Bijlage Verslag archief- en informatiebeheer over 2020

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 Hoofdstuk, paragraaf en vraag + antwoorden

21BIJ00985 Deelvragen

NO/O

Vragen waarop het antwoord nog niet beschikbaar is, zijn verwijderd. Alle vragen die te maken hebben met mogelijke taakverwaarlozing zijn beantwoord.

Links naar de wet- en regelgeving

Links naar praktijknormen en/of handreikingen

Verklaring van de afkortingen. NO: niet-overgebracht naar de archiefbewaarplaats, onder beheer van de gemeentearchivaris. O: overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Zo ja: * Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) * Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4) * Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)

NO+O

Aw art. 30.1 Aw art. 32.2

NO+O

Aw art. 30.1 Aw art. 32.2

Vastgesteld op 28-11-2017. In werking getreden op 19-12-2017. Nummer 17VR051. b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Ja, op 19-12-2017. Nummer 17E0001827.

VNG model archiefverordening

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

NO

Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70

Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen)

Deels. Een dergelijke situatie heeft zich voorgedaan bij: overgang W&I en BGS naar SOW, overgang bedrijfsvoering naar SOW, Regionaal Bureau Leerplicht, Regionale Belastinggroep, Kenniscentrum MVS, Talent MVS, Inkoopcentrum MVS, Ontvlechting ICT. 2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

De gemeentearchivaris is in bezit van het diploma archivistiek A. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties

* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. * Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? * Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?

NO+O

Aw art. 32

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

21BIJ00985 * Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? * Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

NO

Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs

Ja, vastgesteld door de gemeentearchivaris op 1-1-2014. Er is vastgesteld dat de archiefruimten kelder Stadskantoor voldoen aan de Archiefregeling; archiefruimte KCC is niet beoordeeld; kelder Stadskantoor instemming GS 6/12/1972 (A1980/4956); Van Heekstraat instemming GS 23/6/1976 (5219) is niet meer in gebruik. b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

NO

Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

O

Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 4757 en 59

O

Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 4757 en 59

Ja. 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

* Zo ja, welke? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? * Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Deels. Gemeentearchief Schiedam, gemeentelijke archiefbewaarplaats. Temperatuur fluctueert te veel. b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Ja. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer

VNG model aanwijzingsen benoemingsbesluiten Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden

NO+O

Ar art. 16

KIDO

Deels. Er is een jaarlijkse controleronde op de volledigheid van de beschreven werkprocessen en de relatie met archiefbestanden en informatiesystemen. Daarnaast is er een periodieke controle op de kwaliteit van het digitaliseren van papieren inkomende poststukken. In 2021 wordt gestart met het opstellen van een kwaliteitssysteem volgens de eisen van KIDO-Light. De al aanwezige kwaliteitscontroles zullen hierbij worden geïntegreerd. b. Zo ja, welk systeem?

Besteedt het systeem aandacht aan: * Beleid (KIDO hoofdstuk 3) * Organisatie (KIDO hoofdstuk 4) * Operationele inrichting van het informatiebeheer (vgl. KIDO hoofdstuk 5) * De onderscheidenlijk informatiebeheerprocessen (KIDO hoofdstuk 6-9)? * Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst?

NO+O

Ar art. 16

Het systeem besteedt deels aandacht aan de organisatie, in: Besluit Informatiebeheer [is nu Beheerregeling informatiebeheer], Besluit elektronisch berichtenverkeer 2015, Servicenormen, Tactische Baseline Informatiebeveiliging MSV, Informatiebeleidsplan 2009. Zie 10INT00477, daarin is NEN 2082 voorgeschreven, d.w.z. ten aanzien van programmatuur. Operationele inrichting is vastgelegd in Besluit Informatiebeheer, Handboek vervanging erfpachtdossiers (BRP1700261). Vastgestelde interne normen: richtlijnen duurzaamheid, servicenormen postafhandeling.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

21BIJ00985

* Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke? * In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? * Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?

NO+O

Ar art. 16

KIDO

Het beheer voldoet deels aan de eisen van het kwaliteitssysteem. Er is in beperkte mate ruimte voor kwaliteitscontrole. Dit is een punt van aandacht. Mandaatregeling is niet altijd bekend en wordt waarschijnlijk ook niet altijd toegepast. Er vindt geen periodieke interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats. In 2021 maken we hiermee een begin op basis van KIDO light. 4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

NO+O

Aw art. 32.1, 32.2 en 32.3 Aanpassingswet Wnra art. 8.0

Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

NO+O

Aw art. 32.1

* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te

NO

Aw art. 32.2

VNG model aanwijzingsen benoemingsbesluiten

Ja. b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Ja. 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de

VNG model archiefverordening

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

21BIJ00985 krijgen? * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Ja. Dit KPI-verslag wordt jaarlijks met commentaar aan het college voorgelegd. Hiermee wordt voldaan aan de vereiste regelmaat. Laatste inspectierapport is van 5 februari 2009 (09INK01595). 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen.

Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met

* Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of te vernietigen archiefbescheiden gaat; * Op welk niveau (documenten, dossiers, vakapplicaties, databases etc.) worden ze bijgehouden? * Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke? * Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt bijvoorbeeld de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? * Wordt in het geordend overzicht ook

NO+O

Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 18 en 23

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

21BIJ00985 bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens? * Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn? * Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? * Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen?

Deels. De organisatie gebruikt de applicatie i-Navigator die organisatiebreed wordt ingezet. Er moet nog een inventarisatie plaatsvinden van het aantal meters en Tb. Het betreft vier overzichten, te weten werkprocessen, archiefbestanden, informatiesystemen en producten die onderling via het werkproces met elkaar verbonden worden. Archiefbestanden en informatiesystemen zijn bijna volledig vermeld. Het niveau waarop de overzichten worden bijgehouden verschilt. Binnen de applicatie wordt aangegeven hoe en waar de archiefbescheiden worden bewaard. Van werkprocessen wordt minimaal vastgelegd: - naam - taakveld (team) - waardering (vernietigen/bewaren, vernietigingstermijn, ingang vernietigingstermijn en vernietigingsgrondslag) - relatie tot informatiesysteem - relatie tot archiefbestand - relatie tot product Bij sommige werkprocessen wordt tevens vastgelegd: - behandelde wetten/besluiten - zaaktype - roltypen - documenttypen -informatie AVG, namelijk is er sprake van de verwerking van persoonsgegevens Van Informatiesystemen wordt minimaal vastgelegd: - naam - omschrijving - leverancier - beheerder applicatie (technisch en functioneel) - relatie tot werkproces en daarnaast, indien bekend: - versie - type applicatie - platform - opslagformaat

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

Van Archiefbestanden wordt minimaal vastgelegd: - naam - omschrijving - locatie - verantwoordelijke afdeling - omvang - status - vorm - compleet (j/n) - relatie tot werkproces Van Product wordt minimaal vastgelegd: - productnaam - relatie tot werkproces Voor de overgebrachte archieven is er één overzicht op het niveau van archiefvormers. Beschrijvende metadata: volledige naam en looptijd. Administratieve metadata: eigendom en formele herkomst. 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen.

In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk

* Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema? * Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is.

NO+O

Ar art. 17 en 19

TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatieversie, april 2020)

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

(bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Deels. Voor de Digitale Archiefbewaarplaats Schiedam werken we met metadataschema's. Dit is nog in ontwikkeling. a.1. De inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.

* Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven? * Gaat het om analoge of digitale archiefbescheiden? * In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?

NO+O

Ar art. 17

Deels. Beschrijving volgt uit DMS en KCS. Archiefbescheiden die buiten de systemen worden bewaard voldoen vaak niet aan deze eisen. Het gaat om analoge en digitale archiefbescheiden. Het opslagformaat wordt vastgelegd. a.2. Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?

NO+O

Ar art. 17

Deels, voor wat betreft taak of werkproces. Ja, voor wat betreft wanneer en door wie. Deze antwoorden gelden voor DMS en KCS. Archiefbescheiden die buiten de systemen worden bewaard voldoen vaak niet aan deze eisen. a.3. De samenhang met andere archiefbescheiden;

* Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan

NO+O

Ar art. 17

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985 elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaar- of beroepszaken?

Deels. De vorm van originelen wordt vastgelegd. a.4. De uitgevoerde beheeractiviteiten;

* Worden de bewaartermijn, de conversie/migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd? * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging?

NO+O

Ar art. 17

Deels. Bewaartermijnen in Corsa en KCS worden vastgelegd (al is dat met grote achterstanden), buiten deze systemen vindt dit nauwelijks plaats. Er is onvoldoende inzicht in andere beheeractiviteiten. De vastlegging van beheeractiviteiten is onvoldoende.

a.5. De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

NO+O

Ar art. 17

NO+O

Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20

Emulatie is niet van toepassing. 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2

* Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken? * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele

Website DigiToegankelijk Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

21BIJ00985 applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst? * Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Deels. De wachttijd voor niet-overgebrachte archiefbescheiden is niet vastgelegd in een Handsvest Dienstverlening. Indien een archiefbestand op een afdelingschijf staat is de termijn afhankelijk van de aanwezige personen. De wachttijd voor overgebrachte archiefbescheiden is wel vastgelegd in een handvest, maar dit is niet gepubliceerd. 5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

Zo ja, kort aangeven welke.

NO+O

Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 1415

Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013)

Deels. Papier voldoet aan 2728 (zie 12INK00422); toners voldoen niet aan 11798; balpennen voldoen ook niet; digitale dragers buiten beschouwing gelaten. Het Digitaal Archief Schiedam (DAS) is in ontwikkeling. 5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.

Zo ja, kort aangeven welke.

NO+O

Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13

Archiefregeling bijlage 2 (ICN-kwaliteitseisen)

NO+O

Ab art. 11

Checkliststs van de Permanente commissie

Ja. Afkomstig van Jansen - Wijsmuller & Beuns Wormer: zuurvrije archiefdoos 169 zuurvrije glasnegatiefdoos 198 zuurvrij grijs/blauw pakpapier 175 g/m2 36x68 cm BL SKH-COC-000054-CF FSC mix credit. 5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren

* Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

21BIJ00985 gemonitord? Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid?

bouwzaken archiefinspecteurs

Deels (niet-overgebrachte archiefbescheiden), ja (overgebrachte archiefbescheiden. 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Zo ja: welke?

NO+O

Ar art. 24

TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatieversie, april 2020)

Deels. Bij het vastleggen van archiefbescheiden in het daarvoor bestemde DMS wordt gebruikgemaakt van metagegevens vanuit het huidige Documentair Structuur Plan. Voor overige opslag van archiefbescheiden zijn geen aanvullende metagegevens ontworpen. Voor overgebrachte archiefbescheiden zijn er nog geen aanvullende metagegevens. 5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? * Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

NO+O

Ar art. 26.1

Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

Deels. Multifunctionals zijn ingesteld op pdf/a. Voor overbrenging zijn pdf/a en tiff vereist. In het nog niet vastgestelde maar wel nieuwe Bewaarstrategie digitale archiefbestanden worden er meer formaten doorgegeven en een onderscheid gemaakt tussen voorkeur en acceptabel. Voorkeur: WAV, WAVE, BWF, SQL, SIARD, ODB, PDF/A-1, PDF/A-2, ODT, EML, TIFF, PNG, PDF/A, ODS, CSV, MXF. Acceptabel: MP3, ACC, ACDB, MDB, PDF 1.7, DOC, DOCX, MSG, PST, MBOX, JPEG, JPG, JP2, JPX, XLS, XLSX, MPEG-4, MKV. In de nieuwe bewaarstrategie wordt in de bijlage een onderbouwing per formaat uiteengezet. De bewaarstrategie moet nog wel officieel worden vastgesteld. 5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

* Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?

NO+O

Ar art. 17, 21 en 22

NO+O

Ar art. 26.2-3

Deels. Toepassing pdf en pdf/a is vastgesteld in handboeken vervanging (07INT00093 en 14BIJ00889). 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).

Zo ja, welke?

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), hoofdstuk 10

Ja. Bij encryptie ontvangt de beheerder de decryptiesleutel. Compressie is alleen toegestaan wanneer er geen informatie verloren gaat. Wanneer er op een bestand encryptie is toegepast als het binnen komt bij het e-depot dan wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Hoe?

NO+O

Ar art. 26.2-3

c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd?

NO+O

Ar art. 26.2

* Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden? * Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

NO+O

Aw art. 7 Ab art. 6.1

Ja. Is niet toegepast. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Ja. Per geval is een besluit tot vervanging genomen met uitzondering van schuldhulpverlening. Categorie archiefbescheiden Besluit tot vervanging genomen, Gepubliceerd? Archiefbescheiden cliëntendossiers 06int00573, d.d. 31 oktober 2006 Onbekend bijstandsverlening - Retrospectief en routinematig Vernietigbare archiefbescheiden met een 07int00093, d.d. 20 februari 2007 Onbekend bewaartermijn van maximaal 11 jaar (Inclusief lijst werkprocessen) Routinematig Archiefbescheiden personeelsdossiers BPR1400527/14INT00545, d.d. 28 Onbekend Retrospectief en routinematig april 2014 Archiefbescheiden erfpachtdossiers BPR1700261/17INT00322, d.d. 21 Ja Retrospectief en routinematig november 2017

Zijn originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd? Deels. Retrospectief nog niet volledig. Vervanging routinematige archiefbescheiden is stilgelegd. Vervangingsbesluit voldoet niet meer. Ja

Ja Ja

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 Archiefbescheiden cliëntendossiers schuldhulpverlening - Routinematig

21BIJ00985

Nee. Vernietiging gebeurt onder vermelding van besluit 07INT00093

b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

n.v.t.

* Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de archiefregeling art. 26b aan de orde? * Zo nee, welke niet?

Ja

NO+O

Ab art. 6.1 BW art. 2:10, lid 4 Ar art. 26b

Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

Deels. Voor vernietigbare archiefbescheiden geldt: er zijn procedures opgesteld, maar deze zijn verouderd. Systemen zijn verouderd waardoor de kwaliteit niet constant is. Voor P&O geldt: er is een handboek vervanging met procedures, maar dit heeft betrekking op Corsa terwijl Youforce gebruikt wordt. c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

NO+O

Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26b

NO+O

Ar art. 25

Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

Deels. 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? * Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

Deels. Er is geen inzicht en geen beleid. Voor wat betreft overgebrachte archiefbescheiden geldt dat veel migraties nog niet zijn afgerond. Vanwege de geringe hoeveelheid hiervan bestaat er voldoende inzicht.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

21BIJ00985

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/ migratie deel uit van de verklaring?

NO+O

Ar art. 25

* Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?

NO

Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5

* Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend? * Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?

NO

Aw art. 5 Ab art. 2-5

Leidraad migratie (WFA)

Deels. Niet voor elke conversie/migratie wordt een verklaring opgesteld. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Deels. b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. Ja.

Selectielijsten 2012, 2017 en 2020 Selectielijst 1983

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

21BIJ00985 * Zo ja, Is deze in een SIO behandeld / vastgesteld? * Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel?

NO

Geen

Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?

NO

Aw art. 5 Ab art. 2-5

Ja, voor bouwvergunningen. d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.

Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020, 2017)

Ja. Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Besluiten BPR1700225/17INT00286, d.d. 03-10-2017 en BPR2000152/20INT00152, d.d. 30-06-2020. 6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.

* Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? * Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? * Voorziet het back-upbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?

NO

Aw art. 3 Ab art. 8

Deels. Vernietigingsronde 2017 en 2018 zijn niet uitgevoerd. Digitale kopieen in Corsa worden niet vernietigd. Er zijn enkele uitzonderingen. Erfpachtzaken worden langer bewaard. Er gaat een lijst met te vernietigen dossiers naar de managers. Volgens de standaard-werkwijze vragen de teammanagers een machtiging tot vernietiging aan de gemeentearchivaris.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

21BIJ00985 * Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? * Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

NO

Aw art. 3 Ab art. 8

Zo ja, welke?

NO+O

Aw art. 3, 8 en 10

b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

Zo nee, waarom niet?

NO+O

Aw art. 8

c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.

Zo nee, waarom niet?

NO+O

Ab art. 7

Deels. 6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. Nee.

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020 d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

21BIJ00985 Zo nee, waarom niet?

NO+O

Ab art. 8

Wat is de omvang van overgebrachte archieven sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)? 209 m1

NO+O

Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12

Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?

NO+O

Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12

NO+O

Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12

NO+O

Ab art. 9.3

7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening? Ja (achterstanden zijn zeer beperkt, minder dan 2% in meters). b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

Er is een overzicht, zie https://archief.schiedam.nl/nog-over-te-brengen-archieven. c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?

De redenen van niet-overbrenging zijn praktisch van aard, het betreft namelijk achterstanden. 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Ja.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

NO+O

Aw art. 13.3-4

O

Aw art. 14, 17 en 19

O

Aw art. 14, 17 en 19

O

Aw art. 14, 17 en 19 Gemw art. 229

O

Who art. 9

Nee. 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Ja. b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Ja. c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Ja. Tarieventabel 2018 bij de legesverordening 2015, hoofdstuk 8. d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de

Zo ja, op welke wijze?

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht. Ja. 8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

O

Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

O

Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10

O

AVG art. 89 UAVG art. 22 ev.

VNG Handreiking Beperkt waar het moet

Ja. b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Ja. c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Adviesrapporten van KVANBRAIN over privacybescherming Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

Nee (het kwam in 2020 niet of nauwelijks voor). d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

O

Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10

Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?

O

Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10

* Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar is beperkt? * Zo ja, is daarvoor een machtiging aangevraagd?

O

Aw art . 15

O

Aw art. 17

O

Aw art. 17

Ja. e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Ja. 8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Nee. 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Is dit wel/niet voorgevallen? Ja. Het is niet voorgevallen. Bezoekersreglement (2013), art. 2.10.

VNG Handreiking Beperkt waar het moet

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985

8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?

Is dit wel/niet voorgevallen?

O

Aw art. 3, 18 en 19

O

Aw art. 3, 18 en 19

O

Aw art. 14 en 17

O

Geen

O

Geen

Nee. Niet voorgevallen. Standaard-afspraak is raadpleging in de studiezaal Gemeentearchief. b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Ja. Formulier: 'uitleenformulier / ontvangstbewijs'. 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Ja. Bezoekersreglement (2013), art. 2.10. b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Om welk handvest gaat het?

Ja. Handvest (2013). 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoeken gebruiksreglement? Deels. Bezoekersreglement en handvest zijn niet gepubliceerd op de website.

Gemeente Schiedam verslag archief- en informatiebeheer over 2020

21BIJ00985