Participatiegids gemeente Schiedam
Tekst van het document
Samenwerken in Schiedam
Participatiegids gemeente Schiedam
November 2021
Participatiegids gemeente Schiedam 2.1
Voor het bestuur
2.1.2 De rol van de raad
2.1.1 Inleiding
De gemeenteraad stelt de kaders vast voor beleid, is volksvertegenwoordiger en
Goede samenwerking met de stad vraagt van het bestuur én de organisatie
controleert. Deze rollen wisselen elkaar af. Afhankelijk van de fases van de
om duidelijkheid en flexibiliteit tegelijkertijd. Duidelijkheid in de zin van
beleidsvoorbereiding en uitvoering ervan. In het opstellen van het participatie
rollen en verwachtingen. Flexibiliteit in de zin van mee kunnen bewegen
beleid stelt de gemeenteraad aan de voorkant de kaders vast. Zowel bij
met initiatieven in de stad. Ook wanneer deze in eerste instantie niet
inwonersparticipatie als bij overheidsparticipatie. Tijdens een participatietraject
lijken te passen in gemeentelijke plannen en hoe de dingen doorgaans
kan een gemeenteraad vanuit de rol van volksvertegenwoordiger of de
zijn georganiseerd. Aan de andere kant geldt ook dat bestuurders altijd
controlerende taak altijd vragen stellen over de participatieaanpak.
een algemene afweging moeten maken en daarom nooit iedereen tevreden kunnen stellen. Voor het bestuur beschrijven we de rollen en uitgangspunten
2.1.3 De rol van het college
en voor de organisatie is er een werkwijze bij participatie.
‘Beter in contact met de stad’ is een belangrijke doelstelling van het college. Omdat het college weet dat de inwoners van Schiedam een toegankelijke gemeente willen die meedenkt, ruimte geeft en eerder een partner is dan een bovengeschikte. Dit vraagt om een open en betrokken houding van het college naar de samenleving. Het vraagt ook om ruimte mogelijk maken voor nieuwe vormen van participatie én daarvan leren. Het gaat niet alleen om het betrekken van inwoners, maar ook om betrokken zijn bij de inwoners. Daarbij is het belangrijk dat de gemeente, het bestuur en de organisatie, kritisch blijven en openstaan voor feedback.
2.1.4 Uitgangspunten bij inwonersparticipatie en overheidsparticipatie Het bestuur (college en raad) betrekt inwoners, instellingen en ondernemers bij het ontwikkelen van beleid en doet dit vanuit onderstaande uitgangspunten. Ruimte voor de stad en de organisatie Het bestuur sluit aan bij de praktijk van de inwoners en ondernemers van Schiedam. Dit betekent dat we niet langer kunnen vasthouden aan uniforme en gestandaardiseerde gemeentelijke processen. Er moet ruimte komen voor flexibiliteit, maatwerk en leren door te doen.
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
2
Participatie is een middel
Werken aan vertrouwen
In Schiedam zet het bestuur participatie niet klakkeloos in. We denken vooraf goed
Om het vertrouwen van de inwoners in de gemeente te versterken, zorgt het college
na over het doel van een participatietraject en de mate van invloed van inwoners en
ervoor dat het in alle openheid samen met de stad de beste keuze bepaalt en
we durven ook nee te zeggen tegen participatie. Hierover communiceert de
hanteert het college de (bestuurlijke) kernwaarden bij al hun handelen. Dit vergt een
gemeente duidelijk.
flexibele houding; steeds op basis van reflectie gezamenlijk kijken hoe het beter kan. Samen met de stad blijft het bestuur zoeken naar verbetering.
Verantwoording afleggen We leggen uit wat we met de input van inwoners hebben gedaan en we zijn
2.2
transparant over de besluitvorming.
