Raadsvoorstel Transitie bedrijfsvoering Stroomopwaarts

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

Registratienummer:

21VR030

Steller:

D. Bernadina-Sambo, Concerncontrol

Telefoonnummer steller:

14010

Portefeuillehouder:

Wethouder Ruseler Wethouder Laan

Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

Transitie bedrijfsvoering Stroomopwaarts

25 mei 2021

A. Voorgesteld besluit:

1.

Een incidenteel transitiebudget van €402.192 beschikbaar te stellen aan Stroomopwaarts voor de incidentele kosten van de transitie en dit bedrag beschikbaar te stellen uit de reserve frictiekosten/heroverwegingen.

2. Het restant projectbudget voor de eerste fase van het project van €60.000 beschikbaar te stellen uit de reserve frictiekosten/heroverwegingen.

B. Aanleiding:

In juli 2020 hebben wij u geïnformeerd (20UIT04896) over de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering Stroomopwaarts. Op basis van het rapport van het onderzoeksbureau BMC, hebben de colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam besloten om de bedrijfsvoeringstaken van de hostende gemeenten volledig over te dragen aan Stroomopwaarts. Wij hebben u toen het transitiedocument met de financiële consequenties toegezegd. C. Maatschappelijk doel:

Stroomopwaarts voert voor de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam diverse werkzaamheden uit op het gebied van het Sociaal Domein. Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering zorgt voor een goed functionerend Stroomopwaarts, waarbij de maatschappelijke doelen worden gerealiseerd en de beschikbare middelen doelmatig worden besteed.

D. Argumenten:

1.1 Transitiedocument De colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam gaven in juni 2020, na een positief advies van de Ondernemingsraden, opdracht aan de gemeentesecretarissen en de directeur Stroomopwaarts om uitvoering te geven aan de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken en aan de actualisatie en de uitvoering van de huisvestingsvisie van Stroomopwaarts. De eerste fase van het project bestond uit het opstellen van een transitiedocument in afstemming met de vier organisaties. Aan de hand van het transitieplan kunnen de betrokken organisaties zorgdragen voor een goede overgang van de bedrijfsvoering en het betrokken personeel naar Stroomopwaarts. U ontvangt het transitiedocument als bijlage.

1.2 Structureel financieel effect op de begroting van Schiedam Met de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken zal het budget van de hostingsbegroting aan Stroomopwaarts worden overgedragen. Het aandeel van Schiedam in de hostingsbegroting 2022 bedraagt €3.720.109. De overdracht kan voor een groot deel gedekt worden door het aframen van de formatie bij de hostende teams en het inhuurbudget. Het deel van de formatie dat niet bij de hostende teams afgeraamd kan worden, resulteert in een structureel tekort van €11.198. De dekking van dit structureel tekort wordt meegenomen bij de integrale afweging van de prioriteiten in de Zomernota 2022. 1.3 Incidenteel transitiebudget van €402.192. Voor de transitiefase (tweede fase van het project) is een totaal incidenteel transitiebudget van €912.000 nodig. Dit bedrag heeft betrekking op kosten die gemaakt moeten worden om de transitie te begeleiden en incidentele kosten om de bedrijfsvoering van gemeenten en Stroomopwaarts te ontvlechten. Het aandeel van Schiedam bedraagt op basis van de definitieve verdeelsleutel 2021 (44,1%) €402.192. Het beheer van dit budget wordt verzorgd door Stroomopwaarts in overleg met de gemeentesecretarissen. Stroomopwaarts zal via de geëigende P&C-rapportages rapporteren over de besteding van deze incidentele middelen.

