Bijlage Def Concept aanbestedingsdocument accountant Schiedam vs 21 feb 23
Tekst van het document
Bijlage 1, behorende bij de Inkoopstrategie Aanbesteden accountantsdienstverlening
CONCEPT
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023 - 2025
Programma van eisen aanbesteding Accountantsdiensten
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 1 / 20
Definities In dit document worden onderstaande definities gehanteerd. Aanbestedende dienst:
Gemeente Schiedam
Aanbestedingsdocumenten De documenten die door of namens de aanbestedende dienst zijn Opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsprocedure
Onderhavige procedure waarbij op transparante wijze door de Aanbestedende Dienst een overheidsopdracht in de markt wordt gezet en iedere potentiële leverancier een inschrijving mag doen.
Auditcommissie
De Auditcommissie bestaat uit 7 raadsleden.
Beheerder van het contract De griffier van de gemeente Schiedam. Geschiktheidscriteria
De criteria die aan de inschrijver worden gesteld om in aanmerking te komen voor gunning.
Gunningcriteria
Criteria op basis waarvan de inschrijving van een inschrijver wordt beoordeeld. De inschrijver wiens inschrijving aan de hand van deze criteria als de beste wordt beoordeeld, krijgt de opdracht gegund.
Inkoopvoorwaarden
Algemene inkoopvoorwaarden MVS.
Inschrijver
Een onderneming die een inschrijving heeft ingediend.
Nota van Inlichtingen
Een of meer nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt.
Inschrijving
Het geheel van aanbiedingsbrief en gevraagde informatie zoals omschreven
in
de
aanbestedingsdocumenten,
ingediend
door
inschrijver. Opdracht
Betreft aanbesteding Accountantsdiensten.
Opdrachtgever
De gemeenteraad van Schiedam
Opdrachtnemer
De inschrijver aan wie de aanbestedende dienst de opdracht in het kader van de in dit document beschreven aanbesteding gunt.
Programma van eisen
De functionele omschrijvingen van deze aanbesteding waarin eisen zijn gesteld.
Standaardformulier(en)
Formulier dat de aanbestedende dienst aan dit aanbestedingsdocument heeft toegevoegd om maximale vergelijkbaarheid van de inschrijvingen te bewerkstelligen. De standaardformulieren gelden als dwingend voorgeschreven format voor oplevering van informatie.
Social Return
Het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in het aanbestedingsdocument, zodat opdrachtnemers een bijdrage leveren aan de uitvoering van het beleid van de gemeenten ten aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 2 / 20
1. Inleiding Beknopte beschrijving van de gemeente Schiedam Schiedam is een stad met een rijke geschiedenis. De stad is een levendige woon- en werkstad in een decor van typerend cultureel erfgoed met innovatieve bedrijvigheid waarin eigentijdse vormen van kunst en cultuur centraal staan. Drie kernwaarden staan centraal: authentiek, vernieuwend en levendig. Schiedam telt plm. 80.000 inwoners. De stad kent grootstedelijke vraagstukken en is regionaal sterk georganiseerd, bijvoorbeeld door de samenwerking met Rotterdam, Vlaardingen en Maassluis. Schiedam, hierna te noemen de Aanbestedende dienst, heeft zich ontwikkeld tot een netwerkorganisatie en richt de blik naar buiten: naar de initiatieven van bewoners, bedrijven, andere overheden en maatschappelijke partners. Het verder implementeren en verankeren van deze visie is een belangrijke opdracht voor de Aanbestedende dienst en de medewerkers. De ambities en vraagstukken zijn groot en de middelen beperkt. Dit vraag van de medewerkers flexibiliteit en creativiteit. Initiatief en ondernemerschap binnen de ambtelijke organisatie worden op prijs gesteld en gestimuleerd. Er is een directie met de gemeentesecretaris/ algemeen directeur als eindverantwoordelijke. Verder bestaat de organisatie uit de volgende organisatieonderdelen: -
Concern & Bestuurszaken
-
Bedrijfsvoering
-
Sociaal Domein
-
Stadsontwikkeling
De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes: -
Eenheid van beleid en bedrijfsvoering
-
Centrale sturing
-
Bevoegdheden zo laag mogelijk beleggen als verantwoord is
-
Een integraal begrotings- en verantwoordingsproces
-
Resultaatgerichtheid
-
Samenwerkingsgerichtheid
-
Een transparante wijze van werken
-
Een strategische oriëntatie en
-
Integrale advisering aan directie en bestuur.
