Bijlage Def concept Inkoopstrategie vs 1

Inkoopstrategie

Europese Openbare aanbestedingsprocedure

Inkoopstrategie Aanbesteden accountantsdienstverlening

Februari 2023

Inkoopstrategie

Versiebeheer Datum: 21-02-2023 Versie: 1.7 Auteur: Bert Floor Team: Griffie Eenheid: Griffie Foto voorblad: freedomtumz van vistacreate, stockfoto ID: 223239162

Inkoopstrategie

Inleiding Jaarlijks koopt de gemeente Schiedam voor ongeveer 85 miljoen euro in door middel van aanbestedingen. Het betreft onder andere opdrachten voor het onderhouden en beheren van onze openbare ruimte en faciliteiten voor onze bedrijfsvoering. In totaal vormt dit inkoopvolume ongeveer 28% van de jaarlijkse begroting. Met dit inkoopvolume hebben we impact en kunnen we het verschil maken door professioneel in te kopen. Inkoop is van strategisch belang, om onze strategie uit te kunnen voeren, om doelen te behalen en om de waarden van de gemeente in de praktijk te brengen. Om die reden is het belangrijk dat we goed nadenken ‘hoe’ we inkopen. Dit leggen we vast in de inkoopstrategie. In de inkoopstrategie wordt vastgelegd hoe we onze (inkoop)doelstellingen gaan bereiken door middel van een aanbesteding en welke afwegingen hierin zijn gemaakt in lijn met het aanbestedingsbeleid, de doelmatigheid en wet- en regelgeving. Te denken valt aan de aanbestedings- en contractvorm, maar ook de gunningsmethodiek. De hierop betrekking hebbende criteria zijn uitgewerkt in het Aanbestedingsdocument, dat ook het programma van eisen bevat. Al deze onderdelen zijn namelijk integraal met elkaar verbonden. Zo kan de keuze voor het samenvoegen van opdrachten invloed hebben op de contractvorm, aanbestedingsvorm en de inrichting van contractmanagement.

De inkoopstrategie vormt daarnaast een handleiding voor het aanbestedingsteam om stil te staan bij alle relevante onderwerpen, beleidsterreinen en vakgebieden. Zo borgen we ook dat we voldoen aan wet- en regelgeving en de juiste mensen betrekken. Voor alle opdrachten vanaf € 35.000 euro wordt een inkoopstrategie opgesteld. Dit is een gezamenlijk en doorlopend proces: gaandeweg de voorbereiding worden mogelijk zaken heroverwogen, worden andere keuzes gemaakt en worden zaken verder uitgediept. Het is dus een ‘levend’ document dat richting de publicatie van de aanbesteding steeds verder vorm krijgt. Daarnaast vorm de inkoopstrategie tevens de input voor het programma van eisen en de andere aanbestedingsdocumenten. Veel input die in de inkoopstrategie wordt uitgewerkt, kan worden overgezet naar de andere documenten. Zo voorkomen we dubbel werk en werken we efficiënt. Tot slot is het goed te vermelden dat Inkoop verantwoordelijk is voor het ‘hoe’ (proces) en de projectleider verantwoordelijk voor het ‘wat’ (inhoud).

Inkoopstrategie

Akkoordverklaring Functionaris

Naam

Datum

Akkoord Ja ☐ Nee ☐

Inhoudelijk verantwoordelijke

Bert Floor

Inkoopadviseur Juridisch Adviseur

Sherelley de Jong Siska van Heerwaarden Wilco Vink

Ja ☐ Nee ☐ Ja ☐ Nee ☐

n.v.t.

Ja ☐ Nee ☐

n.v.t.

Ja ☐ Nee ☐

Marcel Hermans Bert Floor

Ja ☐ Nee ☐ Ja ☐ Nee ☐

Auditor/Specialist Verbijzonderde Interne Controles (VIC) Functionaris gegevensbescherming Coördinator BRO Contracteigenaar Gemandateerd opdrachtgever

Ja ☐ Nee ☐

Inkoopstrategie

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Inkoopopdracht Toelichting:

Accountantsdienstverlening

Reden van de inkoopopdracht Toelichting:

De gemeenteraad heeft vanuit haar controlerende rol, de taak om de jaarrekening – waarin de gemeente de financiële verantwoording aflegt – vast te stellen. De gemeente moet een accountant hebben die de jaarrekening controleert. Dat is een wettelijke verplichting. De accountant ondersteunt de gemeenteraad bij de controlerende rol. De huidige contractperiode eindigt met de controle van boekjaar 2022. De overeenkomst met de huidige accountant is twee maal met een jaar verlengd en loopt nu af.

