04-05 - Visiedocument Rekenkamer De Waddeneilanden

Rekenkamer De Waddeneilanden Visiedocument (26 maart 2025)

In dit document geeft de Rekenkamer De Waddeneilanden haar visie op de rekenkamer en de wijze waarop zij daaraan invulling geeft. Met het visiedocument leggen we uit hoe we werken en hoe wij de relatie met de raden zien. Dit visiedocument vormt een nadere invulling van de werkwijze van de rekenkamer zoals die is vastgelegd in de wet en in de gemeentelijke verordeningen. Visie en rol De Rekenkamer De Waddeneilanden wil een bijdrage leveren aan het versterken van het lokale bestuur in de eilandgemeenten. Wij willen resultaten opleveren die door de afzonderlijke gemeenteraden gebruikt kunnen worden in hun kaderstellende en controlerende taak. Wij zien de rekenkamer als een instrument dat het raadsdebat en de gemeentelijke besluitvorming en beleidsuitvoering kan ondersteunen met objectieve informatie. Wij willen gemeenteraden en colleges informeren over de bevindingen uit de onderzoeken die we uitvoeren. We willen vanuit onze onafhankelijke rol aanbevelingen doen over wat beter kan of anders moet. De rekenkamer streeft er naar om praktische aanbevelingen te geven die door raden en colleges kunnen worden uitgevoerd.

Door de decentralisatie van taken (denk aan het sociale domein), regionalisering van gemeentelijk beleid (regionale samenwerking), en toenemende complexiteit van beleidsvraagstukken (denk aan de opgave rond de Omgevingswet), neemt naar verwachting de (behoefte aan de) ondersteunende rol van de rekenkamer in belang toe.

Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, Vlieland

Onderzoek De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur ‒ daaronder vallen ook bestuursorganen die deel uitmaken van de gemeente en verbonden partijen. Het gaat om onderzoek naar de uitwerking van beleid, of naar de onderbouwing van beleid, en bijvoorbeeld naar de samenwerking tussen raad en college. De rekenkamer onderzoekt of het lokaal bestuur volgens de regels handelt, de afgesproken doelen realiseert en of er niet meer geld wordt uitgegeven dan noodzakelijk is. Kort gezegd: welke resultaten bereikt de gemeente met haar beleid, hoe doet zij dat en De rekenkamer doet onderzoek naar: • Doeltreffendheid: de inspanningen en uitgaven van de gemeente leiden tot het realiseren van het beoogde doel. • Doelmatigheid: er is een goede verhouding tussen kosten en opbrengsten (of: de goedkoopste manier voor doelrealisatie). • Rechtmatigheid: de gemeente zich houdt aan de geldende wetten, regels en besluiten. De rekenkamer houdt zich niet bezig met controle en verantwoording volgens de normale Planning & Controle cyclus. Het gaat niet om controle zoals door een accountant of om zogenoemd artikel 213a-onderzoek (onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid volgens artikel 213a van de Gemeentewet). 1/3

tegen welke prijs (ingezette middelen)? De rekenkamer voert haar onderzoek uit voor de gemeenteraden. Het college van B&W heeft haar eigen instrumenten voor het beoordelen van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid, zoals eigen audits. Bij de onderwerpkeuze wordt gekeken naar: - maatschappelijk relevantie, in het bijzonder voor de eilanden; - of het onderwerp van belang is voor meerdere eilanden; - financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang; - of het gaat om doeltreffendheid, doelmatigheid, rechtmatigheid en/of de informatievoorziening aan de raad; - de beïnvloedbaarheid door de gemeente(n).

De gemeenteraden De gemeenteraden stellen de gezamenlijke rekenkamer in. Voor de rekenkamer is de betrokkenheid van de gemeenteraden belangrijk. Daarom streven wij naar praktische bruikbaarheid van onderzoeksresultaten, en willen we op verschillende momenten contact hebben met de raden. Het is voor het functioneren van de rekenkamer van belang dat de raad ideeën en belangstelling voor onderzoek deelt, en aangeeft welke onderzoeksbehoefte er is. Over de onderwerpkeuze willen we in gesprek zijn met de raden om focus en invulling van de onderzoeken te kunnen bepalen. Dat doen we in elk geval op de zogenoemde Tweedaagse, maar we willen ook de afzonderlijke eilander raden bezoeken voor een gesprek over wat de rekenkamer te bieden heeft, en welke ideeën voor onderzoek er bij de raden leven. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats met de begeleidingscommissie waarin van elk eiland een raadslid zitting heeft. Het jaarverslag en het jaarplan van de rekenkamer worden besproken met de begeleidingscommissie. Een verzoek van een gemeenteraad voor onderzoek zal zorgvuldig worden bekeken. Met behulp van selectiecriteria weegt de rekenkamer jaarlijks af welke onderwerpen Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, Vlieland