Voor meer informatie kunt u onze website raadplegen: www.schiedam.nl.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 3 / 20
2. Omschrijving van de opdracht 2.1
Algemeen
De gemeenteraad van Schiedam wil een contract aangaan voor de controle van de jaarrekening. De opdracht vangt aan met de controle van verslagjaar 2023. De looptijd van de overeenkomst is drie verslagjaren. Er is een mogelijkheid tot verlenging met maximaal 2 jaar. Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de Single Information Single Audit (SISA) bijlagen. In 2022 zijn er 37 regelingen waarover de gemeente Schiedam zich in de SiSa-bijlage moet verantwoorden. Indien van toepassing steunt de accountant van de gemeente maximaal op de controleverklaringen van verbonden partijen, met het oog op het voorkomen van dubbel werk. De opdrachtnemer maakt indien noodzakelijk afspraken met accountants van de verbonden partijen. Een overzicht van de huidige verbonden partijen is opgenomen in de begroting 2023. Met
ingang
van
2023
moet
het
college
van
Burgemeester
en
Wethouders
zelf
een
rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. Wel moet de accountant aangeven of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw is. We zijn benieuwd naar de werkwijze/aanpak van de opdrachtnemer. Na ieder controlejaar wordt de dienstverlening geëvalueerd en worden zo nodig nieuwe afspraken gemaakt. Jaarlijks worden indien nodig in het controleprotocol de controle-eisen van het betreffende jaar aangepast. Specifieke aandachtsgebieden waarover de auditcommissie in het bijzonder op de hoogte wil worden gesteld, worden door de auditcommissie jaarlijks, voorafgaand aan de interimcontrole, in overleg met de accountant bepaald. Dit zijn onderwerpen die de natuurlijke adviesfunctie van de accountant uit hoofde van de jaarrekeningcontrole raken. De opdrachtgever gaat uit van de minimale en wettelijk noodzakelijke controlewerkzaamheden, benodigd voor een deugdelijke grondslag van het oordeel in de verklaring. De controlewerkzaamheden, zowel in het kader van de interimcontrole als van de jaarrekeningcontrole, vinden in een zo kort mogelijk aaneengesloten periode plaats. De opdrachtgever verwacht van de accountant dat er voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig is rondom de specifieke gemeentelijke ontwikkelingen en regelgeving.
De opdrachtnemer is bereid om referenties te verstrekken van gelijksoortige gemeenten, die naar de aard en omvang in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening, waarvoor hij de jaarrekeningcontrole over een recent verslagjaar heeft verzorgd.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 4 / 20
De accountantsorganisatie geeft daarnaast haar betrokkenheid en aantoonbare ervaring met betrekking tot actuele ontwikkelingen (zoals op BBV-wijzigingen, fiscaliteit en landelijke ontwikkelingen die de financiële functie van de gemeente raken) nadrukkelijk aan. De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de planning- en control cyclus van de Opdrachtgever en de daarbij door de opdrachtgever vastgelegde tijdslimieten. De verdere verfijning van het planning- en control instrumentarium, de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie (die niet alleen zicht heeft op haar risico’s, maar deze risico's ook adequaat beheerst) en de verbeterde financiële informatiesystemen zorgen ervoor dat het zelf controlerend vermogen van de opdrachtgever toe kan nemen gedurende de looptijd van de overeenkomst. In een controleprotocol kan de Opdrachtgever nadere aanwijzingen geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Deze toleranties zullen in 2023 worden vastgelegd in de financiële verordening. Voor deze opdracht kan worden uitgegaan van de minimale wettelijke eisen.
Tot de scope van deze overeenkomst behoort de volgende dienstverlening:
-
2.2 de algemeen certificerende functie;
-
2.3 de natuurlijke adviesfunctie;
Specifieke onderzoeksopdrachten behoren niet tot de scope van de opdracht. 2.2
De algemeen certificerende functie
Jaarrekeningcontrole De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden(BADO). Bij de certificerende functie bepaalt de accountant zelfstandig de noodzakelijk geachte werkzaamheden om te komen tot een deugdelijke grondslag voor zijn oordeel. De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de opdrachtgever en moet jaarlijks ten minste resulteren in:
-
een managementletter ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders en de directie;
-
een boardletter ten behoeve van de gemeenteraad en te bespreken met de auditcommissie;
-
een controleverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
-
een verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
De managementletter wordt aan het college verstrekt. De boardletter wordt door de accountant toegelicht in de auditcommissie.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 5 / 20
SISA-controles vallen onder de normale werkzaamheden voor het controleren van de jaarrekening van de gemeente. Rapportering De controleverklaring dient aan te geven of:
a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;
b. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;
c. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Het verslag van bevindingen bevat geen rapportage over (cijfermatige) correcties die zijn gemaakt voorafgaande aan het definitief aanbieden van de jaarstukken door het college/directie, niet zijnde fouten in rechtmatigheid of getrouwheid. In de managementletter geeft de accountant aan:
a. de verbeterpunten en de prioritering hiervan in urgentie in de opzet en werking van het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning -en control instrumenten en het risicomanagement, echter indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie);
b. de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie);
c. wanneer er structurele materiële afwijkingen zijn die van belang kunnen zijn voor de controle bij de jaarrekening;
d. overige ontwikkelingen die relevant voor de opdrachtgever zijn. De managementletter dient uiterlijk 15 november aan het college te worden aangeboden. In de boardletter geeft de accountant een samenvatting over de bevindingen uit de managementletter. De boardletter dient uiterlijk 30 november aan de raad te worden aangeboden. De accountant maakt zo veel mogelijk gebruik van de resultaten van de interne controles. Over het interne controleplan vindt vooraf afstemming plaats tussen de accountant en de functionarissen belast met de Verbijzonderde Interne Controles (VIC), de teammanager Financiën & Control en de concerncontroller. Indien u gereviewd wordt op de controle van de jaarrekening van Schiedam, stelt u de Auditcommissie en de teammanager Financiën en Control daar tijdig schriftelijk van op de hoogte. De kosten van de review zijn niet voor rekening van de aanbestedende dienst, maar voor rekening van de opdrachtnemer.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 6 / 20
2.3
De natuurlijke adviesfunctie
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert zowel gevraagd (op verzoek van de opdrachtgever) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, rechtmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeente Schiedam toegesneden. De accountant zal zijn adviezen in zodanig - vroeg - stadium geven dat de gemeenteraad en het ambtelijk apparaat hier tijdig op in kunnen spelen. Aanvullende eisen aan de adviesfunctie a.