2.1 Restant projectbudget voor de eerste fase U heeft met de tweede TA 2020 akkoord gegaan met de onttrekking van €90.000 uit de reserve organisatie als budget voor de eerste fase van het project. Dit bedrag is een bijdrage aan de totale kosten dat namens de drie gemeenten ingezet wordt voor de inhuur van de transitiemanager, het samenstellen van de projectgroep, de ondersteuning vanuit de vier organisaties en het opstellen van een transitiedocument. Van dit bedrag is maar €30.000 in 2020 besteed en onttrokken aan de reserve. Doordat de eerste fase in 2021 doorloopt, moet het resterende bedrag van €60.000 alsnog in 2021 onttrokken worden. Omdat de reserve organisatie inmiddels is uitgeput, wordt voorgesteld om het resterende bedrag te onttrekken aan de reserve frictiekosten/heroverwegingen. E. Duurzaamheid

Deze paragraaf is niet van toepassing.

F. Kanttekening en risico’s:

1.1 Hostingsbegroting Met de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken worden de budgetten conform de hostingsbegroting overgedragen aan Stroomopwaarts. Het is niet bekend of de bedragen uit de hostingbegroting ook de daadwerkelijk benodigde bedragen zijn, omdat inzicht ontbreekt in de daadwerkelijke uitgaven voor de hosting en dat ook niet eenvoudig vast te stellen is. Er kunnen dus financiële afwijkingen optreden. Daarom is in de stuurgroep afgesproken dat na twee volledige boekjaren de werkelijke uitgaven in relatie tot de hostingbegroting worden geëvalueerd. Op basis daarvan kan t.z.t. een besluit worden genomen over de eventuele bijstelling van de begroting van Stroomopwaarts. Maar Stroomopwaarts krijgt ook de opdracht om te streven naar een structurele verlaging van deze bedrijfsvoeringsbudgetten, nu zij zelf de directe zeggenschap heeft over de uitvoering van de taken en de besteding van de budgetten.

In de tussenliggende periode zal Stroomopwaarts via de geëigende rapportages binnen de planning en controlcyclus rapporteren over de besteding van de budgetten en eventuele incidentele bijstellingen voorstellen. 1.2 Relatie met de toekomstige ontwikkelingen Door de hostingsbegroting over te dragen en over 2 jaar te evalueren, kan dan de impact van ontwikkelingen zoals toekomstige wettelijke taken en de strategische visie op de GR Stroomopwaarts meegenomen worden in de bijstelling van de begroting van Stroomopwaarts. 1.3 Huisvestingsvisie Het transitiedocument zou ook in tijd en aanpak de verbinding moeten zijn tussen de overdracht van bedrijfsvoering en de op te stellen huisvestingsvisie voor Stroomopwaarts. Tijdens de werkzaamheden is gebleken dat de uitwerking van de huisvestingsvisie complex is en dat de onderzoeken om te komen tot een goede uitwerking meer tijd vergden dan nodig was voor de transitie van de bedrijfsvoering. De ontwikkelingen rond de huisvesting van de individuele gemeenten als gevolg van onder andere Covid-19 hebben daarbij een rol gespeeld. Daarnaast zijn er voor een aantal locaties waar Stroomopwaarts nu gehuisvest is nadere onderzoeken nodig. De stuurgroep heeft daarom besloten om deze twee projecten los te koppelen. De uitgewerkte huisvestingsvisie van Stroomopwaarts zal in het najaar van 2021 aan de colleges en de raden worden voorgelegd.

1.4 CAO en indexatie In de hostingsbegroting is nog geen rekening gehouden met eventuele CAO verhogingen die in 2021 of 2022 zullen komen. Mocht er een CAO vaststelling komen, zullen de bedragen moeten worden aangepast. Ook is nog geen rekening gehouden met de indexatie voor 2022. G. Financiën:

Structureel effect op de begroting van gemeente Schiedam Wanneer de hosting bedrijfsvoering definitief is over gedragen, wordt de hostingsbegroting opgenomen in de begroting van Stroomopwaarts. De begroting van Stroomopwaarts blijft de reguliere procedures doorlopen voor eventuele wijzigingen in de kosten van de bedrijfsvoering (en kostenverdeelsleutels). Als uitgangspunt om de hostingsbegroting structureel over te dragen is het boekjaar 2022 uit de huidige vastgestelde begroting hosting 2021 (20INT00207) gebruikt. Voor het boekjaar 2022 bedraagt de totale hostingsbegroting € 8.307.524. Aandeel Schiedam is € 3.720.109 (verdeelsleutel definitief 2020: 44,78%). Dit aandeel wordt gedekt door: Vervallen van de financiële bijdrage aan Vlaardingen, Maassluis Overdragen FTE Vervallen FTE Vervallen opleidingsbudget Vervallen inhuurbudget Vervallen diensten derden budget Opbrengsten kosten archivaris

€ € € € € € € €

2.365.085 995.717 111.321 22.141 149.635 52.854 12.158 3.708.911

Tekort

€

11.198

Het structurele tekort wordt meegenomen de integrale afweging van de prioriteiten in de Zomernota 2022. Ook wordt de programmabegroting aangepast van algemene dienstverlening lasten € -3.708.911 naar prog. 1 Mens stad in beweging lasten € +3.708.911 Transitiekosten Voor de tweede fase van het project, de transitiefase, is een incidenteel transitiebudget voor o.a. het begeleiden van de transitie en het ontvlechten van de bedrijfsvoering van de gemeente en Stroomopwaarts. Totaal bedragen de transitiekosten €912.000. Het aandeel van Schiedam is €402.192 (volgens de verdeelsleutel 2021: 44,1%). Voorgesteld wordt om deze transitiekosten voorlopig te dekken uit de reserve frictiekosten / heroverwegingen. Na onttrekking is de nieuwe stand van deze reserve € 1.380.760. Met de vaststelling van de jaarstukken 2020 van gemeente Schiedam wordt nog een bestemmingsreserve gevormd voor de dekking van deze transitiekosten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het positieve resultaat 2020 van Stroomopwaarts. Na vorming van deze nieuwe reserve wordt de onttrekking aangepast naar niet meer reserve frictiekosten maar reserve transitie bedrijfsvoering Stroomopwaarts. Restant projectbudget eerste fase De raad is met de tweede TA 2020 akkoord gegaan met de onttrekking van €90.000 uit de reserve organisatie. Reeds is €30.000 besteed in 2020 en onttrokken aan de reserve.

De eerste fase van het project loopt door in 2021, waardoor het resterende bedrag van €60.000 alsnog onttrokken moet worden. Omdat de reserve organisatie inmiddels is uitgeput, wordt voorgesteld om het resterende bedrag te onttrekken aan de reserve frictiekosten/heroverwegingen. Na onttrekking is de nieuwe stand van de reserve €1.320.760. H. Uitvoering (TA-tekst, planning, communicatie, publicatie, evaluatie/controle etc.):

Na besluitvorming door de 3 MVS colleges zal gestart worden met de daadwerkelijke overdracht. Er zal een transitie-implementatieplan worden gemaakt, waarin de werkzaamheden worden opgenomen die nodig zijn om de transitie tot een succes te maken. Dit implementatieplan is in juni 2021 gereed en wordt aan de ambtelijke stuurgroep voorgelegd. Daarna zal de implementatie worden uitgevoerd.

Bijlage(n):

Definitieve transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts d.d. 30 april 2021 inclusief bijlage. (benchmark)

burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 mei 2021 ( 21VR030) Besluit: 1.

Een incidenteel transitiebudget van €402.192 beschikbaar te stellen aan Stroomopwaarts voor de incidentele kosten van de transitie en dit bedrag te dekken uit de reserve frictiekosten/heroverwegingen.

2. Het restant projectbudget voor de eerste fase van het project van €60.000 euro opnieuw beschikbaar te stellen uit de reserve frictiekosten/heroverwegingen.

3. De Programmabegroting als volgt te wijzigen: Verhoging

Verlaging

Lasten

Programma Mens en stad in beweging

€

462.192

€

€

462.192

€

Baten

Programma Mens en stad in beweging

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 6 juli 2021.

de griffier,

de voorzitter,

J.W. Scherpenzeel

C.H.J. Lamers