19-5-1 B&W Verantwoordingsrapportage BAG 2020 Schiermonnikoog.pdf

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Schiermonnikoog

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

< Verplicht in te vullen veld > >

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 1 van 18

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf < Verplicht in te vullen veld > >

[Beschrijf hier de bestuurlijke verantwoording over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering van de BAG in lijn met de zelfevaluatie 2020. Schenk hierbij ook aandacht aan de geconstateerde tekortkomingen en wat daar als verbetermaatregelen tegenover staat]

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 4 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Schiermonnikoog

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

15

45

33 %

Deelscore Volledigheid 40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst 175

205

85 %

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 5 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 6 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Formaliseren taken en bevoegdheden gemeente Leeuwarden middels een mandaatbesluit.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Tijdig vanuit Leeuwarden een landmeter de definitieve geometrie laten inwinnen en tijdig de brondocumenten laten registreren door Leeuwarden. Voor 2021 is inmiddels nieuw personeel geworven en aangesteld (inclusief achtervang).

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

nvt

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

nvt

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 7 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 8 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Uitbesteed aan de gemeente Leeuwarden: de gemeente Leeuwarden heeft voor het primaire BAGbeheer (i.e. verwerken omgevingsvergunningen/beschikking huisnummeringen/sloopmeldingen, verwerken meldingen bouw gestart/gereed en afhandelen terugmeldingen) 0,8 fte belegd. Voor aanvullende/ondersteunende taken, zoals het inmeten en verwerken van definitieve geometrie en het intekenen en verwerken van voorlopige geometrie is circa 1,5 fte belegd. De totale capaciteit is dus op 2,3 fte geraamd. Daarmee is de formatiecapaciteit voor zowel het primaire BAG-beheer als de overige beheerswerkzaamheden ter bevordering van de kwaliteit voldoende voor Schiermonnikoog, Vlieland en Leeuwarden samen. Wel is er op Schiermonnikoog wegens personeel verloop een knelpunt geweest voor

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 9 van 18

wat betreft het aanleveren van gegevens aan Leeuwarden, wat impact heeft gehad op de actualiteit. Voor 2021 is inmiddels nieuw personeel geworven en aangesteld. 2. Is de vervanging voor het beheer van de Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAGBAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Uitbesteed aan de gemeente Leeuwarden: er zijn twee BAG-beheerders werkzaam bij de gemeente Leeuwarden. Zij vervangen elkaar in geval van kort verzuim (ziekte en verlof). In het ergste scenario kan voor het dagelijkse of reguliere beheer een beroep worden gedaan op een detacheringsbureau. Wel is er op Schiermonnikoog wegens personeel verloop een knelpunt geweest voor wat betreft het aanleveren van gegevens aan Leeuwarden, wat impact heeft gehad op de actualiteit. Voor 2021 is inmiddels nieuw personeel geworven en aangesteld.

3. Zijn de processen die invloed hebben op Ja: De processen zijn op schrift gesteld de kwaliteit van de BAG beschreven? Toelichting op gegeven antwoord:

De procesbeschrijvingen zijn op schrift gesteld. Alle gebeurtenissen die zouden moeten leiden tot opname, mutatie of verwijdering van gegevens in de BAG zijn vastgelegd in procedures. Ook de hieruit voortvloeiende werkafspraken met de gemeente Leeuwarden zijn vastgelegd.

4. Worden de beschreven processen die Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit invloed hebben op de kwaliteit van de BAG van de BAG worden nageleefd nageleefd? Toelichting op gegeven antwoord:

Processen worden nageleefd.

5. Worden de processen die invloed Ja hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, dit is onderdeel van jaarlijkse evaluatie van de samenwerking met de gemeente Leeuwarden.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Uitbesteed aan de gemeente Leeuwarden: de kwaliteitseisen voor de definitieve pandgeometrie zijn door de gemeente Leeuwarden, onder verwijzing naar de relevante documenten van de Rijksoverheid, uiteengezet in een interne werkinstructie. De landmeter weet de kwaliteitseisen te duiden en handelt daarnaar.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Leeuwarden heeft middels een samenwerkingsovereenkomst de benodigde bevoegdheden gekregen. De formalisering middels

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 10 van 18

een aangepast mandaatbesluit moet echter nog plaatsvinden. Is er ook in 2020 niet van gekomen wegens personeel verloop. 8. Is het proces zo ingericht dat elke Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen wijziging van de levenscyclus van een pand getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een opgevolgd door een bijbehorende mutatie bijbehorende mutatie in de BAG. in de BAG? Toelichting op gegeven antwoord:

Alle gegevens worden aangeleverd aan Leeuwarden. Wel is er op Schiermonnikoog wegens personeel verloop een knelpunt geweest voor wat betreft het aanleveren van gegevens aan Leeuwarden, wat impact heeft gehad op de actualiteit.

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 11 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 12 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe Antwoord verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in meer dan 2 tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de maanden van de ENSIA-periode onder de 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

Wegens omstandigheden (Coronacrisis en buitensporig personeel verloop) is het in 2020 niet gelukt de actualiteit voldoende te borgen. Voor 2021 is inmiddels nieuw personeel geworven en aangesteld.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Wegens omstandigheden (Coronacrisis en buitensporig personeel verloop) is het in 2020 niet gelukt de actualiteit voldoende te borgen. Voor 2021 is inmiddels nieuw personeel geworven en aangesteld.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 98% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Score nagenoeg altijd 100%

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 13 van 18

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 14 van 18

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 15 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Wordt direct vanuit de vergunningverlening verwerkt.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Wordt direct verwerkt.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op Ja de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Wordt altijd geïnformeerd.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Jaarlijks laat de gemeente een mutatiedetectie uitvoeren op basis van de BAG pandenkaart en de meest actuele luchtfoto. Soms wordt ervoor gekozen de mutatiedetectie zelf uit te voeren vanwege de lokale kennis en de beperkte bebouwde oppervlakte van het eiland. Hiermee voldoet de gemeente aan het voorschrift jaarlijks de BAG op volledigheid te controleren.

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 16 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 17 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Directe controle vanuit vergunningverlening en praktijkgegevens.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Is regelmatig overleg met BKR en WOZ.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ook hier is regelmatig vergelijk met andere basisregistraties en WOZ.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

Alle gegevens worden digitaal en fysiek opgeslagen.

Rapportage BAG 2020 - Schiermonnikoog - Pagina 18 van 18