Opdrachtnemer heeft een proactieve houding op het gebied van de natuurlijke adviesfunctie, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Hieronder valt bijvoorbeeld het informeren van Opdrachtgever over ontwikkelingen bij gemeenten van dezelfde grootte, alsmede ervoor zorg te dragen dat deze kennis bij de organisatie van opdrachtgever bekend wordt. Deze adviezen zijn van beperkte omvang die binnen een termijn van twee weken zijn te leveren, een directe relatie hebben met de managementletter en of verslag van bevindingen van de jaarstukkencontrole.
b. Opdrachtnemer heeft een proactieve houding als bestuurlijke ondersteuner. De opdrachtnemer ondersteunt de gemeente Schiedam bij:
het doorgronden van de jaarstukken en jaarverslag van de gemeente, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college;
c.
het doorgronden van het verslag van bevindingen bij de jaarstukkencontrole;
het opstellen van (verbeter)opdrachten aan het college;
het uitoefenen van zijn controlerende taak.
De adviesfunctie aan de gemeente Schiedam omvat adviezen ten aanzien van de administratieve inrichting van de gemeentelijke organisatie zodat de bestuurlijke informatievoorziening wordt geoptimaliseerd. Deze adviezen geeft de opdrachtnemer gevraagd of op eigen initiatief. Elk contractjaar kan de aanbestedende dienst maximaal 2 standpunten van de VIC ter beoordeling voorleggen aan de accountant.
d. De opdrachtnemer geeft aan te beschikken over de kennis en kunde om het college adequaat te adviseren ten aanzien van belastingvraagstukken. e.
De natuurlijke adviesfunctie omvat adviezen van beperkte omvang die binnen een termijn van twee weken zijn te leveren. De uitvoering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, danwel op verzoek van de aanbestedende dienst.
f.
Opdrachtgever zorgt voor een duidelijk overzicht van de te benaderen personen voor diverse vragen binnen de organisatie van Opdrachtgever.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 7 / 20
We zijn benieuwd wat de opdrachtnemer verstaat onder de natuurlijke adviesfunctie en hoe hieraan invulling wordt gegeven. 2.4
Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad
Vanuit de controlerende taak van de gemeenteraad kan er naast de adviezen zoals genoemd onder 2.3 behoefte bestaan jaarlijks één of meerdere specifieke extra onderzoeken te laten verrichten, al dan niet voortvloeiend uit de jaarrekening en alleen na een aanvullende opdracht van de opdrachtgever. De presentatie van de uitkomsten van dergelijke onderzoeken zijn erop gericht de controlerende taak van de gemeenteraad te ondersteunen en te versterken. Aanvullende opdrachten voor het verrichten van controlewerkzaamheden ten behoeve van het afgeven van deelverklaringen aan derden zoals diverse ministeries, de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag en de provincie Zuid-Holland, voor zover deze niet vallen onder de regeling SISA, kunnen worden verstrekt. Voor een afzonderlijke verklaring zal een prijsopgave worden aangevraagd, op basis van de ingediende uurtarieven. Bij de prijsopgave dient de inzet van personeel inzichtelijk te worden gemaakt en dienen de uurtarieven uit deze aanbieding te worden gehanteerd. Van de accountant wordt verwacht dat deze verklaringen en overige controles in overleg met de verantwoordelijke bedrijfsonderdelen worden opgesteld/uitgevoerd binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker.
LET OP! De opdrachtgever heeft géén plicht om dit bij de opdrachtnemer neer te leggen en kan besluiten om een andere partij te vragen deze opdracht uit te voeren.
2.5
Tijdsplanning
De accountant stemt tijdig met de Opdrachtgever af welke controlemomenten er zijn. Uw organisatie is in staat de opdracht tijdig en adequaat uit te voeren. De planning dient te voldoen aan de wettelijke termijnen en afgestemd te zijn met de P&C-cyclus van de Opdrachtgever, waarbij rekening wordt gehouden met de aanbiedingsdeadline van de managementletter en de boardletter (zie 2.2). 2.6
Samenstelling en kwaliteit controleteam
Bij de samenstelling van het team is deskundigheid een vereiste. De teamleden dienen te beschikken over de juiste opleiding, kennis en werkervaring met het uitvoeren van controles binnen de gemeentelijke overheid.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 8 / 20
-
De controleleider van het team beschikt over de certificerende bevoegdheid zoals dat in de wet is geregeld en de andere teamleden hebben een afdoende opleiding genoten. Binnen het controleteam is er aantoonbare senioriteit aanwezig.
