
Grondbeleid
Openbaarheid Woo
nvt
Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar ook van de financiële verordening en/of de wensen van de raad; • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses of verbale toelichting.
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Legenda
Betekenis
Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
11 Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Lokale heffingen De paragraaf Lokale heffingen geeft uitgebreid inzicht in een aantal aspecten die op grond van de BBV toelichting behoeven. Ook de presentatie rondom kostendekkendheid krijgt aandacht. De wetgever vraagt ook om het beleid ten aanzien van de lokale heffingen uiteen te zetten en een aanduiding van de lokale lastendruk. In de paragraaf is een tabel opgenomen met de tekst ‘Woonlasten 2022 eigenaar en Woonlasten 2023’ waarbij de woonlasten worden vergeleken met het gemiddelde in de provincie Friesland. Het verzoek is om volgend jaar de toelichting op dit onderdeel nader uit te werken. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen is naar onze mening nog niet voldoende uitgewerkt. Er wordt nog geen inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen en worden gewogen. De belangrijkste risico’s (8) zijn kort toegelicht maar niet verder uitgewerkt. In de paragraaf wordt een berekening opgesteld van de weerstandscapaciteit (ratio). De structurele weerstandscapaciteit is op basis van de uitgangspunten uitstekend om tegenvallers op te kunnen vangen zo meldt het college.
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
In de paragraaf worden de verplichte kengetallen vanuit het BBV opgenomen. De opbouw/samenstelling van de kengetallen is met tabellen gedocumenteerd. Maar de BBV vraagt ook om een inhoudelijke analyse: een beoordeling de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie van de
gemeente. Op dit punt kan de paragraaf nog verder worden aangevuld. Onderhoud kapitaalgoederen In de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen zijn de beleidsmatige kaders van de verschillende soorten kapitaalgoederen heel beknopt weergegeven. En de feitelijke ontwikkelingen in het onderhoud in 2023 zijn zeer beknopt beschreven. Maar het BBV vraagt ook om de uit het beleidskader voorvloeiende financiële aspecten weer te geven en de vertaling van die financiële consequenties in de jaarrekening helder te maken. En de vertaling ontbreekt, feitelijk wordt alleen de stand van de werkelijke bestedingen versus de begroting weergegeven. Wij adviseren u deze paragraaf op deze punten aan te vullen en in overeenstemming te brengen met het BBV. De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door hierin bijvoorbeeld ook een meerjarenperspectief mee te nemen gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten.
12 Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Financiering In de paragraaf Financiering wordt kernachtig toelichting gegeven op een aantal kernbegrippen rondom financieren, de rentekosten en het beleid dat daarvoor gevoerd wordt. En daarbij worden (kort) de risico’s rondom financiering (renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico) behandeld. De informatiewaarde zou verder verbeterd kunnen worden door de financieringspositie van de gemeente in meerjarenperspectief te bezien, waarbij deels wordt teruggekeken, bijvoorbeeld drie jaar, en enkele jaren wordt vooruitgekeken. Op deze wijze kan een trendanalyse worden ontwikkeld, waardoor een nog betere voorspelling gemaakt kan worden van de financieringspositie op de langere termijn. Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan, waardoor het college een eigen invulling kan geven aan de onderwerpen en accenten. Het merendeel van de bedrijfsvoeringsaspecten komt wel aan bod in de paragraaf.
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
In de aan ons toegezonden concept jaarrekening was de toelichting op de rechtmatigheid nog niet in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen maar is later aangevuld. Er wordt in de paragraaf toelichting gegeven op de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording, de interne controle wordt kort
behandeld en het rechtsmatigheidsoordeel van het college wordt helder toegelicht door de drie basiscriteria (begrotingsrechtmatigheid, M&O-criterium en voorwaardencriterium) te behandelen. Voor het begrotingscriterium wordt ook verwezen naar de toelichtingen en analyse op andere plekken in de jaarstukken.
