Bijlage Jaarverslag Woo 2023

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Jaarverslag Wet Open overheid Analyse op de impact van de Woo op de gemeente Schiedam Periode: 1 januari 2023 tot 1 januari 2024

woensdag 6 maart 2024

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Jaarverslag op 1 A4 In dit jaarverslag maken we de impact van de Wet Open Overheid (Woo) op de gemeente Schiedam inzichtelijk voor de periode 1 januari 2023 tot 1 januari 2024. Hierbij wordt zowel gekeken naar de actieve- als passieve openbaarmaking. In de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 zijn er in totaal 47 verzoeken ontvangen. Er is een stijging te zien van het aantal ontvangen verzoeken ten opzichte van de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Het gaat om een stijging van 16 verzoeken (35%). Van de 47 verzoeken zijn 8 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (17%) en zijn er 39 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (83%). De complexiteit van de verzoeken is redelijk gelijkmatig verdeeld tussen de drie categorieën (eenvoudig, normaal en complex). De afdelingen Sociaal Domein, Ruimtelijke Ordening en Beleid, Vergunningen en Handhaving en Projecten waren inhoudelijk verantwoordelijk voor meer dan de helft van de ontvangen verzoeken (66%). Van de 47 ontvangen verzoeken zijn er 46 afgehandeld (97%) in 2023. Onder ‘afgehandeld’ wordt verstaan afgehandeld via een besluit of afgehandeld door intrekking. Van de 46 afgehandelde verzoeken zijn er 36 afgehandeld via een besluit en zijn er 10 afgehandeld door intrekking. Onder de 36 afgehandelde verzoeken via besluit vallen 6 informatieverzoeken (16%) en 30 Woo-verzoeken (84%).

De 10 verzoeken die zijn afgehandeld via intrekking zijn ingetrokken door verzoekers als gevolg van de informele aanpak (goed contact en behulpzaamheid door de organisatie). Er is een sterke daling te zien van de gemiddelde behandeltermijn van verzoeken ten opzichte van de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. De gemiddelde behandeltermijn is gedaald van 87 kalenderdagen naar 41 kalenderdagen. Dit is een daling van 52%. De huidige gemiddelde behandeltermijn van 41 dagen valt daarnaast binnen het wettelijke maximum van 42 kalenderdagen. De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van alle verzoeken is ongeveer 4.280 uur. De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 236.760. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 5.000. Een deel van de kosten komt voort uit externe inhuur, voor zowel de advisering op de verzoeken als het anonimiseren en verzamelen van documenten. In het kader van de actieve openbaarmaking is een plan van aanpak opgesteld. De gemeente volgt de fasering van het ministerie van BZK. Op dit moment voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichtingen uit de Woo ten aanzien van de actieve openbaarmaking.

De aanbevelingen uit het vorige jaarverslag zijn allemaal tot uitvoering gebracht: er is ingezet op het vergemakkelijken van het anonimiseren door de aanschaf van anonimiseringssoftware, de informele aanpak is geïmplementeerd en de afhandeltermijnen zijn binnen de wettelijke termijnen. Komend jaar wordt ook ingezet op een aantal verbeteracties. Het doel is het verder verkorten van de afhandeltermijnen, het verhogen van de kennis binnen de organisatie inzake de Woo, het beter op orde krijgen van de informatiehuishouding en een concreter plan maken voor de actieve openbaarmaking.

donderdag 18 april 2024 1

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Inhoudsopgave Jaarverslag op 1 A4

1

Inleiding

3

De Woo in Schiedam Leeswijzer

1 De passieve openbaarmaking 1.1 1.1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5

Ontvangen verzoeken Vergelijking met vorig jaarverslag Behandelaar en indiener van de verzoeken Behandelaren van de verzoeken Indiener van de verzoeken Afhandeling van verzoeken Afgehandelde verzoeken Behandeltermijnen Vergelijking met vorig jaarverslag Ureninvestering en kosten Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop Vakteams Externe inhuur Totale lasten behandeling verzoeken Vergelijking met vorig jaarverslag

2 De actieve openbaarmaking 2.1 2.2 2.2.1

Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ Actieve openbaarmaking in Schiedam De wijze van openbaarmaking

3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3

Conclusies Stijging aantal verzoeken De meester verzoeken binnen het sociaal domein en het domein stedelijke ontwikkeling De complexiteit van verzoeken is niet toegenomen Daling behandeltermijn Een aantal verzoekers die meerdere verzoeken hebben ingediend Stijging ureninvestering Toepassing van de ‘informelere aanpak’ Planning actieve openbaarmaking De Woo vraagt veel inzet van de gemeente Aanbevelingen Lastenverlichting Bewustwording organisatie Verbeteren informatiehuishouding

