Raadsvoorstel Incidentele middelen t.b.v. verdubbeling aantal ontvangen bezwaren Q1 2025

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

Registratienummer:

25VR056

Contact Steller:

contact@schiedam.nl

Telefoonnummer steller:

15 september 2025

010 2191111

Portefeuillehouder:

Burgemeester

Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

Incidentele middelen t.b.v. verdubbeling aantal ontvangen bezwaren Q1 2025

A. Voorgesteld besluit:

1. Ten behoeve van het behalen van de wettelijke termijn voor de afhandeling van de extra ontvangen bezwaarschriften € 125.000 ter beschikking te stellen en dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo in 2025. B. Aanleiding:

Team Juridische Zaken en Inkoop monitort jaarlijks de stand van zaken van de ingekomen en afgehandelde bezwaren in het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie. Dit wordt jaarlijks voor de zomer aan de raad ter kennisname aangeboden. Sinds 2025 worden er ook ieder kwartaal tussentijdse analyses uitgevoerd om ook lopende het jaar te kunnen monitoren en bijsturen als dat nodig is. Uit de kwartaalrapportage over het eerste kwartaal van 2025 (Q1 2025) blijkt dat het aantal ingekomen bezwaardossiers is verdubbeld ten opzichte van Q1 2024. Deze toename zorgt ervoor dat de wettelijke termijn niet gehaald kan worden. Om de wettelijke termijn wel te kunnen behalen is nu incidenteel extra personele inzet nodig. C. Maatschappelijk doel:

De behandeling van bezwaarschriften biedt inwoners rechtsbescherming en een laagdrempelige mogelijkheid om besluiten van de overheid aan te vechten. Mensen krijgen de kans om gehoord te worden en het besluit wordt opnieuw beoordeeld, niet alleen juridisch maar ook op billijkheid en maatwerk. Dit versterkt het vertrouwen in de overheid en bevordert een zorgvuldige, mensgerichte besluitvorming. Daarnaast draagt de bezwaarprocedure bij aan het voorkomen van juridische escalatie, doordat conflicten intern kunnen worden opgelost. Bezwaarschriften geven ook waardevolle signalen over de kwaliteit van beleid en uitvoering, waardoor bestuursorganen kunnen leren en hun dienstverlening kunnen verbeteren.

D. Argumenten:

1.1 De behandeling van bezwaarschriften is een wettelijke taak De behandeling van een bezwaarschrift is een wettelijke taak voor de gemeente. Dit is vastgelegd in de algemene wet bestuursrecht (Awb). Er gelden feitelijk twee termijnen voor de behandeling van een bezwaarschrift: 1. 6 weken voor zaken die de gemeente ambtelijk (zelf) afdoet; 2. 12 weken als er een bezwaarschriftencommissie is ingesteld die de zaken afdoet; Bovenstaande termijnen kunnen nog met 6 weken worden verlengd. De gemeente mag maximaal 12 weken doen over de behandeling van ambtelijk horen zaken en 18 weken over de behandeling van een bezwaarschrift door de commissie. 1.2 Door de toename van het aantal bezwaren is het niet mogelijk de wettelijke termijn te halen Uit de kwartaalrapportage over Q1 2025 blijkt dat het aantal ingekomen bezwaardossiers is verdubbeld ten opzichte van Q1 2024. In Q2 lijkt de piek enigszins af te nemen. In onderstaande tabel zijn de aantallen ontvangen bezwaarschriften weergegeven. Ontvangen bezwaarschriften

2025

2024

Verschil

Q1

116

59

+57

Q2

84

54

+30

Totaal

200

113

+87

De toename van het aantal bezwaarschriften zit hem met name in de commissiezaken (en niet de ambtelijk horenzaken die wij zelf afdoen). Hiervoor geldt de maximale termijn van 18 weken. De commissie heeft diverse zittingen per jaar. Deze zijn zo gepland dat in principe alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgehandeld. Op dit moment zijn al deze zittingen volgepland tot in december 2025. De extra ontvangen bezwaarschriften kunnen niet worden gepland op de huidige zittingsdata. Er moeten extra data ingepland worden om de maximale wettelijke termijn van 18 weken te halen. Al zouden er extra zittingen gepland worden, dan nog is er sprake van een capaciteitstekort in de gemeentelijke organisatie om deze verdubbeling binnen de wettelijke termijn te behandelen. Naast de inzet van de onafhankelijke bezwarencommissie, betekent dit een verdubbeling van werk voor alle betrokken teams.

