Bijlage 4 Jaarverslag Wet open overheid mei 2022 - mei 2023

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Jaarverslag Wet Open overheid Analyse op de Woo- en informatieverzoeken van de gemeente Schiedam Mei 2022 – Mei 2023

dinsdag 23 mei 2023 1

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Managementsamenvatting In dit jaarverslag maken we de impact van de Wet Open Overheid (Woo) op de gemeente Schiedam inzichtelijk. De Wet Open Overheid (Woo) is per 1 mei 2022 inwerking getreden. Inmiddels is de Woo 1 jaar actief. Voor de implementatie van de Woo is in Schiedam gekozen voor het ambitieniveau ‘basis’. Dit betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. De centrale regie op het Woo-proces ligt bij het team JZ en Inkoop (het ‘hoe’). De vakteams zijn inhoudelijk verantwoordelijk (het ‘wat’). De afgelopen periode zijn diverse acties uitgezet ter verdere implementatie van de Woo. Hier is hard aan gewerkt door alle betrokken collega’s. Zo is er door het college besloten om formatie toe te voegen aan het team JZ en Inkoop voor de advisering op de Woo- en informatieverzoeken. Deze formatie is inmiddels grotendeels ingevuld. Ook is gestart met het nader uitwerking en verder professionaliseren van het Woo-proces binnen de gemeente. Tot slot is er een informatiepagina op de gemeentelijke website met Woo-knop, waar digitaal Wooverzoeken ingediend kunnen worden. In totaal zijn er 31 verzoeken ontvangen in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. De helft van de verzoeken is ontvangen in het eerste kwartaal van 2023. De meeste verzoeken die zijn ontvangen, zijn Woo-verzoeken (87%).

Ook zijn dit veelal complexe Wooverzoeken (42%) met een gemiddelde omvang van 210 pagina’s. De verzoeken zijn veelal in behandeling genomen binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. Van de 31 verzoeken zijn er 5 verzoeken ingediend door een lokale nieuwszender en 3 verzoeken door raadsleden van de gemeenteraad van Schiedam. Van de 31 verzoeken zijn er 15 verzoeken afgehandeld: 13 Woo-verzoeken en 2 informatieverzoeken. De meeste verzoeken zijn in het eerste kwartaal van 2023 afgehandeld (8). De gemiddelde afhandeltermijn van zowel Woo- als informatieverzoeken ligt rond de 85 kalenderdagen. De wettelijke termijn voor de afhandeling van Wooverzoeken is 42 kalenderdagen. Van de 13 afgehandelde Woo-verzoeken zijn er 6 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (40%). De formatie-uitbreiding begin 2023 heeft een positief effect gehad op de afhandeltermijnen: de vanaf dat moment ingediende Wooverzoeken zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Daarnaast blijkt uit landelijk onderzoek dat de gemiddelde afhandeltermijn voor Woo-verzoeken op 167 dagen ligt. De gemeente Schiedam ligt hier met haar termijnen ver onder. De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van alle verzoeken is ongeveer 3.600 uur (2,7fte). De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 557.920.

De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 18.000. Een deel van de kosten komt voort uit externe inhuur, voor zowel de advisering op de verzoeken als het anonimiseren en verzamelen van informatie. Komend jaar wordt ingezet op een aantal verbeteracties. Het doel is het verder verkorten van de afhandeltermijnen, het verder verhogen van de kwaliteit van onze besluiten en het verlagen van de ambtelijke inzet op de afhandeling van de verzoeken. Er wordt ingezet op het vergemakkelijken van het anonimiseren door onder andere anonimiseringssoftware. Daarnaast wordt onderzocht waar het behandelen van (Woo-) verzoeken het beste belegd zou kunnen worden (decentraal of centraal). Ook wordt verder vorm en inhoud gegeven aan de informele aanpak / de intake met de verzoeker.

