reglement RK Schiedam

Reglement Rekenkamer Schiedam - vastgesteld dd. 1 februari 2022 Gelet op artikel 8 van de Verordening Rekenkamer Schiedam, stelt de Rekenkamer het navolgende reglement vast. 1. Taakverdeling 1.1 De Rekenkamer benoemt ingevolge artikel 4 van de Verordening uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een penningmeester. 1.2 De voorzitter heeft tot taak: - het voorbereiden en leiden van vergaderingen, het opstellen van agenda en planning, het bewaken van vergaderorde en zorgvuldige besluitvorming en het toezien op naleving van de Verordening en het Reglement van de Rekenkamer; - het bevorderen van het algemene functioneren van Rekenkamer (taakverdeling, samenstelling e.d.); - het eerste aanspreekpunt voor alle externe contacten, tenzij gedelegeerd aan een lid; - het beheer van de Rekenkamer: aansturing ambtelijk secretaris, tekenen declaraties penningmeester en tekenen van formele uitgaande correspondentie. 1.3 De secretaris heeft tot taak: - het maken van vergaderverslagen bij afwezigheid van de ambtelijk secretaris; - het opstellen van het jaarverslag; - het opstellen van algemene brieven.

1.4 De penningmeester heeft tot taak: - het bewaken van het budget van de Rekenkamer; - het opstellen van de begroting van de Rekenkamer; - het tekenen van declaraties en facturen; - het opstellen van de financiële paragraaf van het jaarverslag; en - het onderhouden van de contacten met het team Financiën & Control van de gemeente. 1.5 De plv. voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en de secretaris vervangt de ambtelijk secretaris bij diens afwezigheid. 1.6 De Rekenkamer stelt een rooster van aftreden op. 2. Integriteit 2.1 Een lid van de rekenkamer maakt melding van alle voor de Rekenkamer relevante functies en van zijn rechtstreekse deelnemingen in bedrijven die een relatie hebben met de gemeente of (het functioneren van) de Rekenkamer. 2.2 Een lid van de rekenkamer neemt van een aanbieder van diensten aan de Rekenkamer geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden. 2.3 Indien een lid van de rekenkamer werkt bij een onderzoek- of adviesbureau zal de Rekenkamer geen onderzoek of advies laten uitvoeren door dat bureau, tot een jaar na uitdiensttreding van het lid bij het bureau of bij de Rekenkamer. 2.4 Een lid van de rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn lidmaatschap beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie aan derden.

2.5 Een lid van de rekenkamer maakt niet ten eigen bate, of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen, gebruik van in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie. 2.6 Geschenken en giften die een lid uit hoofde van zijn functie ontvangt worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de Rekenkamer. Er wordt een passende bestemming voor gezocht. Geschenken of giften met een waarde van minder dan 50 euro worden gemeld en kunnen worden behouden.

3. Interne vergaderingen 3.1 De Rekenkamer vergadert zo vaak als nodig is, zo mogelijk voltallig. 3.2 Het bijeenroepen van de leden geschiedt door de ambtelijk secretaris, minimaal vijf dagen voorafgaand aan de vergadering. 3.3 De conceptagenda wordt vastgesteld door de voorzitter en de ambtelijk secretaris. De overige leden van de Rekenkamer kunnen agendapunten minimaal tien dagen voor de vergadering inbrengen bij de ambtelijk secretaris. De leden kunnen staande de vergadering agendapunten inbrengen; alleen ter bespreking, niet ter besluitvorming. 3.4 Op verzoek van minimaal twee leden kan binnen een week een extra vergadering worden belegd. 3.5 De Rekenkamer kan besluiten één of meer nader omschreven taken en bevoegdheden te mandateren aan de voorzitter, een lid, de leden, of de ambtelijk secretaris. 3.6 Besluiten van de Rekenkamer kunnen alleen worden genomen in aanwezigheid van twee of meer leden. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de (plv.) voorzitter de doorslag. 3.7 De Rekenkamer besluit bij meerderheid van stemmen. 4. Afstemmingsoverleg Er vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de Rekenkamer, de voorzitter van de Auditcommissie, de gemeentesecretaris, de concern-controller en het Kenniscentrum Schiedam, onder voorzitterschap van de burgemeester. De griffier is secretaris van dit overleg. 5.

