Bijlage 4 Jaarverslag Woo 2025

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2025

Jaarverslag Wet open overheid Analyse van de impact op de Woo in de gemeente Schiedam Periode: 1 januari 2025 tot 1 januari 2026

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

Jaarverslag in het kort In 2025 zijn bij de gemeente Schiedam 69 Woo- en informatieverzoeken ingediend. Van de 69 verzoeken zijn 60 verzoeken (87%) aan te merken als Woo-verzoek en 9 verzoeken (13%) als informatieverzoek. De verhouding tussen Woo-verzoeken en informatieverzoeken is gelijk gebleven aan voorgaande jaren. Toename in aantallen en complexiteit van verzoeken Ten opzichte van 2024 is er een stijging van 13 ontvangen verzoeken (+23%). Deze toename is deels te verklaren door een piek veroorzaakt door twee verzoekers die meerdere, inhoudelijk vergelijkbare verzoeken in korte tijd indienden. Daarnaast hangen verzoeken vaak samen met concrete ontwikkelingen in de woonomgeving, zoals bouwprojecten, geluidsoverlast en de plaatsing van flexwoningen.De complexiteit van de verzoeken is ook duidelijk veranderd ten opzichte van vorig jaar: het aandeel complexe verzoeken steeg met 5% (van 32% naar 37%), het aandeel reguliere verzoeken steeg met 21% (van 32% naar 53%) en het aandeel eenvoudige verzoeken daalde met 26% (van 36% naar 10%). De verzoeken in 2025 zijn omvangrijker, complexer en inhoudelijk zwaarder. De complexiteit vloeit ondere andere voort uit een toename van omvangrijke Woo‑verzoeken waarvoor meerdere deelbesluiten nodig zijn. Daarbij is telkens bestuurlijke besluitvorming vereist.

Ook het opvragen en verwerken van zienswijzen en het anonimiseren van omvangrijke dossiers zijn factoren die de complexiteit hebben beïnvloed en daarmee tegelijkertijd ook de afhandeltermijnen. Verder zijn de meeste verzoeken behandeld binnen het stedelijk en sociaal domein, net als vorig jaar. Wel is zichtbaar dat er steeds meer verzoeken zijn die meerdere teams en onderwerpen raken. Meer inzet van gemeentelijke organisatie De Woo blijft een aanzienlijke inzet vragen van de gemeentelijke organisatie. Meer dan vorig jaar: de totale benodigde inzet in 2025 voor 60 Woo-verzoeken bedroeg circa 4.740 uur (ca. 3,5 fte), ongeveer 900uur meer (+0.8 fte) dan in 2024. Een Woo-verzoek kost de gemeente ongeveer 79uur. De totale kosten voor de behandeling van de verzoeken is ook gestegen: naar € 410.140 (+38% t.o.v. 2024), wat neerkomt op gemiddeld € 6.800 per verzoek. De inzet en kosten in Schiedam liggen iets hoger dan het landelijk gemiddelde van diverse overheden. De toename in kosten en inzet hebben een direct verband met de toename in zowel het aantal verzoeken als de complexiteit ervan. De extra inzet is binnen de bestaande formatie geleverd: er is geen toename geweest in het aantal fte ten opzichte van de toename in aantallen en complexiteit van de verzoeken.

Toename van de behandeltermijn en minder verzoeken behandeld binnen wettelijke termijn Van de 60 Woo-verzoeken zijn er 42 afgehandeld (70%). De gemiddelde afhandeltermijn van Woo-verzoeken bedroeg 68 kalenderdagen, 16 kalenderdagen meer dan in 2024. 10 Wooverzoeken (26%) zijn binnen de wettelijke termijn van 42 dagen afgehandeld. In 2024 was dit percentage nog 63% (- 39%). Het overgrote deel van de W0o-verzoeken (22 stuks / 53%) is tussen de 43 en 84 kalenderdagen afgehandeld. Voor 5 verzoeken (14%) geldt dat de behandeltermijn tussen de 85 en 126 dagen was. Voor 2 Woo-verzoeken (7%) duurde de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. Voorgenoemde kan worden verklaard door:      

de stijging van het aantal ingediende verzoeken; de toegenomen complexiteit van verzoeken; intensievere juridische en bestuurlijke processen (zoals zienswijzen, besluitvorming door het college etc.); verzoeken waarbij informatie verspreid is over meerdere organisatieonderdelen; Verzoeken die gaan over informatie over een langere periode; registratie-effecten die de doorlooptijden vertekenen (niet altijd de juiste registratiedatum opgenomen in het systeem). vrijdag 1 mei 2026

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

Ondanks deze ontwikkeling ligt de gemiddelde afhandeltermijn van Schiedam met 69 dagen nog ver onder het landelijke gemiddelde van circa 150 dagen. Informele aanpak bij Woo-verzoeken verder voortgezet In 2025 is ook ingezet op een informele aanpak bij Woo-verzoeken. Door vroegtijdig contact met verzoekers en het bieden van alternatieve afhandelingsmogelijkheden zijn 13 verzoeken ingetrokken (23% meer dan in 2024). Deze aanpak draagt bij aan het beperken van de formele werkdruk en het gerichter afhandelen van verzoeken. Conclusie en aanbevelingen De toename en verzwaring van Woo-verzoeken leggen structureel meer druk op de organisatie, met zichtbare gevolgen voor kosten, capaciteit en doorlooptijden. Tegelijkertijd laten de informele aanpak en de positie ten opzichte van het landelijke gemiddelde zien dat Schiedam actief stuurt op beheersing en verbetering. De afgelopen jaren is zichtbaar dat het aantal Woo-verzoeken geleidelijk aan toeneemt. Tegelijkertijd ontvangt de gemeente minder (incidentele) middelen vanaf 2026 voor de uitvoering van de Woo. Dat betekent dat de gemeente vanaf 2026 met minder middelen uitvoering moet geven aan de Woo. De opgaven rondom de Woo worden echter de komende jaren steeds groter. In 2026 onderzoeken we of we ook met minder middelen goed uitvoering kunnen blijven geven aan de Woo.

