Bijlage: Boardletter 2021
Tekst van het document
Boardletter 2021 Gemeente Schiedam
23 december 2021
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders Van de gemeente Schiedam Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM
Onderwerp Managementletter 2021
Behandeld door P.B. Mast MSc 088 288 6130
Geacht college, Wij hebben conform ‘de overeenkomst tot het verrichten van de algemene accountantscontrole ten behoeve van de gemeente Schiedam voor de periode 2018 tot en met 2021’, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, de interim-controle voor de gemeente Schiedam uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Via deze boardletter informeren wij u over belangrijke geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing van de gemeente Schiedam. Tevens geven wij u een samenvatting van onze overige bevindingen en aanbevelingen, zoals gerapporteerd in onze managementletter aan het college van burgemeester en wethouder. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risicoinschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.
Datum 23 december 2021
De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisaties, maar slechts die delen die ten grondslag liggen aan financiële mutaties in uw organisaties. Wij merken op dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoud 01
Managementsamenvatting Managementsamenvatting
02
Bevindingen interne beheersing Bevindingen interne beheersing 2020
03
5
7
Disclaimer Disclaimer
© 2021 Deloitte The Netherlands
15
2112230069/IM/3
01 Managementsamenvatting
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam| Managementletter 2021
2112230069/IM/4
Managementsamenvatting Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
Managementsamenvatting 1.1. Interne beheersing Als onderdeel van onze interim-controle 2021 hebben wij de relevante processen met betrekking tot de gemeente Schiedam in kaart gebracht. Hierbij hebben wij onderscheid gemaakt in de IT-omgeving en de individuele bedrijfsprocessen. Onze bevindingen ten aanzien van IT zullen wij aan u rapporteren, gelijktijdig met de benoemde speerpunten uit het auditplan 2021, via het accountantsverslag bij de jaarrekening. Binnen de gemeente zijn een groot aantal processen op orde, denk hierbij aan subsidieverstrekkingen en het sociaal domein, bij enkele processen hebben wij opmerkingen die wij graag met uw delen. Over de kwaliteit van deze bedrijfsprocessen rapporteren wij u via deze boardletter. De financiële positie van de gemeente Schiedam is een belangrijk speerpunt. Het weerstandsvermogen is, onder meer door de verkoop van de Eneco aandelen, toegenomen. Deze toename past ook bij de ambities van Schiedam met een groot aantal projecten en bijhorend risicoprofiel. De aandacht voor kwaliteit van een effectieve bedrijfsvoering en een goede beheersing van de risico’s blijft hierbij belangrijk. Mede vanuit dit perspectief hebben wij tijdens de interim-controle de interne beheersing van de processen van de gemeente Schiedam beoordeeld. Wij constateren dat op het niveau van de individuele bedrijfsprocessen veel processen in de basis op orde zijn.
Bij een aantal aandachtsgebieden die wij in onze managementletter 2020 hebben benoemd zijn nog belangrijke stappen te zetten. Dit zijn met name de processen ten aanzien van erfpacht, grondexploitatie, onroerend goed transacties en subsidiebaten. Ten aanzien van risicomanagement zien wij dat de in 2019 ingezette acties tot procesoptimalisatie in 2021 zijn afgerond. Wij hebben in onze managementletter 2020 een aantal aanbevelingen gedaan en adviseren u om in 2022 prioriteit te geven aan het (verder) ontwikkelen van een integraal risicomanagement.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij geconstateerd dat er sprake is van achterstanden bij de erfpachtherzieningen. Deze achterstanden zijn nog niet ingelopen. Onze aanbevelingen die toezien op het verkrijgen van inzicht de omvang en impact van deze achterstanden zijn nog niet opgevolgd. Het is van belang om dit inzicht te verkrijgen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2021.