3 4

5 5 7 8 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 12 12

13 13 14 14

15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 17 17 17 17

2

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Inleiding De Wet Open Overheid (hierna: Woo) is een initiatiefwet uit 2012 die tot doel heeft om de transparantie van overheden en semioverheden te verbeteren. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Ook moet de Woo ervoor zorgen dat overheidsinformatie eenvoudig en goed wordt ontsloten en goed wordt gearchiveerd. De Woo verplicht overheden zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Op 1 mei 2022 is de Woo inwerking getreden. De Woo is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob).

De Woo in Schiedam De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. Dit draagt bij aan maatschappelijk draagvlak voor beleid, vertrouwen in de overheid en de goede werking van de lokale democratie. Inhoudelijk kan de Woo worden opgesplitst in de actieve- en passieve openbaarmaking. De actieve openbaarmaking ziet op informatiecategorieën die de gemeente actief openbaar dient te maken. De passieve openbaarmaking ziet op Woo-verzoeken en informatieverzoeken die de gemeente ontvangt. Naast dat de Woo een wettelijke verplichting geeft tot het openbaar maken van overheidsinformatie, is in Schiedam ook de ambitie uitgesproken om te handelen als ‘open overheid’. In de visienota ‘Open Schiedam’ is opgenomen dat Schiedam streeft naar maximale transparantie van werkprocessen, overleggen en informatie (binnen de privacykaders). Vertrouwelijke stukken bestaan niet meer in Schiedam. Door meer informatie actief openbaar te maken, kan het aantal Woo-verzoeken mogelijk worden beperkt. Ambitieniveau ‘Basis’ Er worden vanuit de VNG vier verschillende ambitieniveaus t.a.v. actieve openbaarmaking onderscheiden: beneden-basis, basis, medium en plus.

De gemeente Schiedam zet in op ambitieniveau ‘basis’ voor de implementatie van de Woo. Ambitieniveau ‘basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. De gemeente maakt op dit moment al een deel van de informatie openbaar. Er lopen in ander verband trajecten voor verbetering van de informatiehuishouding. Dit heeft een gunstige impact op de startpositie van de gemeente. Desalniettemin is ook het niveau basis een forse veranderopgave. Op zichzelf, maar ook in relatie tot allerlei andere (verbeter)trajecten waarvoor Schiedam zich gesteld ziet, als het gaat om de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ambitieniveau basis biedt Schiedam tijd en ruimte om aan de verplichtingen te voldoen. Vanuit daar kan de gemeente (eventueel) doorgroeien naar hogere ambitieniveaus.

3

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Taakverdeling omtrent de Woo De centrale regie op het Woo-proces ligt bij het team Juridische Zaken en Inkoop (het ‘hoe’). Hiertoe zijn de Woo-adviseurs aangesteld. De vakteams zijn inhoudelijk verantwoordelijk (het ‘wat’).

Leeswijzer Dit jaarverslag ziet op de periode 1 januari 2023 tot 1 januari 2024. Er worden in dit jaarverslag vergelijkingen getrokken met het vorige jaarverslag, dat toezag op de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Dat was het eerste jaarverslag dat is opgesteld in het kader van 1 jaar Woo. Er is sprake van een overlap tussen beide periodes dus het is geen zuivere vergelijking. Desondanks zorgt de vergelijking voor waardevolle inzichten. Dit is het eerste jaarverslag over een volledig kalenderjaar. In hoofdstuk 1 van dit jaarverslag wordt ingezoomd op de ontvangen (Woo-)verzoeken en wordt hierop een analyse uitgevoerd. Vervolgens wordt de actieve openbaarmaking kort besproken in hoofdstuk 2. Tot slot worden er in hoofdstuk 3 conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan op basis van de analyses in de voorgaande hoofdstukken.

4

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1

De passieve openbaarmaking

In dit hoofdstuk gaan we nader in op de passieve openbaarmaking. Zo geven we onder andere weer wat voor soorten verzoeken we hebben ontvangen, hoeveel verzoeken we hebben ontvangen en welk team deze verzoeken in behandeling heeft genomen. Ook wordt de gemiddelde afhandeltermijn weergegeven en de tijdsinvestering/ kosten voor de afhandeling van de verzoeken. Tot slot wordt een vergelijking gemaakt met de gegevens van het vorige jaarverslag.