Make or buy Toelichting:

De jaarrekening moet door een onafhankelijke deskundige worden gecontroleerd.

Politieke gevoeligheid Toelichting:

De gemeenteraad heeft een controlerende rol. Het college van B&W bestuurt en legt verantwoording af. De accountant controleert de jaarrekening op het getrouwe beeld. De raad ontleent derhalve steun aan de accountant bij de controlerende rol op de jaarstukken.

Gunningscriteria Gunning van de opdracht vindt plaats op basis van het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving”. Dit betekent dat er naast prijsaspecten ook wordt geselecteerd op een aantal kwalitatieve aspecten. De gemeente Schiedam stelt als minimumeis dat inschrijver akkoord gaat met het in bijlage 1 van deze inkoopstrategie opgenomen programma van eisen. Inschrijver levert hiertoe een ondertekende ‘Akkoordverklaring programma van eisen’ aan zoals opgenomen in het standaardformulier in bijlage n van de aanbestedingsleidraad. In het in bijlage 1 van de aanbestedingsleidraad opgenomen programma van wensen stelt de gemeente Schiedam een aantal vragen met de bedoeling om inzicht te krijgen in het onderscheidend vermogen van de inschrijver op werkwijze en kwaliteit van de dienstverlening. De inschrijver dient per beoordelingsaspect in te gaan op de omschreven onderwerpen. Van de Inschrijver verwachten wij dat zij hun antwoorden zoveel mogelijk SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) formuleren. Puntentoekenning vindt uiteindelijk plaats op basis van onderlinge vergelijking tussen de door de inschrijvers ingediende documenten. Raming/opdrachtwaarde en budget Toelichting:

Toelichting:

Er is in de begroting geaccordeerd budget. Indien dit niet voldoende zal blijken te zijn, zal aan de gemeenteraad worden voorgesteld de begroting aan te passen.

Inkoopstrategie

1

Interne analyse

1.1 Beschrijving van de inkoopbehoefte De gemeente Schiedam wenst door middel van een aanbestedingsprocedure één geschikte marktpartij te selecteren voor het uitvoeren van accountantsdienstverlening. Het voornaamste doel van deze aanbesteding is het beschikken over een accountantsdienstverlening die voldoet aan de eisen en wensen van de gemeente. Ja ☒

Zijn er reeds lopende overeenkomsten Aantal: 1

Nee ☐

Totstandkoming: Leverancier(s):

Aanbesteding Deloitte

Contracteigenaar: Contractnummer:

Gemeenteraad OVK-00013

Ingangsdatum: Einddatum:

Boekjaar 2018 Boekjaar 2022

Toelichting:

Er is geen wettelijke minimum of maximum periode voor het aanbesteden van de accountantscontrole. Het huidige contract was voor 3 jaar aangegaan, met de optie om met 2 x 1 jaar te verlengen.

Is er reeds een vergelijkbare inkoopbehoefte opgenomen op de ABK? Toelichting:

structureel ☒

Wat is de aard van de inkoopbehoefte: Toelichting:

Ja ☐

Nee ☒

Incidenteel ☐

Wettelijk verplichte jaarlijkse controle. Vanwege continuïteit en inwerken (beslag op organisatie Schiedam en op extra werk accountant in het eerste jaar) is een meerjarig contract gewenst.

1.2 Interne ontwikkelingen Schiedam is een stad met een rijke geschiedenis. De stad is een levendige woon- en werkstad in een decor van typerend cultureel erfgoed met innovatieve bedrijvigheid waarin eigentijdse vormen van kunst en cultuur centraal staan. Drie kernwaarden staan centraal: authentiek, vernieuwend en levendig. Schiedam telt plm. 80.000 inwoners. De stad kent grootstedelijke vraagstukken en is regionaal sterk georganiseerd, bijvoorbeeld door de samenwerking met Rotterdam, Vlaardingen en Maassluis. Schiedam, hierna te noemen de Aanbestedende dienst, heeft zich ontwikkeld tot een netwerkorganisatie en richt de blik naar buiten: naar de initiatieven van bewoners, bedrijven, andere overheden en maatschappelijke partners. Het verder implementeren en verankeren van deze visie is een belangrijke opdracht voor de Aanbestedende dienst en de medewerkers. De ambities en vraagstukken zijn groot en de middelen beperkt. Dit vraag van de medewerkers flexibiliteit en creativiteit. Initiatief en ondernemerschap binnen de ambtelijke organisatie worden op prijs gesteld en gestimuleerd. De afgelopen jaren heeft de aanbestedende dienst de VIC (Verbijzonderde Interne Controles) verder ontwikkeld. De ambitie is om deze functie de komende jaren verder te ontwikkelen.