Verdere keuzes over capaciteit, werkwijze en organisatiebrede samenwerking zijn nodig om ook op langere termijn aan de doelen van de Woo te kunnen blijven voldoen. De aanbevelingen voor komend jaar richten zich op het verbeteren van de uitvoering van de Woo binnen de organisatie, zodat de afhandeltermijnen en de inzet van de organisatie verder kunnen worden verlaagd: 1. het vergroten van de interne kennis en bewustwording door trainingen en workshops; 2. het verbeteren van de informatiehuishouding zodat documenten sneller vindbaar zijn; 3. het onderzoeken of het anonimiseren van documenten beter centraal kan worden belegd, om de kwaliteit en snelheid te verhogen; 4. het verder door ontwikkelen van de informele aanpak om sneller en eenvoudiger verzoeken af te handelen of te voorkomen.

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

Inhoudsopgave Inleiding

1

1 Resultaten (Woo-)verzoeken

2

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4

Ontvangen verzoeken Verzoeken uitgezet in tijd Soorten verzoeken Categorisering van de verzoeken Behandelaar, indiener en onderwerpen van de verzoeken Behandelaren van de verzoeken Indieners van de Woo-verzoeken Afhandeling van de verzoeken Afgehandelde verzoeken in het algemeen Behandeltermijnen Ureninvestering en kosten Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop Vakteams Externe inhuur Totale uren en lasten behandeling verzoeken

2 De actieve openbaarmaking 2.1 2.2 2.2.1

Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ Actieve openbaarmaking in Schiedam De wijze van openbaarmaking

3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6

Conclusies Toename en verschuiving in aard van verzoeken Verzoeken raken steeds meer teams en beleidsterreinen Concentratie bij enkele verzoekers en maatschappelijke ontwikkelingen Afhandeling grotendeels op orde, maar wettelijke termijnen onder druk Substantiële inzet van capaciteit en middelen Effectieve inzet van informele aanpak Aanbevelingen Voortzetten van interne bewustwording over de Woo Verbeteren informatiehuishouding voor efficiëntere zoekslag Onderzoek naar anonimiseren van stukken Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen Verder verkorten van de afhandeltermijnen Verder verlagen van de lastenverlichting

2 2 3 4 5 5 5 6 6 7 9 9 9 9 9

11 11 12 12

13 13 13 13 13 14 14 14 15 15 15 15 16 16 16

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

Inleiding De Wet Open Overheid (Woo) is een wet uit 2012. Het doel van deze wet is dat informatie van de overheid makkelijker te vinden en te gebruiken is. De Woo zorgt ervoor dat overheidsinformatie goed wordt bewaard en op een eenvoudige manier wordt gedeeld. Zo kunnen inwoners beter zien wat de gemeente doet. Overheden moeten volgens de Woo zo veel mogelijk informatie vroegtijdig en uit zichzelf openbaar maken. De Woo is op 1 mei 2022 ingegaan. De wet vervangt de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

De Woo in Schiedam De Woo moet de overheid opener maken. Zo kunnen inwoners en organisaties beter zien wat de overheid doet. Dit is belangrijk voor de democratie, het vertrouwen van inwoners en een goed werkende lokale overheid. In Schiedam zorgt het team Juridische Zaken en Inkoop ervoor dat we deze wet goed uitvoeren. Ambitieniveau ‘Basis’ De Vereniging Nederlandse Gemeente (VNG) onderscheidt vier niveaus voor het uitvoeren van de Woo: beneden-basis, basis, medium en plus. De gemeente Schiedam kiest voor het niveau ‘basis’. Dat betekent dat we aan de wettelijke eisen van de Woo voldoen en waar mogelijk sneller dan vereist. Schiedam maakt nu al een deel van de informatie openbaar. Er lopen daarnaast ook andere projecten om de informatie beter te ordenen. Dat helpt bij een goede start. Toch is ook het niveau ‘basis’ een grote verandering. De Woo vraagt veel van de organisatie, zeker omdat er ook andere verbetertrajecten lopen. Door voor ‘basis’ te kiezen, krijgt Schiedam de tijd en ruimte om aan de verplichtingen te voldoen. Later kan de gemeente eventueel doorgroeien naar een hoger niveau. Het uitgangspunt in Schiedam is ‘openbaar, tenzij’. Dit houdt in dat documenten zoveel als mogelijk openbaar zijn en geheimhouding op documenten zoveel als mogelijk wordt beperkt. Door meer informatie uit zichzelf openbaar te maken, kan het aantal Woo-verzoeken misschien omlaag.

Reikwijdte van dit jaarverslag Schiedam werkt al langere tijd aan de uitvoering van de Woo. Er zijn twee manieren waarop we informatie delen: • Actief: we zetten zelf informatie online, zonder dat iemand erom vraagt. • Passief: inwoners kunnen informatie opvragen via een Woo-verzoek of informatieverzoek. Dit jaarverslag gaat vooral over de passieve openbaarmaking. De actieve openbaarmaking wordt kort toegelicht. In dit jaarverslag staat een uitgebreid overzicht van alle Woo-verzoeken die binnenkwamen tussen 1 januari 2025 en 1 januari 2026. Op basis van deze analyse worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Het verslag eindigt met een overzicht van de genomen maatregelen en de plannen voor het komende jaar.

1

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1

Resultaten (Woo-)verzoeken

In dit hoofdstuk gaan we nader in op de ontvangen verzoeken: Woo- of Informatieverzoeken. Zo geven we onder andere weer wat voor soorten verzoeken we hebben ontvangen, hoeveel verzoeken we hebben ontvangen en welk team deze verzoeken in behandeling heeft genomen. Ook wordt de gemiddelde afhandeltermijn weergegeven en de tijdsinvestering/kosten voor de afhandeling van de verzoeken. Dit doen we over het jaar 2024.

1.1 Ontvangen verzoeken In het jaarverslag is een analyse uitgevoerd op de ontvangen verzoeken in de periode van 1 januari 2025 tot 1 januari 2026. Er zijn verschillenden redenen waarom de gemeente Schiedam een analyse heeft uitgevoerd. Ten eerste vindt de gemeente Schiedam het van belang om de transparantie van de overheid goed te waarborgen. Om de uitvoering op een juiste manier uit te voeren is het van belang om alle Woo-gerelateerde zaken in kaart te brengen. Daarnaast kan er zo een zuivere analyse gedaan worden over de afgebakende periode.