1.1 Ontvangen verzoeken In het jaarverslag is een analyse uitgevoerd op de ontvangen verzoeken in de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024. De analyse heeft als doelstelling de binnengekomen Wooverzoeken beter in kaart te brengen. Daarnaast kunnen er met de gewonnen informatie mogelijk maatregelen worden getroffen ter verbetering van het Woo-werkproces. Verzoeken uitgezet in tijd In de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 zijn er 47 verzoeken ontvangen. De verdeling van het aantal ontvangen verzoeken in tijd is weergegeven in figuur 1. 16

14 12 10 8

Totaal

6

Lineair (Totaal)

4 2 0

Kwrt1

Kwrt2

Kwrt3

Kwrt4

8

11

2023 Totaal

15

13

Figuur 1 'ontvangen verzoek uitgezet in tijd'

Er is gedurende het jaar een lichte afname zichtbaar van het aantal ingediende verzoeken. In het eerste en tweede kwartaal van 2023 zijn er 28 verzoeken binnengekomen terwijl er in het derde en vierde kwartaal van 2023 19 verzoeken zijn binnengekomen. De afname in de laatste twee kwartalen van 2023 is op het eerste oog niet te verklaren.

5

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Soorten verzoeken Van de 47 verzoeken zijn 8 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (17%) en zijn er 39 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (83%). Hieronder treft u een weergave hiervan in figuur 2.

17% Informatieverzoek

Woo-verzoek 83%

Figuur 2 'analyse soorten verzoeken'

Het belangrijkste verschil tussen een Woo-verzoek en een informatieverzoek is dat de informatie die wordt gevraagd bij een informatieverzoek meestal alleen relevant is voor de verzoeker. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om feitelijke informatie die ziet op huisvesting van de betreffende persoon. Bij een Woo-verzoek wil verzoeker dat de gevraagde informatie openbaar wordt voor eenieder. Hierbij kan worden gedacht aan een verzoek tot openbaarmaking van documenten die zien op het voortraject van een bouwproject. Een ander belangrijk verschil is dat de gemeente bij een informatieverzoek niet gebonden is aan de wettelijke behandeltermijnen en het nemen van een besluit wat voortvloeit uit de Woo. Categorisering van de verzoeken Daarnaast is ook een analyse gedaan op de complexiteit van de verschillende ingekomen verzoeken. Hierbij is het onderscheid gemaakt tussen een eenvoudig, normaal en complex verzoek. Hieronder een korte toelichting op de wijze van categoriseren: -

-

-

Eenvoudig verzoek: er wordt een beperkte hoeveelheid informatie opgevraagd (0 tot 100 pagina’s). De informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. Ook is een deel van de informatie al openbaar. Er is niet of nauwelijks sprake van derde belanghebbenden; Normaal verzoek: er wordt een normale hoeveelheid informatie gevraagd (100 tot 200 pagina’s). De informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De meeste informatie is nog niet openbaar. Derde belanghebbenden kunnen betrokken zijn bij deze soort verzoeken. Complex verzoek: er wordt een grote hoeveelheid informatie gevraagd (meer dan 200 pagina’s). De informatie is niet gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De gevraagde informatie is nog niet openbaar. Er is sprake van (diverse) derde belanghebbenden.

6

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

In figuur 3 is een analyse gemaakt van de complexiteit van de ontvangen verzoeken. Er zijn 17 eenvoudige verzoeken, 15 normale verzoeken en 15 complexe verzoeken.

32%

36%

Eenvoudig

Normaal Complex 32%

Figuur 3 'analyse soorten verzoeken'

1.1.1 Vergelijking met vorig jaarverslag In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 zijn er 31 verzoeken ontvangen en in de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 zijn er 47 verzoeken ontvangen. Er is sprake van een toename van 35% wat betreft de ontvangen verzoeken. Daarnaast is de balans tussen de ontvangen Woo-verzoeken en informatieverzoeken redelijk gelijk gebleven. In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 ging het om 87% Woo-verzoeken en 13% informatieverzoeken. In de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 gaat het om 83% Woo-verzoeken en 17% informatieverzoeken. Verder zijn er in de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 procentueel minder complexe verzoeken ontvangen.

7

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1.2 Behandelaar en indiener van de verzoeken In deze paragraaf wordt de interne behandelaar van Woo-verzoeken en de indiener nader toegelicht.