-
Wisselingen in de samenstelling van het team dienen zoveel mogelijk te worden beperkt. De accountant is verplicht om in geval van wijziging in het team, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever direct hiervan in kennis te stellen. De gemeente Schiedam heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de accountant te verlangen een teamlid door een ander persoon te vervangen. Indien dit het geval is zal hierover eerst nadrukkelijk overleg plaatsvinden met de accountant.
-
Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen teamleden is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle.
-
Voorkomen moet worden dat de gemeente wordt geconfronteerd met een dubbele vraagstelling.
-
Het team dient professioneel te zijn: dat wil zeggen kennis van zaken hebben, ervaring hebben, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijke en open houding ten opzichte van de opdrachtgever hebben.
-
De accountant dient een vaste controleleider voor drie jaar aan te wijzen, waarmee alles met betrekking tot de accountantsdiensten besproken wordt. Tevens moet er sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de controleleider.
2.7
MVO
De Aanbestedende dienst vindt duurzaamheid belangrijk en wil waar mogelijk een voortrekkersrol vervullen door het goede voorbeeld te geven. De Aanbestedende dienst wil effectieve duurzaamheid bevorderen, onder andere door zoveel mogelijk in te kopen volgens het principe van recycling (Cradleto-Cradle). De Aanbestedende dienst heeft de ambitie om bij elk inkoop- en aanbestedingstraject duurzaamheidsaspecten mee te nemen. Om inzicht te krijgen in hetgeen opdrachtnemer doet ten aanzien van duurzaamheid en sociaal return, wordt gevraagd om uw beleid ten aanzien van duurzaamheid en social return na een verzoek daartoe te verstrekken. 2.8
Social Return on Investment (SROI)
De gemeente Schiedam vraagt aan haar opdrachtnemers om iets sociaals terug te doen voor deze stad. Dit noemen we social return. We willen meer kansen creëren voor kwetsbare inwoners. Naast het bieden van werk aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, kan dit ook door bij te dragen aan andere sociale opgaven in de stad. Denk bijvoorbeeld aan armoedebestrijding, gezondheidsbevordering of onderwijs. Er geldt een verplichting voor toepassing van Social Return bij opdrachten vanaf € 70.000 voor diensten en leveringen en € 150.000 voor werken. De opdrachtgever hecht waarde aan de Social Return Of Investment (SROI) en is benieuwd hoe de opdrachtnemer hier invulling aan kan geven.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 9 / 20
3. De gevraagde offerte De aanbieding dient een goed beeld te geven van de kwaliteit/prijsverhouding die geboden wordt en dient minimaal de volgende elementen te bevatten: Algemeen:
-
de algemene certificerende functie (zie 2.2);
-
de controlevisie en -aanpak gerelateerd aan de rechtmatigheidsverantwoording;
-
de visie op de invulling van de natuurlijke adviesfunctie (zie 2.3);
-
de ervaring bij gemeenten in de inwonerklasse 50.000 – 100.000, inclusief een opgave van het aantal huidige gemeentelijke controleklanten;
-
de eventuele betrokkenheid bij en aantoonbare ervaring met actuele ontwikkelingen.
Specifiek:
-
de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle binnen de gemeente;
-
de ervaring en samenstelling van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid, beschikbaarheid, flexibiliteit, de lokale en regionale inbedding;
-
in hoeverre de accountant op de hoogte is van de gemeentelijke branche als zodanig, maar ook een beeld heeft van de lokale en regionale situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen lokaal in de regio;
-
de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwt, hoe lang hij in de gemeentelijke markt actief is, wat zijn marktaandeel is (zowel in omzet als aantal opdrachten) en welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet.
Prijs/Tariefstelling:
-
De prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 uitgaande van de standaard goedkeurings- en rapporteringstolerantie zoals genoemd in het Besluit accountantscontrole gemeenten en voor de ‘natuurlijke adviesfunctie’ en bijbehorende communicatie (schriftelijk, elektronisch, en mondeling). Hierin wordt tevens onderbouwd hoe de prijs per jaar is opgebouwd (aantal uren per functiesoort c.q. per categorie werkzaamheden);
-
Alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. BTW;
-
De kosten voor het uitvoeren van de opdracht conform de door de inschrijver bij de gunningcriteria beschreven aanpak/werkwijze dienen in de vaste prijs opgenomen te zijn;
-
Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd geldt een vaste prijs per jaar, gerelateerd naar de gangbare goedkeuringstolerantie.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 10 / 20
-
De prijs van de overeenkomsten mag vanaf het verslagjaar 2024 jaarlijks verhoogd worden met de landelijke door het CBS vastgestelde gemiddelde prijsinflatie (CBS-dienstenprijsindex DPI) van de maand juli van het verslagjaar.
Ten aanzien van meer- en minderwerk geldt het volgende: -
Voor meerwerk dient vooraf schriftelijk toestemming te worden gegeven door opdrachtgever. Het verzoek om meerwerk en minderwerk wordt gericht aan de gemeenteraad. In deze aanvullende opdracht voor meerwerk dienen ten minste prijsafspraken te worden gemaakt en dient een limiet te worden gesteld aan de kosten die met dit meerwerk samenhangen. Daarbij wordt vermeld welke functies voor hoeveel uur worden ingezet met bijbehorende tarieven. Op de offerte geeft de accountant minimaal aan:
-
-
De onderbouwing voor het meerwerk (motivering);
-
Een heldere omschrijving van de werkzaamheden die worden aangemerkt als “meerwerk”;
-
De periode waarin het “meerwerk” wordt uitgevoerd en opgeleverd;
-
De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn;
-
De tarieven per functiesoort zoals opgenomen in de aanbieding.