In eerdere rapportages hebben wij gerapporteerd dat de gemeente Schiedam een in opzet ontoereikende mix aan interne beheersingsmaatregelen heeft om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn. Er zijn in 2021 verbeteringen doorgezet, er zijn echter nog een aantal verdere aanscherpingen nodig. Ten aanzien van onroerend goed transacties zien wij dat er beperkt opvolging is gegeven aan onze opmerkingen uit de managementletter 2020. Mede gezien de omvang van dergelijke transacties is het relevant om te borgen dat er zichtbaar en gedocumenteerd sprake is van een marktconforme prijs. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij vastgesteld dat een aantal acties die in 2020 gedefinieerd zijn om de interne beheersing te versterken, zoals de versterking van de beoordeling van uitgevoerde taxaties en het starten van de implementatie van een standenregister, ook geïmplementeerd zijn. Er zijn echter ook bevindingen nog niet opgevolgd waardoor het niveau van deze beheersmaatregelen nog niet op het niveau is. Daarom zal ook 2022 naar onze opinie in het teken moeten staan van het verder versterken van de zichtbare interne controles en verbetering van de bedrijfsvoering bij met name de grondexploitaties. 1.2 Follow up aanbevelingen Onze eerdere rapportages bevatten diverse aanbevelingen.
Tijdens de interimcontrole 2021 is de follow-up van deze adviezen inzichtelijk gemaakt. Samengevat geeft dit het volgende beeld: Follow-up
Bevinding 2020
Bevinding 2019 en ouder
Niet opgelost
1
2
Gedeeltelijk opgelost
0
4
Opgelost
0
1
Totaal
1
7
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/5
Managementsamenvatting Bevindingen
Actualiteiten
Managementsamenvatting Slechts één bevinding is in zijn geheel opgelost. Het is van belang om in 2022 meer prioriteit te geven aan het afronden van deze voor uw gemeente belangrijke onderwerpen. Onze opmerkingen in de huidige managementletter betreffen met name vervolgopmerkingen ten opzichte van onderwerpen die eerder aan u hebben gerapporteerd, er zijn geen nieuwe thema’s bijgekomen. 1.3 Aandachtspunten voor de jaarrekening
Disclaimer
In 2021 bent u bezig met een aantal belangrijke ontwikkelingen zoals het voornemen om de jeugdzorg onder te brengen bij ROGplus in plaats van bij de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de verzelfstandiging van gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts. Deze ontwikkelingen en (voorgenomen) besluiten zullen met name van invloed zijn op de financiën van boekjaar 2022 en verder, maar kunnen ook hun weerslag hebben op de jaarrekening 2021 indien er in de besluitvorming sprake is van een ‘point of no return’ en financiële verplichtingen / gevolgen op een betrouwbare wijze geschat kunnen worden. Wij willen u vragen om een schriftelijke analyse op te stellen inzake voorgenomen organisatorische wijzigingen die per of na balansdatum besloten zijn waarin een standpunt wordt ingenomen over het boekjaar waarin de financiële effecten verwerkt moeten worden. Voor het opstellen van de jaarrekening 2021 en onze controle daarop identificeren wij, naast het tijdig beschikbaar hebben van de reguliere werkafspraken, op basis van de interim controle en de relevante ontwikkelingen de volgende belangrijke aandachtspunten: • • • • • •
© 2021 Deloitte The Netherlands
Zichtbaarheid van de inhoudelijke controles die verricht zijn op de grondexploitatieberekeningen. Crediteurenscan EU-aanbestedingen. Verbijzonderde interne controle op de subsidiebaten. Standpuntbepalingen op schattingsposten, waaronder de waardering van bedrijfseconomisch vastgoed, claims en geschillen, voorzieningen en gebeurtenissen na balansdatum. De geactualiseerde frauderisicoanalyse. De gevraagde planning en standpuntbepaling van de gemeente Schiedam ten aanzien van de achterstanden in de erfpachtherzieningen. Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/6
02 Bevindingen interne beheersing 2021
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam| Managementletter 2021
2112230069/IM/7
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 01 Financiële positie en (Fraude)risicomanagement
Bevindingen
Financiële positie gemeente Schiedam
Actualiteiten
De gemeente Schiedam heeft de ambitie om te bouwen aan een toekomstbestendige stad. Deze ambitie vertaald zich naar een groot aantal projecten. Daardoor neemt ook het risicoprofiel van uw gemeente uiteraard toe. Om de risico’s op te vangen is het van belang voldoende eigen vermogen te hebben. Het beschikbare weerstandsvermogen is ten opzichte van eerdere jaren toegenomen, onder andere door de verkoop van de Eneco aandelen. Tegelijkertijd is er ook meer weerstandsvermogen nodig gezien de toename van de risico’s en daarmee het benodigde weerstandsvermogen.