Daar waar het kan, betrekken wij inwoners, ondernemers, bedrijven en
Voor de organisatie
andere belanghebbenden bij werkzaamheden van de gemeente (inwoners Het goede voorbeeld
participatie). Willen wij initiatieven van bewoners faciliteren? Dan noemen
Het bestuur geeft het goede voorbeeld door zich te houden aan de werkwijze zoals
we dat overheidsparticipatie.
de organisatie die hanteert. Zo kan het voorkomen dat een project niet aan de ofwel voor dat het project aan de voorwaarden voldoet ofwel accepteert het bestuur
2.2.1 De handleiding voor de organisatie voor inwonersparticipatie
dat een participatietraject in dit geval geen goed idee is.
De handleiding voor de organisatie is voor
voorwaarden voor effectieve participatie voldoet. In dat geval zorgt het bestuur er
medewerkers binnen de gemeente Schiedam die aan de slag gaan met participatie. Het pakket bevat alles wat je nodig hebt om een participatie traject te starten: inspiratie, theorie en praktijkinstrumenten. Daarnaast biedt het informatie pakket handvaten bij overheids participatie. Dus als je als medewerker mee mag doen in de plannen van inwoners. De methodiek en alle tools zijn te vinden op ons intranet Sharepoint.
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
3
Stappenplan
•
Rol in het project
Voor een goed participatietraject doorloop je alle stappen uit het werkpakket:
•
Mate van invloed in het project
De analyse kan er voor iedere fase van je project anders uitzien. Het is dan ook Stap 1. Voorwaarden voor een effectief participatietraject
belangrijk om de analyse iedere fase tegen het licht te houden en te updaten.
Niet alle projecten of vraagstukken zijn geschikt om er met belanghebbenden over in gesprek te gaan. Er is een aantal voorwaarden waaraan een project moet voldoen.
Stap 3. Participatiecanvas
Deze vijf voorwaarden zijn de eerste stap in het pakket en helpen je te bepalen of
In de vorige stappen heb je de belanghebbenden in beeld gebracht en de
een participatietraject voor jouw project, op dit moment, een goed idee is.
belangrijkste participatievragen beantwoord. Tijd om samen met je projectgroep de participatieaanpak te gaan bepalen. Het kan zinvol zijn in deze fase al te starten met
Voldoet je project aan de voorwaarden?
het betrekken van inwoners en gezamenlijk de aanpak te bepalen. Het participatie
Mooi, dan kun je jouw participatietraject opstarten en ga je verder met stap 2.
canvas helpt je hierbij.
Voldoet je project niet aan de voorwaarden?
• Het canvas helpt je om tot een aanpak op hoofdlijnen te komen. Aan de hand
In dit geval is het beter om (nog) geen participatietraject te starten. Het is belangrijk
van verschillende vragen, bepaal je op welke manier je belanghebbenden gaat
om belanghebbenden niet voor alles te vragen omdat je nou eenmaal aan
betrekken. Je beschrijft welke vragen je gaat stellen, wat je met de opgehaalde
participatie wilt doen. Participatie is niet een doel op zich. Kijk altijd naar de ruimte
kennis gaat doen en hoe je de belanghebbenden gaat uitnodigen.
voor invloed binnen jouw project. Inwoners kunnen anders het idee krijgen dat we
• Vervolgens bepaal je de instrumenten die jullie willen inzetten voor participatie
toch niets met hun inbreng doen. De volgende keer denken ze wellicht twee keer na
en communicatie. Gebruik hiervoor de werkvormen in het werkpakket ter
of haken ze al meteen af.
inspiratie, maar voel je vrij om ook andere vormen in te zetten. • Ook kijk je naar het financiële plaatje van het participatietraject en naar de
Stap 2. Stakeholdersanalyse
expertise die nodig is voor een goede uitvoering. Het gaat er bij het canvas om
Een stakeholdersanalyse helpt je om een succesvol
dat je samen de hoofdlijnen voor het participatietraject bepaalt. En natuurlijk tot
participatietraject te organiseren. Als je immers weet wie je wilt vragen te participeren in jouw project,
een aanpak komt waar je zelf als bewoner ook aan mee zou willen doen.
PROJECT
dan kun je belanghebbenden heel gericht
Stap 4. Werkvormen participatie en communicatie
benaderen en je aanpak waar mogelijk
•
afstemmen op hun interesses en wensen.
Het is belangrijk om op basis van de belanghebbenden, hun mate van inspraak en
Werkvormen participatie
de interesses en expertises binnen je projectteam te zoeken naar passende Daarnaast wil je per belanghebbende het
werkvormen. Daarom hebben we de verschillende werkvormen voor participatie en
volgende in beeld brengen:
communicatie uitgewerkt. Per werkvorm staat welke vorm het beste past bij welke
•
doelgroep en voor welke mate van inspraak deze geschikt is.
Belangen, weerstand en behoeften
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
4
•
Werkvormen communicatie
samenwerking eigen initiatieven nemen om hun straat, wijk of stad mooier, veiliger
De beschreven communicatievormen zijn niet de reguliere communicatiekanalen die
en socialer te maken. De gemeente faciliteert initiatiefnemers dan ook zorgvuldig,
je kan (en moet) inzetten om belanghebbenden te bereiken en te informeren, zoals
snel en goed met middelen, informatie, ondersteuning en waardering. Zo creëert de
een website, poster of nieuwsbrief. Eigenlijk beschrijven we helemaal geen kanalen,
gemeente een klimaat in Schiedam waarin inwoners zich uitgenodigd voelen om zelf
maar beschrijven we juist pakkende manieren om doelgroepen te bereiken en je
initiatieven te starten en uit te voeren.
boodschap over te brengen. Bij bewonersinitiatieven beperkt de rol van de gemeente zich tot faciliteren. In de •
Participatieplatform
vorm van geld, expertise of ondersteuning. Er worden bewust weinig regels en
Het participatieplatform ‘Praat mee’ is een online middel om inwoners en
voorwaarden gesteld aan initiatieven. De gemeente heeft er immers vertrouwen in dat:
ondernemers van Schiedam zoveel mogelijk mee te laten praten en denken over
-
Inwoners weten wat goed is voor hun buurt
projecten in hun stad. Inwoners en ondernemers van Schiedam kunnen zich
-
Inwoners zelf in staat zijn om hun initiatief tot een goed einde te brengen
abonneren op projecten, vragen stellen en op de hoogte blijven van het laatste
-
Inwoners zelf draagvlak voor hun plannen kunnen organiseren
nieuws. Daarnaast biedt het platform jou als projectleider de ruimte om enquêtes en
-
Inwoners het geld voor de initiatieven op een goede manier besteden
polls te delen, en online bijeenkomsten onder de aandacht te brengen.
Ik heb een idee!
Kwaliteitscriteria voor het faciliteren van bewonersinitiatieven Stap 5. Evaluatie
De gemeente Schiedam wil een klimaat creëren waarin
Leren door te doen kan alleen als je evalueert en vastlegt wat je hebt geleerd. Voor
een idee! Schiedammers zelf initiatieven kunnen starten. Ik hebAlle
Ik heb een idee!
Ik heb
Ik heb een idee!
jezelf, voor de participanten en voor de toekomst. Daarom vind je in de handleiding
een idee! Schiedammers en ondernemers! Daarom kiest
twee evaluatieformulieren: één evaluatieformulier voor ambtenaren en één voor
de gemeente voor de volgende kwaliteitseisen
participanten. Gebruik deze om feedback te verzamelen en om te kijken wat er goed
voor het faciliteren van bewonersinitiatieven.
en minder goed ging in het participatietraject. Daarnaast vind je er een stappenplan
We toetsen de gemeentelijke processen aan
voor effectieve evaluatie.
