Presentatie I-Visie RIA 28 oktober 2025

Uitvoeringsprogramma I-Visie 2024 - 2027

Next Level InformatieVoorziening & Dienstverlening

Ines Finisie Raadsinformatiebijeenkomst 28 oktober 2025

In deze presentatie aandacht voor: • Introductie • Aanleiding • Het programma • Voortgang en resultaten • Vooruitblik 2025 - 2026

Introductie

Programmamanager Ines Finisie • Projectleider Zaaksysteem maart 2024

• Woonachtig in Amstelveen met mijn partner Marc en twee dochters

• Dienstverlening, innovatie, verandermanagement en maatschappelijke betrokkenheid

• Vrije tijd; sporten, psychologie en innovatie

• Resultaat en draagvlak: vanuit inhoud, samenwerking en voortgang

• Van publieke sector naar private sector en weer terug naar de publieke sector

Aanleiding

Waarom een programma? In 2024 is dit programma gestart om de digitale basis van de gemeente structureel te versterken. De opgave waarmee we begonnen: • Geen stabiele IT-infrastructuur • Dienstverlening aan inwoners niet altijd stabiel • Medewerkers konden niet optimaal werken • Weinig grip op externe ontwikkelingen en impact • Niet voldoen aan wet- en regelgeving (informatie & privacy) • Kwetsbaar voor digitale aanvallen • Risico op uitval van digitale dienstverlening

Waar staan we Cijfer 4

2024

Cijfer 6

Ambitie: cijfer 8

2027

Het programma

Deelprogramma’s Basis Op Orde

Deze stroom richt zich op het structureel op orde brengen van informatievoorziening. Door te standaardiseren, eigenaarschap te borgen en processen goed in te richten, ontstaat een beheersbare en betrouwbare basis voor verdere ontwikkeling.

Waardevol

Deze stroom draait om het leveren van dienstverlening die aansluit op de behoefte van inwoners en medewerkers. Door te ontwerpen vanuit gebruiksgemak en relevantie, verhogen we de kwaliteit én impact van wat we aanbieden.

Weerbaar

Deze stroom richt zich op het versterken van digitale veiligheid en continuïteit. Met goede risicobeheersing, bewustwording en robuuste systemen beschermen we gegevens én dienstverlening tegen verstoringen.

Wendbaar

Deze stroom vergroot het aanpassingsvermogen van de organisatie. Door flexibel in te spelen op veranderende wetgeving, technologie en opgaven, kunnen we sneller en slimmer handelen zonder telkens opnieuw te beginnen.

Overzicht activiteiten en projecten programma Het programma kent: • 4 deelprogramma’s • +/- 34 projecten / activiteiten (waaronder subprojecten vanwege de omvang of complexiteit)

Het uitvoeringsprogramma I-Visie heeft als doel het realiseren van een robuuste informatievoorzieningsorganisatie én het verbeteren van digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven. Dit gebeurt via vier deelprogramma’s: • Basis Op Orde • Waardevol • Weerbaar • Wendbaar

Wij zijn succesvol wanneer de vernieuwde en stabiele informatievoorziening zorgt voor 1. hogere klant- en medewerkerstevredenheid 2. lagere operationele kosten en 3. betere productiviteit. we voldoen als organisatie aan 1. wet- en regelgeving rondom informatieveiligheid en bescherming van persoonsgegevens 2. weerbaar zijn tegen aanvallen van buitenaf en 3. continu betrouwbare digitale dienstverlening kunnen aanbieden.

Stand van zaken per deelprogramma Basis op orde: 100% van de projecten zijn in uitvoering; het onderzoek met verbeteringen voor het informatiebeheer (fase 1) is eind juni 2025 opgeleverd. Fase 2 start op de korte termijn; het vaststellen van een informatiebeheerplan per team. Waardevol: 40% van de projecten zijn in uitvoering, waaronder de projecten Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV), de moderne digitale werkomgeving en digitaal samenwerken. Gestart is de volgende fase van het project WMEBV; de optimalisatie van webformulieren en inrichting van het klantportaal (PIP).