Structurele exploitatieruimte
Weerstandsvermogen (* € 1 miljoen) € 60 € 50 € 40 € 30 € 20 € 10 €0
30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Benodigd
© 2021 Deloitte The Netherlands
Solvabiliteit excl erfpacht (Vooruitontvangen)
Beschikbaar
3,0% 2,5% 2,0% 1,5% Begroot Werkelijk VNG
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Disclaimer
Uit de begroting 2022 blijkt dat er sprake is van een structureel tekort van € 0,6 miljoen. Ook meerjarig is er sprake van een tekort. De effecten uit de septembercirculaire zorgen ervoor dat uw begroting meerjarig wel sluitend is. Deze twee momentopnames laten zien dat uw gemeente gevoelig is voor dergelijke effecten. Ook heeft het college in de raadsinformatiebrief van 3 november een vijftal winstwaarschuwingen gegeven ten aanzien van het meerjarige beeld. De financiële positie van de gemeente Schiedam blijft daarom een belangrijk speerpunt.
Begroot
1,0%
Werkelijk
0,5% 0,0% 2015 -0,5%
2020
2025
-1,0%
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/8
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 01 Financiële positie en (Fraude)risicomanagement
Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
Risicomanagement Een effectieve bedrijfsvoering en een goede beheersing van de risico’s zijn essentiële randvoorwaarden voor het management, om de organisatie-doelstellingen te behalen. In onze managementletter 2020 hebben wij benoemd dat het beleid over de wijze van identificatie en beheersing van risico’s die moeten leiden tot opname in het weerstandsvermogen niet is vastgelegd. In de praktijk is er wel een beleid, daarover hebben wij een drietal opmerkingen gemaakt; 1.
De geïdentificeerde risico’s worden in word formats geregistreerd en verzameld bij Financiën & Control, waarbij een uitzondering bestaat voor het team projecten dat een risicomanagementsysteem in gebruik heeft. Er is hierdoor geen sprake van een integrale wijze van registratie en bepaling van risico’s binnen de gemeente Schiedam.
2.
Er is geen sprake van het structureel inzichtelijke maken, bij het aanmelden van risico's, van de wijze waarop het risico bedrag bepaald wordt ten behoeve van het weerstandsvermogen (opnemen ja/nee, tegen welk bedrag en de onderbouwing van deze schatting) alsmede de wijze waarop geïdentificeerde risico’s beheerst (kunnen) worden door de gemeente Schiedam.
3.
Actualisatie van de bestaande risico’s vindt plaats bij de begroting en de jaarrekening, waardoor er geen sprake is van een, continue proces op concern niveau waarbij risico’s ook actief gemonitord en beheerst worden.
De in 2019 ingezette acties tot procesoptimalisatie voor het risicomanagement hebben geleid tot een evaluatie welke in 2021 is afgerond. De bevindingen uit deze evaluatie zullen moeten leiden tot uitgangspunten voor de vast te stellen kadernota. De behandeling van deze uitgangspunten in de gemeenteraad is doorgeschoven naar 2022 zodat de nieuwe raad hierover kan besluiten. In aansluiting hierop adviseren wij u om in 2022 prioriteit te geven aan het verder ontwikkelen van een meer integraal en dynamisch risicomanagement, mede gezien de toename van het aantal (grote) projecten en de daarbij behorende risico’s.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/9
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 01 Financiële positie en (Fraude)risicomanagement
Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
Frauderisicoanalyse Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij uw organisatie gevraagd om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft uw organisatie ook voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Onderdeel van de beheersing van de frauderisico’s is de intern opgestelde (fraude)risicoanalyse. Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse speelt een cruciale rol in het ontwikkelen en in stand houden van een effectieve interne beheersing. Dergelijke risicoanalyses maken inzichtelijk op welke plaatsen mogelijk niet integer gedrag kan plaatsvinden, en wat de kwetsbare functies, processen en activiteiten zijn. Bovendien dragen ze bij aan het risicobewustzijn en aan het vermogen om snel te reageren in het geval van signalen van fraude.
