Raadsvoorstel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) 2024

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

14 november 2023

Registratienummer:

23VR078

Contact Steller:

contact@schiedam.nl

Telefoonnummer steller:

010 2191111

Portefeuillehouder:

wethouder A.J.M. Laan

Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) 2024

A. Voorgesteld besluit:

1.

de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) 2024 vast te stellen; 2. de gemeentelijke begroting conform paragraaf Financiën aan te passen. B. Aanleiding:

Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht geworden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook onderdeel van dit voorstel. De VNG heeft naar aanleiding hiervan een drietal nieuwe modelverordeningen uitgebracht waarin dit is vormgegeven. Eerder zijn de Financiële- en de Controle verordening (23VR038) gelijktijdig vastgesteld. Als laatste moet nu nog de verordening op basis van artikel 213a Gemeentewet worden vastgesteld: de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur. C. Maatschappelijk doel:

Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten, daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. D. Argumenten:

1.1 De raad bepaalt de kaders. Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet dient de raad een Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur, verder te noemen de verordening, vast te stellen. Met deze verordening bepaalt de raad de spelregels en de kaders voor onderzoek, frequentie, afstemming en rapportage. Het vaststellen van de verordening heeft als doel dat de raad haar controlerende taak op de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en de organisatie versterkt. 1.2 Huidige verordeningen. De huidige verordening “Verordening onderzoeken doeltreffendheid en doelmatigheid gemeente Schiedam 2016” dateert uit 2016.

De aanpassingen volgen grotendeels uit de Wet (ingangsdatum 1-1-2023) versterking decentrale rekenkamers (ingangsdatum 1-1-2023) en wijziging van de gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. De VNG heeft nieuwe modelverordeningen opgesteld waarin dit vormgegeven is. Om aansluiting te blijven houden bij de andere nieuwe verordeningen artikel 212 (financiële verordening) en artikel 213 (controle verordening) wordt voorgesteld om een nieuwe verordening vast te stellen en daarmee de huidige (oude) verordening in te trekken. In de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Schiedam 2024 is dit voor de Schiedamse situatie in een opnieuw vast te stellen verordening 2024 verwerkt. 1.3 Wijzigingen. De wijzigingen van de 213a verordening zijn beperkt. Artikel 2 onderzoeksfrequentie en artikel 6 Verslag en plan van verbetering zijn nu specifiek opgenomen, gebruik makend van de ervaringen met de voorgaande verordening. 1.4 Huidige werkwijze. De afgelopen jaren (vanaf juli 2016) is invulling gegeven aan de onderzoeksverplichting door het uitvoeren van zogenaamde “zero based budgeting” (ZBB) onderzoeken. Bij ZBB is de gedachte, dat het opnieuw opbouwen, dat wil zeggen post voor post opnieuw berekenen, van de begroting inzicht geeft in de doelmatigheid van de begroting.

In de praktijk komen dit soort onderzoeken echter meer vanuit de uitvoering tot stand. Hierdoor komen veel operationele detailzaken aan de orde die niet passend/ondersteunend zijn voor de controlerende functie van de gemeenteraad. Daarnaast kennen deze onderzoeken een lange doorlooptijd omdat deze naast de reguliere taken moeten worden uitgevoerd. Verder blijven mogelijke onderzoeksrichtingen onderbelicht omdat het uitgaat van zelfevaluatie, waarbij dan sprake kan zijn van de ‘slager die het eigen vlees keurt’. 1.5 Uitgevoerde onderzoeken Voorbeelden van uitgevoerde ZBB (doelmatigheid) onderzoeken zijn o.a. het onderzoek naar Irado, Servicepunt Woningverbetering, Klant Contactcentrum. De gemeente doet mee aan verschillende benchmarks en voert zelf onderzoeken uit. Uitkomsten zijn ook met de gemeenteraad besproken, maar dat gebeurt meer vanuit een bepaald beleidsterrein en minder vanuit een systeem van onderzoek naar doelmatigheid. Aan de verplichting tot onderzoek naar doeltreffendheid wordt met name invulling gegeven door het Kenniscentrum onderzoeken te laten uitvoeren. Jaarlijks stelt het College (na afstemming met de Rekenkamer) het onderzoeksplan voor het nieuwe jaar vast dat door het Kenniscentrum wordt uitgevoerd. Bij de start van de zomernota wordt ieder jaar een door het Kenniscentrum gemaakte staat van de stad als vertrekpunt gebruikt.