De gemeente Schiedam zal ontvangen facturen voor meerwerk, die niet vooraf en schriftelijk door opdrachtgever zijn geaccordeerd, niet in behandeling nemen.
-
Indien er sprake is van minderwerk zal dit zoveel als mogelijk bij de start van het controlejaar in onderling overleg worden vastgesteld, waarbij vastgelegd wordt tot welke aanpassing van de aanneemsom dit leidt.
-
De accountant geeft vooraf aan op welke wijze facturering van de overeenkomst opdrachtnemer plaatsvindt onder opgave van het aandeel in de aanneemsom.
In alle gevallen waarin het programma van eisen niet voorziet of voor verschillende uitleg vatbaar is, zal het programma van eisen worden uitgevoerd naar het kennelijk bedoelde in het programma van eisen en de eisen die naar het inzicht van de opdrachtgever en de opdrachtnemer redelijkerwijs mogen worden gesteld.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 11 / 20
4. Gunningscriteria 4.1
Inleiding
De gunning van de opdracht wordt bepaald aan de hand van een weging van de gunningcriteria die de aanbestedende dienst heeft geformuleerd. U wordt verzocht ten aanzien van de gunningcriteria aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit bijlagen bij de inschrijving. 4.2
Beoordelingscommissie
De beoordeling van de inschrijvingen zal gedaan worden door een beoordelingsteam bestaande uit ten minste 3, in elk geval een oneven aantal, leden van de auditcommissie, door de auditcommissie aan te wijzen. Adviseurs van het beoordelingsteam zijn: Teammanager Financiën en Control Adviseur Financiën en Control Adviseur Inkoop Raadsadviseur/plv. griffier. De inkoopadviseur treedt op als voorzitter bij de gezamenlijke beoordeling van de inschrijvingen en adviseert bij het opstellen van de totaalbeoordeling nadat de presentaties gegeven zijn. Afhankelijk van de omstandigheden (bijvoorbeeld bij uitval door ziekte) kan de samenstelling van het beoordelingsteam wijzigen. Om een objectieve beoordeling te borgen ziet de Aanbestedende dienst er op toe dat het beoordelingsteam altijd uit minimaal 3 personen bestaat. Het beoordelingsteam heeft tot taak zorg te dragen voor: - het beoordelen van de inschrijvingen op basis van de gunningcriteria; - het uitvoeren van de beoordeling op een objectieve, transparante en eenduidige manier; - het opstellen van een gemotiveerd gunningadvies; - na keuze een gemotiveerde afwijzing van de overige Inschrijvers; - het correct toepassen van de Aanbestedingswet; - de bewaking van het, conform dit aanbestedingsdocument, doorlopen van de procedure; - het opstellen van een proces verbaal van de aanbesteding. 4.3
De gunningcriteria
De waardering van de gunningcriteria is gebaseerd de volgende wegingsfactoren: Gunningcriterium
Weging
G-1 Prijs
25%
G-1.1 All-in jaarrekening en interim - controle
20%
G-1.2 Uurtarief aanvullende dienstverlening
5%
G-2 Kwaliteit
70%
G-2.1 Ontwikkeling VIC
35%
G-2.2 Controle aanpak
35%
G-3 Social Return
5%
Onderstaand worden de gunningscriteria toegelicht.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 12 / 20
G-1 Prijs (25%) Bij de beoordeling van de prijsopgaven wordt er beoordeeld op 2 onderdelen. Deze onderdelen zullen hieronder, in G-1.1 en G-1.2 uiteengezet worden. G-1.1 All-in tarief jaarrekening en interim - controle (20%) Er wordt bij dit onderdeel gekeken naar het all-in tarief (de opdrachtnemer stelt hierbij geen aanvullende voorwaarden aan opdrachtgever) voor het pakket accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 3. Deze prijs weegt voor 20% mee. De waardering wordt gebaseerd op het verschil in de aangeboden all-in tarief ten opzichte van de laagste inschrijving. De inschrijver die minimaal de gevraagde specificatie heeft gegeven met de laagste vergoeding krijgt het hoogste cijfer: 10. De overige inschrijvingen krijgen punten, afgerond op 2 decimalen, op basis van de afwijking ten opzichte van de laagste inschrijving. Een negatief aantal punten zal niet worden toegekend. Voor de goede orde merken wij op, dat het bij geen van deze onderdelen is toegestaan om negatieve of nul-bedragen in te vullen op straffe van uitsluiting van deze aanbesteding. Voorbeeld: Laagste totaalprijs:
€ 28.000,00 = 10 punten
Uw inschrijving:
€ 38.500,00
Berekening:
(€ 28.000,00 / € 38.500,00) x 10 punten = 7,27 punten x 20% = 1,45 punten
Vul het all-in tarief in op het prijzenformulieren voeg deze toe aan uw inschrijving. G-1.2 Uurtarief aanvullende dienstverlening/meerwerk (5%) Vorenstaand wordt gevraagd om een all-in tarief voor de jaarrekeningcontrole. De praktijk leert (te denken valt aan wijzigende regelgeving, maar ook
een pandemie) dat zich onvoorziene