2

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

2

Inleiding

4

De Woo in Schiedam Reikwijdte van dit jaarverslag

4 5

1 Resultaten (Woo-)verzoeken 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4

6

Ontvangen verzoeken Behandelaar en indiener van de verzoeken Behandelaren van de verzoeken Indiener van de verzoeken Afhandeling van de verzoeken Afgehandelde verzoeken Behandeltermijnen Ureninvestering en kosten Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop Vakteams Externe inhuur Totale lasten behandeling verzoeken

2 Conclusies en aanbevelingen 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

13

Conclusies 13 Met de komst van de Woo geen toename in het aantal verzoeken 13 De complexiteit van verzoeken is toegenomen 13 Een aantal opvallende verzoekers 13 De Woo vraagt veel inzet van de gemeente 14 De wettelijke termijnen worden (nog) niet altijd gehaald 14 Aanbevelingen 14 Vergemakkelijken anonimiseren door onder andere anonimiseringssoftware 14 Het behandelen van Woo-verzoeken duidelijk beleggen 14 Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen 15 Verbeteren afhandeltermijnen 15

3 Ondernomen acties en vervolgstappen 3.1 3.2 3.3

6 8 8 8 9 9 10 11 11 12 12 12

Woo-proces is uitgewerkt Rapporteren over de Woo Informatiepunt op gemeentelijke website

3

16 16 16 16

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Inleiding De Wet Open Overheid (hierna: Woo) is een initiatiefwet uit 2012 die tot doel heeft om de transparantie van overheden en semioverheden te verbeteren. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Ook moet de Woo ervoor zorgen dat overheidsinformatie eenvoudig en goed wordt ontsloten en goed wordt gearchiveerd. De Woo verplicht overheden zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Op 1 mei 2022 is de Woo inwerking getreden. De Woo is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob).

De Woo in Schiedam De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. Dit draagt bij aan maatschappelijk draagvlak voor beleid, vertrouwen in de overheid en de goede werking van de lokale democratie. Ambitieniveau ‘Basis’ Er worden vanuit de VNG vier verschillende ambitieniveaus t.a.v. actieve openbaarmaking onderscheiden: beneden-basis, basis, medium en plus. De gemeente Schiedam zet in op ambitieniveau ‘basis’ voor de implementatie van de Woo. Ambitieniveau ‘basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. De gemeente maakt op dit moment al een deel van de informatie openbaar. Er lopen in ander verband trajecten voor verbetering van de informatiehuishouding. Dit heeft een gunstige impact op de startpositie van de gemeente. Desalniettemin is ook het niveau basis een forse veranderopgave. Op zichzelf, maar ook in relatie tot allerlei andere (verbeter)trajecten waarvoor Schiedam zich gesteld ziet, als het gaat om de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ambitieniveau basis biedt Schiedam tijd en ruimte om aan de verplichtingen te voldoen. Vanuit daar kan de gemeente (eventueel) doorgroeien naar hogere ambitieniveaus.

Naast dat de Woo een wettelijke verplichting geeft tot het openbaar maken van overheidsinformatie, is in Schiedam ook de ambitie uitgesproken om te handelen als ‘open overheid’. In de visienota ‘Open Schiedam’ is opgenomen dat Schiedam streeft naar maximale transparantie van werkprocessen, overleggen en informatie (binnen de privacykaders). Vertrouwelijke stukken bestaan niet meer in Schiedam. Door meer informatie actief openbaar te maken, kan het aantal Woo-verzoeken mogelijk worden beperkt. Woo-proces De centrale regie op het Woo-proces ligt bij het team Juridische Zaken en Inkoop (het ‘hoe’). Hiertoe zijn de Woo-adviseurs aangesteld. De vakteams zijn inhoudelijk verantwoordelijk (het ‘wat’). Als regisseur is het team JZ en Inkoop gestart met het vormgeven van het Woo-proces. Een van de onderdelen uit dit proces is het opstellen van het jaarverslag Woo. Dit is het eerste jaarverslag omtrent de Woo.

4

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Reikwijdte van dit jaarverslag Al enige tijd is de gemeente Schiedam bezig met de implementatie van de Woo. Dit geldt zowel voor de actieve openbaarmaking, als de passieve openbaarmaking. Dit jaarverslag focus zich met name op de passieve openbaarmaking. In het jaarverslag wordt ingezoomd op de ontvangen (Woo-)verzoeken en wordt hierop een analyse uitgevoerd. Dit geeft een eerste inzage in de impact van de invoeren van de Woo op de gemeente Schiedam. Dit doen we voor de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023.