Wij vinden dit een praktische benadering, zeker in dit eerste jaar van rapporteren over rechtmatigheid. We adviseren u om hierover met het college nader te spreken en vast te leggen of dit ook voor u als raad een heldere weergave is. Verbonden partijen Deze paragraaf geeft een beeld van de beleidsmatige en financiële betrokkenheid van de gemeente bij haar verbonden partijen. De wetgever vraagt ook om in deze paragraaf het beleid ten aanzien van verbonden partijen weer te geven, zeker relevant als een gemeente geen nader uitgewerkt beleid rondom verbonden partijen heeft. En zeker ook voor Schiermonnikoog, waarvoor samenwerking allerlei vormen en op vele terreinen van beleid en beheer van groot belang is.
De informatieverschaffing per verbonden partij is praktisch en helder. Het belangrijkste aspect dat ontbreekt is de verwachte omvang van het eigen vermogen, het vreemd vermogen en het resultaat van verschillende verbonden partijen over het begrotingsjaar 2023. Bij het opstellen van de jaarrekening was deze informatie echter in vele gevallen nog niet beschikbaar.
13 Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Grondbeleid De toelichting is praktisch en beknopt. Wij hebben geconstateerd dat de raad met het vaststellen van de jaarrekening 2023 ook meteen de geactualiseerde grondexploitatiecomplexen zal vaststellen.
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
In de Notitie Grondbeleid in jaarrekening en jaarstukken (2023) van de Commissie BBV staat vermeld als ‘stellige uitspraak’: er moet jaarlijks een herziening van de grondexploitatiebegroting plaatsvinden. Actualisaties van het grondexploitatiecomplex en de grondexploitatiebegroting met planinhoudelijke wijzigingen, dan wel autonome wijzigingen met materiële financiële gevolgen, moeten opnieuw door de raad worden vastgesteld.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Voorliggende wijzingen zoals uiteengezet in de paragraaf gronbeleid betreffen geen formele actualisatie, maar een ‘herziening’, immers de wijzigingen hebben een beperkte financiële impact en geen planinhoudelijke wijzigingen. Openbaarheid De paragraaf over de toepassing van de Wet open overheid (Woo) is dit jaar nieuw. Dat er een aparte paragraaf ‘Openbaarheid’ in de jaarstukken moet worden opgenomen, is al geregeld in de Woo; en de commissie BBV geeft weer dat dit ook in de eerstvolgende wijziging van de BBV zal worden verwerkt. Wij verwachten dat deze wijziging dit najaar definitief wordt.
De inhoud en informatiewaarde van de paragraaf in de jaarstukken 2023 is ons inziens nog beperkt. Dit is overigens bij al onze gemeenten het geval, omdat historie en referentie ontbreekt. Wij hebben het college geadviseerd om voor komend jaar kennis te nemen van het nieuwe artikel 16a dat in de voorgenomen wijziging van het BBV is opgenomen. Hierin zijn in meer detail de eisen opgenomen waaraan de paragraaf betreffende openbaarheid moet voldoen. Wij verwachten dat deze wijziging dit najaar definitief wordt.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Prestatie-levering vraagt om aandacht We hebben de laatste jaren aandacht gevraagd voor de prestatielevering: het feitelijk vaststellen dat een prestatie echt geleverd is, en het expliciet vastleggen en onderbouwen daarvan.
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
De commissie BADO heeft de notitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ uitgebracht om het belang ervan te onderstrepen en om handvatten te geven hoe bewijsvoering en dossiervorming rondom prestatielevering vorm te geven. Bij bepaalde diensten of leveringen is het soms best lastig om te beoordelen en adequaat gedocumenteerd vast te leggen of een prestatie is geleverd. En los daarvan, het kost tijd en moeite. Omdat er aan de vastlegging van en de controle op prestatielevering nog geen feitelijke invulling werd gegeven hebben we hieraan, in afstemming met uw financieel adviseur, dit jaar expliciet aandacht besteed. We hebben daarbij het verzoek gedaan om documentatie aan te leveren waaruit blijkt dat de dienstverlener voor de betreffende factuur feitelijke prestaties geleverd heeft.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Deze uitvraag bleek toch behoorlijk lastig, mede omdat niet alle budgethouders en/of opdrachtgevers, in praktische zin deze onderbouwing achteraf konden of wilden opleveren. Met de nodige inspanning bleken de uitgevraagde prestaties alsnog te kunnen worden onderbouwd. Op basis van onze analyse hebben wij uiteindelijk een bedrag van € 219.000 als onzeker gekwalificeerd. Dat blijft onder onze controletolerantie voor onzekerheden.