Onderzoek 5.1 De Rekenkamer voert minimaal twee onderzoeken per jaar uit. 5.2 De Rekenkamer zal bij elk onderzoek in principe eenzelfde werkwijze hanteren, waarbij de beginselen van zorgvuldigheid en behoorlijk bestuur in acht worden genomen. De werkwijze is vastgelegd in de Nota van werkwijze. 5.3 De Rekenkamer kan besluiten om voor een onderzoek een (sub)commissie in te stellen, bestaande uit twee of drie van haar leden. Deze (sub)commissie wordt belast met de uitvoering van een specifieke opdracht of onderzoek, waarvoor vooraf een door de (sub)commissie opgesteld plan van aanpak door de Rekenkamer is goedgekeurd. De wijze van terugmelding aan de andere leden wordt in het plan van aanpak opgenomen. 5.4 In de rapportages zullen geconstateerde feiten zo helder mogelijk worden weergegeven en onderbouwd vanuit zo objectief mogelijke waarnemingen. Daar waar beoordelingen aan de orde komen, zullen de toetsingscriteria daarvoor zo mogelijk vooraf geformuleerd worden. 5.5 Het onderzoek kan zich uitstrekken over alle organen van de gemeente, te weten de raad, het college, en de burgemeester. Daarnaast kan het zich ook uitstrekken over de instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. 6. De werkwijze De werkwijze omvat in ieder geval de volgende fasen: 6.1 De voorbereiding.

6.1.1 De Rekenkamer kiest een onderwerp voor onderzoek op basis van haar selectiecriteria voor onderzoek (zie bijlage 1) en formuleert de onderzoeksvragen. Voor zover noodzakelijk wordt eerst een vooronderzoek gedaan waarbij ook de mogelijke onderzoeksvragen worden geformuleerd. In dat kader kunnen stukken worden opgevraagd bij de betrokken dienst of de betrokken instantie en kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd met betrokken personen. Het vooronderzoek wordt aangekondigd bij het College van B&W (via de

6.1.2

6.1.3 6.1.4

6.1.5

gemeentesecretaris) en de raad (via de Auditcommissie). In de aankondiging wordt tevens gevraagd wie ambtelijk contactpersoon/personen is/zijn voor het opvragen van stukken. Tevens onderzoekt de Rekenkamer in deze fase welk effect met het onderzoek wordt beoogd en of een eventueel onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd. De uitkomsten van dit vooronderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksvoorstel dat wordt besproken met de Auditcommissie. In dit voorstel is tenminste opgenomen: de doelstelling, een motivering van de keuze op basis van selectiecriteria, de afbakening van het onderzoeksveld en de – periode, de namen van onderzoekstrekkers, de onderzoeksvragen en een planning. De Rekenkamer beslist vervolgens of het voorgestelde onderzoek daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Indien wordt besloten om het onderzoek zelf uit te voeren, wordt een (sub)commissie ingesteld ten behoeve van de uitvoering van het onderzoek. Indien wordt gekozen voor uitbesteding of inhuur van derden, zal - tenzij een meerderheid van de Rekenkamer anders besluit - offerte worden gevraagd aan minimaal twee bureaus of personen. Bureaus en onderzoekers mogen geen belang hebben ten aanzien van het onderzoek. Indien het onderzoek door externen wordt uitgevoerd, stelt de Rekenkamer een (sub)commissie in ter begeleiding van het externe bureau.

6.2 Het onderzoek. 6.2.1 Als besloten is tot uitvoering van onderzoek, wordt het onderzoek schriftelijk aangekondigd bij het college van B&W en de raad. In de aankondiging wordt kort omschreven: het onderzoeksvoorstel, de termijn waarbinnen het onderzoek zal plaatsvinden en welke leden van de Rekenkamer het onderzoek zullen verrichten c.q. begeleiden. Bij uitbesteding aan een extern bureau ontvangen raad en college ter kennisname de geselecteerde offerte (exclusief het financiële deel). 6.2.2 De (subcommissie van de) Rekenkamer voert een startgesprek met de uitvoerend onderzoekers, de gemeentesecretaris en de gemeentelijke contactpersoon. 6.2.3 Vervolgens zal het feitelijke onderzoek plaatsvinden in het kader waarvan de benodigde gegevens zullen worden verzameld: inzien van archieven, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het houden van enquêtes of het bezoeken van externe locaties, en dergelijke. Ten behoeve van het feitelijk onderzoek zal de Rekenkamer, of de uitvoerende onderzoeker(s), steeds zo tijdig mogelijk aan de door de gemeente aangewezen ambtelijke contactpersoon aangeven welke stukken men wil inzien en met welke functionarissen gesprekken zullen worden gevoerd. 6.2.4 De (subcommissie van de) Rekenkamer heeft tijdens het onderzoek circa één maal per maand contact met de contactpersoon van de gemeente.

