Raadsinformatiebrief 12 mei Aanbiedings Jaarverslag rechtsbescherming 2025
Tekst van het document
4
gemeente
gemeente Schiedam
S:chieda1m
Juridische zaken & Inkoop Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam 14010
Aan de gemeenteraad van Schiedam Aan de burgemeester van Schiedam
schiedam.nl
Uw kenmerk
Ons kenmerk
Datum
26UIT01751
12 mei 2026
Uw brief van
Doorkiesnummer
contact@schiedam.nl Onderwerp
Aanbiedingsbrief Jaarverslag rechtsbescherming 2025
Geachte leden van de gemeenteraad, geachte burgemeester, Met deze brief stelt het college u in kennis van het jaarverslag van de onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie Schiedam 2025, het jaarverslag interne klachtbehandeling Klant Contact Centrum (KCC) 2025, het jaarverslag klachtbehandeling Schiedam door de Nationale Ombudsman 2025 en het jaarverslag Wet open overheid 2025. Het college heeft op 12 mei 2026 kennisgenomen van de jaarverslagen. Hieronder geeft het college u een korte nadere duiding van de jaarverslagen en onze reactie daarop. De jaarverslagen zijn bijgevoegd. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de Woo-, klachten- en bezwaarschriftenafhandeling aan de bestuursorganen wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken. 1. Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2025
De onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) brengt jaarlijks verslag uit over de behandeling van bezwaarschriften. In het jaarverslag 2025 wordt gerapporteerd over het aantal ingediende bezwaren, de uitgebrachte adviezen (gegrond of ongegrond) en de afhandelingstermijnen. Daarbij wordt zowel ingegaan op zaken die door de commissie zelf zijn behandeld als op dossiers die via ambtelijk horen zijn afgedaan (dit laatste geldt voor de relatief eenvoudige zaken). Vanaf pagina 1 van het jaarverslag treft u overzichten van cijfers/informatie aan. 1.1 In totaal 381 bezwaarschriften ontvangen in 2025 In 2025 was sprake van een uitzonderlijke piek in het aantal ontvangen bezwaarschriften: 381 bezwaren, bijna 50% meer dan in voorgaande jaren. Ondanks de forse toename van de instroom is het gelukt om 81% van de totale werkvoorraad af te handelen (345 van de 428 bezwaren). Een vergelijkbaar percentage als voorgaande jaren. Dit resultaat is mede mogelijk gemaakt door aanvullende middelen van de raad en een aanzienlijke extra inzet van de commissie, het secretariaat en de vakteams.
lllllll lllll llll 1111111111111111 11111 111111111111111 IIII IIII
1.2 Onderwerpen
De meeste bezwaren waren gericht tegen omgevingsvergunningen en handhaving op verkeerd aangeboden huisvuil. Nadere informatie over de onderwerpen van de behandelde bezwaarschriften is te lezen in hoofdstuk 1 van het jaarverslag en de bijlagen 1 en 2 bij het jaarverslag. 1.3 Totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften De wettelijke behandeltermijn werd in 76% van de gevallen behaald. Van de commissiezaken werd 72% binnen de wettelijke termijn afgehandeld, en van de ambtelijk horenzaken 83%. Ook dit percentage is vergelijkbar als die van voorgaande jaren. 1.4 Aantal gegronde bezwaren Van de behandelde bezwaarschriften in 2025, werd 3% gegrond verklaard en 45% ongegrond verklaard. Het percentage bezwaarschriften dat leidde tot intrekking of reparatie van het bestreden besluit lag hoger dan het aantal bezwaren dat gegrond werd verklaard, namelijk op 24%. Dit wordt in de meeste gevallen verklaard doordat bezwaren tijdens de behandeling van het bezwaar werden opgelost waarna bezwaarmaker het bezwaar introk. In andere gevallen werd het bezwaar ongegrond verklaard nadat in de beslissing op bezwaar de motivering was aangevuld. 1.5 Contrair besluiten Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Wanneer het bestuursorgaan een besluit neemt in afwijking van het uitgebrachte advies, wordt dit een 'contrair' besluit genoemd.
In 2025 nam de burgemeester vier keer en het college één keer een beslissing op bezwaar in afwijking van het gegeven advies. 1.6 Aanbevelingen van de Bezwaarschriftencommissie en reactie van het college De commissie doet de volgende aanbevelingen naar aanleiding van het verslagjaar 2025: o om verder te werken aan de verbetering van de doorzoekbaarheid van de dossiers; o de informele aanpak te implementeren; en o het stroomlijnen van commissieadviezen. 1.7 Reactie college op het jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2025
Het college spreekt zijn dank uit naar de Bezwaarschriftencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Het college heeft kennisgenomen van het jaarverslag over het jaar 2025 en zal de aanbevelingen ter harte nemen. Het college zal de gemeentesecretaris verzoeken om hier uitvoering aan te geven in samenspraak met de betrokkenen in de organisatie. 1.8 Terugkoppeling opmerkingen uit hetjaarverslag 2024 In het jaarverslag van 2024 heeft de commissie twee aanbevelingen gedaan: 1) onderzoeken op welke wijze de vertraging in de afhandeling van bezwaarschriften in beeld kan worden gebracht; waar in het proces deze ontstaat, en maatregelen te nemen om hierop bij te sturen. 2) verbetering van de doorzoekbaarheid van de aangeboden stukken. In 2025 heeft de organisatie beperkt uitvoering kunnen geven aan de aanbevelingen uit het jaarverslag over 2024 in verband met de verdubbeling van het aantal ontvangen bezwaarschriften, het werven van een vaste secretaris en het openen van de digitale weg voor bezwaar.
26UIT01751
Pagina 2
De eerste aanbeveling is door de tijd ingehaald; er is hard gewerkt om de piek van 2025 weg te werken, waarmee ook achterstanden zijn ingelopen. De tweede aanbeveling wordt in 2026 verder opgepakt. 2. Jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2025
Het Klant Contact Centrum (hierna: KCC) rapporteert jaarlijks over de 1e-lijns klachtbehandeling. Het betreft formele bejegeningsklachten op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van inwoners/bedrijven, die in eerste instantie intern worden afgehandeld. Het KCC is verantwoordelijk voor de sturing op het proces 1e-lijns klachtenbehandeling, waarbij zij de ontvangen klachten registreert en doorzet naar het betrokken vakteam. Tot slot is het KCC ook verantwoordelijk voor de rapportage. Het betrokken vakteam handelt de klacht (in beginsel) zelf af. 2.1 Resultaten
Het aantal klachten laat over de afgelopen jaren een relatief stabiel beeld zien: 363 klachten in 2023, 237 in 2024 en 328 in 2025. De lagere registratie in 2024 hangt samen met de ingebruikname van een nieuw zaaksysteem. In 2025 vond de afhandeling in 44% van de gevallen niet binnen de wettelijke termijn plaats. 2.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2025 en reactie van het college Het jaarverslag van 2024 bevatte slechts één tabel: het aantal klachten. Vanaf 2025 is de rapportage uitgebreid. Naast het aantal klachten wordt nu ook inzicht gegeven in de aard van de klachten, het resultaat van de afhandeling, de verdeling over teams en de gehanteerde termijnen. Dit biedt een beter beeld van knelpunten en verbeterkansen.
In 2026 gaat het KCC intensiever meekijken bij de inhoudelijke behandeling van klachten. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de wijze van communiceren en de oorzaken van termijnoverschrijdingen. Doel hiervan is om structureel te leren van klachten en de dienstverlening verder te verbeteren. 2.3 Terugkoppeling opmerkingen uit het jaarverslag 2024
Het jaarverslag over 2024 toonde de noodzaak te kijken naar hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kon worden om de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie. Naar aanleiding hiervan is er een aanpassing gedaan in de procesinrichting. Hierdoor is er nu inzicht in welke gevallen de bij de gemeente Schiedam ingediende klachten niet bij de gemeente Schiedam horen maar bij een andere instantie. Ook is de website aangepast zodat het voor inwoners duidelijker is wat het verschil is tussen ergens een melding over doen en het indienen van een klacht. 3. Jaarverslag klachtbehandeling door de Nationale Ombudsman 2025 Inwoners en bedrijven die bij de gemeente geen of onvoldoende tijdig gehoor krijgen voor hun klacht, kunnen zich wenden tot de Nationale Ombudsman (hierna: de Ombudsman). De Ombudsman rapporteert jaarlijks over de klachten die -bij wijze van 2e lijn - door de Ombudsman behandeld worden. De Ombudsman behandelt uitsluitend klachten die eerst de gemeentelijke 1e-lijnsprocedure hebben doorlopen en niet naar tevredenheid zijn afgehandeld. Juridische Zaken & Inkoop fungeert als aanspreekpunt voor de Ombudsman.
26UIT01751
Pagina 3
3.1 Resultaten Uit het jaaroverzicht blijkt dat in 2025 de Ombudsman 59 verzoeken heeft ontvangen. Dat is een stijging van 26% ten opzichte van 2024. In 2024 was de stijging van het aantal verzoeken 38% ten opzichte van 2023. Ruim 72% (43) van de verzoeken is niet in behandeling genomen, maar terugverwezen naar de gemeente of afgedaan met het verstrekken van informatie. Anders dan in eerdere jaren wordt in de rapportage geen onderscheid meer gemaakt tussen deze categorieën. Uit nadere analyse blijkt dat circa 69,5% (circa 41) van de verzoeken daadwerkelijk is terugverwezen naar de gemeente.
Tot slot zijn er 8 verzoeken tussentijds beëindigd voordat er een onderzoek gestart is door de Nationale Ombudsman en 7 verzoeken opgelost door interventie van de Nationale Ombudsman. De interventie van de Nationale Ombudsman hield in deze zaken in, dat de Nationale Ombudsman de gemeente Schiedam heeft gevraagd de 1e-lijns-klacht van verzoeker te behandelen. 3.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag klachtbehandeling Nationale Ombudsman 2025 en reactie van het college Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 69.5% van de klagers direct naar de ombudsman stapt. Dit betekent dat een groot deel van de klagers zich rechtstreeks tot de Ombudsman wendt zonder eerst gebruik te maken van de interne klachtenprocedure. Dit percentage is lager dan in 2024 (circa 83%), wat destijds samenhing met de overgang naar een nieuw zaaksysteem. De daling wijst erop dat de registratie en afhandeling van klachten inmiddels beter is geborgd door de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem. 3.3 Terugkoppeling opmerkingen uit het jaarverslag 2024 Het jaarverslag van de Nationale Ombudsman over 2024 toonde de noodzaak te kijken naar hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kon worden en de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie. Dit kwam overeen met de aanbevelingen die bleken uit het jaarverslag over 2024 van het Klant Contact Centrum.
Deze terugkoppeling sluit daarom aan bij hetgeen opgenomen onder 2.3. 4. Jaarverslag Wet open overheid 2025
De Wet open overheid (hierna: Woo) beoogt transparantie van overheidsinformatie te bevorderen en daarmee het functioneren van de democratische rechtsstaat te versterken. Schiedam werkt al langere tijd aan de uitvoering van de Woo. Er zijn twee manieren waarop we informatie delen: • Actief: we zetten zelf informatie online, zonder dat iemand erom vraagt. • Passief: inwoners kunnen informatie opvragen via een Woo-verzoek of informatieverzoek. Dit jaarverslag gaat vooral over de passieve openbaarmaking. De actieve openbaarmaking wordt kort toegelicht. In het jaarverslag staat een uitgebreid overzicht van alle Wooverzoeken die binnenkwamen tussen 1 januari 2025 en 1 januari 2026. Op basis van deze analyse worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Het verslag eindigt met een overzicht van de genomen maatregelen en de plannen voor het komende jaar.
26UIT01751
Pagina 4
4.1 Resultaten In totaal zijn er 69 verzoeken ontvangen in de periode van 1 januari 2025 tot 1januari 2026. Dit is een stijging van 23% (13 stuks) ten opzichte van 2024. Van de 69 verzoeken zijn 60 verzoeken (87%) aan te merken als Woo-verzoek en 9 verzoeken (13%) als informatieverzoek. De complexiteit van de verzoeken is ook duidelijk veranderd ten opzichte van vorig jaar. Het aandeel complexe verzoeken steeg van 32% naar 37% en reguliere verzoeken van 32% naar 53%, terwijl het aandeel eenvoudige verzoeken daalde van 36% naar 10%. Van de 69 verzoeken zijn er 23 stuks in behandeling genomen binnen team Vergunning & Handhaving, acht binnen het team Beheer Openbare Ruimte en acht binnen het team Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid. Ook is te zien dat de verzoeken dit jaar verspreid zijn over veel verschillende teams. In 2024 waren er negen teams betrokken bij alle verzoeken. Nu zijn dat er 13. Van de 69 verzoeken zijn er 49 verzoeken afgehandeld (80%), waarvan 6 informatieverzoeken afgehandeld (13%) en 43 Woo-verzoeken (87%). Daarnaast zijn in totaal 13 Woo-verzoeken (19%) ingetrokken die in 2025 binnengekomen waren. De gemiddelde afhandeltermijn van Woo-verzoeken bedroeg 68 kalenderdagen, 16 kalenderdagen meer dan in 2024. 11 Woo-verzoeken (24%) zijn binnen de wettelijke termijn van 42 dagen afgehandeld. In 2024 was dit percentage nog 63% (- 39%).
Het overgrote deel van de Woo-verzoeken (22 stuks/ 53%) is tussen de 43 en 84 kalenderdagen afgehandeld. Voor 4 Woo-verzoeken (7%) duurde de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. De langere doorlooptijden worden vooral veroorzaakt door meer verzoeken, hogere complexiteit en intensievere juridische en bestuurlijke stappen, zoals zienswijzen en besluitvorming. Daarnaast zorgen verzoeken die meerdere teams raken, informatie over langere perioden en registraties die niet altijd volledig aansluiten op de feitelijke afhandeling voor extra vertraging in het proces. 4.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag Woo en reactie van het college De Woo blijft een aanzienlijke inzet vragen van de gemeentelijke organisatie. Meer dan vorig jaar: de totale benodigde inzet in 2025 voor 60 Woo-verzoeken bedroeg circa 4.740 uur (ca. 3,5 fte), ongeveer 900 uur meer ( +o.8 fte) dan in 2024. Een Woo-verzoek kost de gemeente ongeveer 79 uur. De totale kosten voor de behandeling van de verzoeken is ook gestegen naar € 410.140 ( +38% t.o.v. 2024), wat neerkomt op gemiddeld€ 6.900 per verzoek. De inzet en kosten in Schiedam liggen iets hoger dan het landelijk gemiddelde van diverse overheden. De toename in kosten en inzet hebben een direct verband met de toename in zowel het aantal verzoeken als de complexiteit ervan.
De extra inzet is binnen de bestaande formatie geleverd: er is geen toename geweest in het aantal fte ten opzichte van de toename in aantallen en complexiteit van de verzoeken. De onderstaande aanbevelingen voor komend jaar richten zich op het verbeteren van de uitvoering van de Woo binnen de organisatie, zodat de afhandeltermijnen en de inzet van de organisatie verder kunnen worden verlaagd: • •
het vergroten van de interne kennis en bewustwording door trainingen en workshops; het verbeteren van de informatiehuishouding zodat documenten sneller vindbaar zijn;
26UIT01751
Pagina 5
• •
het onderzoeken of het anonimiseren van documenten beter centraal kan worden belegd, om de kwaliteit en snelheid te verhogen; en het verder door ontwikkelen van de informele aanpak om sneller en eenvoudiger verzoeken af te handelen of te voorkomen.
4.3 Terugkoppeling opmerkingen uit het jaarverslag 2024 In het jaarverslag 2024 werd aanbevolen een plan te ontwikkelen om het bewustzijn binnen de organisatie over de Woo en de gevolgen van deze wet te vergroten. Hoewel er in 2025 geen organisatiebreed plan is ontwikkeld, is er wel geïnvesteerd in het trainen van diverse collega's in het Woo proces en het gebruik van de anonimiseringssoftware. Er zijn echter geen organisatiebrede trainingen georganiseerd. Voor 2026 is Juridische Zaken & Inkoop voornemens om wél organisatiebrede trainingen te ontwikkelen en aan te bieden, zodat het bewustzijn over de Woo binnen de gehele organisatie verder wordt versterkt. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,
de burgemeester,
C.E. Bos
mr. H.M. Bergmann
Bijlagen: • Jaarverslag van de Bezwaarschriftencommissie • Jaarverslag m.b.t. de 1e lijns-klachten behandeling • Jaarverslag van de Nationale Ombudsman • Jaarverslag over de Wet Open Overheid (Woo)
26UIT01751
Pagina 6