Verslag auditcommissie 13 januari 2021

Besluitenlijst auditcommissie

Datum

Registratienummer

22 januari 2021 Aanwezig

A. Mostert (voorzitter), B. Badri , R. Berns, I. van der Donk, C. Kahramanoglu, R. Karens, P. van Kraaij, C. de Jong, J. Meesters, J. Pegtel, J. van Sliedregt, J. Maris, K. de Vries, P. Zwang, N. Engelchor (griffie) en H. Scherpenzeel (griffie) College: D. Ruseler, F. Minhas en M. Houtkamp. Ambtelijk: Ch. Wemmerus, D-J. 't Hoen, J. Verburg, R. Thung, L. de Groot, B. Maes, R-J. de Waardt S. Blijleven, B. van der Meij, S. Jansen en E. Simon. Namens Deloitte: A-M. de Winter, S. Mast en R-A van Vugt.

Onderwerp

Verslag auditcommissie 13 januari 2021

01 Opening en vaststelling agenda De voorzitter heet alle aanwezigen welkom! De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 02 Vaststellen verslag Het verslag van 2 december 2020 wordt vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag maakt de heer Maris de opmerking dat in de presentielijst beter consequent gebruik kan worden gemaakt van alle voorletters, of bij iedereen maar één voorletter. Wethouder Minhas merkt naar aanleiding van het verslag op dat zijn opmerking over de middelen voor vastgoed onderhoud niet correct was. Hij heeft toen geantwoord dat deze middelen er niet zijn, maar dit had moeten zijn dat het budget niet voldoende is. 03 Boardletter 2020 De heer Van Vugt verzorgt een presentatie over de boardletter. De boardletter geeft inzicht of er voldoende voortgang is bereikt in het verbeteren van de bedrijfsvoering en op welke onderdelen nog aanvullende actie nodig is door het college. Naast de boardletter is de reactie van het college geagendeerd. De presentatie is bij het verslag gevoegd. De heer Sebastiaan Mast introduceert zichzelf. Hij zal namens Deloitte de werkzaamheden van Anne Margriet de Winter overnemen, omdat zij het maximaal aantal jaren voor Schiedam heeft gewerkt. De voorzitter wenst hem veel succes en kijkt uit naar de samenwerking! Wethouder Ruseler licht de reactie van het college toe.

Hij stelt vast dat veel opmerkingen over de administratieve organisatie zijn gemaakt. Hij onderstreept vervolgens de opmerking van de accountant dat de meeste individuele processen in de basis op orde zijn. De heer Berns heeft in de tabel op pg. 9 gezien dat de structurele exploitatieruimte naar nul gaat. Dat betekent dat er meer geleend moet worden. Had daar geen waarschuwing van de accountant bij gepast? De heer Van Vugt antwoordt dat er zowel inhoudelijke als financiële ambities zijn. En in Schiedam zijn die groot. Dat kan, maar vraagt om blijvende waakzaamheid. De heer Pegtel vraagt waarom er op pg 12 en pg 13 twee keer dezelfde alinea geplaatst is. De heer Van Vugt antwoordt dat dit wel klopt. Het komt omdat over de onderwerpen, taxaties en civiel technische ramingen, op beide pagina’s dezelfde opmerking/aanbeveling gedaan kan worden. 1

De heer Karens vraagt naar de reactie van het college, pg. 1. Hij leest dat: “(…) de verbeteringen nog onvoldoende zichtbaar zijn.”. Waar gaat dit over? Wethouder Ruseler antwoordt dat dit refereert aan de bevindingen die nog niet zijn opgelost, maar waar nog aan gewerkt wordt. De heer Badri vraagt of de evaluatie van het risicomanagement aan de raad kan worden aangeboden als deze gereed is. Wethouder Ruseler wijst ook op de paragrafen in de jaarrekening en begroting. Maar als de nieuwe systematiek wordt ingevoerd, zal de raad hierover geïnformeerd worden. De heer Mostert vraagt aandacht voor de financiële positie van de gemeente. Daar moeten de ambities bij blijven passen. De accountant vraagt hier in de boardletter expliciet aandacht voor. Bijvoorbeeld wanneer er staat dat verdere verbeteringen in het beheer van de bouwgrondexploitaties cruciaal zijn. Met name merkt de accountant op dat er sprake is van een ontoereikende mix interne beheersmaatregelen om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde ramingen van kosten en opbrengsten op een adequate wijze tot stand komen. Dat gaat dan dus over de cijfers waar de raad op moet vertrouwen dat ze kloppen, wanneer er een raadsvoorstel voorligt. De interne beheersmaatregelen moet hier dus echt beter en dat vraagt meer van het college dan de wat globale reactie.