1.1.1 Verzoeken uitgezet in tijd In de periode van 1 januari 2025 tot 1 januari 2026 zijn er 69 verzoeken ontvangen. Dit zijn zowel de Woo-verzoeken als de Informatieverzoeken. De verdeling van het aantal ontvangen verzoeken in tijd is weergegeven in figuur 1.

30 24

25 20 20 15

13

12

10 5 0 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Totaal

Lineair (Totaal)

Kwartaal 4

Figuur 1 'totaal aantal binnengekomen verzoeken in 2025 (aantallen) '

Uit de grafiek kan afgeleid worden dat het aantal ontvangen verzoeken voornamelijk is gestegen in het derde en vierde kwartaal. In het eerste en tweede kwartaal zijn het aantal ontvangen verzoeken vrijwel identiek geweest. Vanaf het tweede kwartaal is er vervolgens een sterke toename te zien in het aantal ontvangen verzoeken. Deze stijgende lijn zet door in het vierde kwartaal en wordt bevestigd door de lineaire trend. De meeste verzoeken zijn ontvangen in het derde kwartaal (20) en het vierde kwartaal van 2025 (24). 2

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.1.2 Soorten verzoeken Van de 69 verzoeken zijn 9 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (13%) en zijn er 60 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (87%). Dit is weergegeven in figuur 2.

13% Woo-verzoek Informatieverzoek 87%

Figuur 2 'analyse soorten verzoeken (procentueel)'

Het verschil tussen een informatieverzoek en een Woo-verzoek ligt in het doel en de regels die van toepassing zijn: 

Een informatieverzoek is een gewone vraag om informatie en valt niet onder de reikwijdte van de Wet open overheid (Woo). Dit betekent dat er geen wettelijke afhandeltermijnen gelden en dat de overheid meer vrijheid heeft in de manier waarop zij het verzoek behandelt. Vaak gaat het hierbij om persoonlijke of feitelijke informatie die alleen voor de verzoeker van belang is.



Een Woo-verzoek heeft een ander doel, namelijk het openbaar maken van informatie voor eenieder. Dit type verzoek valt wél onder de Wet open overheid, waardoor er duidelijke wettelijke regels gelden. Zo moet de overheid binnen een bepaalde termijn beslissen en is er sprake van meer rechtsbescherming voor de verzoeker. Hierdoor is een Woo-verzoek formeler van aard en gericht op transparantie van overheidsinformatie voor het brede publiek.

3

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.1.3 Categorisering van de verzoeken Er is ook een analyse gedaan op de complexiteit van de verschillende ingekomen verzoeken. Hierbij is het onderscheid gemaakt tussen eenvoudige, normale en complexe verzoeken. Hieronder een korte toelichting op de wijze van categoriseren: -

-

-

Eenvoudig verzoek: er wordt een beperkte hoeveelheid informatie opgevraagd (0 tot 100 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. Ook is een deel van de informatie al openbaar. Er is niet of nauwelijks sprake van derde belanghebbenden; Normaal verzoek: er wordt een normale hoeveelheid informatie gevraagd (100 tot 200 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De meeste informatie is nog niet openbaar. Er is in beperkte mate sprake van derdebelanghebbende; Complex verzoek: er wordt een grote hoeveelheid informatie gevraagd (meer dan 200 pagina’s) en de informatie is niet gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De gevraagde informatie is nog niet openbaar. Er is sprake van (diverse) derde belanghebbenden.

In figuur 3 is de onderverdeling van de verzoeken per categorie weergegeven. De verdeling tussen de mate van complexiteit van de verzoeken is niet geheel gelijkmatig verdeeld. De meeste verzoeken zijn gecategoriseerd als ‘normaal’ (40 stuks) gevolgd door ‘complex’ (22 stuks) en ‘eenvoudig’ (7 stuks).

10% Eenvoudig

37%

Normaal 53%

Figuur 3 'categorisering verzoeken (procentueel)'

4

Complex

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.2 Behandelaar, indiener en onderwerpen van de verzoeken In deze paragraaf wordt nader gekeken naar de interne behandelaar van de verzoeken en naar de indiener van de verzoeken. De interne behandelaar is altijd gekoppeld aan een team binnen de gemeentelijke organisatie.

1.2.1 Behandelaren van de verzoeken Van de 69 ontvangen verzoeken, is ook geanalyseerd wie de verzoeken in behandeling heeft genomen. Dit is weergegeven in figuur 4.

Woo-verzoek

Informatieverzoek

25 4

20 15

2

4

2 Veiligheid en Crisisbeheersing

1

Vastgoed en Grondzaken

8

Sociaal Domein

Klant Contact Centrum

3

Schiedistrict

2 2

Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid

6

Projecten

1

Juridische Zaken en Inkoop

1

19

1

Informatiemanagement

Beheer Openbare Ruimte

0

1 3

Financiën en Control

8

Economie, Cultuur en Stadspromotie

5

1

Vergunning en Handhaving

10

Figuur 4 'verzoeken per team

De meeste verzoeken (Woo-verzoek en informatieverzoek) zijn behandeld door het team Vergunning en Handhaving (23). Dit komt vooral doordat er meerdere verzoeken (15) zijn ingediend over een vergelijkbaar onderwerp. De overige verzoeken gaan over andere onderwerpen. Daarna volgen het team Beheer Openbare Ruimte (8) en het team Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid (8). Ook is te zien dat de verzoeken dit jaar verspreid zijn over veel verschillende teams. In 2024 waren er 9 teams betrokken bij alle verzoeken. Nu zijn dat er 13. Toelichting op onderwerpen  De verzoeken bij het team Beheer Openbare Ruimte gaan vaak over praktische en dagelijkse zaken, zoals het plaatsen van drempels of het afvalbeleid van de gemeente.  De Woo-verzoeken bij het team Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid gaan meer over beleid en uitvoering. Het gaat bijvoorbeeld om onderwerpen zoals flexwoningen op bepaalde locaties, het AZC- en urgentiebeleid voor woningen en verkeersmaatregelen zoals het afsluiten van straten en parkeerbelasting.  De verzoeken die binnenkomen bij het team Juridische Zaken en Inkoop zijn vaak algemener van aard. Deze gaan bijvoorbeeld over de termijn waarbinnen Woo-verzoeken worden afgehandeld, bezwaren of onderwerpen zoals geheimhouding.