1.2.1 Behandelaren van de verzoeken De interne behandelaar is altijd gekoppeld aan een team binnen de gemeentelijke organisatie. Van de 47 ontvangen verzoeken, is ook geanalyseerd wie de verzoeken in behandeling heeft genomen. Dit is weergegeven in figuur 4. Informatieverzoek

8

7

6 6

Klant Contact Centrum

Veiligheid en Crisisbeheersing

1

1

1

1

Vergunningen & Handhaving

Vastgoed en Grondzaken

1

Personeel en Organisatie

2

Gemeentearchief

2

Concern en bestuurszaken

2

Economie, Cultuur & stadspromotie

2 Financiën en Control

Informatiemanagement, ICT en Facilitaire Dienst

1

Projecten

1

2 Vergunning en Handhaving

1

Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid

2

Sociaal Domein

9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Woo-verzoek

Figuur 4 'verzoeken per behandelaar

De meeste verzoeken zijn in behandeling genomen door het team Sociaal Domein (9), gevolgd door het team Ruimtelijke Ontwikkelingen en Beleid (8) en het team Vergunningen en Handhaving (8). Zichtbaar is dat 66% van de ontvangen verzoeken inhoudelijke ziet op 4 vakteams binnen de organisatie.

1.2.2 Indiener van de verzoeken De verzoeken zijn door diverse partijen (verzoekers) ingediend. Wel is zichtbaar dat er 4 verzoeken zijn ingediend door raadsleden van de gemeente Schiedam en dat 2 verzoeken zijn ingediend door lokale nieuwszenders.

8

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1.3 Afhandeling van verzoeken In deze paragraaf wordt ingezoomd op de afhandeling van de ingekomen verzoeken. Er wordt weergegeven hoeveel verzoeken er zijn afgehandeld, hoeveel er afgehandeld zouden moeten zijn en er wordt ingezoomd op de behandeltermijnen.

1.3.1 Afgehandelde verzoeken Van de 47 verzoeken zijn er 46 verzoeken afgehandeld (98%). De afgehandelde verzoeken kunnen worden onderscheiden in afgehandelde verzoeken via een besluit en afgehandelde verzoeken door intrekking verzoeker. Van de 46 afgehandelde verzoeken zijn er 36 (78%) afgehandeld via een besluit en zijn er 10 afgehandeld door intrekking door verzoeker (22%). Er is nog 1 verzoek in behandeling (2%). De 46 afgehandelde verzoeken zijn onder te verdelen in 38 Woo-verzoeken (83%) en 8 informatieverzoeken (17%). Dit is weergegeven in figuur 5. 2% 17% In behandeling 83%

Afgehandeld 98%

Informatieverzoek

Woo-verzoek

Figuur 5 'afgehandelde verzoeken'

Aanvullend is gekeken naar het moment waarop de verzoeken zijn afgehandeld. Dit is weergegeven in figuur 6. Zichtbaar is dat de meeste verzoeken zijn afgehandeld in het eerste kwartaal van 2023 (12). Dit gaat om 10 Woo-verzoeken en 2 informatieverzoeken. 14 12 10 8 6

10

4 2 0

Woo-verzoek 6

6

2

2

Kwrt3

Kwrt4

8 2 Kwrt1

Kwrt2

Informatieverzoek

2023 Figuur 6 'afgehandelde verzoek uitgezet in tijd'

9

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1.3.2 Behandeltermijnen De vraag die beantwoord wordt in deze paragraaf is: hoe lang heeft de gemeente nodig om de verzoeken af te handelen? Hierbij wordt gekeken naar de wettelijke termijnen en naar het landelijk gemiddelde. Er is een onderscheid gemaakt tussen informatie- en Wooverzoeken. Hierbij is alleen gekeken naar de verzoeken die zijn afgehandeld middels een besluit en niet de verzoeken die zijn ingetrokken. De wettelijke termijnen gelden immers alleen voor die verzoeken waar ook een besluit voor genomen is. Informatieverzoeken De gemiddelde afhandeltermijn is 31 kalenderdagen. Zoals vermeld geldt er geen wettelijke termijn voor de afhandeling van informatieverzoeken. Wel dient er een redelijke termijn te worden gehanteerd en met verzoeker wordt afgestemd. In dit geval ligt de afhandeltermijn onder de wettelijke termijn zoals opgenomen in de Woo. Woo-verzoeken In figuur 7 is de verdeling weergegeven van de behandeltermijnen van de afgehandelde Woo-verzoeken door middel van een besluit. De gemiddelde behandeltermijn is 46 kalenderdagen. De wettelijke termijn is 42 kalenderdagen. De wettelijke termijn wordt net niet gehaald. Van de 30 afgehandelde Woo-verzoeken zijn er 15 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (50%). Voor 12 verzoeken (40%) geldt dat we er gemiddeld twee keer zo lang over de behandeling doen als de wettelijke termijn.

