Bijlage Onderzoeksprotocol nieuwe Rekenkamer Schiedam 2024
Tekst van het document
Onderzoeksprotocol Rekenkamer Schiedam
Vastgesteld door de rekenkamer op 2 december 2024
Inhoudsopgave 1. Algemeen 2. Onderwerpselectie 3. Vooronderzoek en onderzoeksopzet 4. Uitbesteden van onderzoek 5. Intern onderzoek 6. Uitvoering van het onderzoek 7. Rapportage 8. Afronding onderzoek 9. Behandeling commissie en raad 10. Na het onderzoek
1.
Algemeen
1.1. Aanleiding Dit is het onderzoeksprotocol van de rekenkamer van de gemeente Schiedam. In dit protocol is beschreven welke eisen de rekenkamer stelt aan de uitvoering van onderzoek om de kwaliteit en onafhankelijkheid van onderzoeken te waarborgen. Dit protocol vloeit voort uit artikel 11 van het reglement van orde van de rekenkamer. 1.2. Taken, doelstelling en uitgangspunten De rekenkamer van de gemeente Schiedam is onafhankelijk en ondersteunt de gemeenteraad in zijn kaderstellende en controlerende taak door onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid.
De rekenkamer verstaat onder deze begrippen het volgende: Doeltreffendheid: zijn de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk bereikt? Doelmatigheid: zijn de voorgenomen beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke middelen gerealiseerd? Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering van het beleid aan de wettelijke kaders en regelgeving? De volgende drie uitgangspunten zijn van belang bij het uitvoeren van rekenkameronderzoek: • Zorgvuldigheid: de validiteit en volledigheid bij de verzameling en verslaglegging van de relevante feiten; • Objectiviteit: een onafhankelijke, niet vooringenomen en gedegen analyse van de feiten en beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet en helder normenkader; • Transparantie: een transparante werkwijze. Op basis van deze uitgangspunten wordt in het jaarplan van de rekenkamer onderbouwd welke onderwerpen worden onderzocht en wordt in het jaarverslag verantwoording afgelegd. De onderzoeken van de rekenkamer moeten bruikbaar zijn voor het bestuur en de organisatie. De rekenkamer werkt vanuit een positief kritische houding, waarbij verbeter- en leereffecten centraal staan. Daarvoor is een constructieve samenwerking met de raad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie belangrijk. 2. a.
Onderwerpselectie De rekenkamer bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht. De rekenkamer laat zich bij haar keuze van onderwerpen leiden door verzoeken die worden gedaan, overleggen met de klankbordgroep en eigen inzichten. Hiervoor houdt de rekenkamer bij wat er aan thema’s speelt binnen de gemeente door publicaties van de raad, het college van B&W, zoals de begroting, de jaarrekening en beleidsstukken, lokale media, vakpublicaties en de overige rapportages die binnen de gemeente verschijnen te volgen. De ambtelijk secretaris houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij. 2
b.
c.
d. e.
3. a.
b.
c.
d. e. f.
4. a.
b.
De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. De rekenkamer stuurt het onderzoeksprogramma ter kennisname naar de gemeenteraadraad. Het onderzoeksprogramma wordt ook gepubliceerd op de website. Raadsleden, collegeleden en andere belanghebbenden kunnen bij de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen voor onderzoeksthema’s. De rekenkamer bericht de verzoeker binnen twee maanden of en in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek voldoet, voert zij daarvoor gronden aan. Ten minste één keer per jaar inventariseert de rekenkamer suggesties voor onderzoek bij de raad; De rekenkamer stelt op basis van de onderstaande criteria de onderzoeksonderwerpen vast. Er moet sprake zijn van een substantieel (maatschappelijk, financieel) belang; Het onderzoek moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen en thema’s aangaan die in de samenleving spelen; Er moet sprake zijn van een evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken en er wordt rekening gehouden met andere interne onderzoeken van de gemeente (bijvoorbeeld onderzoeken in het kader van artikel 213A Gemeentewet); Er bestaan twijfels over de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid; Er kan lering worden getrokken uit het onderzoek (nieuwe inzichten).
