Bijlage RvO nieuwe Rekenkamer Schiedam 2024

Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024

Vastgesteld door de rekenkamer op 2 december 2024

Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen a. Ambtelijk secretaris: de ambtelijk secretaris zoals genoemd in artikel 5 van de Verordening Rekenkamer Schiedam 2024; b. College: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam; c. Externe onderzoekers: personen die door de rekenkamer zijn ingehuurd voor advies, uitvoering of medewerking met betrekking tot een rekenkameronderzoek; d. Gemeenteraad: de gemeenteraad van Schiedam; e. Klankbordgroep: de representatieve vertegenwoordiging uit de gemeenteraad conform artikel 3 van de Verordening Rekenkamer Schiedam 2024. f. Leden: de leden van de rekenkamer die als zodanig zijn benoemd door de gemeenteraad; g. Rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Schiedam; h. Verordening: de Verordening Rekenkamer Schiedam 2024, vastgesteld door de gemeenteraad van Schiedam bij raadsbesluit van 12 december 2023. i. Voorzitter: het lid van de rekenkamer die als zodanig is benoemd door de gemeenteraad; Artikel 2 De voorzitter 1. De voorzitter is belast met: a. het voorbereiden en leiden van de vergaderingen van de rekenkamer; b. de vertegenwoordiging en het woordvoerderschap van de rekenkamer. De voorzitter kan, indien de aard en/of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de rekenkamer als woordvoerder aanwijzen; c. het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze; d.

de begroting en verantwoording; e. het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming; f. de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamer; g. het onderhouden van een goede en effectieve relatie met de gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en samenleving; h. het doen naleven van dit reglement. 2. De voorzitter kan voor een of meer van zijn taken mandaat verlenen aan de ambtelijk secretaris. 3. Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de voorzitter ondertekend. 4. De rekenkamer wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. Deze neemt bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter de taken en bevoegdheden van de voorzitter waar. 5. De voorzitter en de ambtelijk secretaris nemen namens de rekenkamer deel aan het door de griffie georganiseerd periodiek afstemmingsoverleg dat jaarlijks onder voorzitterschap van de burgemeester plaats vindt tussen de rekenkamer, een vertegenwoordiging van de auditcommissie, de concern-controller en het Kenniscentrum MVS. Artikel 3 Leden 1. De leden van de rekenkamer dragen gezamenlijk zorg voor: a. het selecteren van onderzoeksonderwerpen; b. het (doen) uitvoeren van onderzoekswerkzaamheden; c. het formuleren van conclusies, aanbevelingen en het opstellen van rekenkamerbrieven; d.

het samen met de ambtelijk secretaris jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag over de werkzaamheden van de rekenkamer; e. het actief volgen van ontwikkelingen binnen de gemeente Schiedam en rekenkamerwerkzaamheden in het algemeen; f. het aanleveren van informatie en agendapunten voor de vergaderingen van de rekenkamer; g. het bewaken van de uitvoering van de onderzoeken. 2. De rekenkamer stelt een rooster van aftreden op. Artikel 4 Ambtelijk secretaris 1. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamer bij de uitoefening van haar taken, zoals mede beschreven in het onderzoeksprotocol, terzijde. 2

Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024

2. 3. 4. 5.

De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de rekenkamer, de verslaglegging en het uitvoeren van acties na de vergaderingen. Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de ambtelijk secretaris medeondertekend. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor archivering van de onderzoeksdossiers en alle overige archiefwaardige stukken van de rekenkamer. De ambtelijk secretaris beheert het budget van rekenkamer onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Artikel 5 Klankbordgroep 1. Er is een klankbordgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de auditcommissie. Deze uit gekozen raadsleden bestaande vertegenwoordiging is zodanig samengesteld dat de klankbordgroep een brede afspiegeling is van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde raadsfracties. 2. Door middel van de klankbordgroep wordt het contact tussen de rekenkamer en de raad vormgegeven. 3. De klankbordgroep overlegt één keer per jaar met de rekenkamer. In dit overleg komt onder andere aan de orde de contacten tussen rekenkamer en raad, de voortgang van de onderzoeken, de afstemming tussen rekenkamer, college en de ambtelijke organisatie en de onderwerpselectie. 4. Indien nodig of gewenst kan op verzoek van de rekenkamer, of op verzoek van de raad, de klankbordgroep vaker bij elkaar komen. Artikel 6 Integriteit 1. Een lid van de rekenkamer voorkomt belangenverstrengeling en doet bij de onderwerpselectie dan wel de keuze van externe onderzoekers direct melding aan de voorzitter indien enige schijn van belangenverstrengeling kan optreden. 2. In gevallen waarbij sprake is van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling, onthoudt het betreffende lid zich van deelname aan de beraadslagingen en besluitvorming in de rekenkamer over het onderzoek. 3.

Ondernemingen en/of organisaties waarbij een lid werkzaam is en/of een functie uitoefent, voeren geen onderzoeken uit voor de rekenkamer. 4. De leden van de rekenkamer maken op de website van de rekenkamer openbaar welke andere functies zij vervullen. 5. Een lid van de rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover het lid uit hoofde van zijn ambt beschikt. Het lid verstrekt geen vertrouwelijke of geheime informatie aan derden. 6. Een lid van de rekenkamer zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie waarover het lid beschikt veilig wordt bewaard. 7. Een lid van de rekenkamer maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen niet openbare informatie. 8. De rekenkamer richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteert heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de gemeente.

Hoofdstuk 2 Werkzaamheden Artikel 7 Vergaderfrequentie 1. De rekenkamer vergadert volgens een vooraf per kalenderjaar vast te stellen schema en voorts als de voorzitter dat nodig oordeelt, dan wel een lid daartoe schriftelijk onder opgave van redenen verzoekt. 2. In de periode van de zomervakantie wordt in de regel niet vergaderd. Artikel 8 Werkwijze 1. De vergaderingen zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer anders besluit. 2. De voorzitter en de ambtelijk secretaris zijn belast met de opstelling van de voorlopige agenda. 3. De leden van de rekenkamer stellen bij aanvang van de vergadering de agenda vast. 4. De ambtelijk secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken, ten minste één week voor de vergadering. Bij spoedeisende gevallen kan de ambtelijk secretaris in overleg met de voorzitter van de termijnen afwijken. 3

Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024

5. 6. 7.

Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk vóór aanvang van de vergadering aan de voorzitter of ambtelijk secretaris weten. De vergadering wordt niet geopend indien niet tenminste twee leden van de rekenkamer aanwezig zijn. De rekenkamer kan derden uitnodigen (een deel van) de vergadering bij te wonen om de rekenkamer van informatie te voorzien.

Artikel 9 Besluitvorming 1. De rekenkamer streeft naar unanimiteit en besluit bij meerderheid van stemmen. 2. Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden. 3. Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter. 4. In gevallen van spoedeisende aard kan de voorzitter buiten de vergadering besluiten nemen, zo mogelijk na raadpleging van de overige leden. Deze besluiten vervallen, indien zij niet in de eerstvolgende vergadering van de rekenkamer worden bekrachtigd. Artikel 10 Verslaglegging 1. Van elke vergadering van de rekenkamer wordt een verslag gemaakt. De verslagen van de rekenkamer worden niet actief openbaar gemaakt. 2. Het verslag bevat in elk geval de namen van de aanwezige en afwezige leden, een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest en een zakelijke samenvatting van het besprokene. 3. De ambtelijk secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag. De rekenkamer stelt het conceptverslag met eventuele wijzigingen zo mogelijk vast in de eerstvolgende vergadering. 4. Bij verhindering van de ambtelijk secretaris draagt de griffier zorg voor zijn vervanging. Artikel 11 Onderzoeksprotocol De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol vast waarin de werkwijze van de rekenkamer is beschreven.

Het onderzoeksprotocol wordt ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Artikel 12 Evaluatie De rekenkamer evalueert jaarlijks tijdens de laatste vergadering van het jaar haar werkwijze. Eénmaal per vier jaar voert de rekenkamer een uitgebreidere zelfevaluatie uit.

Hoofdstuk 3 Verantwoording Artikel 13 Jaarverslag 1. De rekenkamer stelt jaarlijks een jaarverslag op. 2. In het jaarverslag geeft de rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, welke conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken zijn gekomen en verantwoordt de rekenkamer haar bestedingen in het betreffende jaar. 3. De rekenkamer stelt het jaarverslag vast en stuurt het jaarverslag voor 1 april ter kennisname aan de gemeenteraad.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 14 Slotbepalingen In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer. Artikel 15 Communicatie 1. Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald op welke wijze extern wordt gecommuniceerd. 2. De rekenkamer maakt onderzoeksprogramma’s, jaarplannen, jaarverslagen, onderzoeksrapporten en rekenkamerbrieven openbaar via de website van de gemeente Schiedam. Artikel 16 Bekendmaking en inwerkingtreding 1. De rekenkamer publiceert dit reglement op de website van de gemeente Schiedam en stuurt het ter 4

Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024

2.

kennisname aan de gemeenteraad. Dit reglement treedt na vaststelling onmiddellijk in werking.

Artikel 17 Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde rekenkamer Schiedam 2024. Ondertekening Aldus vastgesteld door de rekenkamer van de gemeente Schiedam op 2 december 2024.

Ambtelijk secretaris,

Voorzitter,

L. Floor

M. Quapp

5