Voor 3 verzoeken (10%) duurt de behandeling tussen de 85 en 126 kalenderdagen. Een belangrijke nuancering voor verzoeken waarbij de behandeltermijn langer dan de wettelijke behandeltermijn duurt, is dat er altijd een redelijke termijn wordt afgesproken met verzoeker als blijkt dat het gaat om een complex verzoek. Landelijk ligt de gemiddelde afhandeltermijn op ongeveer 167 kalenderdagen. De gemeente Schiedam ligt hier met haar 46 kalenderdagen ver onder. 10% 0 tot 42

40%

50%

43 tot 84 85 tot 126 Meer dan 126

Figuur 7 'behandeltermijnen afgehandelde verzoeken'

1.3.3 Vergelijking met vorig jaarverslag In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 was de gemiddelde behandeltermijn 87 kalenderdagen en in 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 was de gemiddelde behandeltermijn 46 kalenderdagen. In vergelijking met vorig jaar heeft er een sterke daling van de behandeltermijn plaatsgevonden. Er zijn het afgelopen jaar geen verzoeken met een langere behandeltermijn dan 126 dagen. Dat was nog 26% in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023.

10

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1.4 Ureninvestering en kosten Tot slot is in kaart gebracht wat de ureninvestering en de bijbehorende kosten zijn voor de gemeente Schiedam als het gaat om de afhandeling van de verzoeken. Dit betreft een indicatie van de kosten op basis van de beschikbare gegevens. Deze kosten zijn gebaseerd op de volgende onderdelen: 1. De inzet van Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop; 2. De inzet van vakteams voor de behandeling van de Woo-verzoeken; 3. De eventuele inzet van externe inhuur;

1.4.1 Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop De ureninvestering is gebaseerd op de beschikbaar gestelde formatie en de categorisering van de diverse verzoeken (zie figuur 3 in paragraaf 1.1). In tabel 1 is de daadwerkelijke tijdsinvestering per categorie weergegeven. Ook de totale ureninvestering is hier berekend. Categorie Eenvoudig verzoek Gemiddeld verzoek Complex verzoek Totaal

Categorie Eenvoudig verzoek Gemiddeld verzoek Complex verzoek Totaal

Uren-norm 10 20 40

Uren-norm 10 20 40

Aantal uren periode 1 mei 2022 – 1 mei 2023 10 8 13 31

Ureninvestering 100 160 520 780

Aantal uren periode 1 januari 2023 – 1 januari 2024

Ureninvestering 17 15 15 47

170 300 600 1.070

Tabel 1 'ureninvestering'

De ureninvestering in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 was 780 uur. Afgelopen jaar heeft de afhandeling van Woo-verzoeken 1.070 uur gekost binnen het team JZ en Inkoop. Er is ten opzichte van de vorige periode 290 uur meer geïnvesteerd. De oorzaak is een toename van het aantal ontvangen verzoeken. Deze tijdsinvestering ziet alleen toe op de afhandeling van verzoeken en nog niet met de verplichte wettelijke rol van contactpersoon en overige werkzaamheden. Er is dus puur gekeken naar de benodigde tijd voor het adviseren op Woo-verzoeken. Woo-adviseurs zijn ingeschaald op schaal 10. De totale lasten hiervan bedragen € 90.342 per jaar. Het tarief per uur is € 661. De kosten voor afhandeling van Wooverzoeken door het team Juridische Zaken en Inkoop komt hiermee op € 70.620 (66*1.070).

1 Op basis van de handleiding overheidstarieven 2023 is het aantal productieve uren voor een ambtenaar vastgesteld op 1363

uur per kalenderjaar

11

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

1.4.2 Vakteams De behandeling van de verzoeken (verzamelen documenten, analyseren en anonimiseren) is op dit moment belegd bij de vakteams. Om die reden is de verwachting dat de tijdsinvestering van de vakteams ongeveer een factor 3 hoger is. Deze processtap kost immers het meeste tijd. Dit zou uitkomen op een tijdsinvestering van 3.210 uur van de vakteams. De gemiddeld dossierbehandelaar (van de vakteams) bevindt zich op schaal 10 of schaal 11. Voor de berekening is het gemiddelde genomen van deze twee schalen. Dit is € 96.397. Het tarief per uur is €711. De kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken door de vakteams komt hiermee op € 227.910 (71*3.210).