deze eisen:
De evaluatieformulieren zijn samen met het Kenniscentrum MVS van de gemeente
Toegankelijkheid
gemaakt, zodat zij hier later een analyse van kunnen maken. Zo worden we steeds
Als gemeentelijke processen onvoldoende toegankelijk zijn, sluiten we bepaalde
beter in het samenwerken en komen we erachter hoe samenwerken in Schiedam het
doelgroepen buiten. Met de bewonersinitiatieven agenderen we dan waarschijnlijk
beste werkt.
alleen de problemen van de reeds actieve bewoners en lossen we deze op. Het gemeentelijke proces om budget, expertise of ondersteuning aan te
2.2.2 De handleiding voor de organisatie voor overheidsparticipatie
vragen bij de gemeente moeten we zo inrichten, dat we geen grote groepen
De gemeente Schiedam wil stimuleren dat Schiedammers in onderlinge
inwoners buitensluiten.
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
5
Empowerment
bewoners te inspireren. Het zichtbaar maken van alle initiatieven in Schiedam is dan
Om als inwoner een initiatief te starten zijn heel wat competenties nodig. Door alles
ook een belangrijk uitgangspunt. Hierdoor ontstaat meer onderlinge uitwisseling en
zo toegankelijk mogelijk in te richten, krijgen ook inwoners zonder deze
stimuleert samenwerking tussen verschillende initiatiefnemers.
competenties de kans om tot initiatieven te komen. Deze mensen moeten we helpen om de benodigde competenties te ontwikkelen. Anders haken zij snel af en blijven
Laagdrempeligheid en snelheid
de reeds actieve bewoners over.
Als inwoners weten dat ze budget kunnen aanvragen en ze zijn geïnspireerd geraakt, is de procedure om budget aan te vragen de volgende drempel. Een laagdrempelige
Democratisch gehalte
en duidelijk vormgegeven procedure voor het aanvragen van gelden met korte
Dit is de mate waarin inwoners ook echt zeggenschap krijgen over de budgetten.
afhandeltermijnen. Een initiatiefnemer moet niet te lang op de gemeente hoeven
Wie besluit er over het toekennen van de bedragen aan initiatieven en welke regels
wachten. Ook moet aan de voorkant duidelijk zijn aan welke regels en voorwaarden
en voorwaarden gelden? Dit moet de initiatiefnemer duidelijk aangeven.
een initiatief moet voldoen.
Succesfactoren voor het faciliteren van initiatieven
Transparant
De gemeente Schiedam heeft budget om de
Het is belangrijk dat de gemeente laat zien wat ze allemaal realiseert met het geld
initiatieven van inwoners te financieren en de
voor initiatieven. Het is voor iedereen, dus ook intern, eenvoudig te zien hoeveel geld
expertise om ze te helpen en te ondersteunen. Om
initiatieven hebben ontvangen en wat de initiatiefnemers hiermee hebben gedaan.
een klimaat te creëren waarin bewoners en andere partijen zich uitgenodigd voelen om zelf initiatieven op te starten, beschrijven we vier succesfactoren voor de werkwijze van de gemeente: Bekendheid Iedere werkwijze om bewonersinitiatieven te faciliteren staat of valt met bekendheid. Als mensen de regeling niet kennen, zal het gebruik ervan ook niet goed zijn. Een werkwijze dient bij een groot deel van de bevolking bekend te zijn. Ook dient de werkwijze goed online te vinden te zijn. Inspiratie In Schiedam organiseren bewoners veel mooie initiatieven. De zichtbaarheid van deze initiatieven is helaas vaak minder groot, terwijl dit juist een manier is om andere
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
6
Right to Challenge (uitdaagrecht)
Uitgangspunt
Right to Challenge staat voor ‘het recht om de gemeente uit te dagen’. De gemeente werkt aan sociaal sterke wijken en buurten door samen te werken met inwoners en
We evalueren Schiedamse participatieprocessen met betrokkenen en
de ruimte te geven aan ideeën. Door hun lokale kennis en netwerk in de wijk komen
belanghebbenden. Langdurige projecten evalueren we ook tussentijds.
inwoners vaak met betere oplossingen voor taken van de gemeente. Met het Right to Challenge kunnen inwoners deze taken, onder bepaalde voorwaarden, overnemen
Het belang van evalueren van participatietrajecten
van de gemeente. Dit kan over van alles gaan: het schoonhouden van de straten, een
Evalueren en kritisch naar participatietrajecten kijken is een voorwaarde om te
maaltijdservice waardoor ouderen langer in de wijk kunnen blijven wonen,
(blijven) leren én om de kwaliteit en opbrengsten van het beleid te (blijven)
uitstapjes en activiteiten voor eenzame buurtbewoners, het beheren van een
verbeteren voor de toekomst. Ook heeft het een leereffect voor het bestuur, de
sportveld of zwembad enz. Het Right to Challenge past binnen de participatievisie
organisatie én de betrokkenen en belanghebbenden. Wat kunnen we de volgende
van de gemeente Schiedam. Daarom staat het Right to Challenge in het
keer anders doen of wat moeten we altijd doen wanneer we samenwerken?
uitvoeringsprogramma. Daar vindt de verdere uitwerking plaats.
Daarnaast is evalueren van participatietrajecten een manier van verantwoording afleggen over de gerealiseerde resultaten en de wijze waarop dat is gebeurd. Het belang van tussentijds evalueren van participatietrajecten Een ander belangrijk onderdeel van Samenwerken in Schiedam is het regelmatig – gedurende het participatieproces – stilstaan bij vragen als: ‘hoe is het sentiment’, ‘hoe verloopt de samenwerking’, zijn we met dezelfde doelen bezig’, ‘welke kant moeten we op’. Soms duurt de uitvoering van een project en het participatietraject langer dan een jaar. Als we dan pas aan het einde evalueren, gaat er in de praktijk veel relevante informatie verloren.
2.2.3. Evalueren
Het tussentijds evalueren van participatietrajecten is zinvol om verschillende redenen:
Beter worden is een kwestie van veel vlieguren maken en kritisch blijven kijken
1. Het zorgt voor relevante informatie waarmee je snel bij kan sturen.
naar punten die je kan verbeteren. Dit geldt ook voor participatietrajecten. Evalueren
2. Het geeft inzicht in hoe mensen het proces en de interactie op het moment zelf
is daarom een essentieel onderdeel van ‘Leren door te doen’. Het is dan ook een
ervaren. Met deze inzichten kunnen we bepalen waar extra aandacht voor nodig
belangrijk onderdeel van Samenwerken in Schiedam. Hebben we de doelen bereikt?
is. (Participatie)projecten lopen vaak meerdere jaren. Het is te laat om dan alleen
Voelen mensen zich serieus genomen? Waren de verwachtingen en communicatie over en weer duidelijk? Welke lessen hebben we dit traject geleerd? Allemaal vragen die we stellen na, en ook tijdens, participatietrajecten.
aan het eind te evalueren. 3. Daarnaast zorgt het voor verbinding met belanghebbenden en geeft het vertrouwen in het proces. En het geeft de organisatie handvatten om omgevingsbewust te blijven.
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
7
Doelstellingen (tussentijds) evalueren van participatietrajecten
Stappenplan voor effectieve evaluatie
Het evalueren van participatietrajecten is ook geen doel op zich maar een middel om
Om te komen tot een goede evaluatie-aanpak van participatietrajecten volgen we
diverse doelen te bereiken.
een stappenplan. Dit is in lijn met de participatiemethodiek ‘voorwaarden voor effectieve participatie’. Deze werkwijze faciliteert de organisatie in het leren door te
Leren van de praktijk door te evalueren
doen. Bovendien stellen we hiermee aan de voorkant de juiste vragen: vóórdat we aan betrokkenen vragen om hier tijd aan te besteden.