1.2.2 Indieners van de Woo-verzoeken Deze zijn veelal verschillend. Wel is zichtbaar dat 1 verzoeker 16 verzoeken heeft ingediend en 9 verzoekers anoniem een verzoek hebben ingediend.

5

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.3 Afhandeling van de verzoeken In deze paragraaf wordt ingezoomd op de afhandeling van de ingekomen verzoeken. Er wordt weergegeven hoeveel verzoeken er zijn afgehandeld, hoeveel er afgehandeld zouden moeten zijn en er wordt ingezoomd op de behandeltermijnen. Verzoeken kunnen worden afgehandeld via een besluit of afgehandeld via intrekking.

1.3.1 Afgehandelde verzoeken in het algemeen Van de 69 verzoeken zijn er 49 verzoeken afgehandeld (80%): 

6 informatieverzoeken afgehandeld (13%) en;



43 Woo-verzoeken (87%).

Er zijn nog 7 verzoeken in behandeling die in 2025 zijn ontvangen maar nog niet zijn afgehandeld: 

4 niet afgehandelde Woo-verzoeken en;



3 niet-afgehandelde informatieverzoeken.

Daarnaast zijn in totaal 13 Woo-verzoeken ingetrokken die in 2025 binnengekomen waren. Dit is onderstaand weergegeven in figuur 5. 50 40 30

1. Afgehandeld 2. In behandeling

43

20

3. Ingetrokken 10 4

0

13

6

Woo-verzoek

3

Informatieverzoek

Figuur 5 ' totaal aantal afgehandelde verzoeken, verzoeken in behandeling en ingetrokken verzoeken (aantallen)'

Van de 49 afgehandelde verzoeken zijn er 37 verzoeken afgehandeld in 2025. De andere 12 zijn officieel afgehandeld in 2026. Zichtbaar is in figuur 6 dat de meeste verzoeken (16) zijn afgehandeld in het derde kwartaal van 2025. In het eerste, tweede en vierde kwartaal zijn evenveel verzoeken afgehandeld. Dit heeft onder andere te maken met de grote stroom van binnengekomen verzoeken in het derde en vierde kwartaal. 16 14 12 10 8 6 4 2 0

15

4

3

Kwrt1

6

Woo-verzoek

1

1

Kwrt2

Kwrt3 2025

Figuur 6 'afgehandelde verzoek uitgezet in tijd'

6

7

Kwrt4

Informatieverzoek

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.3.2 Behandeltermijnen In deze paragraaf wordt ingegaan op de benodigde behandeltermijn van de 49 afgehandelde verzoeken. Hierbij wordt gekeken naar de wettelijke termijnen en naar het landelijk gemiddelde. Informatieverzoeken De gemiddelde afhandeltermijn van de 6 informatieverzoeken is 24 kalenderdagen. De informatieverzoeken worden als afgehandeld beschouwd bij beantwoording van de vragen van verzoeker of bij intrekking van het verzoek. Zoals vermeld geldt er geen wettelijke termijn voor de afhandeling van informatieverzoeken. Wel dient er een redelijke termijn te worden gehanteerd. Woo-verzoeken In totaal zijn er 43 Woo-verzoeken afgehandeld door middel van een formeel besluit. Ingetrokken of openstaande verzoeken worden niet meegenomen in de bepaling van de behandeltermijnen, omdat hier geen formeel besluit op genomen is. Bij de bepaling van de gemiddelde behandeltermijnen zijn 4 Woo-verzoeken niet meegenomen in de analyse: twee verzoeken lopen al vanaf voor inwerkingtreding van de Woo, zijn extern belegd en zijn verweven met rechtszaken. De overige twee verzoeken zijn gedurende het proces afgebroken (niet meer in behandeling). In figuur 7 is de verdeling weergegeven van de behandeltermijnen van de 39 ‘resterende’ afgehandelde Woo-verzoeken via besluit. 7% 14%

0 tot 42 26% 53%

43 tot 84 85 tot 126 Meer dan 126

Figuur 7 'behandeltermijnen afgehandelde verzoeken via besluit (procentueel)'

De gemiddelde behandeltermijn van de 39 verzoeken die worden gecategoriseerd als ‘afgehandeld via besluit’ is 68 kalenderdagen. De wettelijke termijn is 42 kalenderdagen. Van de 43 afgehandelde Woo-verzoeken zijn er 10 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (26%). Voor 22 verzoeken (53%) geldt dat we gemiddeld tussen de 43 en 84 dagen zitten om het verzoek af te handelen. Voor 5 verzoeken (14%) geldt dat de behandeltermijn tussen de 85 en 126 dagen was. Voor 2 verzoeken (7%) duurt de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. De langere behandeltermijn van deze verzoeken is te verklaren door een piek aan verzoeken die door een verzoeker zijn ingediend over vergelijkbare thema’s. In totaal ging het om 15 soortgelijke verzoeken die allemaal zijn samengevoegd als één groot verzoek. De complexiteit en omvang van het verzoek heeft ervoor gezorgd dat deze verzoeken allemaal net buiten de wettelijke behandeltermijnen zijn afgehandeld. Daarnaast speelt de omvang en de complexiteit van de overige verzoeken ook een rol en de juridische en bestuurlijke processen die daarmee gepaard gaan. We hebben veel grote verzoeken afgehandeld waarbij we in deelbesluiten hebben moeten werken: hier komt elke keer bestuurlijke besluitvorming bij kijken, maar ook het opvragen en verwerken van zienswijzen en het anonimiseren van grote vraagstukken hebben een rol gespeeld in de afhandeltermijnen.