1.4.3 Externe inhuur Het afgelopen jaar was externe inhuur noodzakelijk. Per 1 januari 2023 is er formatieruimte toegekend aan het team Juridische Zaken en Inkoop. Er was tijd nodig om de openstaande vacatureruimte in te vullen. Er is tot september 2023 ingehuurd. De totale kosten hiervoor bedragen € 117.000. Vanaf eind augustus is de openstaande vacature vast ingevuld. Aanvullend is ook door de vakafdelingen extern ingehuurd voor het anonimiseren van documenten. De waarde hiervan ligt rond € 30.000.

1.4.4 Totale lasten behandeling verzoeken De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 445.530 (€ 70.620 + € 227.910 + € 117.000 + € 30.000). In totaal zijn er 47 verzoeken in behandeling genomen. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 9.500.

1.4.5 Vergelijking met vorig jaarverslag De totale lasten voor de behandeling van Woo-verzoeken lagen in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 op € 557.920. Het betrof in deze periode 31 verzoeken. De kosten per verzoek lagen daarmee op € 18.000. Dit jaar zijn de kosten bijna gehalveerd in vergelijking met het eerdere jaarverslag. Zichtbaar is vooral een afname van de externe inhuur ten behoeve van anonimiseringswerkzaamheden (-€ 170.000).

12

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

2

De actieve openbaarmaking

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de werking en ontwikkelingen van de actieve openbaarmaking binnen gemeente Schiedam. Allereerst wordt de betekenis van ‘actieve openbaarmaking’ nader toegelicht. Vervolgens wordt stilgestaan bij ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden in het afgelopen jaar.

2.1 Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ De Woo verplicht overheidsorganisaties om bepaalde informatiecategorieën actief openbaar te maken. De actieve openbaarmaking is geregeld in hoofdstuk 3 van de Woo en meer specifiek is de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën opgenomen in art. 3.3 Woo. Het maakt deel uit van een verandering naar een meer open en transparante organisatiecultuur. Volgens art. 3.3 Woo zijn er 17 informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt dienen te worden. In figuur 8 staan de 17 informatiecategorieën opgenomen. Belangrijk punt is dat niet alle 17 informatiecategorieën actief openbaar gemaakt dienen te worden door de gemeente.

Figuur 8 'informatiecategorieën actieve openbaarmaking'

De informatiecategorieën zijn door het ministerie van BZK opgedeeld in zogeheten ‘tranches’ (zie figuur 8). De tranches dienen naar verwachting volgordelijk openbaar gemaakt te worden door de gemeente. Er is geen concrete planning afgegeven door BZK in het kader van de actieve openbaarmaking. Een Koninklijk besluit wordt per informatiecategorie genomen en hierin zal concreet worden aangegeven op welke termijn de informatiecategorie actief openbaargemaakt dient te worden.

13

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

2.2 Actieve openbaarmaking in Schiedam De informatiecategorieën uit tranche 0 moeten in principe al actief openbaar worden gemaakt door de gemeente. De gemeente heeft voor de andere tranches een concept fasering aangebracht: - De informatiecategorieën uit tranche 1 maken we vanaf 2024 actief openbaar; - De informatiecategorieën uit tranche 2 maken we vanaf 2025 actief openbaar; - De informatiecategorieën uit tranche 3 maken we vanaf 2026 actief openbaar; Op deze wijze volgen we de wettelijke fasering en voorkomen we verrassingen. Het ministerie van BZK heeft de informatiecategorieën uit de Woo verder uitgewerkt, zodat helderder wordt welke documenten precies onder de reikwijdte van de informatiecategorie vallen. Het is aan de gemeente om over te gaan tot actieve openbaarmaking indien een document valt onder een informatiecategorie. De gemeente voldoet aan haar wettelijke verplichtingen wat betreft de actieve openbaarmaking. De twee informatiecategorieën die openbaar moesten zijn in 2023, worden actief openbaar gemaakt. Daarnaast is er al een concreet plan voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën van 2024.

2.2.1 De wijze van openbaarmaking Naast de kwalificatievraag is de wijze van actieve openbaarmaking ook een belangrijk punt. Op grond van art. 3.1 lid 1 Woo moeten documenten die vallen onder een informatiecategorie ‘voor eenieder’ openbaar zijn. Hieruit kan worden afgeleid dat de gemeente documenten actief openbaar moet maken op een vindplaats die voor eenieder bereikbaar is. Op dit moment worden de informatiecategorieën decentraal openbaar gemaakt. Hiermee wordt bedoeld dat de informatiecategorieën niet op één plaats openbaar worden gemaakt. Momenteel wordt onderzocht welke wijze van openbaarmaking het best past bij de gemeente, kijkend naar de impact (zowel financieel als organisatorisch).