werkzaamheden aandienen waar bij de prijsopgave nog geen rekening kon worden gehouden. Aanvullende dienstverlening/meerwerk vindt enkel plaats indien hier schriftelijk opdracht voor is gegeven door de Teammanager Financiën en Control en de Concerncontroller. Facturen die worden ingediend buiten voornoemde opdrachtverstrekking zullen niet worden betaald. Dit is dus voor rekening en risico van opdrachtnemer. Onder aanvullende dienstverlening/meerwerk wordt verstaan: alle opdrachten die buiten het tarief van G-1.1 vallen. Ter beoordeling van dit gunningscriterium zal het volgende ingediend moeten worden: 1. Voor de aanvullende dienstverlening/meerwerk dient u een uurtarief voor diverse functies in te vullen. Het gemiddeld uurtarief, welke wordt meegenomen in de beoordeling, wordt berekend door de uurtarieven bij elkaar op te tellen en hiervan het gemiddelde te nemen. Deze prijzen dient u op te geven in het Prijzenformulier. 2. De aangeboden vaste prijs is in euro’s, exclusief BTW en all-in.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 13 / 20
Bij de beoordeling van de uurtarieven voor aanvullende dienstverlening/meerwerk wordt er beoordeeld op basis van het gemiddelde uurtarief van de omschreven functies (blauwe vak). De waardering wordt gebaseerd op het verschil in de aangeboden gemiddelde uurtarief voor aanvullende dienstverlening/ meerwerk ten opzichte van de laagste inschrijving. De inschrijver die minimaal de gevraagde specificatie heeft gegeven met het laagste gemiddelde uurtarief voor aanvullende dienstverlening/ meerwerk krijgt het hoogste cijfer: 10. De overige inschrijvingen krijgen punten, afgerond op 2 decimalen, op basis van de afwijking ten opzichte van de laagste inschrijving. Een negatief aantal punten zal niet worden toegekend. Voorbeeld: Laagste gemiddelde uurtarief aanvullende dienstverlening: € 100,00 = 10 punten Uw inschrijving:
€ 130,00
Berekening:
(€ 100,00 / € 130,00) x 10 punten = 7,69 punten x 5%= 0,38 punten
G-2 Kwaliteit (70%) Het gunningscriterium kwaliteit is onderverdeeld in de volgende subcriteria: G-2.1 Ontwikkeling VIC (35%); G-2.2 Controle aanpak (35%); Deze criteria worden hieronder uiteengezet. G-2.1 Ontwikkeling VIC (35%) De afgelopen jaren heeft de aanbestedende dienst de VIC verder ontwikkeld. De ambitie is om deze rol verder door te ontwikkelen de komende jaren. Hierin wordt ook een visie en de kennis en kunde van de opdrachtnemer verwacht. Inschrijver dient door middel van een beschrijving, op maximaal 3 A4, zijn/haar visie en adviezen over dit onderwerp weer te geven. De beschrijving dient begrijpelijk te zijn voor een ieder die niet in het vakgebied thuis is. Ga hierbij minimaal in op: -
De vraag in hoeverre de VIC een conclusie moet trekken bij zeer complexe situaties (bijvoorbeeld Europese aanbestedingen);
-
In hoeverre er gesteund wordt op de VIC en wat daarbij de minimale eisen zijn;
-
De procesbeheersing en de rol van de VIC hierin in relatie tot de accountantscontrole.
G-2.2 Controle aanpak (35%) Inschrijver dient door middel van een beschrijving op maximaal 3 A4 beknopt, maar duidelijk inzicht te geven in de werkwijze van zijn controle aanpak die gehanteerd wordt in de gemeente Schiedam. Ga hierbij minimaal in op: -
Tijdsplanning van uw controles;
-
De wijze van communiceren en informatie-uitwisseling;
-
Innovatieve en creatieve manier van controleaanpak;
-
De wijze waarop grondexploitaties en risicomanagement worden uitgewerkt;
-
Wijze van betrekken verbonden partijen.
Volledigheidshalve wordt verwezen naar de paragrafen 2.2. en 2.6 in hoofdstuk 2.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 14 / 20
Beoordeling Controleaanpak Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: Beoordeling G-2 Kwaliteit Per sub-criterium (G-2.1 of G-2.2) worden 0, 2, 4, 6, 8 of 10 punten gegeven. Het aantal punten wordt berekend door de punten per sub-criterium te vermenigvuldigen met de weging van het gunningcriterium. Het resultaat wordt op twee decimalen afgerond. De cijfers hebben de volgende betekenis: Punt
Kwalificatie Niet
0
kunnen
Betekenis Er is geen informatie aangeleverd om het onderdeel de beoordelen.
beoordelen De gegeven informatie voldoet niet aan de verwachtingen van de 2
Slecht
opdrachtgever. De inschrijving geeft de opdrachtgever onvolledige informatie. De gegeven informatie is niet volledig in overeenstemming met de
4
Matig
verwachtingen van de opdrachtgever en/of niet projectgericht. Er ontbreekt informatie over significante punten. De wijze van invulling is niet overtuigend, laat openingen over. De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de
6
Voldoende
verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht en voldoet daarmee aan de verwachtingen van de opdrachtgever. De gegeven informatie is meer dan in overeenstemming met de
8
Goed
verwachtingen van de opdrachtgever; de aanbieding stijgt uit boven de vraag van de opdrachtgever. De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht en
10
Uitstekend
voldoet daarmee aan de verwachtingen van de opdrachtgever. De wijze van invulling is bovendien zeer innoverend en/of toont hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. De inschrijving voegt maximaal extra waarde toe.