1

Inkoopstrategie

Er is een directie met de gemeentesecretaris/ algemeen directeur als eindverantwoordelijke. Verder bestaat de organisatie uit de volgende aandachtsgebieden: Concern & Bestuurszaken Bedrijfsvoering Sociaal Domein Stadsontwikkeling De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes: Eenheid van beleid en bedrijfsvoering Centrale sturing Bevoegdheden zo laag mogelijk beleggen als verantwoord is Een integraal begrotings- en verantwoordingsproces Resultaatgerichtheid Samenwerkingsgerichtheid Een transparante wijze van werken Een strategische oriëntatie en Integrale advisering aan directie en bestuur. Voor meer informatie kunt u onze website raadplegen: www.schiedam.nl

1.3 Te bereiken doelstellingen en gewenst eindresultaat Accountantscontrole op basis van artikel 213 Gemeentewet en volgens de richtlijnen BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden), resulterend in een managementletter, een boardletter en een controleverklaring.

1.4 Scope Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de Single Information Single Audit (SISA) bijlagen. Indien van toepassing steunt de accountant van de gemeente maximaal op de accountantsverklaringen van verbonden partijen, met het oog op het voorkomen van dubbel werk. De opdrachtnemer maakt indien noodzakelijk afspraken met accountants van de verbonden partijen. Een overzicht van de huidige verbonden partijen is opgenomen in de begroting 2023. De opdracht vangt aan met de controle van verslagjaar 2023. De looptijd van de overeenkomst is drie verslagjaren. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Voorgesteld wordt om conform de Controleverordening de mogelijkheid tot verlenging evenals voorgaande jaren tot 2 x 1 jaar te beperken.

1.5 Financiën: raming/opdrachtwaarde en budget Zijn er vergelijkbare uitgaven bij andere leveranciers? Toelichting:

Ja ☐

Nee ☒

Ja ☒

Nee ☐

Geen andere leveranciers.

Is er voldoende budget beschikbaar?

2

Inkoopstrategie

Toelichting:

Raming volgens de begroting 2023:  € 204.813..

1.6 Bestuurlijke component Ja ☒

Is er sprake van bestuurlijke gevoeligheid? Hoog ☐ Wat is het niveau: Toelichting:

Gemiddeld ☒

Nee ☐

Laag ☐

De gemeenteraad heeft een controlerende rol. Het college van B&W bestuurt en legt verantwoording af. De accountant controleert de jaarrekening op het getrouwe beeld en de financiële rechtmatigheid. De raad ontleent derhalve steun aan de accountant bij de controlerende rol op de jaarstukken.

1.7 Kansen en risicoanalyse Risico

Maatregel

Het ontbreken van geschikte inschrijvingen.

Actief uitnodigen kandidaat bureaus. Heroverweging inschrijvingseisen.

Hogere inschrijfprijzen dan begroot.

Aan de raad zal in dat geval een voorstel worden gedaan voor bijraming.

Kansen Een andere accountant dan de huidige accountant biedt de kans op het voordeel van “nieuwe bezems”.

1.8 Stakeholders en aanbestedingsteam De samenstelling van het aanbestedingsteam is als volgt: Naam Bert Floor

Functie Projectleider

Rol in het aanbestedingsteam Projectleider aanbesteding

Wilco Vink

Deskundige voor ondersteunende processen

Sherelley de Jong

Auditor/Specialist VIC Financiën en Control Inkoopadviseur

Marcel Hermans

Contractmanager

Borging contractuele afspraken bij uitvoering overeenkomst

Inkoopondersteuning

Daarnaast kent deze aanbesteding de volgende stakeholders:

3

Inkoopstrategie

Stakeholder Gemeenteraad

Betrokkenheid / belang bij de aanbesteding Vertegenwoordigd door de auditcommissie

Siska van Heerwaarden

Juridisch adviseur

1.8.1 Informatiebeveiliging en persoonsgegevens Alle inschrijvingen zullen vertrouwelijk worden behandeld. Dit geldt ook voor het uitwisselen van vertrouwelijke gegevens tijdens de opdracht.

