Raadsvoorstel I-Visie Visie op de informatievoorziening van de gemeente Schiedam

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

12 maart 2024

Registratienummer:

24VR017

Contact Steller:

contact@schiedam.nl

Telefoonnummer steller:

010 2191111

Portefeuillehouder:

wethouder A.N. Biekman

Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

I-Visie: Visie op de informatievoorziening van de gemeente Schiedam

A. Voorgesteld besluit:

1. de visie op de informatievoorziening (I-Visie) vast te stellen. B. Aanleiding:

De aankondiging van de wethouder dat er een I-Visie zou komen. C. Maatschappelijk doel:

• • •

Het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening en het waarborgen van de digitale weerbaarheid van de gemeente. Het verhogen van het vertrouwen van de inwoners, bedrijven en instellingen in de gemeente. Als gemeente snel en adequaat kunnen inspelen op maatschappelijke-, technologische- en organisatorische ontwikkelingen.

D. Argumenten:

1 De kwaliteit verhogen van de gemeentelijke dienstverlening door optimaal gebruik te maken van de informatievoorziening. De samenleving digitaliseert steeds verder. We zijn gewend dat we vanuit huis digitaal kunnen vinden wat we nodig hebben, een bestelling kunnen doen en de status van deze bestelling kunnen volgen. Dit wordt in toenemende mate verwacht van de gemeente en zorgt voor toenemende verwachtingen ten aanzien van de gemeentelijke dienstverlening. Inwoners, bedrijven en instellingen nemen verschillende diensten en producten af bij de gemeente en stellen hierbij hoge eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening. De mogelijkheid om snel en eenvoudig digitaal zaken te doen met de gemeente kan niet zonder een goede informatievoorziening. 2 Als gemeente moeten we voldoen aan nieuwe wetgeving. De laatste jaren zijn verschillende wetten geïntroduceerd zoals de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet hergebruik overheidsinformatie en de Wet digitale overheid. Deze wetten maken een inhaalslag van de gemeentelijke informatievoorziening nodig.

3. Door informatie te gebruiken en toe te passen kan beter beleid gemaakt worden. Door gebruik te maken van informatie, zoals procesinformatie (doorlooptijden, trends etc.) kunnen we ontwikkelingen in de stad en de organisatie inzichtelijk maken. Beleidsmedewerkers zijn hierdoor beter in staat om beleid te ontwikkelen en waar nodig bij te stellen. Door het gebruiken en toepassen van informatie in de beleidsontwikkeling maken we beter beleid. 4. Het versterken van de digitale weerbaarheid van de gemeentelijke organisatie. Als gemeente moeten we voldoen aan de verplichtingen die gesteld worden vanuit wet- en regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, Baseline Informatie Veiligheid en de Woo). De digitale weerbaarheid moeten we als organisatie goed organiseren om beschermd te zijn voor de gevaren van buitenaf. Incidenten als bij het Hof van Twente december 2020, waarbij een hack leidde tot het verlies van veel persoonsgegevens en het opbouwen van een nieuwe infrastructuur om gegevens weer op te bouwen moeten te allen tijde voorkomen worden. Naast dat dit soort incidenten veel geld kosten en tot een verlies van gevoelige gegevens leiden, schaadt dit het vertrouwen van het publiek in de gemeente. 5. De basis moet op orde zijn om meer grip en controle te krijgen op de informatievoorziening.

Door de basis op orde te hebben is de gemeentelijke organisatie in staat om adequaat en snel in te spelen op veranderingen die van invloed zijn op de organisatie. Wanneer de basis op orde is, bestaat er duidelijkheid over hoe de organisatie in elkaar zit. Dit betekent dat we inzicht hebben in de architectuur van de organisatie. Dat wil zeggen dat we inzicht hebben in processen, applicaties, data, en rollen binnen de organisatie. Duidelijkheid zorgt voor inzicht in de impact van verandering en hiermee maken we ons wendbaar. Door inzicht in de architectuur van de organisatie kan vanuit de informatievoorziening vrijwel direct actie ondernomen worden wanneer dit noodzakelijk is. Men hoeft niet eerst onderzoek te doen om vragen te beantwoorden als hoe loopt het proces, wie zijn er betrokken bij het proces en wie is er verantwoordelijk voor het proces. Dit vraagt om een visie op de informatievoorziening waarin staat hoe we grip en controle krijgen op in onze informatievoorziening (door in te zetten op werken onder architectuur), zodat we adequaat kunnen inspelen op veranderingen, zowel binnen als buiten de organisatie. 6. Door informatie te gebruiken en toe te passen kan een betere dienstverlening worden gerealiseerd.