Gelet op de ervaringen met ZBB is, in afwachting van de nieuwe verordening, besloten om geen nieuw ZBB onderzoek uit te voeren. 1.6 Extern onderzoek naar doelmatigheid of naar doelmatig en doeltreffendheid. De bedoeling is om jaarlijks (artikel 2 van de verordening) minimaal één gedegen onderzoek te doen naar de doelmatigheid van beleid en organisatie. Door extern onderzoek te laten doen, komt de uitvoering van het onderzoek niet in het gedrang met het reguliere werk. Bovendien is de onafhankelijkheid meer gewaarborgd als externe onderzoekers het onderzoek uitvoeren. De rapportage (minder op details van uitvoering) geeft de raad meer en sneller inzicht dan met de ZBB onderzoeken. Gelet op het doelmatig besteden van middelen wordt een minimum aantal onderzoeken opgenomen. Als de raad of het college daar aanleiding toe ziet, kan er altijd een extra onderzoek plaatsvinden. In de huidige praktijk zien we dit ook terug.

Aanvullend op het onderzoeksplan van het Kenniscentrum kan er altijd een opdracht gegeven worden om gelijktijdig een extern onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid te doen. 1.7 Zicht op resultaten en verbetering. In artikel 5 (voortgang) en artikel 6 van de verordening (verslag en plan van verbetering) wordt geregeld dat het college in elk geval in ieder (groot) P en C product (begroting-berap-jaarrekening) rapporteert aan de raad over College onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. 1.8 Ingangsdatum 1-1-2024. De verordening regelt dat voorafgaand aan een jaar (komend jaar 2024) een onderzoeksplan wordt vastgesteld naar doelmatigheid en doeltreffendheid. De eerder vastgestelde Financiële- en de Controle verordening (23VR038) gaan over het jaar 2023 en daarom zijn deze verordeningen met terugwerkende kracht vastgesteld en gaat deze verordening in per 1-1-2024. 2.1 Aanvullend budget. In de huidige begroting wordt niet voorzien in een extern onderzoeksbudget en daarom wordt er gevraagd om aanvullend budget beschikbaar te stellen.

In de praktijk wordt nu op ad-hoc basis ook onderzoek uitgevoerd maar nu er een structurele verplichting wordt opgenomen moet de begroting ook structureel voorzien in de benodigde middelen. De ervaring leert dat met de huidige tarieven er rekening gehouden moet worden met een bedrag van € 50.000. Hiervoor kan een gespecialiseerd bureau een kwalitatief goed (voldoende diepgang) onderzoek met een heldere rapportage met conclusies en mogelijke verbeterpunten opleveren. Uiteraard kunnen de kosten beperkt worden door het onderzoek kleiner of minder diepgaand te maken maar dat is niet de bedoeling. De bedoeling is om minimaal 1 onderzoek per jaar te doen met voldoende diepgang. In de verordening is de verplichting opgenomen om 1 keer in de 8 jaar de gehele organisatie te hebben onderzocht op doelmatigheid. Een onderzoek zal daarom een bepaalde omvang moeten hebben om aan deze verplichting te voldoen. E. Duurzaamheid

n.v.t. F. Kanttekening en risico’s:

1.1 Beslag op mensen en middelen. Het uitvoeren van onderzoek kost capaciteit en budget voor het inhuren van externe deskundigheid. Naast de 213A onderzoeken zijn er nog tal van andere onderzoeken welke aandacht van de medewerkers vragen. De rekenkamer is met ingang van 2023 gestart met het uitvoeren van onderzoeken en heeft daarbij de nodige ambities. De organisatie staat onder steeds grotere druk om aan alle verwachtingen te voldoen. De gemeente heeft vele ambities en de stad verwacht het nodige van de gemeente. Het is een behoorlijke opgave om de ambtelijke organisatie op niveau te houden en er zijn nadrukkelijk grenzen aan het inhuren van mensen. Door de structurele verplichting tot één gedegen extern onderzoek per jaar te beperken wordt de begroting zo min mogelijk belast.

1.2 Samenloop met Rekenkamer Schiedam. Één grondig onderzoek naar de doelmatigheid lijkt wellicht weinig ambitieus maar is passend. In 2022 is de Rekenkamer Schiedam geïnstalleerd en de rekenkamer heeft de opdracht om onderzoek te doen naar doelmatigheid en doeltreffendheid. In 2023 zijn de onderzoeken gestart en dat legt beslag op schaarse mensen en middelen. De rekenkamer Schiedam voert eventuele onderzoeken uit bij de verbonden partijen en daar gaat een steeds groter deel (1/3e ) van de begroting in om en hierdoor wordt de onderzoeksverplichting van het College beperkt tot 2/3 deel van de begroting. 1.3 Waarborgen onafhankelijkheid Bij onderzoeken naar de doelmatigheid van de organisatie of onderdelen van de organisatie is het van belang om onafhankelijkheid te waarborgen. Het is niet de bedoeling dat de slager zijn eigen vlees keurt. Door het onderzoek extern te beleggen ontstaat er voldoende afstand tussen de uitvoering en onderzoek. Bij extern onderzoek zijn er minder afspraken nodig om de onafhankelijkheid te waarborgen. 1.4 Tijdig afronden van onderzoeken De doorlooptijd van een doelmatigheidsonderzoek vormt een knelpunt omdat de uitvoering altijd onder druk staat. De afgelopen jaren is bij de uitvoering van de ZBB onderzoeken de planning nooit gehaald.

Door het onderzoek extern te beleggen hoeft de ambtelijke organisatie zich alleen te focussen op het aanleveren van de benodigde informatie en te reageren in de hoor/wederhoorfase van het onderzoek. Bij het aanbesteden van de opdracht zullen er afspraken over de doorlooptijd gemaakt worden. 1.5 Begeleiden onderzoek. Een extern onderzoek moet geïnitieerd, voorbereid- en begeleid worden. Ook zal er over de stand van zaken gerapporteerd moeten worden. Deze taak of delen wordt belegd bij Financiën en Control en/of het team Concern en Bestuurszaken. Daarnaast zal, indien van toepassing, een verbeterplan opgesteld moeten worden. Het opstellen van een verbeterplan en het realiseren van de verbeteringen wordt belegd bij de verantwoordelijk manager. In het verlengde hiervan wordt verwacht dat de manager zelf rapporteert over de voortgang. 2.1 Aanvullend structureel budget vergroot het structurele tekort in de meerjarenbegroting. De opgave en ambities van de stad zijn zo groot dat alle beschikbare ambtelijke capaciteit (financiën en Control functies) al meer dan maximaal wordt ingezet. Een structurele taakverzwaring en zelf laten uitvoeren is onwenselijke en daarnaast alleen mogelijk als er andere taken komen te vervallen. Met de minimale verplichting van één doelmatigheidsonderzoek per jaar wordt zo terughoudend als mogelijk omgegaan met de wettelijke verplichting artikel 213a.

Daarnaast wordt er uitgebreid onderzoek gedaan naar o.a. de doeltreffendheid door het kenniscentrum. Met de mix van doelmatigheid en doeltreffendheid wordt verantwoord invulling gegeven aan de wettelijke verplichting 213 gemeentewet. De bestendige gedragslijn is dat structurele lasten structureel worden opgenomen in de begroting.

G. Financiën:

Via deze verordening wordt een keuze gemaakt om jaarlijks 1 doelmatigheidsonderzoek te laten plaatsvinden, waarbij externe expertise wordt betrokken. De kosten hiervoor worden op € 50.000 per jaar ingeschat en hebben een structureel financieel effect. In de begroting is geen budget hiervoor opgenomen, voorgesteld wordt om deze kosten te dekken uit de algemene middelen. Het toe te kennen bedrag komt ten gunste aan het programma Overheid in balans.

H. Uitvoering (TA-tekst, planning, communicatie, publicatie, evaluatie/controle etc.):

Na vaststelling van de verordening door de gemeenteraad zal deze gepubliceerd worden en de huidige verordening (2016) zal gelijktijdig worden ingetrokken. Bijlage(n):

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) 2024 (23BIJ01800) Document verschillen tussen 213a verordening 2016 en 2024 (23BIJ01801) burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.E. Bos

J.G. Bijl

De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 november 2023 ( 23VR078) gelet op 1.

de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) 2024 vast te stellen; 2. de gemeentelijke begroting conform paragraaf Financiën aan te passen.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 6 februari 2024

de griffier,

de voorzitter,

M.J.W. Tobeas

J.G. Bijl