4

Inkoopstrategie

2 Externe analyse 2.1 Marktonderzoek Ja ☐

Is er marktonderzoek uitgevoerd? Toelichting:

Belangrijkste uitkomsten: MKB – markt Toelichting:

Nee ☒

Er heeft met instemming van de auditcommissie geen marktconsultatie plaatsgevonden. Vanwege capaciteitsproblemen heeft de voorbereiding van de aanbesteding enkele maanden oponthoud gekend. N.v.t. Ja ☒

Nee ☐

Lokale marktpartijen

Er zijn in Schiedam accountantsbureaus, maar gelet op het specifieke karakter van de gemeentelijke accountantscontrole (zie ook het aanbestedingsdocument) is het niet waarschijnlijk dat uit de MKB-hoek kandidaten zullen inschrijven die beschikken over specifieke kennis en ervaring op het gebied van de gemeentelijke accountantscontrole. Ja ☐ Nee ☒

Toelichting:

Zie onder MKB - markt

2.2 Mate waarin de markt betrokken is Hoe is de markt betrokken? Toelichting:

Belangrijkste uitkomsten:

Marktverkenning ☐

Marktconsultatie ☐

Er vindt geen marktconsultatie plaats i.v.m. de krappe tijdsplanning, e.e.a. in overleg met de auditcommissie. Evenmin is vooruitlopende op de aanbesteding met marktpartijen gesproken. N.v.t.

2.3 Trends en ontwikkelingen Met ingang van boekjaar 2o23 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Het college geeft zelf een verantwoording aan de Raad over de rechtmatigheid van haar handelen. Voorheen was dit onderdeel van de accountantscontrole. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de accountant verantwoordelijk voor het afgeven van een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. De laatste jaren is een gestage toename te zien van het aantal ontvangen subsidies en bijdragen die in de jaarrekening moeten worden verantwoord (SiSa). De controle op de SiSa-verantwoording is een onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant. Grote marktpartijen trekken zich steeds verder terug van de gemeentemarkt, waardoor het moeilijker voorspelbaar wordt of er voldoende inschrijvingen mogen worden verwacht. Nieuwe aanbieders met een beperkter referentiekader zullen mogelijk wel inschrijven.

5

Inkoopstrategie

2.4 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en duurzaamheid Ja ☐ Nee ☒ Is er onderzoek gedaan naar MVO? Toelichting: Er heeft met instemming van de auditcommissie geen Onderzoek MVO plaatsgevonden. Vanwege capaciteitsproblemen heeft de voorbereiding van de aanbesteding oponthoud gekend. Belangrijkste N.v.t. uitkomsten:

6

Inkoopstrategie

3 Inkoopprocedure 3.1 Aard van de opdracht Levering ☐

Wat is de aard van de opdracht?

Dienst ☒

Werk ☐

SAS ☐

Onderwerp:

Accountantscontrole van de jaarrekening

CPV codes:

-

Toelichting:

Hoewel de opdracht onder verschillende CPV codes geschaard kan worden, bevat de opdracht zelf geen separate onderdelen die eventueel ook onafhankelijk van elkaar ingekocht kunnen worden.

Boekhoudkundige en auditdiensten 79210000-9 Controleren van de boekhouding 79212500-8 Uitvoeren van financiële audit 79212100-4 Uitvoeren van interne controle 79212200-5 Uitvoeren van wettelijke controle 79212300-6

3.2 Type aanbesteding Welke procedure?

Enkelvoudig ☐

Meervoudig ☐

Nationaal ☐

Europees ☒

Conform gemeentelijk inkoopbeleid?

Ja ☒

Verdere inrichting

Openbaar ☒

3.3 Belangrijke wensen en eisen Zie hoofdstuk 3 van het aanbestedingsdocument (programma van eisen).

3.4 Geschiktheidseisen en selectiecriteria Zie hoofdstuk 3 en 4 van het aanbestedingsdocument (programma van eisen).

7

Bijzonder ☐

Nee ☐ Niet-Openbaar ☐

Inkoopstrategie

3.5 Gunningscriteria Gunningscriteria

BPKV ☒

Toelichting:

Laagste prijs ☐

Laagste kosten o.b.v. kosteneffectiviteit ☐

Zie hoofdstuk 4 van het Aanbestedingsdocument / programma van eisen De Offertes worden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria in hoofdstuk 4 van het Aanbestedingsdocument / programma van eisen

Weging:

Beoogde subgunningscriteria kwaliteit:

Zie hoofdstuk 4 van het Aanbestedingsdocument / programma van eisen

Prijscriterium:

Zie nader hoofdstuk 4 van het Aanbestedingsdocument / programma van eisen

Beoordelingsmethode Toelichting

Absoluut ☐ Relatief ☐ Gunnen op waarde ☐ Punten ☒ De offertes worden beoordeeld aan de hand van onderstaande gunningcriteria: Nr. Criterium Waardering maximaal 1 Prijs 25 pnt 2 Kwaliteit 70 pnt 3 Social Return 05 pnt Totaal 100 pnt De subgunningscriteria voor kwaliteit zijn: 2A