In paragraaf 1.1.3 is er reeds geconcludeerd dat maar liefst 37% van de verzoeken als ‘complex’ zijn bestempeld in 2025 en maar 10 % als ‘eenvoudig’. De complexe verzoeken zijn gestegen van 32% naar 37% en het aantal eenvoudige verzoeken is gedaald van 36% naar 10%. Dit betekent dat de algehele complexiteit van de verzoeken in 2025 veel hoger ligt ten opzichte van het vorige jaar. Daarnaast hebben we in het algemeen ook een stijging gehad in het totaal aantal verzoeken (van 56 naar 69 in totaal). Dit zorgt ervoor dat de tijdsinvestering per 7

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

verzoek veel hoger ligt terwijl de urencapaciteit van de Woo-juristen en de vakafdelingen niet mee zijn gestegen. Kanttekeningen 1. In het zaaksysteem worden verzoeken geregistreerd en formeel afgehandeld. In de praktijk komt het geregeld voor dat een besluit inhoudelijk al is afgerond, maar pas op een later moment administratief in het systeem wordt afgesloten. Omdat het zaaksysteem de datum van formele afhandeling registreert (het moment van administratieve afronding) en niet de feitelijke verzenddatum van het besluit, kunnen deze data van elkaar afwijken, wat een vertekend beeld van de afhandeltermijnen kan geven. 2. De wettelijke termijnen zijn ten opzichte van de Wob met twee weken verkort (van maximaal 8 naar maximaal 6 weken). Omdat Woo-verzoeken veelal omvangrijker zijn dan Wob-verzoeken, kost de afhandeling van Woo-verzoeken juist meer inzet. 3. Tot slot blijkt uit landelijk onderzoek dat de gemiddelde afhandeltermijn voor Wooverzoeken op 150 dagen ligt.1 De gemeente Schiedam ligt hier met haar 69 dagen nog steeds ver onder.

1

Woo-verzoeken - Woo in cijfers

8

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

1.4 Ureninvestering en kosten Tot slot is in kaart gebracht wat de ureninvestering en de bijbehorende kosten zijn voor de gemeente Schiedam als het gaat om de afhandeling van de Woo-verzoeken. Er is hierbij geen rekening gehouden met de informatieverzoeken. Dit betreft een indicatie van de kosten op basis van de beschikbare gegevens. Deze kosten zijn gebaseerd op de volgende onderdelen: 1. De inzet van de Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop; 2. De inzet van de vakteams voor de behandeling van de Woo-verzoeken; 3. De eventuele inzet van externe inhuur;

1.4.1 Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop De ureninvestering is gebaseerd op de beschikbaar gestelde formatie en de categorisering van de diverse verzoeken (zie figuur 3 in paragraaf 1.1). In tabel 1 is tijdsinvestering per categorie weergegeven. Het gaat hier om de (60) Woo-verzoeken die zijn ontvangen in 2025. Categorie

Urennorm

Daadwerkelijk aantal

Ureninvestering

Eenvoudig verzoek

10

6

60

Gemiddeld verzoek

20

32

640

Complex verzoek

40

22

880

60

1.580

Totaal Tabel 1 'ureninvestering'

Het afgelopen jaar heeft de afhandeling van Woo-verzoeken binnen het team JZ en Inkoop (JZI) ongeveer 1.580 uur gekost, wat neerkomt op circa 1,2 fte 2. Deze tijdsinvestering ziet alleen toe op de afhandeling van Woo-verzoeken. Hierbij is geen rekening gehouden met de informatieverzoeken. Ook ziet dit niet toe op de verplichte, wettelijke rol van Woocontactpersoon. Dit is ongeveer 8 uur per week. Ook omvat dit niet de benodigde inzet omtrent de actieve openbaarmaking. De Woo-adviseurs zijn ingeschaald op schaal 10. Het tarief per uur is € 75. De kosten van de afhandeling van verzoeken door JZ&I komt hiermee op € 118.500 (75*1.580).

1.4.2 Vakteams De behandeling van de verzoeken (verzamelen documenten, analyseren en anonimiseren) is op dit moment belegd bij de vakteams. Om deze reden wordt verwacht dat de tijdsinvestering van de vakteams ongeveer het dubbele is (factor 2). In het jaarverslag van 2024 werd uitgegaan van een factor 2. De factor is voor 2025 hetzelfde gebleven. Dit zou uitkomen op een tijdsinvestering van 3.160 uur van de vakteams. Dit staat gelijk aan ongeveer 2,3 fte 2. De gemiddelde dossierbehandelaar (van de vakteams) bevindt zich op schaal 10 of schaal 11. Voor de berekening is het gemiddelde genomen van deze twee schalen. Het tarief per uur is € 79. De kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken door de vakteams komt hiermee op € 249.640 (79*3.160).

1.4.3 Externe inhuur Er is extern ingehuurd voor het afhandelen van Woo-verzoeken ter waarde van € 42.000. Het gaat hierbij vooral om het anonimiseren van documenten en het opstellen van besluiten.

1.4.4 Totale uren en lasten behandeling verzoeken De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 410.140 (€ 118.500 + € € 249.640 + € 42.000). De totale tijdsinvestering is 4.740uur. In totaal zijn er 60 verzoeken in behandeling genomen. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 6.800. De gemiddelde behandeltermijn van een verzoek is 79 uur. 2

Op basis van de handleiding overheidstarieven 2025 geldt voor ambtenaren een netto aantal productieve uren per jaar van 1.355.

9

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

Landelijke kosten en uitvoeringslasten van de Woo Volgens een recent landelijk onderzoek van Sira Consulting3, zoals gepubliceerd door Follow the Money, bedragen de totale kosten van de Wet open overheid (Woo) voor alle overheden in Nederland circa € 150 miljoen per jaar. Dit bedrag bestaat vooral uit personele inzet (ongeveer € 124 miljoen), aangevuld met softwarekosten en dwangsommen. Jaarlijks worden circa 25.000 Woo-verzoeken behandeld, waarbij gemiddeld ongeveer 61 uur per verzoek nodig is. De gemiddelde kosten per verzoek liggen rond de € 6.000, waarbij met name de juridische beoordeling en het anonimiseren van documenten de meeste tijd kosten.

3

B. van Beek en D. Davidson, ‘150 miljoen euro: een transparante overheid is goedkoper dan gedacht’, Follow the Money, https://www.ftm.nl/artikelen/150-miljoen-euro-transparante-overheid-is-goedkoper-dan-gedacht (geraadpleegd 31 maart 2026).

10

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

2

De actieve openbaarmaking

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de werking en ontwikkelingen van de actieve openbaarmaking binnen gemeente Schiedam.

