1. Personele knelpunten notitie 2023-5 december 2022.docx

Personele knelpunten en financiële consequenties Er zijn enkele knelpunten, alle vanuit een verschillende aanleiding. Die aanleidingen worden onderstaand kort benoemd. Hierbij wordt niet ingegaan op functioneringsaspecten. Die worden – voor zover aan de orde – door de secretaris / directeur aangepakt. In deze notitie gaat het vooral om de maatregelen die we kunnen nemen om onze dienstverlening weer op orde te krijgen. In alle situaties gaat het om basistaken. Aangegeven wordt welke opties er zijn, wat de kosten zijn en of er dekkingsmogelijkheden zijn. Ook wordt de zogenaamde flexibele schil er bij betrokken en voor welke taken die voor 2023 kan worden ingezet. Bovendien wordt aangegeven welke dekkingsmogelijkheden er zijn buiten de reguliere personeelsbudgetten om. Aan het einde van de notitie wordt een financieel resumé gegeven. Op 29 november 2022 is over dit onderwerp door de gemeentesecretaris een korte toelichting gegeven aan de raad, in een besloten bijeenkomst. Voor een aantal van de knelpunten geldt dat die worden veroorzaakt door langdurige ziekte. Onderstaand wordt bij de dekking van de kosten die gemoeid zijn met de tijdelijke vervanging van langdurig zieken een beroep gedaan op de Algemene Reserve, of één van de bestemmingsreserves. Tezamen vormen die reserves ons weerstandsvermogen.

In de programmabegroting wordt jaarlijks in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ voor onder meer langdurige ziektes een risico-inventarisatie gedaan: in de begroting van 2022 en 2023 is een risico berekend van €65.000. Het weerstandsvermogen is bedoeld voor het opvangen van dit soort risico’s.

1. Ruimtelijke Ordening De huidige beleidsadviseur werkt full time. Er is een behoorlijke achterstand opgelopen. Er zijn hiervoor meerdere oorzaken. Bovendien is op dit moment betrokkene volledig ziek uitgevallen en moet er rekening worden gehouden met twee varianten. De uitval kan duren tot aan het nieuwe jaar, of de uitval duurt langer en beslaat ook een deel van het jaar 2023. Een deel van de kosten die we maken kunnen worden gedekt uit de middelen die ter beschikking zijn gesteld voor de introductie van de Omgevingswet, die zijn toegevoegd aan de Algemene Reserve, zie bijlage 1. We kunnen dit verantwoorden omdat de huidige beleidsmedewerker hier een belangrijke taak in heeft. Oplossingsrichtingen: 1. Fulltime inhuur voor drie maanden Z spoedig mogelijk tijdelijk extra capaciteit inzetten. De achterstand is dusdanig dat we – ook al is de medewerker per 1-1 terug – voor drie maanden full time moeten inhuren. Grove indicatie van taken: -

juridisch planologisch-stedenbouwkundige begeleiding en beoordeling van diverse ontwikkelingen. Inspiratiegids, diverse bouwplannen en initiatieven van inwoners.

-

planologische ondersteuning bij afwijkende vergunningen.

-

diverse collegeadviezen.

-

introductie Omgevingswet.

-

alle overige voorkomende en af te handelen onderwerpen. 1

2. Na periode van fulltime inhuur voor drie maanden: a. verlenging. Kosten lopen zeer hoog op als we het hele jaar full time inhuren. Om die reden, maar ook omdat we de inzet kunnen richten op de meest noodzakelijke onderdelen, gaan we na drie maanden inhuren voor 0,5 fte. Van kwartaal tot kwartaal bekijken hoe het met de uitgevallen medewerker gaat. Kosten per kwartaal: 21.500 (86.000 per jaar), of b. inzetten op aantrekken van een nieuwe beleidsmedewerker. Die gaat werken naast de huidige medewerker. Medewerker aantrekken voor 0,7 fte, voor de duur dat huidige medewerker nog in dienst is (maximaal 4 jaar) en daarna fulltime in dienst nemen. Kosten per kwartaal: 14.000 (56.000 per jaar).

Conclusie, kosten: Inhuur eerste drie maanden: Inhuur kwartalen twee t/m vier Drie kwartalen à € 21.500 Als we een medewerker kunnen aantrekken: € 30.000, maar dan structureel gedurende 4 jaar € 40.000 Totaal Dekking Extra middelen Omgevingswet, zie bijlage 1, ten laste van Algemene Reserve Extra budget ten laste van Algemene Reserve Totaal

Minimaal € -43.000

Maximaal € -43.000 -64.500

-42.000 -85.000

-107.500

58.000

58.000

27.000 85.000

49.500 107.500

Structureel effect: 2024 € 2025 € 2026 € Aantrekken medewerker 0,7 -56.000 -56.000 -56.000 fte per jaar gedurende 4 jaar Totaal -56.000 -56.000 -56.000 Als we in staat zijn een medewerker aan te trekken voor de duur van 3 jaar, 0,5 fte, dan moet er voor de jaren 2024-2026 dekking vinden via de NFK van 2023 voor de begroting van 2024-26, uitbreiding personeelsbudget. Vooralsnog gaan we voor 2023 uit van de maximale variant. Indien we in staat zijn tot het aantrekken van een vaste medewerker voor 0,7 fte levert dat in 2023 een klein voordeel op ten opzichte van de maximale variant gebaseerd op tijdelijke inhuur.

2

2. Juridische capaciteit De werving van een juridisch-bestuurlijk adviseur heeft tot nu toe geen reacties opgeleverd. We gaan de vacature nu – naast de weg via social media – ook plaatsen via de BAN-PD en, indien dat geen resultaat oplevert “Werken in Fryslan”. De capaciteit die we daar vragen (0,8 fte) is dringend noodzakelijk. Ondertussen begint de schoen flink te wringen. Onze handhavingscapaciteit heeft te veel te leiden onder het nietinvullen van deze vacature. Oplossingsrichting: 1. In blijven zetten om de vacature z.s.m. in te vullen. We gaan er van uit dat dit uiterlijk per 1-7-2023 lukt. De kosten hiervan zijn al gedekt in ons meerjarig personeelsbudget. 2. Om aan het acute probleem een oplossing te bieden, stel ik voor om parallel hieraan tijdelijke inhuur proberen te verkrijgen: 0,8 fte (gelijk aan de omvang van de vacature) voorlopig voor de duur van een half jaar. Conclusie, kosten: Kosten tijdelijke inhuur € 34.500 per kwartaal, per half jaar Dekking Half jaar personeelsbudget 50% van € 72.000 Deel van beschikbaar gestelde middelen voor introductie WOO Totaal

2023 € -69.000

36.000 33.000 69.000

3

3. Jeugd- en jongerenwerk Zoals bekend is onze huidige jeugd- en jongerenwerker wegens ziekte langdurig uitgevallen. Ondertussen is er een rapport opgesteld over de toekomst van het jeugd- en jongerenwerk op Schiermonnikoog en daaruit is een aangepast functieprofiel afgeleid. Er wordt daarnaast nog gewerkt aan een onderzoek door het Trimbosinstituut, dat wellicht accenten gaat leggen. De conclusie is: 1. De huidige jeugd- en jongerenwerker voldoet niet aan het nieuwe functtieprofiel. 2. Zolang de jeugd- en jongerenwerker nog in dienst is, gaan we via inhuur een tijdelijke jeugd- en jongerenwerker aantrekken. Bijkomend voordeel is dat we ervaring kunnen op doen en het profiel wellicht nog scherper wordt. We gaan uit van 18 uur per week (0,5 fte), start per 1-1-2023. Deze kosten komen boven op de reguliere loonkosten va de huidige jeugd- en jongerenwerker. 3. Uiteindelijk willen we een jeugd- en jongerenwerker in vaste dienst aantrekken, die voldoet aan het functieprofiel. We gaan uit van 18 uur per week (0,5 fte), start per 1-7-2023. Deze omvang wordt aanbevolen van een recent opgesteld advies van het bureau Barkema en de Haan, waarover de raad binnenkort afzonderlijk wordt geïnformeerd. Dit betekent een verhoging van 6 uur per week (0,17 fte) ten opzichte van de huidige situatie.

In het verleden was de jeugd- en jongerenwerker ook voor deze omvang aangesteld; de huidige jeugd- en jongerenwerker heeft een contract van 12 uur gekregen, omdat vanuit haar andere functies er een efficiencyvoordeel verwacht werd. De extra kosten zijn: € 11.500 per jaar. Deze komen boven op de reguliere loonkosten van de huidige jeugd- en jongerenwerker. Dat moeten we structureel extra in onze personeelsbegroting opnemen. Voor 2023 (€ 5.750) lossen we dit op binnen onze totale loonsom. 2023 € Eenmalig, half jaar inhuur, 0,5 fte -43.000 Dekking Reserve sociaal domein Totaal

43.000 43.000

Structureel effect: 2024 € 2025 € 2026 € Verhoging 6 uur per week -11.500 -11.500 -11.500 Voor deze kosten moet dekking gevonden worden in de NFK van 2023 voor de begroting van 2024-26, uitbreiding personeelsbudget.

4

4. Inzet procesleider voor uitvoering Regiodeal Waddeneilanden Voor de uitvoering van het programma van de Waddeneilanden / Regiodeal is een uitvoeringsorganisatie in het leven geroepen. De bekostiging hiervan vindt plaats vanuit het gezamenlijk budget. Voor elke programmalijn is een procestrekker vanuit elk van de vijf eilanden aangewezen (er zijn 5 programmalijnen). Deze worden bekostigd vanuit het gezamenlijk budget, tot een bedrag van 51 euro per uur. Niet alle eilanden hebben daarvoor tot nu toe een medewerker aangewezen; Terschelling en Schiermonnikoog niet. Het afgelopen jaar is dat ingevuld door een externe kracht, die volledig vanuit het programmabudget is betaald. Dit kan niet meer, wij zullen onze eigen bijdrage moeten doen. Dit kan op twee manieren, namelijk ofwel een van onze medewerkers gedurende 8 uur per week hiervoor vrij te maken, dan wel door een externe medewerker hiervoor in te huren. Gelet op de krapte in ons personeelsbestand, is het niet voor de hand liggend dat wij hiervoor één van onze medewerkers kunnen vrij spelen. Tenzij we voor die uren weer extra capaciteit gaan inhuren of de betreffende medewerker extra uren in dienst te nemen. Kortom: hoe we het gaan invullen, in alle gevallen zullen wij externe capaciteit moeten aantrekken. De kosten hiervan, minus 51 euro per uur, komen voor onze rekening.

We gaan uit van 8 uur per week, waarbij we inhuren voor 90 euro per uur. Voor het verschil (40 euro) zullen we dekking moeten vinden. Kosten inhuur € 90,- , 8 uur per week, 52 weken Vergoeding uit Regiodeal inhuur € 51,- , 8 uur per week, 52 weken Te dekken vanuit Algemene Reserve

2023 € -38.000 +21.000 -17.000

Structureel effect: 2024 € 2025 € 2026 € Kosten inhuur € 90,- -/- € 51,-17.000 -17.000 -17.000 , 8 uur per week, 52 weken Voor deze kosten moet dekking gevonden worden in de NFK van 2023 voor de begroting van 2024-26, uitbreiding inhuur personeelsbudget.

5

5. DVO Noardeast Fryslân (NEF) Zoals bekend zijn we bezig om tot een actualisatie te komen van de bestaande DVO’s voor sociale zaken, streekarchief en financiën. De signalen zijn dat er een flinke kostenstijging zit aan te komen, maar de omvang ervan is nog (steeds) niet bekend. Op 30 november 2022 is er een eerste indicatie ontvangen uit een verkennend gesprek tussen de directies van NEF en Schiermonnikoog. Gebleken is dat: - er nog geen volledig inzicht kan worden geboden. - er wel een eerste indicatie is gegeven, exclusief een aantal open punten. Dan zouden we afkoersen op een meerprijs van afgerond €130.000 / jaar. Inclusief de open punten schatten we van onze kant die indicatie in op een bedrag van circa €150.000 / jaar. Dit is geen vaststaand gegeven, maar kan wel dienen als een indicatie over de omvang waarover we spreken. Afgesproken is dat we voor het jaar 2023 nog uit blijven gaan van de bedragen op basis van de huidige, verouderde DVO’s. De nog nader te bepalen verhoging gaat daarmee niet in 2023, maar per 2024 in. Ervan uitgaande dat de omvang hiervan in het voorjaar van 2023 bekend is, kunnen wij zoeken naar dekkingsmogelijkheden (meer inkomsten genereren of minder uitgaven). We nemen dit dan mee in de voorbereiding op de NFK van juni 2023, zodat we het kunnen meenemen in de begroting van 2024 en volgende jaren.

Structureel effect: 2024 € 2025 € 2026 € Eerste grove indicatie -150.000 -150.000 -150.000 Voor deze kosten moet dekking gevonden worden in de NFK van 2023 voor de begroting van 2024-26, uitbreiding inhuur personeelsbudget.

6

6. BOA-pool Voor de inzet van BOA’s in de openbare ruimte is er jaarlijks een bedrag van € 28.156 als Decentrale uitkering vanuit het rijk beschikbaar. We sluiten aan bij een bestaande BOA-pool om zo op gewenste momenten in het jaar 2 BOA’s te kunnen inhuren. We gaan er vooralsnog vanuit dat de van het rijk te ontvangen jaarlijkse gelden voldoende zijn om de kosten te dekken. Kosten inhuur Dekking: Door rijk beschikbare decentrale uitkering

2023 € -28.156 28.156

7

7. Inhuur projectleider Omgevingswet De omgevingswet is uitgesteld. Om de omgevingswet te kunnen implementeren blijft de inhuur van een externe projectleider noodzakelijk. In bijlage 1 is de ontwikkeling van de reserve Omgevingswet aangegeven. Kosten inhuur Dekking: Door rijk beschikbare uitkering omgevingswet, septembercirculaire 2022.

2023 € -25.000 25.000

8

8. Flexibele schil Vanaf 2023 hebben we jaarlijks, naast onze reguliere personele begroting, een flexibele schil. Dit is een jaarlijks bedrag dat we kunnen inzetten om in tijdelijke ondersteuning te voorzien. Bovenstaand is onder 1 tot en met 3 al aangegeven dat er behoefte is aan tijdelijke ondersteuning. Daarnaast is er een aantal andere wensen. Alle onderstaand genoemde bedragen zijn schattingen en geactualiseerd naar de inzichten van november 2022. In totaal is er in 2023 € 120.000 beschikbaar. A

Inbreiding Boelensschool

€ 15.000

Bij het realiseren van het nieuw te bouwen LOC komt de locatie van de Boelens school vrij. Hier moet een nieuwe invulling aan worden gegeven. Om geen tijd te verliezen moet volgend jaar al worden begonnen met de eerste onderzoeken om vast te stellen wat we met deze inbreidingslocatie kunnen doen. Deze kosten worden later via een nog te openen grondexploitatie verrekend. B

Opstellen Woonvisie

€ 15.000

In de aangepaste Woningwet is geregeld dat per 1 januari 2022 de gemeentelijke woonvisie verplicht is. Belangrijk punt daarbij is dat de woonvisie maximaal over de komende vijf jaar mag gaan. In de woonvisie staan de hoofdpunten van het woonbeleid, aan welke woonvraagstukken de gemeente prioriteit geeft en welke partijen betrokken zijn. De gemeenteraad stelt de woonvisie vast. De Woonvisie is een belangrijk beleidsstuk dat houvast moet geven bij halen van onze doelstellingen op het gebied van wonen en volkshuisvesting. Inhuur van een professioneel adviesbureau voor het opstellen van deze visie is dan ook noodzakelijk. C

Maai- en schouwbestek 2023 – 2026

€ 6.000

Het gezamenlijk bestek met Natuurmonumenten en Wetterskip Fryslân eindigt op 31 december 2022. Natuurmonumenten heeft aangegeven om zelf een bestek op de markt te willen zetten voor haar beheergebied. Dit biedt voor de gemeente de mogelijkheid om ecologisch maaibeheer, het beheersen van rimpelroos en de afzet van organische reststromen beter te organiseren. Daartoe zetten we begin 2023 een nieuw bestek op de markt. D

Het opstellen van een participatiebeleid

€ 5.000

Eén van de speerpunten van het huidige college is om een nieuw participatiebeleid op te stellen. Voor de inhuur (stagiair) en begeleiding door mevrouw A. Haan van de Thorbecke Academie, is een eenmalig budget nodig. Voor het uitvoeren van het participatiebeleid is in de meerjarenbegroting een jaarlijks budget opgenomen. E

Actualiseren subsidiebeleid

€ 10.000

Het subsidiebeleid van de gemeente Schiermonnikoog dateert van 2012. Deze moet worden geactualiseerd. In het college uitvoeringsplan is dit voor het jaar 2023 opgenomen. F

Tiny houses

€10.000

Ten noorden van bouwlocatie Oost is nog ruimte, naast de busremise, voor eventuele woningbouw in de vorm van bijvoorbeeld Tiny Houses. Hiervoor moeten de nodige 9

voorbereidingen worden getroffen. Deze kosten worden later via de nog te openen grondexploitatie verrekend. G

Juridisch advies project permanent-recreatief gebruik woningen

€ 12.500

Juridische bijstand in het kader van het (handhavings)project permanent-recreatief wonen voor: - Juridisch advies over onttrekkingsvergunningen uit het verleden in verhouding tot nieuwe bestemmingsplan; - Extra juridische toets op het verweerschrift naar aanleiding van beroepen bestemmingsplan; - Juridisch advies (bij aanschrijving) in bijzondere gevallen. H

