GEWIJZIGD Raadsvoorstel Doorontwikkeling vergadermodel gemeenteraad Schiedam

Raadsvoorstel

7 november 2024 (gewijzigd d.d. 27/11)

Aan:

De gemeenteraad van Schiedam

Registratienummer:

24VR064

Steller:

E.A. Maiburg/M.J.W. Tobeas, Griffie

Telefoonnummer steller:

14 010

Portefeuillehouder:

Burgemeester

Publicatie :

Openbaar

Onderwerp:

Raadsvoorstel Doorontwikkeling vergadermodel gemeenteraad Schiedam

A.

Voorgesteld besluit:

1.

Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Schiedam, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 6 juli 2023 per 1 januari 2025 in te trekken; 2. De navolgende, door het presidium vastgestelde, reglementen per 1 januari 2025 vervallen te verklaren: a. Reglement voor de raadscommissie gemeente Schiedam, vastgesteld op 19 september 2023; b. Reglement voor de werkgeverscommissie griffie 2018, laatstelijk gewijzigd op 19 september 2023; c. Reglement voor de agendacommissie 2021; d. Reglement voor de subcommissie zienswijzen 2021. 3. De navolgende in concept bijgevoegde verordeningen en reglementen vast te stellen en per 1 januari 2025 in werking te laten treden: a. Reglement van Orde Raad op Dinsdag Schiedam 2025; b. Verordening Werkgeverscommissie Schiedam; c. Verordening Subcomissie Zienswijzen Schiedam. 4. De tussenevaluatie van de werking van het Reglement van Orde Raad op Dinsdag te laten plaatsvinden in juni 2025 en de eindevaluatie in februari 2026. B.

Aanleiding:

Doorontwikkeling vergadermodel In juli 2022 heeft het presidium de Werkgroep Lokale Democratie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit de gemeenteraad zelf. De inzet van deze werkgroep was te onderzoeken hoe vorm te geven aan de wensen en ambities van de raad zoals die uit verschillende gesprekken met de fracties en het presidium naar voren zijn gekomen. Thema’s waren o.a. de visie op de rol van de raad, de bestuurs- en politieke cultuur, het samenspel tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie, de inhoud en het proces van de agenda, de kaderstellende rol van de raad en participatie van de inwoners van Schiedam. Deze thema’s zijn niet nieuw. In 2019 werden gelijkaardige thema’s geformuleerd in de discussienotitie ‘Werkwijze gemeenteraad Schiedam: Wat kan beter?’ Er is toen al een aantal

aanpassingen aan het vergadermodel gedaan. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen, maar tegelijkertijd blijkt uit het feit dat deze thema’s weer of nog steeds als verbeterpunten worden genoemd dat er ruimte is voor nog meer verbetering. Een taak voor de Werkgroep Lokale Democratie om hiermee aan de slag te gaan. In het najaar van 2023 en het voorjaar van 2024 vonden raadsconferenties plaats die door deze werkgroep werden georganiseerd. In navolging daarvan hebben er verschillende vergaderingen plaatsgevonden met de leden van de werkgroep, de griffie en een aantal werkgroepadviseurs. Met de uitkomsten van dit traject is de griffie samen met de Werkgroep Lokale Democratie aan de slag gegaan. Het resultaat ligt hier nu voor. Het betreft een doorontwikkeling van het huidige vergadermodel. Het gaat hier om een werkmodel; gaandeweg kunnen er nog allerlei aanpassingen worden gedaan aan de hand van tussentijdse evaluaties. Het doel is om de Lokale Democratie, in de betekenis van de werking van de gemeenteraad van Schiedam én in de betekenis van het betrekken van de inwoners van Schiedam bij de beleid- en besluitvorming, te blijven verbeteren.

C.

1.

Argumenten:

Intrekken verordeningen en reglementen Om het nieuwe RvO (Raad op Dinsdag) en het aangepaste Verordening Werkgeverscommissie en Subcommissie Zienswijzen te kunnen vaststellen, dienen eerst de huidige regelingen te worden ingetrokken.