6.2.5 Tenzij de Rekenkamer anders besluit, wordt van elk interview een verslag gemaakt dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de geïnterviewde. 6.2.6 Op basis van de verzamelde informatie wordt een voorlopig onderzoeksrapport opgesteld.

6.3 Het rapport. 6.3.1 Dit voorlopige onderzoeksrapport zal – exclusief conclusies en aanbevelingen - worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris ter controle van de feitelijke gegevens. Deze zal in de gelegenheid worden gesteld om binnen 21 dagen te reageren. Voor zover de opmerkingen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden c.q. de weergave van letterlijke citaten in het voorlopige onderzoeksrapport, worden deze opmerkingen in het onderzoeksrapport verwerkt.

6.3.2

6.3.3

6.3.4

Op basis van het onderzoeksrapport formuleert de Rekenkamer conclusies en aanbevelingen, waarbij wordt aangegeven aan wie de aanbevelingen zijn gericht (raad, college of ambtelijke organisatie). Een stelt een meerderheid van de Rekenkamer het definitieve rapport vast. Het college krijgt vervolgens de mogelijkheid om binnen 28 dagen zijn zienswijze in een bijlage toe te voegen. Indien de bestuurlijke reactie hiertoe aanleiding geeft, kan hierop een reactie van de Rekenkamer worden toegevoegd. De Rekenkamer biedt zo spoedig mogelijk het rapport met conclusies en aanbevelingen aan de raad aan.

6.4 De publicatie. 6.4.1 De Rekenkamer presenteert haar bevindingen aan de raad. Na de presentatie is ruimte voor verhelderende vragen. Inhoudelijke vragen worden door de raad schriftelijk (gebundeld door de griffier) aangeboden aan de Rekenkamer, en zo mogelijk voorafgaand aan de bespreking in de raad of commissie schriftelijk beantwoord door de Rekenkamer. 6.4.2 De Rekenkamer kan een persbericht opstellen. Na aanbieding van het rapport aan de raad worden het rapport en het eventuele persbericht vrijgegeven voor de media. Onder embargo kunnen rapport en persbericht de dag voor de officiële aanbieding aan de fractievoorzitters van de raad beschikbaar worden gesteld. 7. Evaluatie onderzoek De Rekenkamer evalueert na afloop haar onderzoek. In het jaarverslag doet zij hier verslag van. 8. Administratieve procedure 8.1 De Rekenkamer besluit - als de opdracht in overeenstemming is met de vraag, de beschikbaarheid van budget en de van toepassing zijnde regelgeving - bij meerderheid tot opdrachtverlening. Vervolgens wordt het formele akkoord voor een opdracht, een verplichting tot betalen (“het aangaan van verplichtingen”), door de ambtelijk secretaris gegeven. 8.2 Alle formele correspondentie, waaronder offertes, contracten, facturen en declaraties, wordt geadresseerd aan het postadres van de Rekenkamer, zodat de ambtelijk secretaris voor afhandeling en registratie zorg kan dragen.

8.3 De voorzitter tekent in principe alle formele uitgaande correspondentie van de Rekenkamer. 8.4 De Rekenkamer verleent de penningmeester mandaat, en daarmee tekenbevoegdheid, voor de financieel administratieve afhandeling van facturen en declaraties. 8.5 De ambtelijk secretaris ondersteunt de penningmeester bij de uitvoering van de financieel administratieve procedure. 8.6 Het akkoord voor de betaling van facturen (“het doen van uitgaven”) wordt door de penningmeester gegeven als de prestatie geleverd is conform de opdracht. De penningmeester vraagt de betreffende leden c.q. het lid fiat voor prestatie (resultaat getoetst aan afspraken over prijs, kwantiteit en kwaliteit). 8.7 Uitgaven door de Rekenkamer worden uitsluitend gedaan als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond aan de hand van het belang en de functie van de Rekenkamer. 8.8 Voor tussentijdse wijzigingen, die gevolgen hebben voor de opdracht, het resultaat en/of de kosten, dienen de leden toestemming te vragen aan de Rekenkamer. De ambtelijk secretaris adviseert daarbij door de wijzigingen te toetsen aan de beschikbaarheid van budget en de regelgeving die van toepassing is. 8.9 Declaraties van leden van de Rekenkamer worden beoordeeld door de penningmeester en getoetst op juistheid aan de hand van regelgeving, afspraken, opdrachten e.d.

