Raadsvoorstel Verordening Auditcommissie

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

Registratienummer:

24VR095

Contact steller:

contact@schiedam.nl

31 oktober 2024

Telefoonnummer steller: Portefeuillehouder: Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam

A. Voorgesteld besluit:

De Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam vast te stellen en het Reglement van de auditcommissie 2023 per 1 januari 2025 in te trekken. B. Aanleiding:

Op 8 april jl. hebben de leden van de auditcommissie onder leiding van een externe deskundige stilgestaan bij mogelijke werkwijzen van de auditcommissie. Belangrijk onderwerp was de vraag hoe de auditcommissie het beste haar adviesrol voor de gemeenteraad kan invullen. Dit heeft geresulteerd in diverse adviezen. De auditcommissie heeft vervolgens besproken welke adviezen zij wel of niet wenst over te nemen. De overgenomen adviezen vormen de bouwstenen voor de wijze waarop de auditcommissie wil gaan werken en op welke wijze de auditcommissie haar positie het beste denkt in te vullen. De nu voorliggende verordening vormt de vertaling van deze werkwijze in de regelgeving van de auditcommissie. Waarom een auditcommissie? Vrijwel alle Nederlandse gemeenten hebben een auditcommissie, slechts enkele gemeenten doen het zonder. Sowieso is de auditcommissie verantwoordelijk voor: - Het verstrekken van de opdrachten aan de accountant en het aansturen van het controleproces; - De samenhang/afstemming van onderzoeken, zoals rekenkameronderzoek, accountantsonderzoek, artikel 213A-onderzoek en onderzoeken van het Kenniscentrum (beide laatste categorieën zijn uiteraard een collegebevoegdheid, het gaat vooral om afstemming). De auditcommissie is een adviescommissie voor de gemeenteraad, en moet ook zo, met het bijbehorende gezag, worden ervaren.

Het kritisch kijken naar het eigen functioneren en het wijzigen van haar werkwijze bood een kans om haar rol te versterken door het uitbrengen van concrete adviezen die tot doel hebben: - De controlerende rol van de gemeenteraad te versterken; - De kennis van de gemeenteraad te vergroten m.b.t.: o Planning en control o Financiële positie gemeente o Financiële strategie en o Besluiten met grote financiële gevolgen - Het politieke debat hierover in de gemeenteraad te versterken en - De kwaliteit van de bestuurlijke informatievoorziening te verbeteren.

Met betrekking tot de hiervoor genoemde punten wil de auditcommissie fungeren als de ogen en de oren van de gemeenteraad (een vooruitgeschoven positie). Taken De taakopvatting van een auditcommissie verschilt landelijk. Deze kan heel smal of juist breed worden opgevat. Voor Schiedam past een brede taakopvatting. De financiële situatie van de gemeente Schiedam is ingewikkeld en op dat vlak kan de auditcommissie haar meerwaarde laten zien. De informatie over de gemeentelijke financiën moet voor de gemeenteraad kwalitatief goed, goed leesbaar, neutraal en begrijpelijk zijn. Ook moeten de risico’s en de voor en nadelen van keuzes duidelijk voor het voetlicht komen om de raad een afweging te kunnen laten maken. De auditcommissie kan hierop toetsen, de raad adviseren en zorgen voor verbetering. Kijkend naar de taken van de auditcommissie maakt zij onderscheid in jaarlijks terugkerende onderwerpen en te selecteren onderwerpen om periodiek dieper op in te zoomen. Om goed op de materie in te gaan en niet teveel tegelijk op te pakken wil de commissie haar eigen termijnagenda opstellen. Ze zal daarop onderwerpen agenderen waar zij dieper op in wil gaan. Dit kan o.a. gaan over de Financiële positie, SiSa, Risicomanagement, sturingsrelatie verbonden partijen, ICTbeveiliging etc. Mogelijk zal dit leiden tot het geven van adviezen/aandachtspunten van de commissie aan de raad.

De auditcommissie wil grip hebben op haar eigen agenda en staat daarbij open voor suggesties vanuit de raad. Uiteraard vindt afstemming plaats met het college en de ambtelijke organisatie en wordt gebruikgemaakt van initiatieven door het college om de auditcommissie te informeren. Daarnaast wil de auditcommissie ook gebruik maken van externe deskundigen en stakeholders om zich over majeure onderwerpen en vraagstukken die op de langere termijn gaan spelen te laten informeren. Rekenkamer Ten aanzien van de rekenkamer wenst de auditcommissie enkel zorg te dragen voor de afstemming met de andere onderzoeken die plaatsvinden binnen de gemeente. De rekenkamer is een zelfstandig orgaan en moet onafhankelijk opereren. De door de rekenkamer opgestelde rapporten moeten primair politiek gewogen worden en deze rol ligt niet bij de auditcommissie. Rapporten zullen daarom direct geagendeerd worden voor de Politieke Avond, eventueel voorafgaand door een Raadsinformatieavond. Bij het ontstaan van een vacature binnen de rekenkamer moet er een selectiecommissie worden samengesteld. Deze zou in de ogen van de auditcommissie in principe moeten bestaan uit een vertegenwoordiger van de raad, de griffier of diens plaatsvervanger en een lid van de rekenkamer. De vertegenwoordiger van de raad kan wel lid zijn van de auditcommissie, maar dit is geen voorwaarde.