Overigens moet het vastleggen en documenteren van de ‘ontvangen prestatie’ zich naar onze mening niet beperken tot controle achteraf: dit moet in het factuurproces ingebakken worden. We adviseren om voor komend boekjaar te bezien hoe dat in het inkoopproces en factuurproces te borgen. Regio Deal De Waddeneilanden In 2020 en 2021 is door het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden een integraal programma opgezet om de leefbaarheid op de Waddeneilanden te behouden en te werken aan een duurzaam en vitaal toekomstperspectief voor de Waddeneilanden. In februari 2022 is het integrale uitvoeringsprogramma in de raad vastgesteld. Dit programma is ingediend en gehonoreerd in de 4e tranche van de Regio Deals die het rijk met decentrale overheden, in dit geval de Waddeneilanden en de provincies Noord-Holland en Friesland heeft gesloten. De Regio Deals zijn 1 november 2023 ondertekend. Het totale programma omvat projecten waarvoor in totaal ca € 31 mln. uitgaven worden geraamd en die volgens de afspraken in de Regio Deal uitgevoerd worden in de periode 2024 – 2027. In het kader van regiodeals wordt ook een eigen bijdrage verwacht: de rijksoverheid betaalt 50%, de provincie 25% en de gemeenten 25%.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Voor de uitvoering van het programma verleent een programmabureau dat is ondergebracht bij GR De Wadden ondersteuning. Maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt, zo begrijpen wij, bij de contractspartijen samen. Voor de planning, de prioritering, keuzes in en uitwerking van projecten moeten nog feitelijke afspraken worden gemaakt en bekrachtigt. Deze afspraken zijn van expliciet van belang omdat de projecten die zijn ingebracht in de Regio Deal in een beperkte tijd moeten worden uitgevoerd. En de aard en omvang van deze projecten zijn voor alle eilanden best majeure projecten: goede kaders afspreken en nadrukkelijke bewaking ervan is een must.
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Woningbouwsubsidies De rijksoverheid stimuleert momenteel via subsidieprogramma’s op concrete wijze de woningbouwplannen van gemeenten. Het ministerie van Volkshuisvesting heeft in 2022 voor het versnellen van de woningbouw op de Waddeneilanden (ter realisatie van ten minste 200 woningen op de eilanden) een bedrag van € 5 mln. toegezegd; deze rijksbijdrage is bedoeld voor de bekostiging van de zgn. onrendabele top van de 200 woningen.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Omdat de looptijd van het project lang is (10 jaar), adviseren we u om bij start ervan nadrukkelijk stil te staan bij de opzet, de inhoudelijke beheersing en de administratieve borging ervan. Het (tijdig) halen van de woningbouw-doelstelling en de samenstelling van het woningbouwprogramma (opbouw, fasering) zijn nadrukkelijke voorwaarden bij de subsidieverlening.
Grondexploitaties In de jaarrekening heeft de gemeente Schiermonnikoog voor de beide actieve grondexploitaties een boekwaarde verantwoord van in totaal € 579.805 (2022: € 522.204). In de jaarrekening is in de Paragraaf Grondbeleid een nadere uiteenzetting gegeven van de doorrekeningen van de nog actieve grondexploitaties op Schiermonnikoog. Op de grondexploitatie Woningbouwlocatie Oost wordt, rekening houdend met de beperkte herziening, een positief resultaat verwacht van € 308.800. Het verwachte saldo kan overigens lager uitvallen, afhankelijk van de keuzes die uw raad nog gaat maken in het kader van de betaalbaarheid van de woningen (verkoopstrategie). Mede om deze reden is de exploitatie met 2 jaar verlengd. De grondexploitatie Melle Grietjespad sluit na herziening met een verwacht positief resultaat van € 9.853. In de paragraaf Grondbeleid lezen wij dat de exploitatie met 1 jaar is verlengd omdat kennelijk weinig belangstellong is voor de bedrijfskavel.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Jeugdwet en Wmo 2023
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
