concept-besluitenlijst auditcommissie 21 mei 2024

Besluitenlijst Auditcommissie

Datum

Registratienummer

21 mei 2024 Aanwezig

Pascal van Kraaij (vz), Wijnand de Leeuw (plv. vz) , John Maris, Jan Meesters, Menno Siljee, Onno Spek, Koen van Baekel, Hans Rietkerken en Guy Moolenaar (raadsadviseur) Tevens aanwezig

De portefeuillehouders: Antoinette Laan Ambtelijke ondersteuning: Chantal Wemmerus en Dirk-Jan ’t Hoen Accountants: Michel Peeters en Anton Eelco (PWC) Afwezig mk

Noah van Teijlingen en Jeroen Trouborst

Onderwerp

Concept-besluitenlijst auditcommissie 21 mei 2024

01

Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en meldt dat deze uiterlijk 19:15 zal eindigen in verband met de geplande raadsinformatiebijeenkomst op locatie inzake NieuwMathenesse. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

02

Vaststelling besluitenlijst/verslag vergadering 28 februari 2024 De besluitenlijst wordt conform vastgesteld.

03

Bespreking Boardletter (moet nog aangeleverd worden) De accountant geeft een korte toelichting op de boardletter en op basis van vragen van de aanwezige commissieleden worden enkele onderwerpen wat meer gedetailleerd besproken. Het algemene beeld is positief. De kwaliteit van de interne beheersing is van voldoende niveau om tot een betrouwbare jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Ten aanzien van de ICT is duidelijk een inhaalslag te maken en hiermee is de gemeente dan ook volop mee bezig. Wethouder Laan bevestigt dat de recent vastgestelde visie en de geconstateerde situatie in de boardletter in lijn liggen met elkaar. De accountant zegt toe meer gedetailleerde informatie over de constateringen op dat vlak te delen met de auditcommissie. Verder wordt ingegaan op het niet goed matchen van de informatiestromen vanuit de GR-en en de informatiebehoefte van de gemeente Schiedam. Geadviseerd wordt om hierover aanvullende afspraken te maken. De commissie merkt op dat de geagendeerde zienswijze Stroomopwaarts een mogelijkheid zou zijn dit punt nadrukkelijk naar voren te brengen. De gemeente Schiedam beschikt over een frauderisicoanalyse die voldoende inzicht geeft in de aanwezige risico’s. Er wordt door de accountant geadviseerd deze jaarlijks te actualiseren. Binnen de gemeente lopen diverse grexen. Hierin zitten altijd diverse aannames en risico’s.

Het actueel houden hiervan is belangrijk. Met name ten aanzien van de inflatie roept de accountant op goed te kijken of er reeds sprake is van afgesproken contracten en de impact van de inflatie dus mogelijke minder is op het project. De commissie besluit de commissievergadering te wijzen op het algemeen positieve beeld en de aandachtspunten ICT, actualisatie frauderisico en informatiestromen GR-

*23GRF00066*

en. (zie pagina 3I en 6I van de Boardletter). En tevens te adviseren de verbetering van de informatiestroom op te nemen in de zienswijzen van betreffende verbonden partijen. 04

Raadsvoorstel Technische aanpassing 2024-1 Het raadsvoorstel wordt kort toegelicht door Chantal Wemmerus en de financiële onzekere situatie wordt besproken. De auditcommissie acht het voorstel behandelrijp en heeft inhoudelijk geen aandachtspunten. Wel wil zij vanuit haar rol de raad nadrukkelijk wijzen op de extra onzekere financiële situatie waarin de gemeente zich bevindt door het rijksbeleid.

05

Selectie nieuwe voorzitter en leden rekenkamer. De voorzitter licht de doorlopen procedure toe. Er is nu een beoogd voorzitter en een lid geselecteerd. In overleg met de beoogd voorzitter zal installatie pas plaatsvinden als ook de ondersteuning van de rekenkamer geregeld is en dus niet op 4 juni, maar naar verwachting op 11 juli. De beoogd voorzitter en beoogd lid worden binnenkort bekent gemaakt.

06 Rondvraag Geen punten 07 Sluiting De voorzitter wijst op de bijeenkomt van 4 juni voorafgaand aan de raadsvergadering inzake de positionering en werkwijze van de auditcommissie en sluit de vergadering.

23GRF00066 Pagina 2 van 2