Door inzicht in de dienstverlening kan de dienstverlening worden geoptimaliseerd, waardoor de gemeente meer waarde kan toevoegen voor haar inwoners, bedrijven en instellingen. E. Duurzaamheid

Door de I-Visie vast te stellen wordt richting gegeven aan de informatievoorziening. Hierdoor wordt over een langere periode een ontwikkeling ingezet die er voor zorgt dat de informatievoorziening zich een bepaalde kant uit ontwikkelt. Door deze ingezette lijn wordt koers gehouden en worden niet constant nieuwe lijnen uitgezet. Dit zorgt voor een duurzame ontwikkeling van ons proces- informatie-, applicatie- en systeemlandschap. F. Kanttekening en risico’s:

1.1 Structurele lasten voor de gemeentelijke informatievoorziening nemen toe. Structureel zijn meer middelen noodzakelijk voor de informatievoorziening. Zo zullen de personele lasten stijgen om beheer-, regie-, privacy- en informatieveiligheidstaken vorm te

geven en uit te voeren. Daarnaast zijn middelen nodig om strategieën uit te werken, een bredere dienstverlening aan te bieden, applicaties en systemen aan te schaffen. 1.2 Structurele personele kosten zullen organisatie breed toenemen. Wanneer privacy en informatieveiligheid goed worden uitgevoerd binnen de organisatie, moet extra tijd vrij gemaakt worden door de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Hierdoor zullen afdelingen minder tijd hebben om hun andere taken uit te voeren en / of zullen zij meer personele capaciteit moeten aantrekken.

G. Financiën:

Een forse investering in de informatievoorziening en ICT is noodzakelijk gezien we als gemeente voor een inhaalslag staan op dit gebied. De afgelopen jaren hebben de activiteiten van ICT en Informatiemanagement zich geconcentreerd op de ICT-ontvlechting met de gemeente Vlaardingen, thuiswerkmogelijkheden in verband met de Coronapandemie, het stabiliseren van de huidige omgeving en de continuïteit van de dienstverlening. De ontwikkelingen van de laatste jaren hebben onvoldoende geleidt tot een goede herijking van de benodigde financiële middelen. Gebleken is dat het huidige budget onvoldoende toereikend is om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. De huidige ICT begroting gaat uit van 87,5 euro per inwoner in 2024. Uit benchmark blijkt dat het landelijke gemiddelde dat gemeenten besteden aan ICT op 106 euro per inwoner in 2022 ligt 1. Daarbij moet aangetekend worden dat de kosten voor software zijn toegenomen en dat nieuwe weten regelgevingen, zoals onder andere de WOO en de Omgevingswet in werking is getreden. Deze ontwikkelingen leiden tot meer kosten voor de informatievoorziening en ICT. De verwachting is dat deze ontwikkelingen en de inflatie er toe leiden dat de gemiddelde uitgaven per inwoner van gemeenten voor ICT stijgen in 2024 naar ongeveer 120 euro. Ook de gemeente Schiedam krijgt te maken met deze kostenontwikkeling.

De komende jaren zal dus structureel fors geïnvesteerd moeten worden in de informatievoorziening en ICT. Echter, de omvang van deze investeringen is pas helder als het uitvoeringsprogramma (UVP) vastgesteld is. Het UVP zal inzicht geven in de fasering, prioritering en dekking van de noodzakelijke maatregelen. Deze dekking zal bestaan uit een incidentele investering via de Bestuursrapportage en een structurele investering wordt gevraagd via de Zomernota 2025, voor een toekomstbestendige informatievoorziening en ICT. De I-Visie reikt echter verder dan alleen ICT en de informatievoorziening. De I-Visie raakt de organisatie als geheel wanneer het gaat om thema’s als bijvoorbeeld; digitalisering, bewustwording, digitale vaardigheden, sturing, grip op processen, privacy en informatie gestuurd werken. Om als organisatie meer rendement te genereren (publieke waarde te realiseren) zal organisatie breed geïnvesteerd moeten worden in de ambities die geformuleerd zijn in de I-Visie. Op deze manier kunnen we een informatievoorziening realiseren die waardevol, weerbaar en wendbaar is. H. Uitvoering (TA-tekst, planning, communicatie, publicatie, evaluatie/controle etc.):

1

M&I Partners ‘Trends & conclusies: ICT Benchmark Gemeenten 2023, Geraadpleegd op https://mxi.nl/uploads/files/page/trendrapport-ict-benchmark-gemeenten-2023.pdf

De I-Visie wordt vertaald naar een uitvoeringsprogramma.

Bijlage(n):

I-Visie (24BIJ01439)

burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.E. Bos

mr. H.M. Bergmann

De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 maart 2024 ( 24VR017)

Besluit: 1. de visie op de informatievoorziening (I-Visie) vast te stellen. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 16 april 2024.

de griffier,

de voorzitter,

M.J.W. Tobeas

mr. H.M. Bergmann