De gemeente Noardeast Fryslân en de Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten (SDF) zijn betrokken bij de uitvoering van deze taken in het sociaal domein. Dat betekent ook dat de deze uitvoerders zorg dragen dat de gemeente Schiermonnikoog periodiek wordt geïnformeerd. Er is in 2023 geen (beleids)informatie informatie ontvangen vanuit de SDF. In de financiële administratie zien wij betaalbatches met facturen vanuit SDF, maar welke zorg dat betreft en door welke zorgleverancier(s) is ons niet duidelijk. Dit is overigens niet anders dan in voorgaande jaren. Vanuit de VIC is ons medegedeeld dat SDF over 2023 wel een prognoses heeft afgegeven. Van belang is om er voor te zorgen dat de informatie inzake de bestedingen en de verantwoording van zorginstellingen over 2023 (inclusief controleverklaring(en) indien beschikbaar) tijdig op te vragen. Uiteraard realiseren wij ons dat de gemeente Schiermonnikoog hiervoor grotendeels afhankelijk is van andere partijen.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Bij het afsluiten van onze controle hebben wij ten aanzien van de bestedingen Wmo (voor hulp in de huishouding) een productieverantwoording inclusief goedkeurende controleverklaring ontvangen. Voor de overige bestedingen Wmo, zijnde huishoudelijke hulp en begeleiding, alsmede voor de verstrekte voorzieningen in natura, ontbreken de productieverantwoordingen
inclusief controleverklaring(en)..We kunnen van deze bestedingen de prestatielevering niet vaststellen. De (rest)onzekerheid hebben we vastgesteld op een bedrag van € 56.000. Bureau Zelfstandigen Friesland Wij hebben in het najaar van 2023 de accountant van het Bureau Zelfstandigen Friesland (BZF, onderdeel van de gemeente Leeuwarden) auditinstructies toegezonden. Hiermee wordt vooraf duidelijk welke informatie aanvullend aan ons moet worden overgelegd t.b.v. SiSa-controle 2023. We hebben de gevraagde documenten van de accountant van BZF onderdeel van de gemeente Leeuwarden, gedateerd op 10 april 2024, in goede orde ontvangen. De accountant heeft ten aanzien van de relevante SiSa-regelingen G2, G3 en G4 een goedkeurend oordeel verstrekt.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
17
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole is verlopen. Op te leveren stukken Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten grotendeels beschikbaar. Wij hebben de controle dit jaar geheel ‘digitaal’ uitgevoerd.
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
We zullen komend jaar onze lijst met op te leveren stukken tijdig aan uw financieel adviseur toesturen. Op dit moment zijn wij bezig met een nieuwe digitale aanlevertool. Uiteraard zullen wij, als de wijze van aanlevering wijzigt, dit tijdig afstemmen voor een soepel afsluit- en controleproces.
Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Volwaardige jaarrekening Bij de start van de controle was er een nagenoeg complete set jaarstukken beschikbaar. Maar er moest nog wel een enkel onderwerp worden geanalyseerd en samengesteld worden voor de jaarrekening. Met name de verschillende teksten rondom rechtmatigheid (verklaarbaar omdat dit het eerste jaar van verantwoorden is) waren bij de start van de controle nog niet beschikbaar en zijn later aangeleverd.
We geven in overweging om bij het afsluitproces van de jaarrekening van volgend jaar: • de teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, kritisch te beoordelen voordat de jaarstukken aan college en ons worden verstrekt. • bij de start van de jaarrekeningcontrole de concept jaarstukken gereed en zichtbaar gecontroleerd te hebben aan de hand van de checklist jaarverslaggeving.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
18
Ons beeld van de VIC in ontwikkeling
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
VIC-plan 2023 Reeds voor 2022 is een geactualiseerd VIC-plan opgesteld, waarin onder meer rekening gehouden is met de veranderde verantwoordelijkheid voor de (financiële) rechtmatigheid van de beheerhandelingen van het college.
rechtmatigheid 2023’ (versie december 2023). Hierbij is intern de processen beoordeeld en zijn checklists op basis van deelwaarnemingen ingevuld. Uit de VIC komen over 2023 geen materiële afwijkingen naar voren naast de al eerdere gemelde aanbestedingsfout.
Afronding VIC De VIC-werkzaamheden over 2023 zijn door de VIC-medewerkers van de gemeente Nord-east Fryslân uitgevoerd. Het belang van de VIC is met ingang van dit jaar wel groter geworden, want de VIC is nu ook de basis voor de rechtmatigheidsverklaring die het college aflegt. Ook het college heeft er belang bij dat de verklaring geen grote onrechtmatigheden laat zien. Of, als deze er wel zijn, dat deze tijdig worden gesignaleerd en waar mogelijk nog in het boekjaar zelf herstelmaatregelen kunnen worden genomen.
Wel geeft de VIC enkele aandachts- en verbeterpunten mee voor volgend jaar: • Bij het proces verstrekte subsidies blijkt net als voorgaande jaren dat gevraagde documenten en bescheiden niet tijdig zijn aangeleverd aan uw gemeente. Dit betreft termijn-overschrijdingen (d.w.z. formele rechtmatigheid); • Het proces ten aanzien van de begraafrechten vraagt om aandacht in 2024. Er zijn graven waarvan de rechten zijn verlopen (of binnenkort gaan verlopen). In voorkomende gevallen is er niet verlengd of afstand gedaan. Het gaat om circa 94 graven, rekening houdend met een tarief van € 100 per jaar om een bedrag van maximaal € 9.400. • De VIC vraagt aandacht voor de inhuur in het kader van de implementatie van de Omgevingswet. Er is nauwelijks deskundig personeel te vinden en ze adviseert u om bij de inhuur van personeel aan te sluiten bij ‘Werken in Friesland’.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Bij de interim-controle moesten we nog enkele processen worden afgerond. Onder meer de auto-ontheffingen, burgerleges en het restant sociaal domein (Wmo, Jeugdwet en participatiewet). De rapportages over het 4e kwartaal 2023 inzake de Participatiewet, de Wmo en Jeugdwet zijn in et voorjaar 2024 aangeleverd. Hieruit zijn geen bijzonderheden gebleken. .
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
VIC rapportages De werkzaamheden en de conclusies van de VIC zijn per proces vastgelegd in een memorandum en verzameld in de ‘Rapportage
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
19
Ons beeld van de VIC in ontwikkeling
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Doorontwikkeling VIC Natuurlijk kan de VIC nog verder ontwikkeld worden. We noemen enkele elementen: • Maak het onderscheid tussen controle in de processen (controle in de eerste lijn) en de verbijzonderde interne controle (controle in de tweede lijn) meer expliciet – daar waar mogelijk. • We adviseren een specifieke risicoanalyse per proces te introduceren. Dat is een betere selectie van processen en keuze in omvang en diepgang van werkzaamheden mogelijk. • IT-risico’s en IT-werkzaamheden worden niet meegenomen in het VIC-plan. De opzet, bestaan en werking van de ITbeheersorganisatie is echter een cruciaal onderdeel om een uitspraak te doen over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. • Betrek grotere, risicovolle en/of politiek gevoelige projecten in het VIC-plan (regiodeal, woningbouw als voorbeeld) en de interne beheersing op en de bijdragen aan de verbonden partijen. • De werkzaamheden van de VIC zijn nog volledig gegevensgericht op basis van het toetsen van hard controls in het proces. Voor de komende jaren raden wij u echter aan om ook de soft controls onderdeel te maken van het VIC-plan, waaronder bij de te ontwikkelen risicoanalyse. • Betrek in de VIC ook periodiek de processen van de financiele administratie (betalingen, beheer debiteuren / crediteuren, memoriaalboekingen). Deze elementen kunnen natuurlijk niet allemaal direct aan de VIC-
Bijlagen
Bijlagen
werkzaamheden worden toegevoegd. Maar met de genoemde risicoanalyse is een betere en evenwichtige keuze mogelijk.
En de aandacht voor de verschillende processen en onderwerpen kan roulerend beperkter en intensiever worden ingezet; waardoor meer onderwerpen binnen de scope kunnen vallen.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
20
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Ontwikkeling risicomanagement Voor risicomanagement als apart onderwerp in de beheersinstrumenten vragen we al langer aandacht. Het is van belang hierin te investeren: want met het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur kan beter een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En na het ontwikkelen ervan is het van belang continue aandacht voor risico-management te organiseren. Want op dit moment is de aandacht voor risico’s praktisch gezien zeer beperkt. En is feitelijk in de jaarrekening en begroting opgenomen, mede omdat deze door BBV-verslaggevingsregels wordt afgedwongen.
