Collegebrief 23 juni 2021 Reactie op accountantsverslag 2020

gemeente Schiedam

team Financiën en Control

Aan de gemeenteraad van Schiedam

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam 14 010 schiedam.nl

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

Datum

21UIT05173

23 juni 2021

Doorkiesnummer

E-mail

14 010

contact@schiedam.nl

Onderwerp

Reactie college op definitief concept accountantsverslag 2020

Geachte leden van de gemeenteraad, Onze accountant, Deloitte Accountants B.V. verwacht binnenkort de controle op de jaarstukken 2020 af te ronden. Vooruitlopend op de afronding heeft de accountant u het accountantsverslag 2020 in definitieve concept status toegezonden. Dit met het oog op de bespreking van de accountantsbevindingen in de auditcommissie van 23 juni. Het definitieve rapport verstrekt de accountant tegelijkertijd met de controleverklaring. In het verslag rapporteert de accountant over het verloop van de controle, de geconstateerde fouten en controleverschillen, zijn visie op de financiële positie van de gemeente en doet hij aanbevelingen ter versterking van processen. Verder besteedt hij aandacht aan de speerpunten die de auditcommissie heeft meegegeven (beheer en exploitatie van het gemeentelijk vastgoed en de financiële effecten van het erfpacht conversiebeleid). De accountant is van plan een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid af te geven. Het boekjaar 2020 is een bijzonder jaar geweest, waarin veel van de ambtelijke organisatie is gevraagd. Werken op afstand is niet altijd gemakkelijk. De accountant constateert dit ook in zijn verslag. De accountantscontrole heeft ook door omstandigheden buiten onze organisatie langer geduurd.

Desondanks is het ons gelukt om de afspraken met de gemeenteraad over het verstrekken van de jaarstukken na te komen. De accountant constateert in zijn rapportage € 1,85 miljoen aan rechtmatigheidsfouten die zijn veroorzaakt door het niet naleven van Europese aanbestedingsrichtlijnen. Er is de afgelopen periode met prioriteit gewerkt aan het verstevigen van het inkoopproces. Dat we er nog niet zijn, is duidelijk. De geconstateerde tekortkomingen betreffen complexere inkoopsituaties, waarbij (zeer) specialistische inkoop-juridische expertise nodig is. Wij nemen de genoemde aanbevelingen van de accountant mee bij de herinrichting van de inkoopfunctie. Deze herinrichting loopt inmiddels, maar het is een verbeteringsproces terwijl de winkel open is en we ook nog met contracten uit het verleden hebben te maken. Wij verwachten in 2022 dit proces volledig te hebben afgerond, hiervoor vindt u ook in de Zomernota 2022 een onvermijdelijke claim om dit structureel goed te organiseren.

*21UIT05173*

Daarnaast heeft de accountant € 0,28 miljoen aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd bij Stroomopwaarts, die door de mandatering van de Participatiewet doorwegen in het oordeel bij onze jaarstukken. Wij hebben van de accountant begrepen dat een zekere foutmarge bij de uitvoering van de Participatiewet gebruikelijk is en dat dit op het totaal aan verstrekkingen via Stroomopwaarts relatief beperkt is. In het verslag doet de accountant aan aantal aanbevelingen om het Meerjaren Perspectief Vastgoed (MPV) te versterken. Wij zullen bij het opstellen van het volgende MPV de genoemde aanbevelingen meenemen. De accountant constateert in het herzieningsproces van erfpachten achterstanden. Het wegwerken van deze achterstanden heeft op dit moment de hoogste prioriteit, waarbij wij overigens ook deels afhankelijk zijn van derden. Verder benoemt de accountant een drietal aandachtspunten voor het schattingsproces rondom het financieel effect van het conversiebeleid. Wij nemen de genoemde aandachtspunten ter harte. Daar waar mogelijk zullen we via het jaarlijkse peilmoment van de erfpachtinkomsten in de Bestuursrapportage hier verslag over doen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

21UIT05173

Pagina 2