Auditplus De auditplus is nooit geformaliseerd en de commissie wenst deze dan ook op te heffen. Informatie die tot op heden in een dergelijke setting werd gedeeld kan in het vervolg prima een onderwerp vormen dat op een raadsinformatieavond geagendeerd kan worden. Samenstelling De auditcommissie bestaat uit raadsleden en opvolgers. Op dit moment is de benoeming bij het presidium belegd. Echter de auditcommissie is een adviescommissie voor de raad en het ligt dan ook de lijn de benoeming voortaan door de raad te laten doen. Om haar inhoudelijke rol goed te kunnen vervullen heeft de commissie diverse gesprekspartners. Deze zijn in staat de commissie van relevante informatie te voorzien, vragen te beantwoorden en te adviseren. Er moet zoveel mogelijk worden voorkomen dat de politieke setting de auditcommissie inkruipt. Dat is een gedeelde verantwoordelijkheid van een ieder die deelneemt aan de vergadering. De commissie beschikt over de volgende gesprekspartners: o Griffie o Accountant o Concerncontroller o Externe deskundigen

o o

Ambtelijke organisatie Wethouder(s)

Met name de accountant kan op diverse terreinen worden ingezet om als adviseur van de auditcommissie te fungeren. Hij is deskundig op veel terreinen waarop de auditcommissie haar rol wil pakken en heeft daarnaast ook door zijn uitgevoerde werkzaamheden kennis van veel inhoudelijke informatie. Het kan ook heel nuttig zijn een onafhankelijk deskundige uit te nodigen om zijn visie op belangrijke ontwikkelingen te geven en mogelijk dus ook een heel ander perspectief op een onderwerp bieden. Alvorens hiertoe over te gaan moet wel altijd de afweging worden gemaakt ten aanzien van eventuele kosten. Afhankelijk van de geagendeerde onderwerpen kan de samenstelling van de aanwezige gesprekspartners/adviseurs per vergadering verschillen. Met uitzondering van de leden van de commissie en de griffie. De commissie wil een goede balans vinden in het gesprek met genodigden en de onderlinge beraadslaging. Daarom is het haar bedoeling om in de agendering tijd in te ruimen om zonder aanwezigheid van niet leden (met uitzondering van de griffie) onderling de verkregen informatie te wegen en te komen tot gedragen advisering. Competentie leden Inhoudelijke kennis is niet noodzakelijk, maar een lid moet wel commitment hebben zich in de materie te willen verdiepen.

Enige affiniteit met de gemeentelijke financiën, planning en control en de kaderstellende en controlerende rol van de raad is daarbij helpend. Vergaderwijze Het heeft de voorkeur om besloten te blijven vergaderen. De bespreking moet zoveel mogelijk apolitiek zijn en leden moeten zich vrij voelen om zich uit te spreken, zonder rekening te moeten houden met de latere politieke afweging. Geadviseerd wordt om per onderwerp een advies op te stellen, waarin niet alleen de behandelrijpheid wordt beoordeeld, maar ook de kwaliteit en het aandragen van aandachtspunten in het voorstel en/of de bijlagen. Ook het wijzen op belangrijke passages kan onderdeel zijn van het advies aan de raad. De voorzitter van de auditcommissie kan in de commissievergadering en/of raadsvergadering een toelichting geven op het geformuleerde advies. De agenda en het verslag zijn openbaar. Het verslag wordt gedeeld met het college, waardoor het hierop eventueel kan reageren met extra informatie voor de politieke behandeling. Het is het streven van de commissie om maximaal 6 tot 8 keer per jaar te vergaderen en met een eigen (lange) termijn agenda te werken bestaande uit de onderwerpen zoals genoemd onder paragraaf ‘Taken’. De commissie wil jaarlijks een vergaderagenda vaststellen.

Daarmee zijn de vergaderingen van de auditcommissie niet automatisch onderdeel van de 5-wekencyclus van de gemeenteraad, maar zal wel rekening houden met de reguliere P&C-cyclus. Ook is het van belang inzicht te hebben in de langetermijnagenda van het college om hier tijdig op te kunnen anticiperen. Afstemming Om haar rol te kunnen vervullen en de daarvoor benodigde informatie tijdig te verkrijgen, zal de commissie periodiek moeten afstemmen met het college en de ambtelijke organisatie. De afstemming betreft de jaarplanning, de te agenderen onderwerpen, de benodigde/gewenste informatie en de procesgang van stukken. De commissie maakt jaarlijks een beknopt overzicht over de door haar uitgevoerde activiteiten en deze gaat evenals de agenda en verslagen/adviezen naar de raad. Bijlage(n):

Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam Reglement voor de auditcommissie 2023 Verordening auditcommissie was-wordt-tabel

Namens de auditcommissie De voorzitter,

de auditcommissie

De raad van de gemeente Schiedam; gezien het voorstel van de auditcommissie d.d. 31 oktober 2024 ( 24VR095) Besluit: De Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam vast te stellen en het Reglement van de auditcommissie 2023 per 1 januari 2025 in te trekken.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van

de griffier,

de voorzitter,

drs. M.J.W. Tobeas

mr. H.M. Bergmann