Leren en kennis verbeteren
Vaststellen hoe inwoners en anderen betrokken de samenwerking met de gemeente hebben ervaren
Stappen voor effectieve evaluatie Verantwoording afleggen
Vaststellen of beoogde participatiedoelen zijn bereikt
1. Wat is aanleiding voor de (tussentijdse) evaluatie Reuring/ sentiment
Tussentijds kunnen bijsturen
Project volgende fase
Anders
2. Wat is het doel van de (tussentijdse) evaluatie? Vaststellen of Peilen van het Voortgang Verantwoording Leermomenten participatiedoelen sentiment en de bewaken zijn bereikt samenwerking
Randvoorwaarden (tussentijds) evalueren van participatietrajecten • Iedereen moet achter het (tussentijds) evalueren staan: van bestuur tot stad en organisatie.
3. Met wie evalueren we? Belanghebbenden Raadsleden
Samenwerkingspartners Collega’s
Bestuurders
• Evaluaties doen vraagt commitment van bestuur, organisatie en betrokkenen op de uitkomst. Het kan er bijvoorbeeld toe leiden dat we de projectuitvoering
4. Wie hebben iets aan de evaluatie?
en de participatieaanpak moeten bijstellen. • De (tussentijdse) evaluaties zijn altijd voor alle belanghebbenden openbaar.
Belanghebbenden Raadsleden
Aanpak voor het (tussentijds) evalueren van participatietrajecten
5. Hoe ga je evalueren?
Samenwerkingspartners Collega’s
Bestuurders
De eerste vragen bij een evaluatie zijn: wat wil ik weten, waarom, waarom nu en wat kunnen we met de uitkomsten van de evaluatie? Een evaluatie gebeurt alleen als er echt iets met de resultaten gebeurt en belanghebbenden dat ook zien.
Kwantitatief (bv enquête)1
Kwalitatief (bv groepsgesprekken)
1
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
Narratief (bv interview of ingezonden brief in eigen bewoordingen)
Evaluatieformulieren ontwikkeld door het Kenniscentrum
8
6. Wat gebeurt er met de uitkomsten? Verwerken in Publiceren op de aangepaste website participatie-aanpak
Participatiebibliotheek Terugkoppelen in gesprekken met belanghebbenden
Niets actiefs, uitsluitend voor eigen documentatie
7. Hoe vindt de terugkoppeling plaats? Nieuwsbrief
Website
De uitkomsten van de evaluaties verwerken we tot een evaluatieverslag. Deze plaatsen we in de participatiebibliotheek, en delen we actief met collega’s.
Tips voor tussentijdse evaluatie met inwoners Bijeenkomst
Geen terugkoppeling
- Stuur deelnemers na afloop van een bewonersavond een email met een korte vragenlijst -
Houdt een flitspeiling in een buurt
Voorbeeld evaluatiemethodiek
-
Agendeer het participatietraject bij een wijkoverleg
Ieder project is anders en zo is ook ieder participatietraject anders ingericht. Een
- Verspreid een korte vragenlijst via de sociale media kanalen
standaard evaluatiemethodiek is dan ook niet geschikt voor ieder project. Wel is het
van de gemeente
belangrijk om bij iedere evaluatie de zeven stappen te doorlopen. Een voorbeeld van een in te zetten evaluatiemethodiek is het gebruik van evaluatieformulieren in combinatie met een interview of groepsgesprek. In een korte tijd kan dit een goed beeld van het participatieproces geven. Evaluatieformulieren De gemeente Schiedam heeft standaard evaluatieformulieren voor participatie trajecten. Er is een formulier voor de betrokken ambtenaren en een formulier voor inwoners. Interview met projectleider Op basis van de formulieren ontstaat een duidelijk beeld van hoe deelnemers (intern en extern) het participatietraject hebben ervaren. Door de uitkomsten te bespreken en te duiden met de verantwoordelijke projectleider en op basis hiervan een goed en open gesprek te voeren, komen de geleerde lessen boven tafel. Dit zijn de lessen die de organisatie helpen groeien.
Samenwerken in Schiedam - Participatiegids gemeente Schiedam
9