2. Intrekken door presidium vastgestelde reglementen Om de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken, is het belangrijk dat bevoegdheden van de raad weer terug bij de raad komen te liggen. De reglementen vastgesteld door het presidium worden daarom vervallen verklaard. Er liggen nieuwe verordeningen voor de Werkgeverscommissie en Subcommissie Zienswijzen voor. De andere reglementen en verordeningen zijn integraal opgenomen in het nieuwe RvO. 3. a. Vaststellen Reglement van Orde Raad op Dinsdag Schiedam 2025 De Werkgroep Lokale Democratie is met de uitkomsten van de conferenties van oktober 2023 en april 2024 aan de slag gegaan. Als eerste stap ligt nu de doorontwikkeling van het vergadermodel voor dat tegemoetkomt aan de tijdens de werkconferenties naar voren gebrachte wensen en denkrichtingen. Het betreft de start van ‘Raad op Dinsdag’ dat gaandeweg via tussentijdse evaluatie verder zal worden verfijnd. Het uitgangspunt blijft het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming) en de 5-wekencyclus. Vanwege de samenhang tussen de verschillende onderdelen is gekozen is voor één reglement dat de vergadercyclus van Raad op Dinsdag in zijn geheel omvat. De voorgestelde doorontwikkeling van het vergadermodel in hoofdlijnen: 



Raad op Dinsdag  Het uitgangspunt van het vergadermodel blijft de 5-wekencyclus;  Dinsdagavond wordt de vaste avond voor bijeenkomsten en vergaderingen;  Alle bijeenkomsten en vergaderingen (ook de raadsvergadering) beginnen om 19.30 uur;  In principe vinden alle vergaderingen plaats op het Stadserf. Raadsinformatiebijeenkomsten kunnen eventueel op andere locaties zijn, afhankelijk van het thema. De Raadsinformatieavond  Per cyclus zijn er twee avonden gereserveerd als Raadsinformatieavond;











Het doel van een Raadsinformatieavond: de raadsleden op verschillende wijzen informeren, zodat ze zich zo goed mogelijk kunnen voorbereiden op politieke oordeelsen besluitvorming. In dit opzicht vervangt de Raadsinformatieavond de Beeldvormende Avond.  De Raadsinformatieavond is het moment voor het stellen van technische vragen;  Bestuurlijke aanwezigheid op een Raadsinformatieavond waarop ambtenaren het woord voeren kan wenselijk zijn (ter beoordeling aan de portefeuillehouder), inclusief introductie en afsluiting door de portefeuillehouder.  De Raadsinformatieavond is o.a. bedoeld voor: o Informatieve sessies over geagendeerde raadsvoorstellen; o Informatieve sessies over grote vraagstukken waarover de raad zich vroegtijdig een beeld moet vormen; o Informatieve sessies over actuele vraagstukken (eventueel op locatie); o Informatieve sessies op verzoek van de raad zelf; o Een toelichting op een collegebrief; o Werkbezoeken; o Andere vormen, zoals kennissessies, rondetafelgesprekken, bijpraatmomenten, etc. De Politieke Avond  De huidige raadscommissievergadering wordt de Politieke Avond;  Per cyclus zijn er twee opeenvolgende dinsdagavonden gereserveerd als Politieke Avond;  De agendacommissie beslist per cyclus aan de hand van de agendavoorraad of er één of twee avonden nodig zijn;  Idealiter eindigt een Politieke Avond rond 22.15 uur.

Eventueel met uitloop tot 23.00 uur, als dit ervoor zorgt dat er dan maar één Politieke Avond nodig is voor de betreffende cyclus;  Het doel van de Politieke Avond: oordeelsvorming en standpuntbepaling. Er worden geen technische vragen meer gesteld. Het is het moment waarop fracties het debat voeren over voorstellen van het college en er politieke vragen aan de collegeleden kunnen worden gesteld;  Op de Politieke Avond wordt bepaald of een onderwerp een bespreek- of hamerstuk wordt voor de volgende raadsvergadering. De raadsvergadering Net zoals nu het geval is, wordt de 5-wekencyclus afgesloten met een besluitvormende raadsvergadering. De 5-wekencyclus samengevat: o Avond 1: Raadsinformatieavond o Avond 2: Raadsinformatieavond o Avond 3: Politieke avond o Avond 4: Politieke avond o Avond 5: Raadsvergadering Spreekrecht publiek In het nieuwe vergadermodel zoals vastgelegd in het concept-RvO worden de (in)spreekmogelijkheden voor burgers herzien om dit beter tot zijn recht te laten komen. De maandelijkse Speakers’ Corner die om 19.00 voorafgaand aan de commissievergadering plaatsvindt, wordt afgeschaft. Het toespreken van de raad over zowel geagendeerde als nietgeagendeerde onderwerpen wordt onderdeel van de Politieke Avond. Voor beide situaties doet de raad de inspreker meer recht. Ten eerste omdat er dan meer raads- en commissieleden aanwezig zijn.

Ten tweede omdat er op de Politieke Avond nog mogelijkheid is tot beïnvloeding.



De regels voor het inspreken over niet-geagendeerde onderwerpen worden aangescherpt, zie hiervoor artikel 32 van het concept-RvO. Raadsinstrumenten Al geruime tijd bestaat behoefte aan meer debat binnen de raad. Om aan deze wens tegemoet te komen organiseert de griffie voor raads- en commissieleden een debattraining voor begin 2025. Daarnaast bevat het voorliggende raadsvoorstel een uitbreiding van het arsenaal aan raadsinstrumenten, met het ‘raadsdebat’ en de rondvraag. De rondvraag komt tegemoet aan het recht van de raad om mondeling vragen te kunnen stellen aan het college of de burgemeester, zoals vastgelegd in artikel 155 van de Gemeentewet. Het ontleent zijn naam aan zijn vorm: het is een vraag- en antwoordgesprek tussen één of meerdere raadsleden en college over een onderwerp dat voor Schiedam en de raad relevant is en het algemeen belang raakt. Bij de rondvraag komt de controlerende rol van de raad tot uitdrukking: de raad bevraagt het college met de inzet informatie af te dwingen en/of iets aan de kaak te stellen. De spelregels voor de rondvraag staan in artikel 49 van het concept-RvO.



Het raadsdebat is erop gericht de verschillende standpunten van de partijen met betrekking tot een bepaald onderwerp te expliciteren. Het richt zich als debat dus niet op (het functioneren van) het college, maar op het profileren van de partijen. Het is bedoeld om politieke duidelijkheid te creëren en de eigen achterban te laten zien waar de partij staat ten opzichte van andere partijen. Tevens biedt het partijen de mogelijkheid te laten zien dat er alternatieven zijn voor bepaalde (beleids)keuzes en standpunten. Het raakt als zodanig aan de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol van de raad. Qua vorm lijkt het raadsdebat op een ‘Lagerhuisdebat’ tussen fracties. Collegeleden kunnen aan een raadsdebat deelnemen, zij het primair als reflectant en waar nodig voor het verstrekken van informatie. De spelregels voor het raadsdebat staan in artikel 51 van het concept-RvO. Vragenrecht Er liggen twee wijzigingen met betrekking tot de invulling van het vragenrecht van raadsleden voor:  Voor een geagendeerd raadsvoorstel waarover veel vragen worden verwacht kan een informatieve sessie op een Raadsinformatieavond worden belegd. Eén of meerdere ambtenaren geven dan een presentatie over een onderwerp en daarna is er gelegenheid voor raadsleden om technische vragen stellen.

Er is ruimte voor vervolgvragen en in tegenstelling tot slechts schriftelijke vragen is er tijdens een Raadsinformatieavond direct ruimte voor het stellen van vervolgvragen. De verwachting is dat deze manier van vragenstellen en -beantwoorden leidt tot beter geïnformeerde raadsleden. Voor de geagendeerde raadsvoorstellen waarvoor een informatieve sessie op een Raadsinformatieavond plaatsvindt, komt dit in plaats van de Reacties van de Fracties met het behoud van de mogelijkheid om na deze sessie evt. aanvullende technische vragen schriftelijk binnen de dealine van Racties van de Fracties te kunnen stellen. Het is dus relevant dat de sessies over raadsvoorstellen zoveel mogelijk op de eerste Raadsinformatieavond worden ingepland. Als het niet lukt om alle sessies in te plannen op de eerste Raadsinformatie in de cyclus, mag vragen stellen nog steeds, maar kan de beantwoording eventueel ook pas op de maandag na het weekeinde (i.p.v. vrijdag voor het weekeinde) volgen. Voor de geagendeerde raadsvoorstellen waarvoor geen sessie is belegd kunnen technische vragen schriftelijk via Reacties van de Fracties worden gesteld.  Voor het stellen van technische vragen over allerhande onderwerpen via raadsvragen@schiedam.nl wordt de termijn van beantwoording 10 werkdagen, in plaats van de huidige 15 kalenderdagen.

3. b Verordeningen Werkgeverscommissie en Subcommissie Zienswijzen Er liggen een nieuwe verordeningen voor de Werkgeverscommissie en de Subcommissie Zienswijzen voor. Deze zijn niet opgenomen in het nieuwe RvO omdat het geen werkzaamheden binnen Raad op Dinsdag betreft. 4. Evaluatiemomenten Op basis van opgedane ervaringen met Raad op Dinsdag kunnen aanpassingen in de werkwijze wenselijk zijn. De Werkgroep Lokale Democratie speelt hier een voortrekkende rol in als procesbegeleider van deze evaluaties. Ten behoeve van de tussenevaluatie organiseert de werkgroep een gesprek met de agendacommissie én haalt het tijdens een op de Raadsinformatieavond van 17 juni 2025 georganiseerde evaluatiesessie feedback van de raads- en commissieleden op. Eventuele gewenste aanpassingen in het model zullen aan de gemeenteraad ter besluitvorming worden voorgelegd. Aan het einde van de raadsperiode vindt op dezelfde wijze een eindevaluatie plaats. Indien wenselijk kan de huidige gemeenteraad een raadsvoorstel met aanpassingen in het vergadermodel aan de nieuwe raad voorleggen, vergezeld van een overdrachtsdocument over Raad op Dinsdag. D.

Financiën:

Het is lastig in te schatten wat de eventuele extra kosten zijn die het vergadermodel met zich meebrengt in de vorm van bijvoorbeeld extra inzet van ambtelijke uren (ambtelijke advisering, bode-inzet, beveiliging). De verwachting is echter dat het nagenoeg budgetneutraal zal zijn. Een telling wijst uit dat er geen significant verschil is tussen het aantal avonden dat voor 2025 staat ingepland ten opzichte van de twee voorgaande jaren: 2023

2024

2025

Beeldvormende avonden (Raadsinformatieavond)

10

17

15

Raadscommissies (Politieke Avond)

13

15

13

Raadsvergaderingen

14

11

10

Totaal

37

43

38

E.

Juridisch kader:

Alle voorstellen zijn getoetst aan wet- en regelgeving en passen binnen die kaders. F.

Implementatie:

Voor een goede start voor met name de Raadsinformatieavonden waarop ook informatieve sessies over raadsvoorstellen plaatsvinden, zal in januari 2025 nog het oude systeem met alleen ‘Reacties van de Fracties’ worden gehanteerd. Tijdens de Raadsinformatieavonden van 7 en 14 januari vinden dan nog alleen ‘traditionele’ informatiebijeenkomsten en/of trainingen plaats. In de februaricyclus wordt dan echt gestart met de opzet van Raad op Dinsdag met de beschreven informatieve sessies over raadsvoorstellen (beeldvormende fase). Bijlage(n):

1. 2. 3. 4.

Reglement van Orde Raad op Dinsdag Schiedam 2025 ‘Was-wordt-lijst’ RvO Verordening Werkgeverscommissie Schiedam Verordening Subcommissie Zienswijzen Schiedam

Namens de Werkgroep Lokale Democratie, de voorzitter, mw. M.K.C. Keverling De raad van de gemeente Schiedam; gezien het voorstel van de Werkgroep Lokale Democratie d.d. 7 november 2024 ( 24VR064) Besluit: 1. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Schiedam, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 6 juli 2023 per 1 januari 2025 in te trekken; 2. De navolgende, door het presidium vastgestelde, reglementen per 1 januari 2025 vervallen te verklaren: a. Reglement voor de raadscommissie gemeente Schiedam, vastgesteld op 19 september 2023; b. Reglement voor de werkgeverscommissie griffie 2018, laatstelijk gewijzigd op 19 september 2023; c. Reglement voor de agendacommissie 2021; d. Reglement voor de subcommissie zienswijzen 2021. 3. De navolgende in concept bijgevoegde verordeningen en reglementen vast te stellen en per 1 januari 2025 in werking te laten treden: a. Reglement van Orde Raad op Dinsdag Schiedam 2025; b. Verordening Werkgeverscommissie Schiedam; c. Verordening Subcommissie Zienswijzen Schiedam. 4. De tussenevaluatie van de werking van het Reglement van Orde Raad op Dinsdag te laten plaatsvinden in juni 2025 en de eindevaluatie in februari 2026.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 10 december 2024.

de griffier,

de voorzitter,

drs. M.J.W. Tobeas

mr. H.M. Bergmann