2.1 Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ De Woo verplicht overheden om zoveel mogelijk informatie zo vroeg mogelijk actief openbaar te maken. Het maakt deel uit van een verandering naar een meer open en transparante organisatiecultuur. De Woo verdeelt informatie in 17 informatiecategorieën. Hiervan zijn er 11 van toepassing op gemeentes. De informatiecategorieën moeten stap voor stap openbaar worden gemaakt. Deze stappen worden tranches genoemd. In totaal zijn er 4 tranches. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft hiervoor een planning opgesteld. De gemeente volgt deze planning. Planning BZK voor actieve openbaarmaking diverse malen gewijzigd De afgelopen jaren is de planning en fasering vanuit het ministerie van BZK meermaals gewijzigd. Het belangrijkste verschil ligt telkens in de herverdeling van de informatiecategorieën over verschillende tranches, maar ook in de tijdsspanne waarin de diverse tranches actief openbaar gemaakt moeten worden. Na onderzoek en op basis van ontvangen feedback van diverse bestuursorganen is het ministerie van BZK tot de conclusie gekomen dat sommige informatiecategorieën beter naar een latere of eerdere tranche konden worden verschoven.

Bij deze herverdeling werd rekening gehouden met de mogelijke moeilijkheden die kunnen ontstaan bij de actieve openbaarmaking van bepaalde informatiecategorieën Het is belangrijk te benadrukken dat de planning vanuit BZK primair geldt voor rijksoverheden. Zodra de rijksoverheden een aanzienlijke voortgang hebben geboekt met de actieve openbaarmaking, kan het ministerie van BZK, op basis van de opgedane ervaring per tranche, inschatten hoelang het proces ongeveer zal duren voor decentrale overheden. Vervolgens zal bij Koninklijk Besluit worden bepaald binnen welke termijn een decentrale overheid een informatiecategorie moet openbaar maken. Op dit moment zijn we nog in afwachting op het Koninklijk Besluit voor tranche 2 van de actieve openbaarmaking. Recente update eind 2025 In december 2025 bereikten de koepels van medeoverheden en het ministerie van BZK overeenstemming over de uitgangspunten voor de planning van tranche 2. De benodigde functionaliteiten voor de Generieke Woo-Voorziening (GWV) – het landelijke platform voor de Woo - kunnen niet tijdig door Logius/KOOP worden opgeleverd. Volgens een eerste inschatting zal de ontwikkeling van de GWV minimaal 9 maanden langer duren dan gepland. Het ministerie van BZK verwacht Q2 2026 meer duidelijkheid te kunnen geven met behulp van een aangepaste planning.

11

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

2.2 Actieve openbaarmaking in Schiedam De gemeente voldoet aan haar wettelijke verplichtingen wat betreft de actieve openbaarmaking. De informatiecategorieën uit tranche 0 en tranche 1 worden al actief openbaar gemaakt door de gemeente. De gemeente is in 2025 nog steeds aangesloten bij de Woo-index. De Woo-index wordt gebruikt om te meten in hoeverre overheidsorganisaties actief openbaarmaking van informatie uitvoeren zoals vereist door de Woo. De index helpt bij het monitoren van de transparantie van de overheid en het nakomen van de verplichtingen om overheidsinformatie toegankelijk te maken voor het publiek. Daarnaast kan eenieder de gepubliceerde informatie van de gemeente vinden via de Wooindex. In 2025 is het gebruik van de Woo-index verder verbeterd. Vervolgstappen tranche 2 tot en met 4 Voor de actieve openbaarmaking van tranche 2, tranche 3 en tranche 4 blijft de gemeente de (gewijzigde) fasering van het ministerie van BZK volgen. Men verwacht dat deze fasering zal bijdragen aan een lagere belasting voor de organisatie, vooral doordat de ‘makkelijkere’ informatiecategorieën eerder in de tranches zijn opgenomen. De ‘complexere’ informatiecategorieën zijn gepland aan het einde van tranche 3 of in tranche 4.

Het is de verwachting dat de organisatie tegen die tijd al meer ervaring heeft opgedaan met het actief openbaar maken, waardoor deze ‘moeilijkere’ informatiecategorieën dan met meer gemak kunnen worden gepubliceerd. In 2025 hebben we ons alvast voorbereid op de actieve openbaarmaking van tranche 2: er is gestart met een onderzoek waar alle informatie opgeslagen is en wie hiervoor verantwoordelijk is. Op deze wijze volgen we de wettelijke fasering en voorkomen we verrassingen. Het ministerie van BZK heeft de informatiecategorieën uit de Woo verder uitgewerkt, zodat helderder wordt welke documenten precies onder de reikwijdte van de informatiecategorie vallen. Het is aan de gemeente om over te gaan tot actieve openbaarmaking indien een document valt onder een informatiecategorie.

2.2.1 De wijze van openbaarmaking Ook de manier van actieve openbaarmaking is een belangrijk aandachtspunt. Op basis van artikel 3.1, lid 1 van de Woo moeten documenten die vallen onder een informatiecategorie ‘voor eenieder’ openbaar zijn. Dit betekent dat de gemeente verplicht is documenten actief openbaar te maken op een vindplaats die voor iedereen toegankelijk is. Op dit moment worden de informatiecategorieën decentraal openbaar gemaakt: via verschillende kanalen is de betreffende informatie vindbaar. Omdat de gemeente is aangesloten bij de Woo-index, kan de gepubliceerde informatie ook op één centrale plek worden teruggevonden. Momenteel wordt onderzocht welke wijze van openbaarmaking het best past bij de gemeente, kijkend naar de impact (zowel financieel als organisatorisch): een eigen omgeving voor de actieve openbaarmaking of aangesloten blijven bij de Woo-index. Dit onderzoek gaat in 2026 verder, waardoor we in 2026 een keuze maken of we via de Woo-index of een eigen platform informatie actief openbaar gaan maken.

12

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

3

Conclusies en aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden de conclusies uit het jaarverslag opgesomd en worden er aanbevelingen gedaan om de Woo beter tot uitvoering te kunnen brengen.

3.1 Conclusies De uitvoering van de Wet open overheid in 2025 laat zien dat Schiedam inzet op transparantie en zorgvuldigheid, maar dat de uitvoering structureel veel capaciteit en organisatiebrede aandacht vraagt. De groei in aantal en complexiteit van verzoeken zet de afhandeltermijnen en het behalen van de wettelijke termijnen onder druk. Positief is dat de gemeente relatief goed presteert ten opzichte van landelijke cijfers en dat de informele aanpak bijdraagt aan beheersing. Voor de toekomst is het noodzakelijk om verder te investeren in samenwerking, procesverbetering en uitvoerbaarheid om aan de doelstellingen van de Woo te blijven voldoen.