Wij hebben tijdens de interim controle 2021 vastgesteld dat de gemeente Schiedam in 2021 de frauderisicoanalyse nog niet heeft geactualiseerd. Wij begrijpen dat deze actualisatie in de laatste maanden van dit jaar alsnog uitgevoerd zal worden. Wij onderschrijven het belang van een jaarlijkse actualisatie van de frauderisicoanalyse en vragen u de actualisatie, de vaststelling door het College van Burgemeester en Wethouders en de bespreking in de audit commissie af te ronden voor de start van de jaarrekeningcontrole. Fraudesignalen en frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.
Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/10
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 02 Verhuur en Erfpacht
Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
Achterstanden erfpachtherzieningen In ons accountantsverslag over 2020 hebben wij gerapporteerd over achterstanden die zijn ontstaan in het herzieningsproces van erfpachtgronden die in 2020 herzien hadden moeten worden. Als gevolg van deze achterstanden zijn de ramingen in de meerjarenbegroting gebaseerd op schattingen. Wij hebben gerapporteerd dat het naast het maken van een inhaalslag relevant is dat u; •
Op basis van de managementinformatie uit de primaire registratie een meerjarige planning maakt voor het herzieningsproces en de personele effecten hiervan in kaart brengt. Dit om te borgen dat deze processen in de toekomst tijdig voorbereid en gestart kunnen worden.
•
Nagaat wat de gemiddelde doorlooptijd van een herzieningsproces is, per type object, en dit te betrekken in de meerjarige planning van de canonherzieningen om te borgen dat de processen tijdig afgerond kunnen worden en de meerjarige begrotingseffecten eerder betrouwbaar bepaald kunnen worden.
•
In de rapportages over de erfpachtinkomsten aandacht besteed aan de effecten die voortvloeien uit afgeronde herzieningstrajecten versus de gedane schattingen hieromtrent en de schattingen voor nog uit te voeren herzieningen, indien nodig, op basis van deze uitkomsten aanpast.
Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij gesproken over de voortgang van de inhaalslag en de hebben wij de opvolgen van bovenstaande drie punten beoordeeld. De afdeling geeft aan dat er is gestart met een inhaalslag maar dat dit minder snel gaat dan gedacht als gevolg van het besluit over een afwijkende vorm van het herzieningspercentage en doordat er als gevolg van een vertrokken manager veel op de afdeling afkomt. De achterstanden bestaan per heden derhalve nog steeds. Het is derhalve van belang om de achterstanden in te lopen en hier een realistische planning voor op te stellen. Ten aanzien van de drie genoemde punten in ons accountantsverslag constateren wij dat er geen opvolging is gegeven aan deze punten. Wij vragen u om, mede gezien de vertraging in het inlopen van de achterstanden, prioriteit te geven aan het opvolgen van deze punten en deze uiterlijk bij aanvang van de jaarrekeningcontrole gereed te hebben. Als aanvulling op het laatste punt vragen wij u om het standpunt dat ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 ten aanzien van dit punt is ingenomen te updaten naar de huidige situatie.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/11
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 03 Grondexploitatie
Bevindingen
Actualiteiten
In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitatieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten en hiermee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Schiedam. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Schiedam een in opzet ontoereikende mix aan interne beheersmaatregelen heeft om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn. Dit wordt met name veroorzaakt doordat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de aannames en kosten-en opbrengstenramingen op een adequate wijze tot stand komen en hierdoor een betrouwbare bron zijn voor de inputvariabelen van de grondexploitatieberekeningen. Als onderdeel van de interim controle hebben wij de follow up van onze aanbevelingen beoordeeld. Hierbij hebben wij de volgende opmerkingen:
Disclaimer
Grondexploitatieberekeningen We constateren dat er vorig jaar stappen zijn gezet ten aanzien van de vastleggingen, de stap is gezet om van een checklist met vinken naar een inhoudelijke vastlegging te komen. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole hebben wij geadviseerd om de vastleggingen verder te versterken aangezien vastleggingen onvoldoende te volgen waren door het ontbreken van bronnen en het ontbreken van een afwikkeling c.q. conclusie in het geval van bevindingen. Ten tijde van de interim controle is benoemd dat dit punt onderwerp van gesprek is in het planeconomisch overleg. Het voornemen is om het format aan te passen zodat deze onderwerpen geborgd zijn, dit nieuw format is echter nog niet beschikbaar. Het is van belang om deze punten te borgen in het format dat gebruikt zal worden ten behoeve van de vastleggingen ten behoeve van de jaarrekening 2021. Civieltechnische ramingen We constateerden dat er geen inhoudelijke beoordeling plaatsvindt op het eenheidsprijzenboek dat door een externe partij jaarlijks wordt geactualiseerd. Het is van belang om zelfstandig de kwaliteit van de actualisatie vast te stellen aangezien deze eenheidsprijzen de basis vormen voor de civieltechnische kostenramingen. In 2021 is er gestart met de beoordeling van het prijzenboek en de vastlegging hiervan.
Wij vinden dit een positieve ontwikkeling, wel hebben wij hierbij een aantal aanbevelingen. De uitgevoerde werkzaamheden worden nu beschrijvend opgenomen in een memorandum. Wij adviseren u dit memorandum uit te breiden met daarbij de onderliggende stukken van de uitgevoerde werkzaamheden en een beschrijving van de bronnen op basis waarvan de prijzen zijn getoetst. Daarnaast zien wij in het memorandum dat er op basis van een steekproef waarnemingen zijn gedaan waarna geconcludeerd is dat voor alle posten binnen één categorie een verhoging van 6,1% is toegepast op de eenheidsprijzen. Wij adviseren u om in de toekomst de totstandkoming van de steekproef te documenteren en in geval van bevindingen aanvullende werkzaamheden uit te voeren om vast te stellen dat niet ook in categorieën die buiten de initiële steekproef zijn gevallen soortgelijke verhogingen doorgevoerd zouden moeten worden. Tot slot adviseren wij u om de bevindingen niet alleen uit te drukken in een percentage van de eenheidsprijs maar bij grotere afwijkingen ook te vertalen naar een schatting van het effect op de civieltechnische ramingen.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/12
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 04 Onroerend goed transacties
Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
In onze voorgaande rapportages hebben wij u gemeld dat er binnen de gemeente Schiedam drie typen transacties zijn betreffende onroerende goederen waarbij de marktconformiteit van de transactiewaarde relevant is: • Verkopen en aankopen van grond; • Verkopen en aankopen van objecten; en • Erfpachtovereenkomsten: Nieuwe overeenkomsten, herzieningen of conversies naar bloot eigendom. Dit maakt deze transacties, mede gezien hun omvang, materieel en relevant zijn voor de accountantscontrole van de gemeente Schiedam. Tijdens de interimcontrole hebben wij, net als in voorgaande boekjaren, de administratieve organisatie en interne beheersing rondom deze transacties beoordeeld. Hierbij hebben wij expliciete aandacht geschonken aan de opvolging van onze adviezen uit voorgaande jaren betreffende het inzichtelijk maken van de marktconformiteitstoets. Wij concluderen dat één van de adviezen niet is opgevolgd, dit betreft het volgende advies: 1.
Binnen het uitvoeringsbeleid rondom onroerend goed transacties is vastgesteld dat onderhandelingen altijd gevoerd moeten worden door minimaal twee ambtenaren van de gemeente Schiedam en dat er notulen opgemaakt dienen te worden van onderhandelingen met de tegenpartij om de marktconformiteit te borgen en de schijn inzake integriteitskwesties te verkleinen. Wij hebben bij de beoordeling van het proces aan de hand van onderliggende documentatie vernomen van de afdeling dat momenteel in het proces nog geen maatregelen getroffen zijn die borgen dat deze notulen worden opgemaakt. Het risico blijft hierdoor bestaan dat gedurende onderhandelingen afspraken gemaakt worden die niet marktconform zijn en/of de schijn van integriteitskwesties kunnen genereren.
Wij adviseren u met prioriteit opvolging te geven aan onze bevinding.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/13
Managementsamenvatting
Bevindingen interim-controle # 05 Overige bevindingen
Bevindingen
Actualiteiten
Disclaimer
© 2021 Deloitte The Netherlands
Inkoop en aanbesteding In 2021 is de gezamenlijke inkoopfunctie MVS ontvlochten, de inkopen worden met ingang van 2021 door uw gemeente zelf gedaan. Het actuele inkoop & aanbestedingsbeleid stamt nog uit 2019 en is nog niet aangepast naar de nieuwe situatie. Wij adviseren u om het inkoop & aanbestedingsbeleid in lijn te brengen met de huidige situatie. Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn diverse onrechtmatigheden geconstateerd als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Dit heeft geleid tot een onrechtmatigheid van € 1,85 miljoen. De afgelopen periode is het proces rondom het verstrekken van nieuwe opdrachten aangepast en verbeterd, wij zijn positief over deze ontwikkeling. Omdat de effecten van de aanpassingen pas effect hebben op de bestedingen in toekomstige jaren hebben wij u geadviseerd om de verbijzonderde interne controle op de naleving van de Europese aanbestedingswet gedurende het herinrichtingsproces periodiek te blijven verrichten in plaats van eenmaal per jaar ‘achteraf’. Wij constateren dat er na de jaarrekeningcontrole geen nieuwe controle (crediteurenscan) heeft plaatsgevonden. Als gevolg bestaat het risico dat eventuele fouten of andere omissies niet gedurende het jaar gesignaleerd zijn waardoor er niet bijgestuurd kan worden.
Wij verzoeken u om de crediteurenscan over boekjaar 2021 uitgevoerd en afgerond te hebben tijdens de geplande roll-forward in januari 2022.
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/14
03 Disclaimer
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam| Managementletter 2021
2112230069/IM/15
Disclaimer en beperking in het gebruik Managementsamenvatting Bevindingen
Actualiteiten
Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en deze bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u erop dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het management van de gemeente Schiedam en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.
Disclaimer
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Schiedam | Managementletter 2021
2112230069/IM/16
This report has been prepared solely for the use of the Audit Committee, Supervisory Board and Executive Board of Gemeente Schiedam and should not be distributed or quoted in whole or in part without our prior written consent. No responsibility to any third party is accepted as the report has not been prepared for, and is not intended for, any other purpose. As a consequence, we do not assume any liability or duty of care to any other person to whom this report is shown or into whose hands it may come. The matters raised in this report are those which have come to our attention as a result of our audit and are those that we believe we need to bring to your attention. They are not a comprehensive record of all the matters arising and in particular we cannot be held responsible for reporting all Risks in the business or all internal control weaknesses. Any conclusion, opinion or comments expressed herein are provided within the context of our opinion on the financial statements as a whole, which will be expressed in our auditor’s report. Similarly, the comments, observations and recommendations involving systems and procedures should not be read as an opinion on the internal control structure and its operation. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Private Company limited by guarantee, and its network of member firms.
Neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other's acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names of "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu", or other related names. The ‘General Terms and Conditions for Services Deloitte Netherlands, May 2018’ registered at the Chamber of Commerce under number 24362837 apply to all engagements under which Deloitte performs services. Deloitte Accountants B.V. is registered with the Trade Register of the Chamber of Commerce and Industry in Rotterdam number 24362853. © 2021 Deloitte Accountants B.V. All rights reserved. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited