Bijlage Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022

Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 Deze procesbeschrijvingen zijn voorgeschreven in art. 19 lid 2 e. van het Treasurystatuut 2022 en hebben als doel de interne beheersing van de treasuryfunctie.

I. Activiteiten

In onderstaande tabel staan activiteiten met betrekking tot treasuryfunctie weergegeven. De registratie van de financiële transacties geschiedt in de gemeentelijke financiële administratie. Activiteit Saldo regulatie verschillende bankrekeningen

Voorbereiding Autorisatie door KASBEHEER Vakinhoudelijk Vakinhoudelijk medewerker medewerker Administratie Administratie Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering

Uitvoering door

1e handtekening

2e handtekening

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

Inrichten en structureren betalingsverkeer

Teamleider Administratie Bedrijfsvoering

Teammanager Financiën en Control

Samenwerking van meerdere medewerkers binnen beide teams

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

1e handtekening

2e handtekening

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering Teamleider van betreffende team

Teamleider Administratie Bedrijfsvoering

Medewerker Treasury

Treasurer

Medewerker Treasury

Het aanvragen en beheren van contant geldverkeer

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

Teamleider Administratie Bedrijfsvoering

Vakinhoudelijk medewerker Administratie Bedrijfsvoering

Uitvoering treasuryactiviteiten o.b.v. vastgestelde financieringsbehoefte in begroting

Treasurer/ Treasuryberaad

College

Teammanager Financiën en Control

Vaststellen kwartaalmandaat voor de uitvoering van de treasuryactiviteiten

Treasurer/ Treasuryberaad

Wethouder Financiën

Treasurer en medewerker treasury

Het aanvragen van bankpassen Het aanvragen van creditcards

Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 gemeente Schiedam

1

Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 Activiteit Het uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar

Voorbereiding Autorisatie door FINANCIERING Treasurer/ Wethouder Financiën Treasuryberaad

Uitvoering door Treasurer en medewerker treasury

Het aantrekken van middelen voor een periode tot één jaar

Treasurer/ Treasuryberaad

Wethouder Financiën

Treasurer en medewerker treasury

Het uitzetten en aantrekken van middelen voor een periode langer dan één jaar De inzet van andere instrumenten voor het aantrekken en uitzetten van financieringsmiddelen (art. 11 en 12). Het vervroegd aflossen van lopende geldleningen

Treasurer/ Treasuryberaad

Wethouder Financiën

Treasurer en medewerker treasury

Treasurer/ Treasuryberaad

Wethouder Financiën

Treasurer en medewerker treasury

Treasurer/ Treasuryberaad

Wethouder Financiën

Treasurer en medewerker treasury

Het verstrekken van leningen en het garanderen van middelen aan derden uit hoofde van de publieke taak Vaststellen van het treasurystatuut

OVERIG Vak-teams en College tot €250.000 Treasurer Raad vanaf € 250.000

Treasurer

College

Vak-teams en Treasurer en medewerker treasury Teammanager Financiën en Control

De Treasurer is de door het college aangewezen ambtenaar binnen het Team Financiën en Control.

II. Informatievoorziening:

Om de treasury-activiteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende informatievoorziening noodzakelijk. Beleidsmatige informatie: Het treasurystatuut geeft de kaders weer waarbinnen de treasury-activiteiten dienen te worden uitgevoerd. In de begroting stelt de raad, voorbereidt door het college, de paragraaf Financiering vast. Daarin wordt aangegeven de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid. Beleidsmatige informatie

Frequentie Informatieverstrekker Informatieontvanger

Actualisatie beleidskader Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning

Indien nodig Kwartaal

Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 gemeente Schiedam

Treasuryberaad Budgethouders

College Treasurer en medewerker treasury

2

Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 Planning en Control: Jaarlijks wordt in de begroting in de paragraaf Financiering een raming opgenomen van de financieringsbehoefte voor het komende jaar plus de drie opvolgende jaren. De verantwoording over het uit te voeren treasurybeleid vindt plaats binnen de reguliere Planning & Control cyclus. In de paragraaf Financiering bij de jaarstukken wordt het uitgevoerde beleid geëvalueerd. Daarbij wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de paragraaf bij de begroting zijn uitgevoerd en wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. Verantwoordingsinformatie Verantwoording in de jaarstukken (o.a. in de paragraaf Financiering) Verantwoording uitgevoerd kwartaalmandaat

Frequentie Informatieverstrekker Informatieontvanger Jaarlijks

College

Gemeenteraad

Kwartaal

Treasurer

Wethouder Financiën / Treasuryberaad

Operationele informatie: Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn. De belangrijkste operationele informatie die te allen tijde beschikbaar moet zijn:  Actuele gemeentebrede liquiditeitsplanning (korte en lange termijn);  Rentevisie voor de paragraaf Financiering op basis van gegevens financiële instellingen;  Kwartaalmandaat voor de daadwerkelijke uitvoering van transacties;  Inzicht in risicoprofiel van de bestaande portefeuille (o/g, u/g en garanties);  Afgesloten transacties;  Wettelijke bepalingen en limieten;  Bancaire afspraken. Operationele informatie Gemeentebrede liquiditeitenplanning Rentevisie Rentetarieven en de ontwikkelingen daarvan

Frequentie Informatieverstrekker Informatieontvanger Kwartaal

Treasurer

Treasuryberaad

2 x per jaar Doorlopend

Treasurer Derde-relaties

Treasuryberaad Treasurer

Analyse leningen / uitzettingenportefeuille

Jaarlijks

Treasurer

Teammanager Financiën en Control

Kwartaalmandaat

Kwartaal

Treasurer

Wethouder Financiën

Colofon

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl Procesbeschrijvingen Treasurystatuut 2022 gemeente Schiedam

3