06 - Raadsvoorstel - Diverse aanpassingen rapportage planning control documenten.pdf

Raadsvergadering van

Onderwerp:

23 maart 2021

Diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten

Agendapunt 6

Schiermonnikoog, 26 januari 2021

Aan de Gemeenteraad

Tot nu toe ontvangt de gemeenteraad twee keer per jaar een tussentijdse rapportage (turap) van de begroting. De behandeling hiervan is in juni en oktober. Deze turap’s zijn uitgebreide documenten (zo’n 80 pagina’s) en hierdoor is het lastig om deze op hoofdlijnen te beoordelen. Daarnaast kan het moment waarop de turap’s in de raad worden behandeld aangepast worden, waardoor de raad beter op beleid kan sturen. Om deze twee punten te verbeteren, stellen we in bijgaande memo de volgende aanpassingen voor: 1. Aanpassen frequentie en inhoud tussentijdse rapportages 2. Aanpassen bedragen afwijkingen in financiële verordening Daarnaast willen we ook nog een andere aanpassing meenemen: 3. Vervallen uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen

1. Voorstel aanpassen frequentie en inhoud tussentijdse rapportages Wat

Rol raad

Doel

Raadsvergadering

Lentenota

Controlerend en bijsturen

Financieel rapporteren over voortgang (3 maanden)

Mei 2021

Zomernota

Controlerend en bijsturen

September 2021

Herfstnota

Controlerend en bijsturen

Beleidsmatig rapporteren over voortgang (6 maanden), financieel stand algemene reserve en begrotingsresultaat Financieel rapporteren over voortgang (9 maanden)

November 2021

2. Aanpassen bedragen afwijkingen in financiële verordening Voorgesteld wordt om gerapporteerde bedragen van afwijkingen te verhogen naar: In producten van groter dan € 2.500 naar € groter dan 5.000 en in investeringskredieten van groter dan € 3.500 naar groter dan € 7.000. Hiervoor moet de financiële verordening aangepast worden. 3. Vervallen uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen Tot nu toe ontvangt u na ieder raadsbesluit met een begrotingswijziging in de raadsvergadering daarop een administratieve begrotingswijziging (bij agendapunt begrotingswijzigingen en stand algemene reserve). In het verleden was deze uitgeschreven administratieve begrotingswijziging een eis van de provincie, maar deze eis is komen te vervallen.

Deze uitgeschreven begrotingswijziging is voor een financieel onderlegd persoon te lezen, maar voor een raadslid bevat het weinig tot geen relevante informatie. Voorgesteld wordt daarom om de uitgeschreven begrotingswijzigingen te laten vervallen. En te volstaan met de tekstuele toelichting van de begrotingswijziging in de raadsvoorstellen. In de financiële verordening is ook niet opgenomen dat deze uitgeschreven begrotingswijziging gerapporteerd moet worden aan de raad. Groeimodel documenten planning & control cyclus De veranderingen in de documenten van de planning & control cyclus zijn een groeimodel. Om te bepalen of de wijzigingen leiden tot het gewenste resultaat is het voorstel om in december 2021 in de raad een evaluatie te houden. Daarnaast is een onderdeel van het groeimodel de wens om afwijkingen op de realisatie van beleidsdoelstellingen in een oogopslag zien, bijvoorbeeld door middel van een stoplichtenmodel. Hiervoor moeten in de begroting 2022 de beleidsdoelstellingen scherp geformuleerd worden zodat per beleidsdoelstelling de voortgang gerapporteerd kan worden. Bijlage 1 Memo Diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten Bijlage 2 Relevant artikel uit Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog Bijlage 3 Begrotingswijziging Bijlage 4 Voorbeeld rapportage lentenota en herfstnota op basis van 2e turap 2020

Voorgesteld wordt om 1. De memo Diverse aanpassingen rapportage planning & control documenten vast te stellen; 2. De tussentijdse rapportages te wijzigen van 1e turap na maand 4 en 2e turap na maand 8 in een lentenota na maand 3, een zomernota na maand 6 en een herfstnota na maand 9; 3. Afwijkingen waarin gerapporteerd wordt te verhogen van € 2.500 naar € 5.000 in producten en van investeringskredieten van € 3.500 naar € 7.000; 4. Uitgeschreven administratieve begrotingswijzigingen te laten vervallen; 5. In te stemmen met het groeimodel planning & control cyclus.

Secretaris,

burgemeester,

R. Thedinga

I. van Gent