De heer Mostert vraagt hoe wij sturen op de tijdige aanleveringen van jaarstukken vanuit de verbonden partijen. Wethouder Ruseler antwoordt dat SOW hier een eigen proces doorloopt. Waarbij er nu geen reden is te veronderstellen dat er vertraging plaatsvindt. Als de regeling afhankelijk is van derden ligt dit anders. Maar daar kan de gemeente ook niet op sturen. De heer Van Vugt vult aan dat de risico’s inderdaad bij de zorgaanbieders liggen. Die hebben nu ook wel iets anders aan hun hoofd. Het is mogelijk dat de uitvoering van de Tozo rechtstreeks vanuit de regelingen aan het Rijk verantwoord gaan worden. Dit is nog niet zeker, maar wel de vurige wens van veel gemeenten. De heer Berns vraagt aansluitend of dit kan betekenen dat er zaken in de verstrekking niet goed zijn gegaan waar de gemeente dan dus een risico loopt. De heer Van Vugt antwoordt dat de Tozo de enige regeling is waarover verantwoording moet worden afgelegd. Daarbij zijn er twee risico’s voor de gemeenten. In de eerste plaats wanneer er uitkeringen zijn verstrekt die niet declarabel blijken bij het ministerie. Dan moet SOW het verstrekte bedrag terughalen. Als dat niet lukt, komt het via SOW bij de gemeenten. Het tweede risico is dat de uitvoeringsvergoeding van het Rijk onvoldoende blijkt te zijn voor de uitvoering. Dan maakt SOW extra kosten.

De voorzitter sluit de beraadslaging over dit punt en stelt vast dat er geen reden is dit inhoudelijk te behandelen in de raadscommissie. 04 Raadsvoorstel Budgetoverhevelingen van 2020 naar 2021 Wethouder Ruseler leidt het voorstel in. Een belangrijk onderdeel van de overheveling zijn de middelen voor de invoering van de Omgevingswet. Ook het apart houden van de corona middelen wordt via dit voorstel geregeld. De heer Karens vraagt over punt 8 of dit ook betrekking heeft op de inzet van gespecialiseerde BOA’s. Wethouder Minhas antwoordt dat dit alleen gaat over het schoon, heel en veilig houden van dit gebied. De voorzitter concludeert dat het voorstel behandelrijp is voor behandeling in de raadscommissie. 05

Raadsvoorstel Stadserfcomplex, van station naar binnenstad

Wethouder Minhas leidt het financieel deel van het voorstel in. De overige aspecten komen in andere vergaderingen aan de orde. De heer Pegtel vraagt naar het woord ‘haalbaar’ in het raadsbesluit. Hij kent wel sluitende business cases, maar geen haalbare. Wethouder Minhas snapt de vraag. Het woord haalbaar verwijst naar meer dan alleen financieel sluitend: ook de maatschappelijke haalbaarheid speelt een rol. De heer Berns vraagt naar de dekking van het voorbereidingskrediet. Mevrouw Wemmerus antwoordt dat bij dit soort kredieten de afweging gemaakt moet worden of er in de toekomst geld verdiend kan worden waaruit het krediet gedekt kan worden. Dat blijkt in dit voorstel aan de orde. De heer Berns vraagt vervolgens waarom er een koppeling gemaakt wordt tussen de verschillende fases in de uitvoering in één krediet. Wethouder Minhas antwoordt dat dit komt, omdat fase 1 en fase 2 los van elkaar uitgevoerd kunnen worden. De heer Karens vraagt aanvullend of het krediet nu is voor alleen fase 1, of ook voor de volgende fasen. Wethouder Minhas antwoordt dat de beide fasen wel verbonden zijn. Hij zegt toe in het raadsvoorstel te verhelderen welke kosten uit het krediet betaald gaan worden en dan met name de vraag welke kosten er nu gemaakt gaan worden ‘overbodig’ zijn als fase 2 niet wordt gestart.