14

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

3

Conclusies en aanbevelingen

In de voorgaande hoofdstukken is een analyse gemaakt van zowel actieve- als passieve openbaarmaking. In dit hoofdstuk worden allereerst conclusies getrokken op basis van bevindingen in de voorgaande hoofdstukken. Afsluitend worden er aanbevelingen gedaan.

3.1 Conclusies 3.1.1 Stijging aantal verzoeken Er is een stijging te zien van het aantal ontvangen verzoeken ten opzichte van de periode 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Het gaat om een stijging van 16 verzoeken (35%). De stijging is mogelijk te verklaren door de uitwerking van de Woo in de maatschappij. Verzoekers zijn zich steeds meer bewust van het bestaan van de Woo. Daarnaast speelt transparantie een steeds belangrijkere rol in de huidige maatschappij.

3.1.2 De meester verzoeken binnen het sociaal domein en het domein stedelijke ontwikkeling Opvallend aan de analyse van paragraaf 1.2.1 is dat de meeste verzoeken inhoudelijk zien op onderwerpen binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. De hoeveelheid verzoeken is mogelijk te verklaren door de taak die beide vakafdelingen vervullen binnen de organisatie. De afdelingen Sociaal Domein, Ruimtelijke Ordening en Beheer, Vergunningen en Handhaving en Projecten waren inhoudelijk verantwoordelijk voor meer dan de helft van de ontvangen verzoeken (66%).

3.1.3 De complexiteit van verzoeken is niet toegenomen Procentueel is de verdeling tussen de complexiteit van de verzoeken redelijk gelijk gebleven. De complexe verzoeken zijn procentueel zelfs gedaald. De percentages geven echter geen eerlijk beeld door de sterke toename (35%) van de hoeveelheid verzoeken. In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 waren er 13 complexe verzoeken terwijl er in de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 15 complexe verzoeken werden ontvangen.

3.1.4 Daling behandeltermijn Er is een sterke daling te zien van de gemiddelde behandeltermijn van verzoeken ten opzichte van de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. De gemiddelde behandeltermijn is gedaald met 39 kalenderdagen (45%). De huidige gemiddelde behandeltermijn van 46 kalenderdagen valt net buiten het wettelijke maximum van 42 kalenderdagen. De sterke daling van de gemiddelde behandeltermijn heeft een aantal oorzaken. Allereerst is geïnvesteerd in verdere procesverbetering: er is een Woo-behandelproces uitgewerkt en Woo-verzoeken kunnen digitaal slechts op 1 plaats worden ingediend. Dit heeft tot gevolg dat een Woo-verzoek direct bij de juiste afdeling terechtkomt en in behandeling genomen kan worden. Ook is er meer bekendheid omtrent de Woo binnen de organisatie.

15

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

3.1.5 Een aantal verzoekers die meerdere verzoeken hebben ingediend Over het algemeen worden er door diverse verzoekers verzoeken ingediend. Wel is zichtbaar dat er door diverse advocatenkantoren, lokale nieuwszenders en raadsleden meerdere verzoeken worden ingediend. Ook zijn dit meestal de complexe verzoeken. Deze verzoekers kunnen ook wel gezien worden als 'professionele verzoekers', omdat zij in de omvang vaak meer vragen en met een bepaald doeleinde zoals een onderzoek of een procedure.

3.1.6 Stijging ureninvestering Er is een stijging te zien in de ureninvestering door de Woo-coördinatoren voor de afhandeling van verzoeken. In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 werd er 780 uur geïnvesteerd aan de afhandeling van verzoeken. Afgelopen jaar was dit 1.070 uur. De stijging van 290 uur is te verklaren door de toename van het aantal ontvangen verzoeken.