3.1.1 Toename en verschuiving in aard van verzoeken In 2025 ontving de gemeente Schiedam 69 Woo- en informatieverzoeken. Dit aantal ligt hoger dan in voorgaande jaren (+23% t.o.v. 2024) en laat bovendien een duidelijke concentratie zien in het derde en vierde kwartaal. De stijging is onder andere te verklaren door het feit dat er een tweetal verzoekers voor een piek hebben gezorgd in het aantal ingediende verzoeken. Deze verzoekers hebben meerdere verzoeken over een vergelijkbaar onderwerp in dezelfde periode ingediend. Daarnaast blijkt dat verzoeken vaak het gevolg zijn van gebeurtenissen die plaatsvinden binnen de woonomgeving van mensen. Hierbij kan worden gedacht aan een project wat zorgt voor geluidsoverlast of aan flexwoningen die worden geplaatst als gevolg van de opvang van vluchtelingen. Opvallend is de verschuiving in complexiteit in vergelijking met voorgaande jaren: het overgrote deel van de verzoeken is normaal of complex van aard, terwijl eenvoudige verzoeken een klein aandeel vormen. Dit betekent dat verzoeken gemiddeld omvangrijker zijn, meer juridische en bestuurlijke afwegingen vragen en een grotere impact hebben op de organisatie.

3.1.2 Verzoeken raken steeds meer teams en beleidsterreinen De Woo‑verzoeken bestrijken een breed palet aan onderwerpen en raken steeds meer organisatorische onderdelen. In 2025 waren 13 teams betrokken bij de afhandeling van verzoeken, tegenover 9 teams in 2024. Vooral het stedelijk en sociaal domein wordt veel bevraagd. Deze ontwikkeling onderstreept dat openbaarheid niet langer een specialistisch onderwerp is, maar een organisatiebrede opgave vormt.

3.1.3 Concentratie bij enkele verzoekers en maatschappelijke ontwikkelingen Een relatief klein aantal verzoekers is verantwoordelijk voor een groot deel van de verzoeken, waaronder één verzoeker die 15 verzoeken indiende (23%). Daarnaast blijkt dat Woo‑verzoeken vaak samenhangen met concrete maatschappelijke en ruimtelijke ontwikkelingen in de leefomgeving, zoals bouwprojecten, flexwoningen en beleidskeuzes. Dit bevestigt het belang van zorgvuldige communicatie en transparantie bij ingrijpende besluiten.

13

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

3.1.4 Afhandeling grotendeels op orde, maar wettelijke termijnen onder druk Van de 69 verzoeken is 80% afgehandeld. De gemiddelde afhandeltermijn van Woo‑verzoeken bedraagt 68 kalenderdagen. Dit is een stijging van 15 kalenderdagen ten opzichte van 2024. Dit ligt boven de wettelijke termijn van 42 dagen. Het doel is om 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. 26% van de Woo‑verzoeken is binnen die wettelijke termijn afgehandeld. Dit was in 2024 nog 63%. Er is een afname zichtbaar in het aantal Woo-verzoeken dat binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. De stijging van de afhandeltermijn is voornamelijk te verklaren door: 1. De toename van het aantal ontvangen verzoeken: van 56 naar 69 (+23%). Deze verzoeken zijn allemaal behandeld met de huidige formatie binnen het Woo-team en de vakafdelingen (formatie is niet meegegroeid). Gezien de schaarste aan formatie veroorzaakt dit enerzijds een grote extra werkdruk binnen het Woo-team, maar ook binnen de vakafdelingen. Er is binnen de vakafdelingen geen extra formatie voor Wooverzoeken. Ambtenaren pakken dit op naast hun reguliere werkzaamheden. Dit veroorzaakt ook de langere afhandeltermijnen. 2. De toename in de complexiteit van de verzoeken: minder eenvoudige (-26%) en meer reguliere (+21%) en complexe verzoeken ontvangen (+5%). De behandeling van deze verzoeken vraagt meer tijd.

Omdat er sprake is van zwaardere juridische processen (vaker een zienswijze bij meerdere partijen), bestuurlijke besluitvorming (Woo-besluiten worden door het college zelf genomen), er meer documenten over een langere tijdsperiode worden gevraagd (grotere zoekslag), er meer documenten geanonimiseerd moeten worden en informatie steeds vaker verspreid is binnen de gehele organisatie (meer betrokkenen). 3. Het zaaksysteem niet altijd de juiste ontvangt- en/of afhandeldatum registreert. De formele registratie- en/of afhandeldata in het systeem komen niet altijd overeenkomen met de feitelijke datum van indienen of besluitvorming, maar gebaseerd zijn op het moment van administratieve afronding in het systeem. Dit is lastig tot niet te corrigeren. Tegelijkertijd ligt Schiedam met deze doorlooptijd nog ruim onder het landelijk gemiddelde van circa 150 dagen. De cijfers laten zien dat de uitvoering functioneert, maar structureel onder spanning staat.

3.1.5 Substantiële inzet van capaciteit en middelen De behandeling van Woo‑verzoeken vraagt een aanzienlijke inzet van de organisatie. In totaal is er aan de 60 Woo-verzoeken circa 4.740 uur besteed (ongeveer 3,5 fte), met totale kosten van € 410.140. Dit komt neer op gemiddeld € 6.800 / 79uur per verzoek. Er is een toename zichtbaar in de ureninvestering van 900 uur op jaarbasis (0,7fte) ten opzichte van 2024. Ook zijn de totale kosten dit jaar met ongeveer 38% gestegen ten opzichte van 2024. Wanneer we kijken naar de uren die per verzoek zijn besteed, zijn deze de afgelopen jaren licht gestegen met ongeveer 10uur per verzoek. Voorgenoemde kosten en inzet liggen iets hoger dan het landelijke gemiddelden en bevestigen dat Woo‑verzoeken structureel impact hebben op capaciteit en financiën. Deze toename is te wijten aan een groei in het aantal verzoeken (+13) en de groei in de complexiteit van de verzoeken.

