08 - Bijlage 1 Memo diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten.pdf

Bijlage 1 Memo diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten

Memo raad

Onderwerp: Diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten

Inleiding Momenteel ontvangt de raad de tussentijdse rapportages die ongeveer 80 pagina’s per keer bevatten. Dit zijn veel pagina’s en hierdoor is het lastig om deze op hoofdlijnen te beoordelen. Daarnaast kan de datum waarop de tussentijdse rapportages aangeboden worden, worden aangepast, waardoor de raad beter op beleid kan sturen. Om hiertoe te komen stellen we de volgende aanpassingen voor: 1. Aanpassen frequentie en inhoud tussentijdse rapportages 2. Aanpassen bedragen afwijkingen in financiële verordening In dit memo willen we ook nog een andere aanpassing meenemen: 3. Vervallen uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen 1. Aanpassen frequentie en inhoud tussentijdse rapportages De raad ontvangt 2x per jaar een tussentijdse rapportage. Een rapportage over 4 maanden en een rapportage 8 maanden. Als voorbeeld onderstaand een overzicht van de planning en control documenten voor het jaar 2021, met daarin vetgedrukt de documenten waar het in dit memo over gaat. Wat

Rol raad

Doel

Notitie Financieel Kader Begroting

Kaderstellend

1ste tussentijdse rapportage 2de tussentijdse rapportage Jaarstukken

Controlerend en bijsturen Controlerend en bijsturen Controlerend

Begrotingskaders bepalen Doelen vaststellen met bijbehorende budgetten Rapporteren over voortgang (4 maanden) Rapporteren over voortang (8 maanden) Eindverantwoording (12 maanden)

Kaderstellend

Jaar van bespreking 2020 2020 2021 2021 2022

Huidige situatie De tussentijdse rapportages bevatten momenteel een rapportage over de voortgang van het behalen van de beleidsdoelstellingen en een financiële stand van zaken van de begroting.

Op het behalen van de beleidsdoelstellingen kan de raad bijsturen, de financiële stand van zaken van de begroting kan gecontroleerd worden. De 1ste tussentijdse rapportage over het boekjaar 2020 is in de raad van 16 juni besproken. In deze tussentijdse rapportage over de eerste 4 maanden is alleen nog weinig te melden over het wel of niet halen van beleidsdoelstellingen. Het bijsturen van de raad hierop is daarom lastig. De 2de tussentijdse rapportage over het boekjaar 2020 is in de raad van 13 oktober 2020 besproken. De raad kan dan op het halen van beleidsdoelstellingen bijsturen, echter voor de organisatie is er dan nog weinig tijd om dit uit te voeren. Om de raad beter haar rol te laten vervullen stellen we het volgende voor. Voorstel aanpassen frequentie en inhoud tussentijdse rapportages Wat

Rol raad

Doel

Lentenota

Controlerend en bijsturen Controlerend en bijsturen

Financieel rapporteren over voortgang (3 maanden) Beleidsmatig rapporteren over voortgang (6 maanden), financieel stand algemene reserve en begrotingsresultaat Financieel rapporteren over voortgang (9 maanden)

Zomernota

Herfstnota

Controlerend en bijsturen

Jaar van bespreking 2021

Raadsvergadering Mei 2021

2021

September 2021

2021

November 2021

In dit voorstel komen er 3 nota’s in plaats van twee. Bij de nota’s wordt er onderscheid gemaakt tussen financieel rapporteren en beleidsmatig rapporteren. De financiële rapportage wordt 2x per jaar opgemaakt. 3 maanden: met name correcties begroting 9 maanden: financiële bijstelling budgetten als gevolg van gebeurtenissen gedurende het jaar Als bijlage is op basis van de 2e turap 2020 een voorbeeldrapportage gemaakt. Bij de zomernota na 6 maanden wordt een bijgewerkte stand van de algemene reserve opgenomen en van het begrotingsresultaat. Dit op basis van de in de raad besproken raadsvoorstellen met begrotingswijzigingen. De beleidsmatige rapportage wordt 1 maal per jaar opgesteld, na 6 maanden. Na 6 maanden heeft de organisatie goed zicht op het wel of niet kunnen realiseren van beleidsdoelstellingen. Dit voorstel biedt de raad de mogelijkheid om een maal per jaar beleidsmatig bij te sturen en de organisatie de mogelijkheid deze bijsturing uit te voeren. Hiermee kan de raad voldoen aan dat wat in artikel 5.4 van de financiële verordening van de gemeente Schiermonnikoog staat: 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Wanneer de raad akkoord gaat met dit voorstel, zal de eerstvolgende Lentenota 2021 alleen een financiële rapportage bevatten over de eerste drie maanden.

2. Aanpassen bedragen afwijkingen

In de huidige financiële verordening staat het volgende over de rapportage van afwijkingen van bedragen in de tussentijdse rapportage: Artikel 5.3.g gerapporteerd worden afwijkingen groter dan € 2.500 in producten en € 3.500 in investeringskredieten. Deze bedragen zijn vrij laag. Dit zorgt ervoor dat er veel kleine afwijkingen gerapporteerd worden. Hierdoor kan het overzicht op hoofdlijnen lastig worden. Voorgesteld wordt daarom om deze bedragen te verhogen naar: gerapporteerd worden afwijkingen groter dan € 5.000 in producten en € 7.000 in investeringskredieten. Hiervoor moet de financiële verordening aangepast worden. 4. Vervallen uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen In raadsvoorstellen worden begrotingswijzigingen tekstueel opgenomen. Wanneer het raadsvoorstel is goedgekeurd, volgt de volgende raad een administratieve vertaling van dit voorstel (zie bijlage voor voorbeeld). Deze uitgeschreven administratieve begrotingswijziging bevat grootboekrekeningnummers met bedragen, inclusief de boekingen op de reserves en voorzieningen. In het verleden was deze uitgeschreven administratieve begrotingswijziging een eis van de provincie, maar deze eis is komen te vervallen. Deze uitgeschreven begrotingswijziging is voor een financieel onderlegd persoon te lezen is, maar voor een raadslid bevat het geen informatie.

Voorgesteld wordt daarom om dit maandelijkse overzicht te laten vervallen. En te volstaan met de tekstuele toelichting van de begrotingswijziging in de raadsvoorstellen.

Bijlagen: Bijlage 2 Relevant artikel uit Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog Bijlage 3 Begrotingswijziging Bijlage 4 voorbeeld rapportage lentenota en herfstnota op basis van 2e turap 2020