2B 2C 2D 3

Controle aanpak Ontwikkeling VIC Tijdsplanning Wijze van communiceren Innovatie en creativiteit Uitwerking grondexploitaties En risicomanagement Betrekken verbonden partijen Visie op en wijze van invulling natuurlijke adviesfunctie Visie op kennisdeling, informatievoorziening en branche kennis Teamsamenstelling Presentatie

35 punten

25 punten 10 punten 10 punten 10 punten

3.6 Social return verplichting Van toepassing Percentage: Wordt berekend over:

Ja ☒

Nee ☐

5% ☐ Loonsom

☒ Opdrachtwaarde

Toelichting:

8

☐ Anders namelijk:

Inkoopstrategie

Voorbehouden opdracht? Toelichting:

Ja ☐

Nee ☒

Opdrachten kunnen worden voorbehouden wanneer ten minste 30% van de werknemers in een onderneming gehandicapt of kansarm is. Daar is bij deze opdracht geen sprake van.

3.7 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Ja ☒

Van toepassing Toelichting:

Nee ☐

De Aanbestedende dienst vindt duurzaamheid belangrijk en wil waar mogelijk een voortrekkersrol vervullen door het goede voorbeeld te geven. De Aanbestedende dienst wil effectieve duurzaamheid bevorderen, onder andere door zoveel mogelijk in te kopen volgens het principe van recycling (Cradle-to-Cradle). De Aanbestedende dienst heeft de ambitie om bij elk inkoop- en aanbestedingstraject duurzaamheidsaspecten mee te nemen. Om inzicht te krijgen in hetgeen opdrachtnemer doet ten aanzien van duurzaamheid en sociaal return, wordt gevraagd om uw beleid ten aanzien van duurzaamheid en social return na een verzoek daartoe te verstrekken. Ja ☐

Nee ☒

Ja ☐

Nee ☒

Stimuleren van hernieuwbare energieopwekking Toelichting: Zie toelichting hierboven.

Ja ☐

Nee ☒

Klimaatbewust inkopen

Ja ☐

Nee ☒

Ja ☐

Nee ☒

Circulair inkopen Toelichting:

Zie toelichting hierboven.

Internationale sociale voorwaarden Toelichting:

Toelichting:

Zie toelichting hierboven.

Zie toelichting hierboven.

Beschermen en duurzaam benutten van natuurlijk kapitaal Toelichting: Zie toelichting hierboven.

9

Inkoopstrategie

4 Contractering Soort overeenkomst?

Raamovereenkomst ☐

Toelichting:

Jaarlijkse accountantscontrole cf. art. 213 Gemeentewet, bestaande uit een interimcontrole met managementletter en Boardletter, jaarrekeningcontrole en SiSa-controle, met controleverslag.

Looptijd:

Overeenkomst voor een overheidsopdracht ☒

<48 maanden ☒

> 48 maanden ☐

Toelichting:

3 jaar, met 2 x 1 jaar verleningsoptie. Dit is vastgelegd in de Controleverordening 2017 (door de gemeenteraad vastgesteld). Een wat langere looptijd is gewenst om het voor de opdrachtnemer lonend te maken om te investeren in de gemeente (kennis en ervaring met de werkwijze, risico’s e.d. op te doen). Verlengingsmogelijkheden zijn gebruikelijk bij vergelijkbare overeenkomsten in den lande en bieden flexibiliteit als de dienstverlening onverhoopt mocht tegenvallen. Ja ☐ Nee ☒ Wachtkamerovereenkomst: Toelichting:

Omdat wordt verwacht dat het aantal inschrijvingen beperkt is, ligt het niet voor de hand met een tweede partij een wachtovereenkomst aan te gaan.

Contracteigenaar:

Raadsgriffier

Inkoopvoorwaarden

AIV ☒

GIBIT ☐

Toelichting:

10

UAV 2015 ☐

UAVGC 2007 ☐

Anders ☐

Inkoopstrategie

5

Planning en implementatie

Mijlpaal

Datum & tijd

Publicatie aanbesteding Gunningsbeslissing versturen Definitieve gunning versturen** Ingangsdatum Overeenkomst Implementatieperiode Start werkzaamheden

07-03-2023 07-07-2023 10-07-2023 01-09-2023 29-08-2023 Q3-2023

Colofon Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl 11