Onderzoek toeristenbelasting

€ 6.500

We gaan de mogelijkheden onderzoeken om tot een ander systeem van heffen toeristenbelasting te komen, waarbij gezocht wordt naar een systematiek waarbij alle bezoekers tot (zo mogelijk digitale) afdracht komen, zodat die afdracht ook volledig bij de gemeente terechtkomt. Totaal

€ 80.000

Vanuit de flexibele schil is er dus nog ruimte van € 40.000. Deze € 40.000 willen we behouden voor onvoorziene uitgaven. Dit is realistisch, aangezien het jaar 2023 nog niet is aangebroken en de ervaring leert dat we gedurende een jaar tegen nieuwe ontwikkelingen / onderwerpen aan lopen, waarvoor er extra tijdelijk inzet noodzakelijk is. Juist daarvoor is de flexibele schil gewenst.

10

Resumé Onderstaande tabel geeft een totaal overzicht van de benodigde budgetten, de aanwezige dekking en de benodigde onttrekking ten laste van de Algemene Reserve voor 2023:

Benodigd budget € 1. Ruimtelijke Ordening Inhuur eerste drie maanden Inhuur kwartalen twee t/m vier Ten laste van Algemene Reserve post omgevingswet Ten laste van Algemene Reserve 2. Juridische capaciteit Kosten tijdelijke inhuur € 34.500 per kwartaal, per half jaar Personeelsbudget Ten laste van Reserve Wet Open Overheid 3. Jeugd- en jongerenwerk Eenmalig, half jaar inhuur, 0,5 fte Ten laste van Reserve Sociaal Domein 4. Inzet procesleider voor uitvoering Regiodeal Waddeneilanden Kosten inhuur € 90,- , 8 uur per week, 52 weken Vergoeding uit Regiodeal inhuur € 51,- , 8 uur per week, 52 weken Ten laste van Algemene Reserve 5. DVO Noardeast Fryslân (NEF) 6. BOA-pool Kosten inhuur Door rijk beschikbare decentrale uitkering

Dekking €

Ten laste van Algemene reserve €

-43.000 -64.500 58.000 49.500

-69.000 36.000 33.000

-43.000 43.000

-38.000 21.000 17.000 0

0

0

-28.156 28.156

7. Inhuur projectleider Omgevingswet 11

Kosten inhuur Door rijk beschikbare uitkering omgevingswet, septembercirculaire 2022, vanuit Algemene reserve

Benodigd budget € -25.000

Dekking €

Ten laste van Algemene reserve € 25.000

8. Flexibele schil Vrijval budget Opname post onvoorziene uitgaven

40.000 -40.000

Totaal

-310.656

161.156

149.500

Uit bovenstaande blijkt dat voor het oplossen van personele knelpunten een budget nodig is van € 310.656. Hiervan wordt € 161.156 gedekt door diverse budgetten. Een bedrag van € 149.500 moet worden gedekt uit de Algemene Reserve (waarvan € 83.000 gedekt door het in 2022 ontvangen bedrag van € 116.000 voor Invoeringskosten omgevingswet, zie ook bijlage 1).

Meerjareneffect begrotingsresultaat Het meerjareneffect op het begrotingsresultaat van structurele personele inzet is als volgt: 2024 €

2025 €

2026 €

-56.000

-56.000

-56.000

-11.500 -17.000

-11.500 -17.000

-11.500 -17.000

Totaal

-84.500

-84.500

-84.500

5. DVO Noardeast Fryslân (NEF) eerste indicatie, mee te nemen in de voorbereiding op de NFK 2023

-150.000

-150.000

-150.000

1. Ruimtelijke Ordening Aantrekken medewerker 0,7 fte per jaar gedurende 4 jaar 3. Jeugd- en jongerenwerk Verhoging 6 uur per week 4. Inzet procesleider voor uitvoering Regiodeal Waddeneilanden

12

Bijlage 1 Ontwikkeling Reserve Omgevingswet Voor de omgevingswet is in de septembercirculaire van 2022 € 116.000 ontvangen. In de herfstnota is opgenomen dat dit bedrag toegevoegd is aan de algemene reserve 2022 en dat dit bedrag doorgeschoven wordt naar 2023.

De uitputting voor 2023 ziet er als volgt uit: Tijdelijke vervanging Ruimtelijke ordening, zie punt 1 Inhuur externe projectleider, zie punt 8 Beschikbaar voor overige kosten, o.a. aansluiting DSO (Digitaal stelsel Omgevingswet), deelname aan de Friese Aanpak, et cetera Totaal

2023 € -58.000 -25.000 -33.000

-116.000

13