Onderstaand ziet u hoe de genoemde sub-criteria meewegen. Gunningcriterium
Cijfer
Weging
Totaal
G-2.1
10
35%
10 x 35% =
3,50
G-2.2
6
35%
6 x 35% =
2,10
Totaalscore G-2 Kwaliteit
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
5,60 punten
pag. 15 / 20
Voeg de beantwoording van G-2 Kwaliteit toe aan uw inschrijving Na aanbesteding is uw werkwijze als beschreven voor G-2 onderdeel van de overeenkomst, wat betekent dat de opdrachtnemer gehouden wordt aan de werkwijze zoals omschreven. De kosten welke betrekking hebben op de maatregelen voor G-2 dienen in de inschrijfprijs te zijn begrepen. Voor elk onderdeel geldt dat het aantal opgegeven pagina’s A-4 enkelzijdige is en het minimale lettertype dient Arial 10 te zijn (een vergelijkbaar lettertype qua grootte of een groter lettertype wordt geaccepteerd), regelafstand tenminste 1,0. Het aantal opgegeven pagina’s is inclusief eventuele bijlagen. Indien meer dan het aantal opgegeven pagina’s wordt ingediend, wordt het aantal extra pagina’s niet meegenomen in de beoordeling. G-3 Social Return (5%) De Aanbestedende dienst hecht een grote waarde aan het creëren van stage-, werkervaringsplaatsen en/of banen voor: werkzoekenden (WWB en WW uitkering), jonge arbeidsgehandicapten (Wajong) en WSW-geïndiceerde die in afwachting zijn van een WSW-dienstbetrekking of reeds werkzaam zijn in een WSW-dienstbetrekking. Voor het tot uitvoering brengen van Social Return heeft de gemeente Schiedam een Besteksbepalingen Social Return ontwikkeld. Inschrijver geeft door middel van inschrijving akkoord te gaan met de Besteksbepalingen Social Return van de gemeente Schiedam.
Voor deze aanbesteding is Social Return vastgesteld op een verplicht minimum van 5% van de aanneemsom. Bij het gunningscriterium G-3 Social Return kan Inschrijver punten scoren voor extra inzet van Social Return. Bovenop het verplichte minimum van 5% kan Inschrijver aangeven maximaal 10% extra invulling te geven aan Social Return. Het totale percentage aan Social Return kan hiermee oplopen tot 15% van de aanneemsom. Extra percentage bovenop de gestelde eis van 5%
Punten
2%
2
4%
4
6%
6
8%
8
10%
10
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 16 / 20
5. Aanbestedingsprocedure 5.1
Termijnen
De aankondiging van de aanbesteding en alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding, verloopt uitsluitend via TenderNed. Om automatisch op de hoogte te blijven van deze aanbesteding, nota’s van Inlichtingen en om een inschrijving te kunnen doen, dienen inschrijvers zich aan te melden op www.tenderned.nl en zich te laten registeren als gebruiker en betrokken onderneming.
Mijlpaal
Datum
Uiterste datum en tijdstip voor indienen van vragen en
Zie TenderNed
opmerkingen Publicatie nota van Inlichtingen
Zie TenderNed
[...]Keuze: Uiterste datum voor indienen van vragen en
Zie TenderNed
opmerkingen (2) [...]Keuze: Publicatie nota van Inlichtingen (2)
Zie TenderNed
Uiterste datum en tijd voor inschrijvingen
Zie TenderNed
Periode voor de prestentatie
Week 22
Mededeling gunningsbeslissing
26 juni 2023
Bezwaartermijn
26 juni – 24 juli 2023
Aanvang overeenkomst
1 september 2023
De aanbestedende dienst behoudt het recht om de beoogde planning te wijzigen. De in de (eventueel gewijzigde) planning genoemde data en/of tijden voor het indienen van vragen en opmerkingen en het indienen van inschrijvingen gelden als fatale termijnen. N.B. de data en tijden voor de 2e nota worden in TenderNed bekend gemaakt na het versturen van de 1e nota. De termijn voor het stellen van vragen voor de 2e nota zal 1 week zijn na de geplande datum van publicatie van de 1e nota.
5.2
Contact tijdens de aanbestedingsprocedure
Gedurende de looptijd van de aanbesteding verloopt het contact met de aanbestedende dienst uitsluitend via TenderNed.