De heer Van der Meij vult aan dat het hier gaat om een opgave die groter is dan alleen de genoemde fasen. Voor het krediet wordt dus alleen de haalbaarheid in beeld gebracht, met het tekort van de uitvoering van fase 2. Op dat moment kan er door de raad worden besloten fase 2 niet uit voeren. De heer Kahramanoglu vraagt naar de inrichting van het openbaar gebied. Dit zou worden gedekt uit de Eneco-gelden, maar er is geen bedrag aan gekoppeld. Wethouder Minhas antwoordt dat dit de gelden zijn die geoormerkt zijn voor dit project via de motie, aangevuld met middelen van de groenvisie. De heer Van der Meij vult aan dat dit € 600.000 is. De voorzitter concludeert dat het voorstel behandelrijp is. 06 Raadsvoorstel Meerjarenperspectief Vastgoed 2020 – 2021 Wethouder Minhas licht het voorstel toe. De aanleiding hiervan ligt mede in de eerder door de accountant gemaakte opmerkingen over achterstallig onderhoud. Het budget voor onderhoud en beheer wordt met dit voorstel opgehoogt. De heer Maris merkt op dat dit voorstel een behoorlijke last met zich meebrengt in de jaren waarin er een begrotingstekort is. Is er bekeken om het achterstallige onderhoud in latere jaren in te lopen. Wethouder Minhas antwoordt dat dit is bekeken, maar op basis van de BBV regels door de accountant niet is toegestaan. De heer Karens verbaast het dat er in dit voorstel ook claims voor personeel zitten.

Deze komen ten lasten van de in te stellen voorziening, waar het wellicht logischer zou zijn dit bij de zomernota’s af te kunnen wegen. Ook wordt deze uitgave verder niet in het overzicht opgenomen. Als tweede vraag begrijpt hij niet waarom de afdelingsontwikkeling niet bekostigd kan worden uit lagere uitgaven, nu de verkapte subsidies op huisvesting niet meer via de huurprijs, maar als aparte subsidie zullen worden verstrekt. Hierdoor moeten er meer inkomsten uit huur bij de afdeling binnenkomen. De heer Van der Meij antwoordt dat de kosten voor de professionalisering van de afdeling niet ten laste van de voorziening achterstallig onderhoud komen. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie van de afdeling en zo van de algemene middelen. Deze inzet is zeker nodig om het beheer ook de komende jaren adequaat te houden. De heer Karens leest op pg. 20 iets anders. Dit zal worden aangepast. Als antwoord op de tweede vraag geeft hij aan dat er geen extra inkomsten zullen zijn, omdat al geruime tijd het uitgangpunt is dat een kostendekkende huurprijs betaald gaat worden. Dit geldt overigens niet voor het kernbezit vastgoed, zoals het museum. De

investeringen in het museum die nu ook voorliggen, zijn al wel geraamd in de toekomst, maar worden nu naar voren gehaald. De heer Pegtel vraagt naar de bijdrage van het museum aan de kosten van de trap. Hoe zit dit? Wethouder Ruseler antwoordt dat er twee zaken zijn: het verplichte aanpakken van de brandtrap en de wens om het trappenhuis te verbeteren, als je toch bezig bent. De kosten voor de verbeteringen komen van het museum. De heer Berns vraagt naar de inzet van subsidies bij het onderhoud van de panden. Kan informatie worden gegeven over welke aanvragen er zijn? Wethouder Minhas geeft aan dat dit per geval, object, gebeurt. Het is niet mogelijk om dit als algemene lijn over alle panden mee te nemen. (zie bijlage) De heer Mostert vraagt of het gevraagde bedrag een aanvulling op de 1,8 miljoen structurele inzet is. Wethouder Minhas antwoordt dat de structurele inzet bij deze aanvraag is meegenomen: nee, dus. Ook vraagt de heer Mostert naar waar nu de opbrengsten uit verkoop van vastgoed in afgestort worden. De heer Van der Meij antwoordt dat er nu middelen uit de algemene reserve komen en in de voorziening achterstallig onderhoud worden gestort. Dit gaat om 2,9 miljoen. Vervolgens zullen de eerste 2,9 miljoen uit verkoop in de algemene reserve worden teruggestort. Middelen die daarna nog ontvangen worden komen in een systeemreserve.

De voorzitter concludeert dat het voorstel behandelrijp is. 07 Raadsvoorstel Afsluiting grondexploitatie Oranjeburgh Wethouder Minhas leidt in. Hij meldt dat het resultaat minder negatief is dan aanvankelijk verwacht. Daarmee is dit project dan afgerond. De heer Maris vult aan dat het totale resultaat van dit project veel negatiever is dan ooit besloten. Toen het besluit genomen werd, meldde het raadsvoorstel een positief resultaat van 5 miljoen. Vervolgens vraagt hij waarom de bijlage vertrouwelijk moet zijn. Het project is immers afgesloten. Wethouder Minhas antwoordt dat de geheimhouding bestaat, omdat anders andere partijen kunnen achterhalen hoe wij kosten toerekenen. De voorzitter concludeert dat het voorstel behandelrijp is. 08 Volgende vergadering De eerstvolgende vergadering van de auditcommissie is gepland op 17 februari 2021. De GREX Schieveste komt op de agenda, waardoor het een AuditPlus vergadering zal zijn. 09 Wvttk Hier wordt geen gebruik van gemaakt. 10 Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering.