Verslag auditcommissie 12 januari 2022

Besluitenlijst auditcommissie

Datum

Registratienummer

12 januari 2022

22GRF00001

Aanwezig

A. Mostert (voorzitter), J. Meesters, I. v.d. Donk, R. Berns, J. Maris, P. van Kraaij en P. Zwang College: wethouders Ruseler en Houtkamp Deloitte: R.A. van Vugt Ambtelijk: H. van Zuijlen, D.J. ’t Hoen, W. Vink, C. Wemmerus, O. Ferrero Scholte, M. van Halm, B. Maes, C. Brokerhof Afwezig m.k.: J. Pegtel, C. Kahramanoglu en R. Karens

Onderwerp

Verslag auditcommissie 12 januari 2022

01 Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 02 Vaststellen verslag Het verslag van 24 november 2021 wordt vastgesteld. 03 Boardletter 2021 De heer Van Vugt licht de boardletter inhoudelijk toe. De boardletter wordt opgesteld op basis van interim controle, die ook een rol speelt bij de complete accountantscontrole van de jaarrekening. Hij maakt een compliment aan de organisatie dat de controle, ook digitaal, zo soepel kon verlopen. De volgende conclusies zijn getrokken: 1. De administratieve processen zijn over het geheel genomen op orde. 2. Er is voldoende aandacht binnen de organisatie voor de financiële positie van de gemeente. Constant wordt een balans gezocht tussen de ambities en de financiële mogelijkheden. Hij adviseert dit ook in de komende raadsperiode te blijven doen en de raad hierin mee te nemen. 3. Er zijn wederom stappen in het verbeteren van de bedrijfsvoering gezet. Dit kost meer tijd vanwege de corona situatie, maar ondanks dat is er voortgang gezien. Bij de erfpacht conversies blijft de achterstand een punt van zorg. Ook de subsidiebaten, die dus de gemeente van bijvoorbeeld het Rijk ontvangt, de bouwgrondexploitaties en het risicomanagement vragen aandacht. De heer Berns vindt dat de tekst over de subsidiebaten mag van hem duidelijker. Hij had dit anders begrepen dan toegelicht.

Wat hem betreft moeten de verbeteringen in de bouwgrondexploitaties de komende tijd zeker geborgd worden. De heer Van Vugt neemt de opmerkingen ter harte. De heer Houtkamp is blij dat de boardletter zo vroeg in het jaar beschikbaar is. Er is ook zeker enige blijheid over de positieve opmerkingen die gemaakt zijn bij het grondbedrijf. Dit gaat nog niet snel, maar daar zijn ook verschillende oorzaken voor zoals corona, ziektes en wisselingen in de bezetting. Op dit moment wordt een plan van aanpak opgesteld wat aan de raad zal worden voorgelegd. De heer Mostert leest twee aansporingen van de accountant om een aantal verbeteringen voorafgaande aan de jaarrekeningcontrole door te voeren. Dit staat niet met dezelfde intentie

*22GRF00001*

in de reactie van het college verwoord. Kan de wethouder daarop reageren? Wethouder Houtkamp reageert dat het college deze forse aanbeveling heeft gezien en ook zo beleeft. In het aangekondigde plan van aanpak zal hierop worden ingegaan. Daarmee zijn niet alle problemen verholpen, maar er is dan wel overzicht. Mevrouw Wemmerus vult aan dat de boardletter, met het overzicht van de aandachtspunten, als basis zal dienen voor verbeteringen voor de jaarrekeningcontrole. De heer Berns vraagt of de boardletter ook in de raadsvergadering behandeld kan worden. De voorzitter antwoordt dat dit zou kunnen, door de raadscommissie te adviseren dit document door te leiden naar de raad. Maar uiteraard komen de opmerkingen die nu gemaakt zijn ook in het verslag. Daar kan de raadscommissie kennis van nemen en op reageren. 04 Motie Keuzes in kaart Wethouder Ruseler verzorgt, samen met mevrouw Wemmerus, een korte presentatie. Hierin wordt een beeld geschetst over de ontwikkeling van de financiële informatie die de begroting bevat. Vervolgens wordt de route van zomernota naar begroting, met alle tussenstappen, toegelicht. De presentatie is bijgevoegd. De heer Berns snapt de stappen in het proces, maar de motie ging ook over het zicht krijgen op de ruimte die er is. Hij heeft gezien dat de ruimte eigenlijk naar nul gezakt is, met enige lucht door de septembercirculaire.

Daarbij zitten er veel risico’s in de open einderegelingen. Hij heeft nog steeds geen zicht wanneer de raad een besluit kan nemen over de structurele financiële ruimte die er is. Alertheid blijft dus zeker van de raad gevraagd! Mevrouw Zwang heeft gehoord dat er dit jaar geen claims die financiële ruimte vragen vanuit de organisatie zijn geweest. Maar zijn er wel bezuinigingsvoorstellen geweest die zijn afgevallen? Wethouder Ruseler antwoordt dat die er niet zijn, omdat er een ander proces is doorlopen. Andere jaren bestonden dit type lijstjes wel. Wel zijn op grootboek niveau ‘met de stofkam’ de budgetten doorgelopen waarvan de resultaten in de begroting zijn geland. 05 Raadsvoorstel Budgetoverhevelingen van 2021 naar 2022 Wethouder Ruseler licht toe dat dit voorstel elke jaar komt. In het voorstel wordt toegelicht waarom het verzoek per budget gedaan wordt. De heer Meesters mist de informatie of de bedragen in 2022 nu wél ingezet kunnen worden. Vaak wordt corona als oorzaak genoemd. Betekent dit dat als corona blijft, de uitgaven ook dit jaar niet zullen plaatsvinden? Wethouder Ruseler antwoordt dat dit moeilijk te voorspellen is. Wel wordt er vooraf gevraagd óf de uitgaven wel in het volgende jaar uitgevoerd gaan worden. Daarnaast kunnen er bij de Reacties van de fracties nadere vragen worden gesteld over concrete projecten.

06 Volgende vergadering De eerstvolgende vergadering van de auditcommissie is gepland op 9 februari 2022. 07 Wvttk Hier wordt geen gebruik van gemaakt. 08 Sluiting De voorzitter sluit om 19.20 uur de vergadering.

22GRF00001

Pagina 2 van 2