3.1.6 Effectieve inzet van informele aanpak De informele aanpak bij Woo‑verzoeken werpt zichtbaar vruchten af. Door vroegtijdig contact met verzoekers zijn 13 verzoeken ingetrokken, 23% meer dan in 2024. Deze werkwijze draagt bij aan het beperken van onnodige formele procedures, het verlagen van de werkdruk en het 14

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

beter afstemmen van informatiebehoeften.

3.2 Aanbevelingen In dit hoofdstuk zijn de aanbevelingen voor komend jaar opgenomen.

3.2.1 Voortzetten van interne bewustwording over de Woo In het jaarverslag 2024 werd aanbevolen een plan te ontwikkelen om het bewustzijn binnen de organisatie over de Woo en de gevolgen van deze wet te vergroten. Er is in 2025 vooral ingezet op het trainen van de diverse collega’s over het Woo-proces en de anonimiseringssoftware. Er zijn geen organisatiebrede trainingen georganiseerd. Het is van belang om medewerkers structureel op de hoogte te blijven brengen/kennis bij te blijven brengen van de Woo: de specifieke procedures, uitzonderingsgronden, relevante programma’s, verantwoordelijkheden en doelstellingen die gepaard gaan met het werken volgens de Woo. Hierdoor kunnen Woo-verzoeken sneller worden afgehandeld. Ook draagt dit bij aan het mogelijk voorkomen van Woo-verzoeken, omdat meer informatie op voorhand openbaar kan worden gemaakt (en geheimhouding wordt beperkt). In 2026 zullen er in het kader van een nieuwe procesomschrijving diverse workshops worden gegeven over de Woo, waarbij medewerkers van de gemeente worden geïnformeerd over de juridische en praktische aspecten van de wet. Te denken valt aan het gebruik van anonimiseringssoftware, het verbeteren van de informatiehuishouding en de praktische uitvoering van de wet in de dagelijkse werkzaamheden.

Hierdoor hoopt de gemeente het bewustzijn en de kennis van de Woo verder te versterken, wat zal bijdragen aan een effectievere naleving van de wet en een snellere afhandeling van verzoeken.

3.2.2 Verbeteren informatiehuishouding voor efficiëntere zoekslag Op dit moment ligt de zwaarte van de afhandeling van Woo-verzoeken bij het uitvoeren van de zoekslag: het zoeken en verzamelen van documenten kost veel tijd. Documenten worden in verschillende applicaties en in verschillende teams op verschillende wijzen bewaard. Een verbeterde informatiehuishouding draagt bij aan het vergroten van de vindbaarheid van gevraagde documenten. Dit zal vervolgens weer leiden tot een verbetering van de afhandeltermijn van een Woo-verzoek. Hiervoor is ook aandacht vanuit de I-visie. In samenwerking met team ICT en informatievoorziening en team Gemeentearchief wordt hier verder invulling aan gegeven.

3.2.3 Onderzoek naar anonimiseren van stukken De vakteams zijn verantwoordelijk voor het anonimiseren van de documenten voordat deze openbaar worden gemaakt. In de praktijk blijkt dat deze taak niet altijd goed aansluit bij de expertise die nodig is voor het juridisch correct anonimiseren van informatie. Dit is te verklaren, immers ligt de kennis en expertise van de juridische kaders en implicaties van de Wet open overheid (Woo) bij het team JZ en Inkoop. De aanschaf van de anonimiseringssoftware is een stap in de goede richting als het gaat om het vergemakkelijken en verbeteren van de kwaliteit van het anonimiseren, echter zit de bottleneck op dit moment vooral in de beoordeling wat nu met welke grondslag te anonimiseren. Gezien de huidige praktijk, is het advies om te onderzoeken waar de verantwoordelijkheid voor het anonimiseren van Woo-verzoeken het beste belegd kan worden, zodat de impact op de organisatie verder kan worden verlaagd, de termijnen kunnen worden verkort en de juridische kwaliteit van het anonimiseren kan worden verhoogd. 15

Jaarverslag Wet Open Overheid 2025

3.2.4 Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen Voor 2026 wordt aanbevolen om de informele aanpak binnen de Woo verder te intensiveren en structureler in te zetten als standaard werkwijze bij de afhandeling van verzoeken. Het proactief benaderen van verzoekers en het zoeken naar alternatieve, niet-formele oplossingen moet verder geoptimaliseerd worden, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een vast protocol voor het eerste contact. Dit kan ervoor zorgen dat verzoeken sneller en efficiënter worden behandeld. Daarnaast zou het nuttig zijn om de effectiviteit van de informele aanpak te monitoren, bijvoorbeeld door feedback van verzoekers te verzamelen over hun ervaring met deze benadering. Dit kan waardevolle inzichten opleveren over best practices en mogelijke verbeterpunten.

3.2.5 Verder verkorten van de afhandeltermijnen Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2024 was het verkennen van maatregelen die kunnen leiden tot lastenverlichting, met name gericht op de ureninvestering in de afhandeling van W00-verzoeken. Voor 2025 wordt aanbevolen om de afhandeltermijn verder te verbeteren met als uiteindelijk doel de wettelijke termijn van 42 kalenderdagen te behalen. Voor nu wordt geadviseerd om te blijven toewerken naar het afhandelen van 80% van de verzoeken binnen de wettelijke termijn. Voorgaande aanbevelingen dragen daaraan bij. Daarnaast kan het inzetten van extra capaciteit of tijdelijke versterking tijdens piekperiodes helpen om de werklast te spreiden en vertragingen te voorkomen.

3.2.6 Verder verlagen van de lastenverlichting Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2024 was het verkennen van maatregelen die kunnen leiden tot lastenverlichting, met name gericht op de ureninvestering in de afhandeling van W00-verzoeken. Zichtbaar is een toename in de tijdsinvestering die de Woo van de gemeente vergt. De tijdsinvestering per Woo-verzoek (79uur) zou nog verder kunnen worden verlaagd. Te denken valt aan het verbeteren van de instructies voor het gebruik van de anonimiseringssoftware en het optimaliseren van de informatiehuishouding. Door het gebruik van de software efficiënter te maken en de processen rondom het beheren en vinden van relevante informatie te stroomlijnen, kan de tijdsbesparing per verzoek mogelijk worden vergroot. Bovendien zou het verbeteren van de interne werkprocessen en communicatie tussen afdelingen kunnen bijdragen aan een verdere verlaging van de lastenverlichting.

2

Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid door Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie

Maart 2023

16

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2025

Colofon Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl