Raadsbesluit 8 juni 2021 Mobiele devices

Raadsvoorstel

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

Registratienummer:

21VR021

Steller:

J.A. Plante, Financiën en Control

Telefoonnummer steller:

010 2191310

Portefeuillehouder:

Wethouder Ooijevaar Wethouder Ruseler

Publicatie:

Openbaar

Onderwerp:

Mobiele devices

ii mei 2021

A. Voorgesteld besluit

r. 2.

3.

een investeringskrediet te voteren van € 340.000; in afwijking van de Nota investeren, waarderen en afschrijven 2014 de afschrjvingstermijn te stellen op 3 jaar in plaats van 5 jaar; een onttrekking te doen van € 200.000 aan de reserve Corona en deze middelen te storten in de reserve Afschrjvingslasten ter dekking van de jaarlijkse afschrjvingslasten.

B. Aanleiding

Als gevolg van de coronacrisis heeft thuiswerken een nog grotere vlucht genomen. De Gemeente Schiedam wil haar medewerkers zoveel mogelijk de mogelijkheid bieden om plaatsonaffiankeljk te werken, ook na Corona. Als werkgever wil de gemeente haar medewerkers hierin verder faciliteren. Dit vereist meerdere (structurele) investeringen. Een eerste stap in het plaatsonafhankelijk werken is onze medewerkers te voorzien van laptops.

Het college werkt op dit moment aan een (nieuwe) thuiswerkregeling. In de aankomende CAO worden hier ook afspraken over verwacht. Indien mogelijk nemen we die afspraken in deze thuiswerkregeling mee. Mocht dat te lang duren, dan kiezen we voor een eigen traject omdat er vanuit de Organisatie veel behoefte aan is. De verwachting is dat er in de CAO een thuiswerk vergoeding zal worden opgenomen, om hiermee als werkgever de medewerkers te kunnen ondersteunen bij het ergonomisch thuiswerken. Het afgelopen jaar zijn al veel voorzieningen aan diverse medewerkers verstrekt in de vorm van laptops, telefoons en stoelen. Dit vanuit de noodzaak om de gemeentelijke dienstverlening zo goed als mogelijk door te laten gaan terwijl de meeste medewerkers vanuit huis werken. Op langere termijn zal structureel thuiswerken meer en meer de norm worden. Het afgelopen jaar heeft aangetoond dat thuiswerken goed mogelijk is. We volgen daarmee ook de maatschappelijke trend van flexibel werken. Uiteindelijk zal dit ook kunnen leiden tot besparingen. Er zijn minder fysieke werkplekken op het Stadskantoor nodig zijn. Daardoor zullen de kantoor- en huisvestingskosten structureel dalen.

C. Maatschappelijk doel

Medewerkers voorzien van laptops, zodat ze ook thuis kunnen werken, behoort tot het goed werkgeverschap. De laptops worden in bruikleen gegeven. De risico’s op beveiligingsgebied worden op deze manier beter beheersbaar. D. Argumenten:

Meer regie op informatiebeveiÏiging en ondersteuning Sinds maart 2020 werken alle medewerkers in principe thuis. Veel medewerkers gebruiken hiervoor noodgedwongen hun eigen apparatuur. Daardoor is er onvoldoende regie op zaken, zoals informatiebeveiliging. Ook de gewenste ondersteuning is op deze manier lastig. Vanuit beheersings- en veiligheidsoverwegingen is daarom het voorstel medewerkers een laptop te verschaffen, waarbij centraal beheer en beveiliging zijn geregeld. Medewerkers met arbeidsovereenkomst De laptops worden in bruikleen gegeven aan alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst waarbij het thuiswerken tot de mogelijkheden behoort. Hierop zijn een aantal uitzonderingen: Functies waarbij thuiswerken niet mogelijk is, zoals bij onderdelen van het team LBB; Functies waarbij gebruik wordt gemaakt van bepaalde applicaties die alleen op de vaste werkplek toegankelijk zijn, zoals GBA. Binnen de huidige fiscale regels is het de meest voordelige oplossing om dit via een bruikleenovereenkomst te doen. -

-

Voorsorteren op nieuwe werkptekinrichting Onderzoek van Bureau CBRE heeft uitgewezen dat de huidige werkplekinrichting gebaseerd is op een traditionele manier van werken op kantoor. Dit past niet meer bij hoe medewerkers graag willen, maar ook moeten werken als gevolg van de coronamaatregelen. Het ondersteunen van medewerkers in de nieuwe manier van werken, door hen een laptop in bruikleen te geven, sorteert voor op de nieuwe werkplekinrichting. In de nieuwe werkplekinrichting zullen ook vaste werkplekken (met bijbehorende schermen) blijven bestaan. De medewerkers kunnen in de nieuwe situatie op kantoor hun laptop koppelen aan de vaste werkplek en de laptop gebruiken als toetsenbord. De investering in mobiele devices loopt vooruit op de herinrichting en past ook in die plannen. Het college heeft besloten een planstudie uit te voeren (201NT00390) naar het Kantoorconcept en werkplekinrichting Stadserfcomplex. Belangrijke uitgangspunten zijn o.a. dat door verdergaande digitalisering andere behoeften ontstaan qua werken (van vaste werkplek naar flex /thuiswerkplek) en communicatie (van vaste telefoons naar mobiele telefoons). Daarbij komt dat een groot deel van de hulpmiddelen verouderd is en het ftexwerken niet wordt ondersteund.

Wat de uiteindelijke concrete invulling van de nieuwe werkplekinrichting zal worden: thuiswerken zal ook na corona voor een groot deel gebruikelijk blijven.

Afschrjvingstermijn van vz)fjaar niet geschikt voor taptops De huidige afschrjvingstermijn, die in de Nota investeren, waarderen en afschrijven 2014 is vastgelegd, is vijf jaar. Deze afschrjvingstermijn is niet haalbaar voor laptops. De ontwikkelingen gaan dermate snel dat een afschrjvingstermijn van drie jaar technisch gezien realistischer is. Daarnaast ontstaan grote beveiigingsrisico’s bij een afschrjvingstermijn langer dan drie jaar. De nota zal hierop aangepast moeten worden. De raad zal, na besluit van het college, in het hier voorliggende Raadsvoorstel worden voorgesteld om, in afwijking van de nota, de afschrjvingstermijn te stellen op 3 jaar in plaats van 5 jaar. Onttrekking van €200.000 uit reserve corona In de vierde Technische Aanpassing 2020 zijn de eerste twee compensatiepakketten voor maatregelen in verband met de Coronapandemie (samen € 3.215.000) verwerkt in de gemeentelijke begroting. Er is een specificatie gegeven voor beleidsterreinen, waarvoor de compensatie is verkregen, maar het blijft een algemene uitkering, dus het behoeft niet daaraan te worden uitgegeven. Eén van die beleidsterreinen waren de lagere apparaatskosten, als gevolg van de opschorting van de opschalingskorting. Deze is nog niet volledig besteed en kan worden ingezet voor de dekking van een deel van de kapitaallasten van de mobiele devices.

De rest van de kapitaallasten, zijnde € 156.999, wordt gedekt vanuit de exploitatiebudgetten. De voorgestelde onttrekking van € 200.000 heeft vanwege de afschrjving in drie jaar meerjarige effecten. Daarom wordt dit niet in de eerstvolgende TA voorgesteld aan de Raad, maar is hiervoor het huidige raadsvoorstel opgesteld. —

-

E. Duurzaamheid

De voorgestelde oplossing is een duurzame, toekomstgerichte oplossing. Medewerkers wordt het mogelijk gemaakt plaatsonafhankeljk te werken (thuis, maar ook op kantoor). Ook kan de laptop aan de huidige vaste werkplekomgeving worden gekoppeld. Het aantal reisbewegingen wordt fors omlaag gebracht. De aanschaf van de laptops is daarmee een duurzame investering. F. Kanttekening en risico’s

In de ideale situatie zouden medewerkers uitgerust moeten worden met een drietal voorzieningen: i) een laptop, 2) een mobiele telefoon en 3) een vergoeding om ook thuis arbo-verantwoord te kunnen werken. • Reden om medewerkers met een telefoon uit te rusten, is dat deze gebruikt kan worden als authenticatie bij veel applicaties. Gezien de technologische ontwikkelingen (bijv beveiligingsapp om ifi te loggen in YouForce) is het steeds meer noodzaak medewerkers met een telefoon uit te rusten. Op dit moment is deze aanschaf financieel niet haalbaar. • De vergoeding om thuis arbo-verantwoord te kunnen werken is een wettelijke plicht voor de gemeente als werkgever. Medewerkers die ffiuiswerken moeten dat op een arbo-verantwoorde wijze kunnen doen. In de huidige CAO-onderhandelingen is dit ook een gespreksonderwerp. We wachten deze onderhandelingen vooralsnog af.

Dit voorstel voorziet, vanwege financiële redenen, alleen in liet verstrekken van een laptop aan iedere medewerker in loondienst, met een arbeidsovereenkomst waarbij het thuiswerken tot de mogelijkheden behoort. Op dit moment kunnen de kosten voor het verstrekken van de laptops uit de huidige begroting worden gedekt (zie paragraaf financiën). Aansprakeljkheidsrisico Het vooruitschuiven van besluitvorming over het verstrekken van mobiele telefoons en een thuiswerkplek die aan de arbo-eisen voldoet, brengt risico’s met zich mee. De gemeente moet als werkgever zorgen voor een werkplek die aan de arbo-eisen voldoet. Dit geldt niet alleen wanneer op locatie wordt gewerkt, maar ook wanneer thuis wordt gewerkt. Door niet te voldoen aan die verplichting, is de gemeente aansprakelijk wanneer medewerkers klachten krijgen door het ontbreken van een werkplek die niet aan de arbo-eisen voldoet of wanneer werk en privé niet kan worden gescheiden doordat bijvoorbeeld van privé telefoons gebruik moet worden gemaakt voor het werk.

G. Financiën

Bring your own devices tot 2020 Tot de Corona-crisis hanteerde Schiedam een “bring your own device” beleid voor mobiele devices (laptops, Ipads en telefoons). Niet iedere medewerker beschikt over goed en veilig werkende privé devices. Corona bijlage Berap 2020 Onze medewerkers zijn, sinds de lockdown, massaal thuis aan het werk. De ICT omgeving heeft deze voorziening goed mogelijk gemaakt. Wel zijn meer devices (laptops, ipads en telefoons) uitgereikt dan dat we normaal gesproken in een jaar van plan waren. Dit leidde in de eerste zes maanden van 2020 tot extra kosten van € 6o.ooo (zie de Corona-bijlage bij de Berap 2020). 4e TA 2020 Per eind oktober 2020 waren de uitgaven hiervoor opgelopen tot € 150.000. In het e kwartaal 2020 kreeg ICT te maken met een nieuwe “golf’ aan aanvragen vanuit het teammanagement, voor medewerkers waarvan de devices inmiddels niet meer voldoende functioneren. De totale kosten, die hiermee gemôeid waren, bedroegen € 75.000. Daarom werd in de vierde TA aan de raad voorgesteld om een krediet te voteren voor de investering in mobiele devices in 2020 van in totaal € 225.000. Van dit krediet werd € 100.000 besteed aan laptops. De overige middelen werden besteed aan ipads, telefoon en overige benodigdheden. Deze aanschaf in 2020 liep vooruit op een algehele herziening van het vervangings- en uitbreidingsplan voor ICT.

Algehele herziening vervanging en uitbreiding laptops 2021 De algehele herziening van de vervanging en uitbreiding van de laptops ligt nu voor.

De extra laptops die nu nog nodig zijn, naast hetgeen dat in 2020 al is aangeschaft, vergen een investering van € 340.000 in 2021. De kapitaallasten (rente en afschrjving, totaal € 356.999) bedragen bij 3 jaar lineaire afschrjving en 2,5% rente vanaf 2022 € 121.833 (2022), € 119.000 (2023) en € n6.;66 (2024). Naast de kapitaallasten is nog extra geld nodig voor beheer en benodigde software, vanaf het huidige jaar van aanschaf. Het beheer van laptops levert namelijk meer werk op. De totale jaarlasten komen daarmee op resp. € 62.500, € 246.833, € 244.000 en € 241.167 (voor de jaren 2021, 2022, 2023 en 2024).

Dekking van de kosten Om deze investering mogelijk te maken, wordt onderscheid gemaakt tussen de kapitaallasten en de dekking hiervan en de beheerskosten en de dekking daarvan. • Kapitaallasten en dekking In de reserve Mschrjvingslasten wordt € 356.999 gestort. Dit bedrag is afkomstig uit: -

diverse exploitatiebudgetten, te weten het opleidingsbudget, het budget van facilitaire Zaken en het budget ICT, en wel voor een bedrag van totaal € 156.999 en

een onttrekking uit de reserve Compensatie Corona-maatregelen voor € 200.000. Vanaf 2022 worden, voor de afschrjvingsperiode van 3 jaar, de jaarlijkse lasten vanuit de reserve -

Mschrjvingslasten gedekt. Voorgesteld wordt de investering, in afwijking van de Nota investeren, waarderen en afschrijven 2014, in drie jaar af te schrijven. • Beheerskosten en dekking Het overzicht van de beheerskosten is als volgt:

Kosten

2021

2022

2023

62.500

125.000

125.000

125.000

62.500

50.000

50.000

50.000

75.000

75.000

75.000

125.000

125.000

125.000

2024

Dekking ICT Facilitaire Dienstverlening Totaal aan dekking

62.500

Toelichting: ICT: uit reguliere budget (€ 62.500 in 2021 en € 50.000 vanaf 2022) en Facilitaire Zaken: minder kantoorkosten (€ 75.000 vanaf 2022). -

-

H. Uitvoering (TA-tekst, planning, communicatie, publicatie, evaluatielcontrole etc.) Er is een mantelovereenkomst met een aantal hardware leveranciers. Vanwege Corona is er wel enige schaarste op de markt, waardoor levertijden kunnen oplopen. Naar verwachting kunnen alle laptops wel voor de zomer 2021 worden uitgeleverd.

Bij Iage(n)

Geen bijlagen

burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

gemeente Schiedam

De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 mei 2021 (21VR021) Besluit: r. een investeringskrediet te voteren van € 340.000; 2. in afwijking van de Nota investeren, waarderen en afschrijven 2014. de afschrijvingstermijn te stellen op 3 jaar in plaats van 5 jaar; 3. een onttrekking te doen van € 200.000 aan de reserve Corona en deze middelen te storten in de reserve Mschrjvingslasten ter dekking van de jaarlijkse afschrjvingslasten. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 8juni 2021.

de

de voorzitter,

/ C.H.J. La