Vooronderzoek en onderzoeksopzet De rekenkamer wijst voor elk onderzoek een lid aan (hierna trekker) om het onderzoek samen met de ambtelijk secretaris te begeleiden. De trekker is actief betrokken bij de begeleiding van het onderzoek. De ambtelijk secretaris fungeert als contactpersoon voor de gemeentelijke organisatie en een extern onderzoeksbureau; Voor elk onderzoek stelt de rekenkamer een onderzoeksopzet op. Hiervoor wordt doorgaans een vooronderzoek uitgevoerd: een analyse van de belangrijkste, relevante documenten. Indien nodig kan de rekenkamer besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren. Een onderzoeksopzet bestaat minimaal uit: een aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag; het doel van het onderzoek; voorlopige onderzoeksvragen (hoofd- en deelvragen); afbakening van het onderzoek; globale eisen voor een onderzoeksaanpak; tijdpad, planning. De rekenkamer kan de onderzoeksopzet tussentijds wijzigen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de raad en de gemeentesecretaris; De rekenkamer kan ook andere onderzoeksvarianten toepassen, bijvoorbeeld een quick scan of een rekenkamerbrief. De rekenkamer voert ook doorwerkingsonderzoeken uit.
Bij zo’n onderzoek beoordeelt de rekenkamer of een aantal jaren na een onderzoek over een onderwerp de aanbevelingen daadwerkelijk door de gemeente zijn geïmplementeerd. Uitbesteden van onderzoek De rekenkamer laat onderzoeken in beginsel uitvoeren door een externe partij, zoals een professioneel onderzoeksbureau, stagiaires/onderzoekers van een hogeschool of universiteit, andere door de rekenkamer geschikt geachte onderzoeker(s). Bij uitbesteding van een onderzoek worden altijd meerdere partijen (minimaal 2) benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. De offerte bevat in ieder geval: Een duiding van de inhoudelijke aanpak die de externe partij voorstaat, de werkwijze en alle activiteiten die door het bureau in het kader van dit onderzoek zullen worden uitgevoerd (inclusief contact-/communicatiemomenten tussen het onderzoeksbureau en de rekenkamer). Een presentatie/toelichting van de uitkomsten van het onderzoek voor de raad is onderdeel van de offerte. Een opgave van de inspanningen/werkzaamheden die van de gemeente Schiedam en van de rekenkamer verwacht worden. 3
c.
d.
e. f.
g. h. i.
j. k. 5. a. b. c. d. e.
f. 6. a. b.
Een planning. Een overzicht van maximaal drie soortgelijke door het bureau uitgevoerde opdrachten in de afgelopen 5 jaar, inclusief referenties en zo mogelijk een link naar het eindproduct. Een vermelding van de medewerkers die worden ingezet voor dit onderzoek en hun CV. Daarbij wordt ook aangegeven wie de hoofdonderzoeker en tevens contactpersoon voor de rekenkamer is; Indien van toepassing: Een vermelding van eerdere opdrachten die voor de gemeente Schiedam zijn uitgevoerd in de periode van vijf jaren tot de datum van de uitvraag. Een gespecificeerde raming van de kosten (uren en uurtarieven) resulterend in een vaste prijs voor het totale onderzoek (inclusief reis- en verblijfskosten en eventuele overige kosten). De partijen zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Schiedam. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt. Indien een onderzoeksbureau na opdrachtverlening door de rekenkamer gedurende de duur van het onderzoek een andere opdracht van de gemeente Schiedam aanvaardt, informeert dit bureau de rekenkamer terstond. Bij uitbesteding van een onderzoek gelden de inkoopvoorwaarden van de gemeente Schiedam.
Voorwaarden uit dit onderzoeksprotocol zijn leidend en zijn onderdeel van de opdrachtverlening. Deze gaan voor leveringsvoorwaarden van het onderzoeksbureau. De ingediende offertes worden onderling vergeleken. Indien nodig worden partijen uitgenodigd om een toelichting te geven, waarna de rekenkamer een definitieve keuze maakt; Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe partijen is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. De ambtelijk secretaris van de rekenkamer bewaakt de voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het onderzoeksbureau. De ambtelijk secretaris introduceert de onderzoeker(s) bij de sleutelfiguren voor het onderzoek. Afhankelijk van het onderwerp kan de rekenkamer er ook voor kiezen een uitvraag op hoofdlijnen beschikbaar te stellen aan onderzoeksbureaus om vervolgens in een oriënterend gesprek de uitvraag toe te toelichten en/of aanvullende vragen te beantwoorden waarna de onderzoeksbureaus gevraagd worden om een offerte in te dienen. In de uitvraag wordt expliciet vermeld welke procedure de rekenkamer hanteert. De onderzoeksbureaus ontvangen bij de offerteaanvraag dit onderzoeksprotocol.