1.3 Overschrijding van de wettelijke termijn is niet burgergericht en leidt tot dwangsommen Langer doen over de behandeling van een bezwaar is niet burgergericht: bezwaarmakers moeten dan langer dan 18 weken wachten op hun beslissing op bezwaar (bijna 5 maanden). Bij het plannen van de commissiezittingen in 2025 is de frequentie verhoogd van 16 naar 22, om zoveel als mogelijk de beslissing op bezwaar binnen 12 weken te kunnen nemen. Door de toename lukt dit niet. Wanneer de beslistermijn is verstreken, kan de indiener van het bezwaar de gemeente in gebreke stellen. Neemt de gemeente daarna nog steeds geen beslissing binnen twee weken, dan ontstaat er automatisch recht op een dwangsom. Deze loopt gedurende zes weken op tot maximaal €1.442. De burger kan na de ingebrekestelling er ook voor kiezen om via de rechter het bestuursorgaan te verplichten alsnog binnen een bepaalde termijn te beslissen. De rechter bepaalt in dat geval de hoogte van de dwangsom. 1.4 De extra bezwaarschriften zien op verschillende beleidsterreinen In de kwartaalrapportage is – los van de aantallen – ook gekeken naar de verschillende beleidsterreinen waarvoor het bezwaar is binnengekomen. Het betreft hier bezwaren voor de teams: • Vergunning en handhaving: o.a. kadastrale splitsingen en verleende vergunningen; • Veiligheid: o.a. woningsluitingen en boetes; • KCC: o.a.

BRP-besluiten Met deze teams is gesproken over de mogelijke oorzaken van de toename: het lijkt vooral te zitten in het feit dat de gemeente meer beslissingen heeft genomen (wat automatisch kan leiden tot meer bezwaren op de genomen besluiten). Ook zien we dat er meer gebouwd / opgeleverd is de afgelopen periode. 1.5 Prioriteren in werkzaamheden levert niet voldoende capaciteit Er is binnen de diverse teams onderzocht of er geprioriteerd kan worden in werkzaamheden, waardoor er capaciteit vrijkomt om de aanvullende bezwaarschriften zelf te behandelen. Herprioriteren levert niet structureel voldoende formatie om de grote hoeveelheid bezwaarschriften zelf te kunnen behandelen. De andere uit te voeren werkzaamheden zien ook op wettelijke taken of op werkzaamheden die voortvloeien uit andere ambities van de gemeente. Tegelijkertijd is het aantal te behandelen bezwaren per tijdseenheid toegenomen, als gevolg van verhoging van de frequentie van de commissiehoorzittingen van 16 naar 22 per jaar en het verhogen van het aantal zaken per hoorzitting van 3 naar 4, hetgeen neerkomt op een verdubbeling van de af te handelen commissiebezwaren. E. Duurzaamheid

n.v.t.

F. Kanttekening en risico’s:

1.1 De extra bezwaarschriften lijken incidenteel, maar dat is niet zeker In Q2 lijkt de piek af te nemen. Het is echter op dit moment nog niet geheel duidelijk of de toename incidenteel of structureel van aard is. Mogelijk heeft de stijging een structureel karakter. Dit kan pas in het laatste kwartaal van 2025 worden bepaald, omdat dan zicht is op de ontvangen aantallen in de resterende periode van dit jaar. 1.2 Onderzoek naar structurele vermindering van het aantal bezwaarschriften gestart Bezwaarbehandeling vormt de afsluiting van besluitvormingsketens en daarmee het topje van de ijsberg. Onder meer team V&H constateert een toename van primaire besluitvorming en bezwaren. Dit is ook terug te zien in de cijfers van de vakgroep bezwaar. Verder is vanuit andere vakteams een toename van bezwaren te zien (team KCC en Veiligheid). Om grip op de werkvoorraden te krijgen is zicht op de instroom nodig in de gehele keten. Bijv. de toename in het aantal projecten kan leiden tot meer opgeleverde woningen wat kan resulteren en aanvraag van meer vergunningen. Het handhaven van boetes voor het bijplaatsen van vuilniszakken leidt tot bezwaren. Er kan worden nagegaan waarom mensen vuilnis bijplaatsen, om boetes te voorkomen en daarmee bezwaren. In samenwerking met de betrokken teams wordt gezocht naar een structurele oplossing voor het verminderen van het aantal ontvangen bezwaarschriften.

G. Financiën:

Om de wettelijke termijn te behalen voor het aantal extra binnengekomen bezwaarschriften zijn een aantal dingen nodig: 1. het inplannen van extra zittingen voor de commissie; 2. aanvullende tijdelijke formatie voor de afhandeling van de bezwaarschriften. 1. Extra zittingen en zittingsgeld Het zittingsgeld is opgenomen in de teambegroting van team JZ en Inkoop. De extra zittingen kunnen hieruit worden gedekt. Hiervoor zijn geen extra middelen nodig. 2. Aanvullende tijdelijke formatie Voor de aanvullende werkzaamheden die de extra ontvangen bezwaarschriften met zich meebrengen, is onvoldoende formatie op dit moment. Hiervoor wordt voorgesteld in te huren, omdat nog onduidelijk is of het een incidentele of structurele toename betreft en daarnaast wordt onderzocht of we structureel het aantal bezwaarschriften kunnen terugbrengen. Voorgesteld wordt om tot kwartaal 2 van 2026 extra budget beschikbaar te stellen, ten behoeve van flexibiliteit in uitloop. De aanvullende formatie is nodig bij zowel het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie als bij de vakteams. Een gemiddeld bezwaardossier kost de ambtelijke organisatie ongeveer 40 uur per bezwaarschrift: 20 uur voor de behandelend secretaris en 20 uur voor de behandelaar van het vakteam. Er zijn ongeveer 24 extra bezwaarschriften ontvangen. Het gemiddelde uurtarief voor inhuur ligt rond de 120 euro per uur.

Dit betekent: 24 bezwaarschriften x 40 uur x 120 euro = € 116.000 afgerond. Aanvullend is er ook extra administratief werk. Dit kost ongeveer 4uur per bezwaarschrift extra. Het uurtarief voor administratieve ondersteuning ligt op 75 euro per uur. Dit betekent qua kosten: 24 bezwaarschriften x 4 uur x 75 euro = € 7.200. In totaal komt dit uit op € 123.200.

Omdat sommige bezwaarzaken meer tijd vragen dan anderen, wordt voorgesteld om het bedrag af te ronden naar € 125.000. Voorgesteld wordt om deze middelen aan te ramen in de begroting in programma 5 Algemene dekkingsmiddelen taakveld 0.4 Overhead ten laste van het begrotingssaldo in 2025. H. Uitvoering (TA-tekst, planning, communicatie, publicatie, evaluatie/controle etc.):

In het eerste kwartaal van 2025 is het aantal ingekomen bezwaarschriften verdubbeld ten opzichte van dezelfde periode in 2024. Dit komt vermoedelijk door een toename van primaire besluiten op het gebied van dienstverlening, vergunningverlening en handhaving. Hoewel in het tweede kwartaal een afname zichtbaar is, moet nog worden vastgesteld of het om een structurele of incidentele stijging gaat. Dit wordt nader geanalyseerd in het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie over 2025. De wettelijke afhandelingstermijn van bezwaarschriften is maximaal 18 weken. Door de toename is het met de huidige formatie niet mogelijk om 24 extra bezwaarschriften tijdig af te handelen. Daarom is incidenteel € 125.000 nodig voor extra personele inzet tot medio 2026. Voorgesteld wordt om deze middelen aan te ramen in de begroting in programma 5 Algemene dekkingsmiddelen taakveld 0.4 Overhead ten laste van het begrotingssaldo in 2025. Bijlage(n):

Geen bijlagen

burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.E. Bos

mr. H.M. Bergmann

De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 september 2025 ( 25VR056) gelet op de geldende wettelijke termijnen in de algemene wet bestuursrecht Besluit: 1. ten behoeve van het behalen van de wettelijke termijn voor de afhandeling van de extra ontvangen bezwaarschriften € 125.000 ter beschikking te stellen en dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo in 2025.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 11 november 2025.

de griffier,

de voorzitter,

mr. M. Pe MEC

mr. H.M. Bergmann