worden opgepakt. Inwoners van de eilanden kunnen ook suggesties doen voor onderzoek naar een specifiek onderwerp. Jaarlijks worden het Jaarverslag en het Jaarplan besproken met de begeleidingscommissie en aan de raden en de colleges gestuurd. Bij de start van elk onderzoek worden de begeleidingscommissie, gemeenteraden, griffiers en colleges en gemeentesecretarissen geïnformeerd over het onderzoek via een Plan van Aanpak. De betrokkenheid van de raad bij het rekenkamerwerk is ook belangrijk voor de doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer. Als een onderzoek gereed is, ontvangen de raden het betreffende rapport. In overleg kan ook een presentatie en toelichting op het rapport worden gegeven. De gemeenteraad besluit welke politieke en/of bestuurlijke gevolgen (de conclusies en aanbevelingen uit) een rekenkameronderzoek moet krijgen. Het streven is jaarlijks een onderzoeksrapport uit te brengen. Type en keuze onderzoek De onderzoeken kunnen uitgebreide onderzoeken zijn of kortdurend. Het verschil tussen een uitgebreid en een kortdurend Uitgangspunten • De rekenkamer is onafhankelijk. • De rekenkamer beslist zelf over de onderwerpen van haar onderzoeken, maar luistert daarbij nadrukkelijk naar de ideeën van de gemeenteraden. • Onderzoek moet lessen voor verbetering opleveren.

Het gaat vooral om constructief kijken naar de toekomst, en niet om ‘afrekenen’ over zaken uit het verleden. • Het gezamenlijke karakter van de rekenkamer betekent dat de onderzoeken mede er op gericht zijn om als eilanden te leren van elkaar. • De rekenkamer voert in beginsel zelf het onderzoek uit, maar kan op onderdelen (bijvoorbeeld als specialistische kennis nodig is) ook inhuren. • Daar waar dat de efficiëntie en effectiviteit van het onderzoek versterkt, zoekt de rekenkamer samenwerking met andere rekenkamers.

2/3

(‘quick scan’) onderzoek zit in de diepgang, reikwijdte en doorlooptijd. De onderzoeken zijn meestal ex post kijken terug naar de gang van zaken in de afgelopen jaren of een verder weg gelegen periode. Het kan ook gaan om ex ante onderzoeken waarbij wordt gekeken naar (kaders) voor doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid bij voorgenomen beleid of bij onderwerpen die van algemeen belang zijn voor de gemeenten. Werkwijze De rekenkamer stelt elk jaar een Jaarplan op en maakt een keuze voor (een) uit te voeren onderzoek(en). Voor elk onderzoek wordt een Plan van Aanpak opgesteld waarin de onderzoeksvraag, onderzoeksaanpak, normstelling en begroting met planning zijn opgenomen. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet mogelijk is de onderzoeksopzet in de geplande vorm uit te voeren; de rekenkamer kan dan de onderzoeksopzet aanpassen. Wanneer er substantiële wijzigingen in het Plan van Aanpak of in de onderzoeksuitvoering worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan betrokkenen. Tijdens de uitvoering van het onderzoek worden interviews gehouden, dossiers onderzocht, geanalyseerd en deskundigen geraadpleegd. De rekenkamer gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en gegevens die te herleiden zijn naar personen en neemt daarbij de aard en schaal van de eilandgemeenten in acht.

Van interviews worden gespreksverslagen gemaakt, die ter verificatie aan de betrokkenen worden gestuurd. Gespreksverslagen worden vertrouwelijk behandeld, zijn niet openbaar en maken geen onderdeel uit van de eindrapportage. De bevindingen van de rekenkamer worden voorgelegd aan de gemeente voor een ambtelijke (feiten)check en voor een bestuurlijke reactie. In de Verordening op de gezamenlijke Rekenkamer De Waddeneilanden staan de bepalingen daarover beschreven. • De ambtelijke (feiten)check betreft een check door de ambtelijk verantwoordelijke(n) op het feitenrelaas en de feitelijke Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, Vlieland

bevindingen. Daarmee kunnen feitelijke onjuistheden en onvolledigheden worden gecorrigeerd. •

Voor het ‘bestuurlijk wederhoor’ wordt aan de colleges van burgemeester en wethouders van de betrokken eilanden de gelegenheid gegeven om hun zienswijze te geven op de onderzoeksresultaten en de aanbevelin-gen. De bestuurlijke reactie wordt integraal in het eindrapport opgenomen, eventueel aangevuld met een reactie (nawoord) van de rekenkamer. Budget De gemeenteraden hebben een budget vastgesteld waaruit de werkzaamheden van de rekenkamer worden bekostigd. Een afzonderlijke gemeenteraad kan om een extra ‘eigen’ onderzoek vragen, en zal dan daarvoor extra budget beschikbaar moeten stellen.

Communicatie en verantwoording Minimaal eenmaal per jaar wordt een nieuwsbrief uitgebracht, waarin op lopende onderzoeken en op actueel rekenkamernieuws wordt ingegaan. Jaarlijks stelt de rekenkamer voor 1 april een jaarverslag op waarin ze verantwoording aflegt. Alle onderzoeksplannen, jaarverslagen, onderzoeksrapporten en nieuwsbrieven zijn openbaar en via de website voor iedereen toegankelijk. De rekenkamer is actief betrokken bij de Vereniging van Rekenkamers, de Kring Noord van rekenkamers, het platform voor Friese rekenkamers en voor het platform voor rekenkamers van boven het Ij. Kader Doel en werkwijze van de Rekenkamer De Waddeneilanden zijn onder meer vastgelegd in: - de Gemeentewet (artikelen 81 en 182-185) - de gemeentelijke verordening - de samenwerlkingsovereenkomst tussen de vijf waddeneilanden - het reglement van orde van de rekenkamer

3/3