5.3
Vragen
Iedere vraag voor de nota van Inlichtingen moet apart worden gesteld. Bij iedere vraag moet nadrukkelijk worden aangegeven welke paragraaf van welk document of bijlage het betreft.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 17 / 20
5.4
Melden van (vermeende) tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden
De aanbestedende dienst heeft aan de inhoud van de aanbestedingsdocumenten de grootst mogelijke zorg besteed. Als u desondanks meent dat er sprake is van tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden, dan attendeert u de aanbestedende dienst hier zo spoedig mogelijk op. Doe dit uiterlijk vóór de in de planning genoemde ‘uiterste datum voor het indienen van vragen en opmerkingen’ of ‘uiterlijk 2 werkdagen na publicatie van de Nota van Inlichtingen’. De reacties worden zorgvuldig bestudeerd en kunnen leiden tot aanpassingen in de aanbestedingsdocumenten. Na deze datum kan er geen beroep meer gedaan worden op tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden. U heeft dan geen rechten meer om daarop enige aanspraak te baseren.
5.5
Nota van Inlichtingen
Nadat de datum voor het indienen van vragen en opmerkingen is verstreken, sluit de aanbestedende dienst de vragenronde met het verzenden van de nota van Inlichtingen. Hierin staan de (geanonimiseerde) vragen van marktpartijen en de antwoorden daarop van de aanbestedende dienst. Ook eventuele wijzigingen in de aanbestedingsdocumenten worden hierin vermeld. De nota van Inlichtingen prevaleert boven de offerteaanvraag. Zijn er meerdere nota’s van Inlichtingen verschenen? Dan prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota’s, de meest recente nota van Inlichtingen. De aanbestedende dienst stelt de nota’s van Inlichtingen beschikbaar aan alle geïnteresseerden via het aanbestedingsplatform. Marktpartijen zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk om deze informatie tot zich te nemen.
5.6
Klachtenafhandeling
Belangstellende ondernemingen hebben de gelegenheid om vragen te stellen over deze aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal deze vragen op basis van haar ervaring en deskundigheid beantwoorden. Indien de vragensteller het niet eens is met het antwoord kan deze dit kenbaar maken in de vorm van een klacht. Indien u het niet eens bent met het advies dat gegeven wordt op uw klacht kunt u zich als Klager dan nog wenden tot de door de minister van Economische Zaken ingestelde Commissie van Aanbestedingsexperts (zie art. 4.27 Aanbestedingswet 2012). Een ingediende klacht heeft in beginsel geen opschortende werking voor deze aanbestedingsprocedure.
Een uitspraak is niet bindend voor de aanbestedende dienst tenzij hieraan door een gerechtelijke uitspraak een afdwingbaar vervolg wordt gegeven. Daarnaast is klagen mogelijk middels het starten van een gerechtelijke procedure zoals elders beschreven.
5.7
Sluitingsdatum inschrijving
De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de tijdigheid, volledigheid en/of het op de juiste wijze indienen van de inschrijving (enkel via de digitale kluis van TenderNed gedane inschrijvingen worden geaccepteerd). De aanbestedende dienst en het aanbestedingsplatform kunnen niet verantwoordelijk
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 18 / 20
worden gehouden voor het niet tijdig, onvolledig of op onjuiste wijze aanleveren van de in de aanbestedingsprocedure gevraagde documentatie. Inschrijvingen die niet voldoen aan de in de aanbestedingsdocumenten gestelde voorwaarden en/of eisen, komen niet in aanmerking voor de gunning van deze opdracht. Deze worden beschouwd als niet gedaan, tenzij sprake is van een kennelijke omissie of geringe fout. Dit is geheel ter beoordeling van de aanbestedende dienst. Indien sprake is van een kennelijke omissie of een geringe fout heeft de aanbestedende dienst het recht om de inschrijver te vragen dit te herstellen.
5.8
Gunningsbeslissing
Alle inschrijvers ontvangen bericht over de gunningsbeslissing. Dit bericht betreft het voornemen tot gunning. Het houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de betreffende inschrijver; er komt door dit bericht derhalve geen overeenkomst tot stand als bedoeld in artikel 6:217 BW. Inschrijvers van wie de inschrijving is afgewezen, krijgen in datzelfde bericht de motivering van de afwijzing.
Daarnaast
wordt
de
naam
van
de
inschrijver,
wiens
inschrijving
de
beste
prijs/kwaliteitverhouding had, vermeld. Evenals de kenmerken en voordelen van diens inschrijving ten opzichte van de inschrijving van de afgewezen inschrijver.
5.9
Bezwaartermijn
Een inschrijver kan bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing door een kort geding aanhangig te maken bij Rechtbank Rotterdam. Dit moet gebeuren binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. Artikel 2.127 Aanbestedingswet. Maakt de inschrijver geen kort geding aanhangig binnen deze termijn, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat de inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldige verklaring van de inschrijving. Het recht van de inschrijver om hiertegen in rechte op te komen, vervalt.
Zodra de bezwaartermijn is verstreken en geen enkele inschrijver bezwaar heeft gemaakt, komt de gunning van de overeenkomst tot stand. Bezwaar middels een kortgedingprocedure heeft dus een opschortende werking. Indien wel bezwaar wordt gemaakt, dan acht de aanbestedende dienst dat de inschrijvingen gestand blijven tot twee maanden na de uitspraak van de voorzieningenrechter.
5.10
Gunning
Gunning houdt in dat de aanbestedende dienst met de begunstigde inschrijver een overeenkomst aangaat. Zodra beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend, is sprake van definitieve gunning.
Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2023-2025
pag. 19 / 20