Collegebrief 1 juli 2020 Doorontwikkeling SOW MVS Bedrijfsvoering BMC

1%

gemeente Sch i ed a fl1

gemeente Schiedam

team Concerncontrol

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14010

schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

20U1T04896

ijuli 2020

doorkiesnummer

e-mail

010-14010

d.bernadina@schiedam.nl

onderwerp

Doorontwikkeling Stroomopwaarts MVS: bedrjfsvoering/BMC Geachte dames, heren, Op 5 maart 2019 hebben de colleges van Vlaardingen, Maassluis en Schiedam de gezamenlijk opdrachtformulering vastgesteld voor de evaluatie van het functioneren van Stroomopwaarts en het onderzoek naar de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering van Stroomopwaarts. De (brede inhoudelijke) evaluatie van het functioneren Stroomopwaarts is uitgevoerd door het bureau Berenschot. Op basis van de uitkomsten van deze evaluatie heeft u het college de opdracht gegeven om samen met de gemeenteraden van Maassluis en Vlaardingen een gezamenlijke visie en strategie te formuleren voor de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts. Hiermee stelt u beleids- en financiële kaders vast voor Stroomopwaarts (het ‘wat’). Een van de constateringen uit het door de raad overgenomen rapport Berenschot betrof de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering zou zo moeten worden georganiseerd dat Stroomopwaarts zelf verantwoordelijk wordt voor haar bedrijfsvoering. Het onderzoek naar de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering Stroomopwaarts is uitgevoerd door het bureau BMC en is gericht op gewenste bedrijfsvoering voor Stroomopwaarts. Het college heeft samen met de colleges van Maassluis en Vlaardingen aan BMC de opdracht gegeven om een richtinggevend advies op te stellen.

Dit richtinggevend advies, om de bedrjfsvoeringstaken volledig aan Stroomopwaarts over te dragen, is de basis voor het voorgenomen principebesluit dat door het college is genomen. In april 2020 hebben wij u met de raadsinformatiebrief 2oU1To2978 hierover geïnformeerd. Het gaat om uitvoeringstaken waar het college voor verantwoordelijk is. Het richtinggevend advies van BMC sluit aan op de aanbeveling van Berenschot om Stroomopwaarts meer ruimte te geven om binnen de gestelde kaders te opereren (het ‘hoe’). De colleges hebben het voorgenomen besluit vervolgens voor advies voorgelegd aan de Ondernemingsraden van Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en Stroomopwaarts in het kader van artikel 25 van de WOR. Op 30juni hebben de colleges na positief advies van de betreffende Ondernemingsraden een definitief principebesluit genomen om de bedrijfsvoeringstaken volledig over de dragen aan Stroomopwaarts. Daarom ontvangt u nu pas het rapport als bijlage hij deze brief. Graag nemen wij u in deze brief mee in de resultaten van het onderzoek en geven wij aan op welke wijze wij de resultaten en aanbevelingen meenemen in het vervolgtraject.

11H!NIN liii Nilil 1 1 1 I I 1 1H 11111 1 1 1 1 1 1 1 1 li i

Onderzoek en advies bureau BMC De colleges van Maassinis, Vlaardingen en Schiedam hebben na een zorgvuldig selectietraject het bureau BMC medio 2019 gevraagd om een richtinggevend advies te geven voor een nieuwe opzet van de bedrijfsvoering van Stroomopwaarts op basis waarvan de colleges van de drie gemeenten een nadere keuze kunnen maken over de doorontwikkeling van die bedrijfsvoering. Het uitgangspunt is om Stroomopwaarts integraal verantwoordelijk te maken voor haar gehele bedrijfsvoering (directe zeggenschap).

In haar rapport “Doorontwikkeling Stroomopwaarts, op weg naar een ideale situatie” heeft BMC de door de gezamenlijke gemeenten opgestelde scenario’s voorzien van voor-, nadelen en consequenties (voor zover te overzien) voor de vier betrokken organisaties: 1. de huidige situatie handhaven; 2. hosting onderbrengen bij een gemeente;

3. hosting onderbrengen bij Stroomopwaarts. Geredeneerd vanuit de integrale verantwoordelijkheid van de bedrijfsvoering door Stroomopwaarts komt uit de scores naar voren dat scenario 3 recht doet aan de integrale verantwoordelijkheid. De scenario’s 1 en 2 zijn slechts tussenstappen op weg naar scenario 3 en leveren (te) veel inspanning en dubbel werk op voor de ambtelijke organisaties. De keuze voor scenario 3 is gezien de gewenste integrale verantwoordelijkheid voor Stroomopwaarts noodzakelijk. BMC geeft dan ook het advies te kiezen voor scenario 3. De colleges onderschrijven het advies van BMC. Hoewel de overgang van hostende diensten naar Stroomopwaarts ontegenzeggelijk de meeste inspanning zal vragen van de gemeenten en Stroomopwaarts is dit het enige model waarbij Stroomopwaarts ook echt integraal kan sturen op een efficiënte bedrijfsvoering. Uitgangspunt van de colleges is dat alle bedrjfsvoeringstaken worden overgedragen aan Stroomopwaarts. De gemeenten zullen dan geen bedrjfsvoeringstaken meer “hosten” aan Stroomopwaarts. Dat zorgt ervoor dat de bedrjfsvoeringsonderdelen van de gemeenten zich weer volledig kunnen richten op de ondersteuning van de eigen Organisatie. Waardoor die taken ook weer efficiënter kunnen worden georganiseerd en uitgevoerd.

Dit model levert daarmee ook voor de gemeenten meerwaarde op en het sluit aan op de aanbeveling van Berenschot om Stroomopwaarts meer ruimte te geven om binnen de gestelde kaders te opereren. De colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam achten het van groot belang dat de ontwikkeling naar dit nieuwe model voor de bedrijfsvoering op een goed en gedragen manier plaatsvindt. Zij achten een overgangsdatum van 1januari 2021 zoals BMC die voorstelt daarvoor niet haalbaar. Huisvesting Een belangrijk onderdeel van het realiseren van een efficiënte bedrijfsvoering is de huisvesting van Stro omopwaarts. In de huidige situatie is de huisvesting van Stroomopwaarts MVS een bedrjfsvoeringsfunctie die geleverd wordt door een ‘hostende’ gemeenten. De (niet vastgestelde) concept huisvestingsvisie uit 2018 van Stroomopwaarts zal in samenwerking met de drie gemeenten worden geactualiseerd. Op basis van die visie kan vervolgens een plan worden uitgewerkt voor de toekomstige huisvesting van Stroomopwaarts. 20UlT04896

Pagina 2 van 4

De huisvestingsvisie wordt als een apart project vormgegeven dat parallel loopt aan de overheveling van de bedrjfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts en het formuleren van de gezamenlijke visie en strategie. De huisvestingsbehoefte van Stroomopwaarts wordt beïnvloed door de omvang van de taken en formatie die daadwerkelijk overgeheveld worden en dient aan te sluiten op de te formuleren gezamenlijke visie. Door de processen parallel te laten lopen ontstaat ruimte om integraal en zorgvuldig naar de toekomstige huisvestingssituatie van Stroomopwaarts te kijken zonder dat dit vertraging oplevert voor de overgang van de bedrjfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts. Aanbevelingen BMC In haar rapport “Doorontwikkeling Bedrijfsvoering Stroomopwaarts, op weg naar een ideale situatie” doet BMC ook een aantal aanbevelingen om haar richtinggevende advies verder uit te werken en te realiseren. BMC beveelt aan om: 1. 2.

3. 4. 5.

De kosten van de hosting expliciet vast te leggen; Een gedetailleerd implementatieschema op te stellen; Een werkgroep transitie in te richten; Het sociaal plan uit 2015 te (her)gebruiken; Een escalatieplan vast te leggen.

De eerste aanbeveling met betrekking tot het expliciet vastleggen van de kosten van de hosting wordt niet overgenomen. Vlaardingen en Schiedam hebben dit tot op heden niet gedaan en hebben onze systemen daar ook niet op ingericht. Het zou veel inzet vragen en tot aanmerkelijk tijdverlies leiden om eerst een gedetailleerd en betrouwbaar overzicht van de daadwerkelijke kosten van de hosting te vormen. Bij de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken zal daarom een benadering gekozen worden waarbij op basis van de hostingbegroting en andere gegevens gezamenlijk wordt vastgesteld welke formatie en (materiële) budgetten noodzakelijk zijn. Voor wat betreft de aanbeveling om het Sociaal Plan uit 2015 te (her)gebruiken zijn de colleges van mening dat samen met het Lokaal Overleg (LO) een goed en gedragen Sociaal Plan moet worden opgesteld. Het Sociaal Plan uit 2015 kan daar een goede basis voor zijn evenals het recent vastgestelde sociaal statuut van Stroomopwaarts, de recente sociale statuten en plannen die binnen de gemeenten zijn vastgesteld. Bovendien moet de vertaalslag worden gemaakt naar de nieuwe situatie als gevolg van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. De overige aanbevelingen worden overgenomen en betrokken bij het vervolgtraject.

Vervolgtraject De colleges hebben opdracht gegeven aan de gemeentesecretarissen en de directeur Stroomopwaarts om uitvoering te geven aan de overdracht van de bedrjfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts.

In lijn met het advies van BMC is een werkgroep transitie samengesteld die bestaat uit de gemeentesecretarissen en de directeur Stroomopwaarts. Zij zijn opdrachtgever voor de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts en zorgen ervoor dat een externe transitiemanager wordt geworven die het project in opdracht van de werkgroep gaat leiden.

20U1T04896

Pagina 3 van 4

Eerste opdracht van de transitiemanager wordt in afstemming met de vier organisaties, het opstellen van een Transitieplan en Implementatieschema conform de aanbeveling van BMC. In dit plan worden de volgende onderdelen opgenomen: • Aanpak en planning voor het uitwerken van de businesscase, welke bedrjfsvoeringsonderdelen worden ondergebracht bij Stroomopwaarts en welke formatie en (materiële) budgetten zijn daarmee gemoeid. • Aanpak en planning vaststellen actueel sociaal plan met lokaal overleg. • Opstellen gedetailleerd implementatieschema voor de daadwerkelijke (eventueel gefaseerde) overgang van de bedrjfsvoeringsonderdelen en bijbehorende budgetten naar Stroomopwaarts. • Aanpak en planning voor het opstellen en uitvoeren van een geactualiseerde huisvestingsvisie. • Een communicatieaanDak. Het transitieplan moet in tijd en aanpak samenhang bieden tussen de nieuw op te stellen gezamenlijke visie en strategie voor Stroomopwaarts, de overdracht van de bedrjfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts en de huisvestingsvisie van Stroomopwaarts. Naar verwachting zal het transitieplan en de daarin opgenomen onderdelen begin 2021 uitgewerkt zijn. Dan verwachten we ook de financiële consequenties hiervan inzichteljk te hebben. Wij houden u tussentijds op de hoogte van de voortgang van het transitieplan.

Als eerste ontvangt u binnenkort (voor het zomerreces) een procesvoorstel voor de totstandkoming van de gezamenlijke visie en strategie. Rol van de raad Als gemeenteraad heeft u een kaderstellende rol bij de totstandkoming van de gezamenlijke visie en strategie (beleid en financiële kaderstelling) voor Stroomopwaarts. Door uw betrokkenheid bij de formulering van de gezamenlijke visie en strategie heeft u ook invloed op de uitwerking van de bedrijfsvoering van Stroomopwaarts. Begin 2021 verwachten wij dat de financiële consequenties hiervan inzichteljk zijn. Dan zullen wij u een raadsvoorstel voorleggen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de burgei de secretaris,

drs. M. A. van den Hende, wnd.

C.H.J. Lamers

Bijlage(n): 1.

Rapport doorontwikkeling bedrijfsvoering Stroomopwaarts, bureau BMC, 31januari 2020

2.

brief Ondernemingsraad Schiedam d.d. 11mei 2020

20U1T04896

Pagina 4 van 4