8.10 8.11

8.12

De declaraties van de penningmeester worden beoordeeld door de voorzitter en getoetst op juistheid aan de hand van regelgeving, afspraken, opdrachten e.d. Er worden geen kosten gedeclareerd die reeds op een andere wijze worden vergoed door de Rekenkamer of de gemeente. Kantoorkosten vallen onder de vaste vergoeding en kunnen niet worden gedeclareerd. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier, onder vermelding van de functionaliteit van de uitgave. Declaraties waarvan betalingsbewijzen niet zijn bijgevoegd worden niet uitbetaald. Gemaakte onkosten worden binnen drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

9. Financiën Het door de raad beschikbaar gestelde budget zal worden besteed aan: het (laten) verrichten van onderzoek; het eventueel inhuren van externe deskundige(n); het opstellen van het rapport; ambtelijke ondersteuning; vergoedingen en declaraties leden Rekenkamer; deskundigheidsbevordering van de leden van de Rekenkamer; overige activiteiten die naar het oordeel van de Rekenkamer ten laste van het budget gebracht kunnen worden. 10. Evaluatie reglement De Rekenkamer evalueert dit reglement minimaal één maal per drie jaar. Indien deze evaluatie leidt tot wijzigingen laat zij dit de raad en het college terstond weten.

Dit reglement van orde van de Rekenkamer Schiedam is vastgesteld dd. 1 februari 2022.

Bijlage 1

Selectiecriteria

De Rekenkamer is onafhankelijk: zij bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht en uitgevoerd. De Rekenkamer toetst en onderbouwt de keuze van een onderzoeksonderwerp met de volgende criteria. 1.

Bestaand beleid

Alleen bestaand beleid en/of uitgevoerd bestuur kan onderwerp van onderzoek zijn. De Rekenkamer doet geen onderzoek naar voornemens tot beleid of tot uitvoering van bestuur, etc.

2.

Maatschappelijk belang

Het onderwerp raakt de samenleving als geheel sterk of raakt belangen van omvangrijke of bepaalde doelgroepen.

3.

Bruikbaarheid aanbevelingen / resultaten

Het onderzoek heeft toegevoegde waarde: het levert toegankelijke, bondige en actuele informatie op waarover in deze vorm nog niet wordt beschikt en waarmee de raad en het college verbeteringen kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente. In aanbevelingen moet duidelijk zijn op welke punten en van wie actie wordt verwacht.

4.

Toekomstgericht

Met haar rapporten wil de Rekenkamer leer- en verbeterprocessen stimuleren en aanbevelingen doen waardoor de gemeente Schiedam in het belang van de inwoners in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken.

5.

Financieel belang

Het gaat bij voorkeur om een beleidsterrein waar de gemeente een behoorlijk bedrag aan uitgeeft.

6.

Portefeuilleverdeling / spreiding ambtelijke teams

Opeenvolgende onderzoeken vinden zo min mogelijk op hetzelfde beleidsterrein of bij dezelfde instelling plaats. Er wordt gestreefd naar variatie in de onderwerpen.

7.

Risicoanalyse, hoog risicoprofiel

Het onderzoek heeft betrekking op een beleidsonderwerp waarvoor de gemeentelijke overheid verantwoordelijk is en waarvan de voorbereiding en uitvoering onzekerheden kent.

8.

Relatie met andere onderzoeken

Om onnodige doublures te voorkomen, wordt de relatie met andere onderzoeken aangegeven (bijv. onderzoek uit hoofde van artikel 213a Gemeentewet, door de accountant, een onderzoeksbureau, etc.).

9.

Relatie inspanning / resultaat

De te leveren inspanning staat in verhouding tot het verwachte effect. De resultaten moeten een wezenlijke bijdrage leveren aan (verbetering van) de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen (beleid en bedrijfsvoering).