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij u en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij u als college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten).
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Een frauderisico-analyse opstellen, mede als basis voor de werkzaamheden VIC Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht
voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Deze frauderisicoanalyse kan daarna ook gebruikt worden als uitgangspunt voor de VIC-aanpak en als basis voor specifieke VICwerkzaamheden gericht op de onderkende risico’s. In de jaarrekening 2023 is een paragraaf fraude opgenomen. Hierin wordt verwezen naar de interne controles waarin maatregelen zijn opgenomen om frauderisico’s te mitigeren. In de VIC uitwerking komt fraude wel voor maar is de diepgang en feitelijk uitvoering nog beperkt. Een volgende stap is om de frauderisico’s verder te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze meer gaan ‘leven’ in de organisatie (bewustzijn vergroten).
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
21
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC
Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Frauderisico’s bespreken met management en bestuur; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoopen aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring nemen we ook op wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden.
Er is geen overkoepelend M&O beleid Binnen de gemeente Ameland is geen overkoepelend M&O-beleid vastgesteld, waardoor geen algemene uitgangspunten, kaders, beheersmaatregelen en risicogebieden op dit gebied inzichtelijk zijn.
Het beschikken over een overkoepelend M&O-beleid is aan te bevelen omdat de visie en kaders van de gemeenteraad ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik hiermee expliciet naar voren komen. En het kan helpen bij de onderbouwing van een van de drie elementen van rechtmatigheid. Noodzakelijk is het echter niet. Relevant is dat de in verordeningen en nadere besluiten die daaruit voortkomen voldoende preventieve en repressieve maatregelen zijn opgenomen, alsmede dat de toetsing op deze maatregelen is opgenomen in de interne beheersingsorganisatie. Wij hebben geconstateerd dat dit het geval is.
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
22
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s
Jaarrekening
Jaarrekening Bevinding voorgaand jaar Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Zorg er voor dat inkoopregelgeving (aanbestedingswet, nota proportionaliteit) en het eigen beleid (formeel beleid en werkafspraken) bij alle budgethouders bekend.
De interne controle op externe inhuur is in de VIC uitgevoerd en hierbij is voor 2023 een afwijking vastgesteld m.b.t. Europese wetgeving. Focus op verlenging(en) blijft een aandachtspunt.
Inkoop is het belangrijkste proces met financiële gevolgen: blijf ervoor zorgen dat de relevant kennis bij iedereen actueel blijft.
2
De financiële- en controleverordening dienen te worden geactualiseerd.
Actualiseer de verordeningen: de veranderingen rondom rechtmatigheid zijn een goede aanleiding om het formele financiële kader te herzien.
De financiële- en controle verordening zijn begin 2024 geactualiseerd en vastgesteld door de raad. Er is nog geen nieuw controleprotocol 2023 en verder inclusief normenkader vastgesteld.
Wees alert dat in 2024 mogelijk het op stellen nieuwe controleprotocol opnieuw aanpassing behoeft als het BADO vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal worden aangepast.
3
De gemeente heeft nog onvoldoende zicht op potentiële frauderisico’s en de mogelijk te treffen beheersmaatregelen.
Stel een frauderisicoanalyse op: Breng frauderisico’s bij uw gemeente in kaart; betrek de mogelijk interne beheersmaatregelen daarbij en bespreek dit periodiek met directie/college.
Nog geen voortgang.
Voorlopig nog planvorming.
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Status
Aanbestedingsbeleid en naleving voorwaarden: Het naleven van het interne inkoopen aanbestedingsbeleid, zeker bij het inhuren van medewerkers en het verlengen van de inhuurperiode.
Financiële positie
VIC
Voortgang
1
Financiële positie
Bevindingen controle
Aanbeveling
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
23
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Bevinding voorgaand jaar
Aanbeveling
4
De prestatie akkoord bij leveringen wordt nog niet expliciet vastgelegd en gedocumenteerd. :
Leg beleid vast rondom het proces prestatiebeoordeling leveringen en diensten. Leg vast wanneer (aard van levering, omvang/soort) er specifieke aandacht nodig is voor het beoordelen van een prestatie. En als er aandacht nodig is: op welke wijze dit vorm te geven en zichtbaar te documenteren.
Er is nog geen beleid hiervoor ontwikkeld.
Door ontbreken van beleid en richtlijnen ontbreekt ook de specifieke aandacht van de organisatie op de feitelijke levering van prestaties.
5
Er zijn bijna geen (actuele) procesbeschrijvingen. Zicht op en inzicht in processen is de basis voor interne beheersing.
Advies om voor de belangrijkste financiële processen beschrijvingen op te laten stellen (bijvoorbeeld in de vorm van workflows) blijft staan.
Geen nadere informatie bekend.
Is/blijft een continue aandachtspunt. Maak er nu een speerpunt van nu het college zelf verantwoordelijk is voor IC en rechtmatigheid.
6
Verantwoording toeristenbelasting over 2023
Vraag bij Rederij Wagenborg de verantwoording toeristenbelasting op en neem kennis van het oordeel van de accountant. De verantwoording dekt een groot deel van de opbrengst toeristenbelasting af.
In afwachting.
De verantwoording over 2023 is volgens mededeling nog niet beschikbaar.
Financiële positie
Financiële positie
Voortgang
Status
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces VIC
VIC Risicomanagement en fraude
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Belangrijkste boodschappen
Belangrijkste boodschappen
24
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen Actuele ontwikkelingen
Sisa
WNT
Actuele ontwikkelingen Sisa
WNT
Onafhankelijkheid
Communicatie
Onafhankelijkheid Communicatie
In april 2024 heeft de Rijksoverheid met provincies en gemeenten afspraken gemaakt over hun financiën. Hieronder hebben wij de belangrijkste afspraken op een rijtje gezet. Opschalingskorting definitief afgeschaft Een van de afspraken is dat vanaf 2026 de opschalingskorting definitief wordt geschrapt. Daardoor krijgen gemeenten € 675 miljoen extra. Nieuwe financieringssystematiek eerder ingevoerd Tevens is besloten om de nieuwe financieringssystematiek (bbpsystematiek) al vanaf 2024 in te voeren, zodat de financiering vanuit de Rijksoverheid stabieler wordt. Deze overgang heeft, met uitzondering van het jaar 2025, geen financiële gevolgen voor gemeenten. In 2025 wordt echter, eenmalig, een lagere uitkering uit het gemeentefonds verwacht. Streven naar minder specifieke uitkeringen Om in de toekomst verantwoordingslasten te beperken en bestedingsvrijheid te bevorderen wordt, naast de lopende inspanningen om de financiële verhoudingswet aan te passen, een plan uitgewerkt om te komen tot een vermindering van het aantal (nieuwe) specifieke uitkeringen.
Financiering Wmo wijzigt Een andere afspraak die gemaakt is, is om gezamenlijk te werken om de beheersbaarheid van de uitgaven in relatie tot de wettelijke zorgtaken van de Wmo 2015 te borgen. Het Rijk en gemeenten gaan zich samen inspannen om het openeinde-deel van de regeling te beëindigen. Afgesproken is dat in de toekomst (een nader te bepalen deel van de) Wmo 2015 niet langer via de algemene uitkering van het gemeentefonds gaat, maar via een aparte financiering. Afhankelijk van de gekozen bekostigingsvorm wordt een passende, geobjectiveerde indexering ontwikkeld die rekening houdt met de kostenontwikkeling en demografie en vergrijzing. In juni 2024 wordt een voorstel besproken op welke wijze die uitgangspunten verder worden uitgewerkt, ook in samenhang met het al lopende houdbaarheidsonderzoek. Ook op het fysiek domein zijn er ontwikkelingen In het fysiek domein spelen een aantal fundamentele ontwikkelingen die veel van gemeenten vragen. Erkend is dat er onderzoek nodig is naar de vraag of de bbp-systematiek evenredig meebeweegt met de ontwikkeling van de kosten op de beleidsterreinen openbaar vervoer, infrastructuur en natuur. Ook hierbij gaat het om de balans tussen ambitie, taken, middelen en uitvoeringskracht. Voor deze drie beleidsterreinen zal tot een verdere concretisering van de handelingsperspectieven en oplossingsrichtingen worden gekomen.