Intern onderzoek Uitgangspunt bij onderzoek is uitbesteding aan een extern onderzoeksbureau. De rekenkamer kan gemotiveerd en bij wijze van hoge uitzondering besluiten om een onderzoek zelf uit te voeren. Wanneer de rekenkamer onderzoek in eigen beheer uitvoert, treedt minimaal één lid van de rekenkamer op als kritisch tegenlezer. Dit lid maakt geen deel uit van het onderzoeksteam. Een onderzoeksteam bestaat minstens uit twee leden, waarbij ook de ambtelijk secretaris lid kan zijn van het onderzoeksteam. Eén van de teamleden vervult de rol van trekker. Wanneer de rekenkamer besluit om zelf het onderzoek uit te voeren, stelt de trekker in samenwerking met de ambtelijk secretaris een onderzoeksvoorstel op. In de onderzoeksopzet die wordt gemaakt voor onderzoek in eigenbeheer is ook een planning opgenomen waarin ook de momenten zijn opgenomen waarin de tegenlezer het onderzoeksteam van kritisch commentaar voorziet. Leden van de rekenkamer ontvangen een uurvergoeding voor het uitvoeren van een onderzoek. Uitvoering van het onderzoek In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de rekenkamer het onderzoek aan bij de griffier, de klankbordgroep en de gemeentesecretaris.
De gemeentesecretaris wijst bij de start van het onderzoek een contactpersoon van de gemeente Schiedam aan en is verantwoordelijk voor de informatieverspreiding aan de medewerkers op de bij een onderzoek betrokken afdelingen. 4
c.
d.
e. f.
7. a.
b. c. d.
e. f.
8. a. b.
De rekenkamer start het onderzoek met een startbijeenkomst waarbij de betrokken ambtenaren en de onderzoekers aanwezig zijn. De onderzoekers maken een verslag van de startbijeenkomst. Met de contactpersoon worden afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de onderzoekers de benodigde informatie van de betrokken afdeling(en) zo snel mogelijk kunnen verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zo minimaal mogelijk kan zijn. Binnen een week wordt door de onderzoekers een schriftelijk verslag gemaakt van de interviews die in het kader van het onderzoek plaatsvinden (zowel individuele als groepsinterviews). Dit schriftelijke verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd. Gespreksverslagen worden vertrouwelijk behandeld en zijn alleen inzichtelijk voor de externe onderzoekspartij en de rekenkamer. Als er in het rapport wordt geciteerd dan gebeurt dit in de regel zonder vermelding van naam en functie. Ingeval de rekenkamer het toch van belang acht dat naam en functie worden vermeld, dan gebeurt dat alleen met expliciete toestemming van de geïnterviewde. Leden van de rekenkamer kunnen aanwezig zijn bij de interviews.
Als er sprake is van onderzoek door externen vindt er regelmatig overleg plaats tussen het onderzoeksbureau, de ambtelijk secretaris en de trekker van de rekenkamer over de voortgang van het onderzoek. Het onderzoeksbureau rapporteert tijdig als zaken niet lopen zoals dit vooraf was afgesproken. Er kan alleen in overleg met de rekenkamer worden afgeweken van de vastgestelde onderzoeksopzet. Belangrijke beslissingen over (wijziging van) de inrichting en voortgang van het onderzoek worden door de rekenkamer genomen. Rapportage Het uitgangspunt in de rapportage van de rekenkamer is transparantie. De rekenkamer verstaat daaronder: Helderheid bieden hoe de rekenkamer tot haar conclusies is gekomen; Een duidelijk onderscheid maken tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen; Bij refereren aan documenten, websiteteksten of gesprekken: vermelden van bron en zo mogelijk datum. De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. De rekenkamer formuleert zelf de aanbevelingen aan de raad. Gedurende elk onderzoek ontvangt de rekenkamer een tussenrapportage. Een week voorafgaand aan de bespreking van de tussenrapportage ontvangt de rekenkamer een schriftelijk exemplaar.
Eindrapportages bevatten de volgende onderdelen: Samenvatting Aanleiding voor het onderzoek Onderzoeksaanpak, inclusief doel- en vraagstelling Toetsingskader Bevindingen Analyse van de bevindingen Conclusies en waar nodig aanbevelingen Deze indeling geldt als leidraad, er kan in overleg met de rekenkamer van worden afgeweken. Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dat betekent dat de achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. Afronding onderzoek De rekenkamer past ambtelijk en bestuurlijk wederhoor toe. Ambtelijk wederhoor: Met ambtelijk wederhoor krijgt de gemeente de mogelijkheid om de conceptbevindingen te controleren op eventuele feitelijke onjuistheden. Het concept bevindingenrapport wordt aangeboden aan de gemeentesecretaris en/of de contactpersoon. Er wordt gevraagd om de bevindingen te controleren op omissies en/of feitelijke onjuistheden en om expliciet en onderbouwd aan te geven welke feiten in het rapport onjuist zijn weergegeven en wat een juiste weergave daarvoor in de plaats zou zijn. 5
c.
d.
e.
9. a. b. c. d. e.
Aan de organisatie wordt een termijn gesteld van maximaal drie weken om te reageren op de conceptbevindingen. Na het verstrijken van de termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport door de onderzoekers gecorrigeerd. De opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor die niet worden overgenomen worden onderbouwd afgewezen. De betrokken ambtenaren ontvangen een schriftelijke terugkoppeling over de verwerking van het ambtelijk wederhoor. Bestuurlijk wederhoor: Het bestuurlijk wederhoor vindt plaats ná het ambtelijk wederhoor. De rekenkamer stuurt het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders voor een bestuurlijke reactie. Hiervoor geldt een maximale termijn van drie weken. Gemotiveerd kan de rekenkamer besluiten om van deze termijn af te wijken. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de rekenkamer een nawoord opstellen. In bijzondere situaties kan de rekenkamer afwijken van de procedures van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een Quick scan/rekenkamerbrief waaraan geen conclusies verbonden zijn. De eindrapportage wordt, inclusief de bestuurlijke reactie en voorzien van aanbevelingen en eventueel voorzien van een nawoord van de rekenkamer aangeboden aan de raad.
Een afschrift hiervan wordt verzonden aan het college van burgemeester en wethouders en overige betrokkenen. Behandeling raadsinformatieavond, politieke avond en raad De rekenkamer biedt het eindrapport aan de gemeenteraad aan. De voorzitter en trekker zijn beiden aanwezig op de desbetreffende raadsinformatieavond, en waar nodig tijdens de politieke avond, om een toelichting te geven op het rapport. Met het aanbieden van het rapport aan de gemeenteraad is het rapport vastgesteld en openbaar. De rekenkamer kan een persbericht uitbrengen. De rekenkamer kan besluiten een persconferentie te beleggen. Het rapport wordt op de website van de gemeente geplaatst.
10. Na het onderzoek a. De rekenkamer krijgt op haar verzoek de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau is opgebouwd. b. Het dossier bevat de volgende stukken: Onderzoeksopzet; Offerte van het gekozen onderzoeksbureau en van de andere, niet gekozen bureaus; De definitieve interviewverslagen; Alle tussentijdse voorvallen met betrekking tot de informatieverzameling en analyse; Eindrapport; Stukken met betrekking tot het wederhoor; Schriftelijke reactie van de RK; Indien van toepassing: stukken met betrekking tot het bestuurlijke wederhoor; Nawoord van de rekenkamer; Aanbiedingsbrief aan de gemeenteraad; Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht; Verslagen behandeling politieke avond. c. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamer om contact op te nemen met derden over resultaten van het onderzoek. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de voorzitter van de RK. De voorzitter van de rekenkamer is de woordvoerder voor de media. De voorzitter kan zich laten bijstaan door één van de RK- leden of het onderzoeksbureau. d. Na elk rekenkameronderzoek vindt een evaluatie plaats. Dit gebeurt tijdens de reguliere rekenkamervergaderingen.
In deze evaluatie wordt door de rekenkamer teruggeblikt en nagegaan welke onderdelen goed zijn verlopen en op welke onderdelen verbetering mogelijk is. Een en ander wordt vastgelegd in een kort evaluatieverslag, dat onderdeel uitmaakt van het vergaderverslag. Indien gewenst
6
e.
kan de rekenkamer de evaluatie uitbreiden, onder meer door de ambtelijke organisatie, het extern onderzoeksbureau of andere stakeholders te betrekken.
Het onderzoeksprotocol is vastgesteld op 2 december 2024
Ambtelijk secretaris, L. Floor
Voorzitter, M. Quapp
7