Weerbaar: 70% van de projecten zijn in uitvoering. Activiteiten in deze stroom zijn het verst gevorderd. De basis is gelegd met het strategisch- en risicomanagementbeleid. Gestart is met risicoanalyses per team, samen met de manager. Wendbaar: 30% van de projecten zijn in uitvoering. Naast portfoliomanagement en informatiearchitectuur zijn we gestart met het project leveranciers- en contractmanagement.

Voortgang en resultaten

Waar stonden wij in 2024? Om te begrijpen hoe ver we gekomen zijn, is het belangrijk om stil te staan bij de opgave waarmee we begonnen: • Geen vastgesteld beleid op ICT en informatieveiligheid • Beleid op privacy en gegevensbescherming werd niet nageleefd • Nauwelijks investeringen in ICT-infrastructuur (alleen het hoogst noodzakelijke) • IT-projecten ad hoc uitgevoerd, zonder aandacht voor beheer, infrastructuur of financiën • Vertrek van ervaren medewerkers zonder borging van kennis • Beperkte aandacht voor informatieveiligheid en privacybewustzijn binnen de organisatie

Resultaten: Basis op Orde Waar medewerkers vorig jaar nog vaak hinder ondervonden van storingen, zien we nu een stabieler netwerk. Onze digitale dienstverlening voor inwoners en bedrijven is hierdoor betrouwbaarder geworden. Procesmatige sturing ingericht • Incident-, Problem- en Changemanagement ingericht en belegd. • Eenduidige registratie, opvolging en rapportage van storingen en wijzigingen. Capaciteit en kennis versterkt • Inzet van medewerkers met de juiste expertise op beheer en continuïteit. • Focus op borging van kennis en overdraagbaarheid van taken. Technische vernieuwing gerealiseerd • Vernieuwing van netwerk- en serverapparatuur afgerond. • Rekencentrum technisch versterkt (nieuwe servers, centrale opslag & verwerking). • Moderne werkplekken uitgerold (mobiele middelen, IP-telefonie, Office 365).

Resultaten: Waardevol Dankzij de vernieuwing van onze digitale werkplekken werken medewerkers efficiënter en met meer gebruiksgemak. Inwoners merken dit doordat onze digitale dienstverlening sneller en eenvoudiger is geworden. Een moderne digitale werkomgeving gerealiseerd • Overgang van Office 2016 naar Microsoft 365 afgerond. • Windows 11 geïmplementeerd – veiliger en stabieler. • Migratie van Zenworks naar Workspace. • Nieuwe beeldschermen en bureaus uitgerold (80–85% voltooid). De digitale dienstverlening verbeterd • Digitaal bezwaar melden is nu mogelijk met een webformulier (voorheen alleen per post). • Koppeling BuitenBeter – Irado geautomatiseerd: - Snellere afhandeling van meldingen in de buitenruimte. - Automatische toewijzing aan de juiste partij, handmatige toewijzingen van medewerkers zijn niet meer nodig. - Terugkoppeling aan inwoners via de app zodra een melding ís afgehandeld

Resultaten: Weerbaar Vorig jaar reageerden we op risico’s; nu beperken we ze actief. Bij grote evenementen monitoren we onze digitale omgeving, dat kon een jaar geleden niet. Ook werken teams veiliger en incidenten worden sneller opgepakt. Beleid en kaders zijn vastgesteld • Strategisch beleid “Informatieveiligheid en Privacy” én “Risicomanagementbeleid” vastgesteld. • Richtlijnen opgesteld voor veilig wachtwoordgebruik (minimaal 12 tekens). • Introductie van de wachtwoordmanager Bitwarden. • Richtlijnen opgesteld voor het gebruik van AI en chatbots. Operationele weerbaarheid verhoogd • Proces ingericht voor het melden van datalekken via Topdesk. • Heldere opvolging van incidenten en datalekken. • Eerste stappen gezet richting structurele monitoring (voorbereiding SOC/SIEM). Bewustwording groeit organisatiebreed: • Medewerkers weten beter wat veilig digitaal werken betekent, campagnes, e-learnings • en de Wall of Vote-actie ondersteunen deze ontwikkeling.