3.1.7 Toepassing van de ‘informelere aanpak’ Het afgelopen jaar is er ook meer ingezet op de ‘informelere aanpak’. Met de informelere aanpak wordt bedoeld dat er is geprobeerd om meer de dialoog met verzoeker te zoeken om Woo-verzoeken aan de voorkant te verminderen. Het kwam geregeld voor dat verzoekers slechts een gesprek wilde met een medewerker van de gemeente. Deze aanpak is voor zowel de gemeente als voor verzoekers wenselijk. De gemeente hoeft niet een nieuw Woo-verzoek in behandeling te nemen en de verzoeker krijgt veel sneller antwoorden. Daarnaast wordt het vertrouwen van verzoekers ook gewonnen door de korte lijnen die voortvloeien uit de informelere aanpak. Daarnaast is de gemeente in gesprek gegaan met partijen die meerdere verzoeken hebben ingediend. Op deze manier is geprobeerd te achterhalen waar de grondslag lag voor het indienen van een verzoek. Tijdens de gesprekken wordt er ook geprobeerd om het onderliggende belang van verzoeker te behartigen. Hierbij kan gedacht worden aan het wijzen op andere rechten die verzoeker mogelijk kan gebruiken. In de praktijk heeft deze aanpak geleid tot het intrekken van meerdere verzoeken.

3.1.8 Planning actieve openbaarmaking De gemeente volgt de fasering van het ministerie van BZK. Er is een duidelijke planning voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën. De gemeente voldoet aan haar wettelijke verplichtingen uit de Woo ten aanzien van de actieve openbaarmaking. In 2024 worden de informatiecategorieën uit tranche 1 actief openbaar gemaakt.

3.1.9 De Woo vraagt veel inzet van de gemeente Afgelopen jaar heeft de afhandeling van Woo-verzoeken 1.070 uur gekost binnen het team JZ en Inkoop. Er is ten opzichte van de vorige periode 290 uur meer geïnvesteerd. Daarnaast zijn de vakteams in de praktijk een factor 3 meer aan uren kwijt in vergelijking met de vakgroep Woo. De toename van het aantal verzoeken is de belangrijkste oorzaak voor de extra ureninvestering. Voorgaande leidt tot de conclusie dat de Woo veel inspanning vergt van de organisatie.

16

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

3.2 Aanbevelingen 3.2.1 Lastenverlichting Blijkens de analyse uit hoofdstuk 2 heeft er een stijging plaatsgevonden wat betreft de ureninvestering. Er dienen maatregelen te worden genomen die tot doel een lastenverlichting hebben. Het Woo-proces zou verder kunnen worden aangescherpt om de lasten te verlichten. Daarnaast zal de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën mogelijk ook leiden tot een daling van de verzoeken die de organisatie ontvangt. Ook de verdere uitrol van anonimiseringssoftware en het verbeteren van de informatiehuishouding kunnen hierop een positief effect hebben.

3.2.2 Verder verbeteren afhandeltermijnen Er is een enorme daling van de afhandeltermijnen zichtbaar. De afhandeltermijn is nog niet conform de wettelijke kaders. Het nog verder terugdringen van de afhandeltermijnen naar 42 kalenderdagen is het doel. Het automatiseren van het lakken zal naar verwachting de behandeltermijnen terugdringen. Het gemakkelijk kunnen vinden van informatie speelt ook een cruciale rol bij het (tijdig) kunnen afhandelen van Woo-verzoeken. Er lopen in ander verband trajecten voor verbetering van de informatiehuishouding. Er wordt tevens gekeken op welke vlakken veranderingen in het proces kunnen leiden tot minder omvangrijke verzoeken. Te denken valt aan het nemen van deelbesluiten met de vraag of verzoeker dan reeds alle benodigde informatie ontvangen heeft. Ook wordt geadviseerd een norm voor de gemeente vast te stellen (doelstelling). Te denken valt aan 80% van de Wooverzoeken worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

3.2.3 Bewustwording organisatie Bij de inwerkingtreding van de Woo op 1 mei 2022 waren de gevolgen voor de gemeente nog relatief onduidelijk. Komend jaar moet er gewerkt worden aan een plan dat ervoor zorgt dat de organisatie bewuster wordt van de Woo en de gevolgen die de Woo met zich meebrengt. Denk aan het geven van interne workshops en trainingen.

3.2.4 Verbeteren informatiehuishouding Bij de inhoudelijke behandeling van een Woo-verzoek is het belangrijk dat de gemeente haar informatiehuishouding op orde heeft. Bij een goede informatiehuishouding kunnen de zoekslagen makkelijker worden uitgevoerd en kunnen documenten makkelijker worden gevonden. Voorgaande leidt er vervolgens toe dat Woo-verzoeken sneller en beter kunnen worden afgehandeld. In 2024 dient er te worden onderzocht op welke wijze de organisatie de informatiehuishouding beter op orde kan krijgen.

17

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

18

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2023

Colofon Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl

19