Resultaten: Wendbaar De gemeente beschikt steeds beter over de kennis, structuur en mensen om ICT- en informatievraagstukken goed te sturen. ICT- en IV-initiatieven worden beter afgestemd en kennis is geborgd. Sterkere sturing en structuur: • Inrichting van portfoliomanagement voor betere afstemming van ICT-verzoeken. • Portfoliomanager ondersteunt bij prioritering, besluitvorming en realisatie. • Projectmatig werken en programmasturing verder ontwikkeld. Versterking van kennis en expertise: • Nieuwe functies ingevuld: informatiemanagers, contractmanager, informatiearchitect, portfoliomanager. • Meer kennis in huis om samenhang tussen projecten, beleid en techniek te waarborgen. • Betere aansluiting tussen programma’s, afdelingen en de organisatie als geheel.

Resultaten: Communicatie en adoptie Digitale verandering krijgt echt waarde als medewerkers begrijpen wat er verandert, waarom dat nodig is, hoe ze ermee kunnen werken, en bereid zijn de verandering zelf te dragen. Helderheid en ondersteuning voor medewerkers: • Richtlijnen Digitaal Samenwerken ontwikkeld – praktische handvatten voor dagelijks gebruik. • Trainingen Digitaal (Samen)werken in voorbereiding: leren omgaan met nieuwe tools en veilig gedrag. • Communicatie sluit aan op wat medewerkers nodig hebben om goed te kunnen werken. Actieve betrokkenheid en draagvlak: • Campagnes zoals Wall of Vote maken digitale veiligheid zichtbaar en bespreekbaar. • E-learnings over privacy en digitale veiligheid helpen teams bewust keuzes te maken. Leidinggevenden worden ondersteund om digitaal gedrag in hun teams te versterken

Medewerkers zijn wendbaarder, inwoners merken echte verbetering, en de digitale basis van gemeente Schiedam steviger staat.

Vooruitblik 2025–2026

2025 De focus ligt op verstevigen en borgen. We zorgen dat wat is opgebouwd, goed werkt, goed wordt onderhouden en door iedereen goed wordt gebruikt. Toegevoegde waarde:

Belangrijkste ontwikkelingen:

• Voor medewerkers: een gebruiksvriendelijkere werkomgeving. • Voor inwoners: snellere afhandeling en duidelijkere digitale processen. • Voor bedrijven: betere bereikbaarheid en voorspelbare dienstverlening.

• Klantportaal (PIP): inwoners kunnen zelf de status van hun meldingen en aanvragen volgen. • Trainingen en communicatie om digitaal (samen)werken te verbeteren en bewustwording verder te vergroten. • Gebruiksvriendelijkere webformulieren: aanvragen worden eenvoudiger en sneller verwerkt.

2026 In 2026 bouwen we verder aan gebruiksvriendelijke en verbonden digitale dienstverlening. Belangrijkste ontwikkelingen:

Toegevoegde waarde:

• Digitale toegankelijkheid: dienstverlening is bruikbaar voor iedereen ook inwoners met een beperking of minder digitale vaardigheden. • Digitale participatie: inwoners kunnen online meedenken en bijdragen aan beleid. • Verdere uitrol van de digitale werkomgeving (hardware, software & adoptie): • Verdere integratie van data, processen en dienstverlening voor een soepele gebruikerservaring.

• Klantportaal (PIP): inwoners kunnen zelf de status van hun meldingen en aanvragen volgen. • Trainingen en communicatie om digitaal (samen)werken te verbeteren en bewustwording verder te vergroten. • Gebruiksvriendelijkere webformulieren: aanvragen worden eenvoudiger en sneller verwerkt.

Zijn er vragen?