5

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1

Resultaten (Woo-)verzoeken

In dit hoofdstuk gaan we nader in op de ontvangen (Woo-)verzoeken. Zo geven we onder andere weer wat voor soorten verzoeken we hebben ontvangen, hoeveel (Woo-) verzoeken we hebben ontvangen en welk team deze verzoeken in behandeling heeft genomen. Ook wordt de gemiddelde afhandeltermijn weergegeven en de tijdsinvestering / kosten voor de afhandeling van de verzoeken. Dit doen we over de periode van 1 mei 2022 (inwerkingtreding Woo) tot 1 mei 2023.

1.1 Ontvangen verzoeken In het jaarverslag is een analyse uitgevoerd op de ontvangen verzoeken in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Er zijn verschillenden redenen waarom de gemeente Schiedam een analyse heeft uitgevoerd. Ten eerste vindt de gemeente Schiedam het van belang om de transparantie van de overheid goed te waarborgen. Om de uitvoering op een juiste manier uit te voeren is het van belang om alle Woo-gerelateerde zaken in kaart te brengen. Ten tweede is de Woo precies één jaar in werking is. Daarnaast kan er zo een zuivere analyse gedaan worden over deze periode en wordt de periode van de Wob buiten beschouwing gelaten. Verzoeken uitgezet in tijd In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 zijn er 31 verzoeken ontvangen. De verdeling van het aantal ontvangen verzoeken in tijd is weergegeven in figuur 1. 16 14 12 10 8

Totaal

6

Lineair (Totaal)

4 2 0 Kwrt2

Kwrt3

Kwrt4

Kwrt1

2022

Kwrt2 2023

Figuur 1 'ontvangen verzoek uitgezet in tijd'

Er is gedurende het jaar een toename zichtbaar van het aantal ingediende verzoeken. In het eerste kwartaal 2022, net na inwerkingtreding van de Woo zijn de eerste 3 verzoeken ontvangen. De meeste verzoeken zijn ontvangen in het eerste kwartaal van 2023 (15). Vanaf kwartaal 2 in 2023 is een afname zichtbaar in het aantal ontvangen verzoeken (3). Vanaf de implementatie van de Woo is een stijging zichtbaar in het aantal ontvangen verzoeken. Het aantal verzoeken per jaar is niet toegenomen als dit vergeleken wordt met de periode van de Wob.

6

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Soorten verzoeken Van de 31 verzoeken zijn 4 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (13%) en zijn er 27 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (87%). Dit is weergegeven in figuur 2.

13% Informatieverzoek Woo verzoek 87%

Figuur 2 'analyse soorten verzoeken'

Het verschil tussen een informatieverzoek en een Woo-verzoek is dat informatieverzoeken niet onder de reikwijdte van de Woo vallen (hier gelden geen wettelijke termijnen voor). Categorisering van de verzoeken Daarnaast is ook een analyse gedaan op de complexiteit van de verschillende ingekomen verzoeken. Hierbij is het onderscheid gemaakt tussen eenvoudige, normale en complexe verzoeken. Hieronder een korte toelichting op de wijze van categoriseren: -

-

-

Eenvoudig verzoek: er wordt een beperkte hoeveelheid informatie opgevraagd (0 tot 100 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. Ook is een deel van de informatie al openbaar. Er is niet of nauwelijks sprake van derde belanghebbenden; Normaal verzoek: er wordt een normale hoeveelheid informatie gevraagd (100 tot 200 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De meeste informatie is nog niet openbaar. Er is in beperkte mate sprake van derdebelanghebbende; Complex verzoek: er wordt een grote hoeveelheid informatie gevraagd (meer dan 200 pagina’s) en de informatie is niet gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De gevraagde informatie is nog niet openbaar. Er is sprake van (diverse) derde belanghebbenden.

In figuur 3 is de onderverdeling van de verzoeken per categorie weergegeven.

42%

32%

Eenvoudig Normaal Complex

26%

Figuur 3 'categorisering verzoeken'

De meeste verzoeken die ontvangen zijn, zijn complexe verzoeken. Dit is zijn er 13 (42%).

7

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1.2 Behandelaar en indiener van de verzoeken In deze paragraaf wordt nader gekeken naar de interne behandelaar van de verzoeken en naar de indiener van de verzoeken. De interne behandelaar is altijd gekoppeld aan een team binnen de gemeentelijke organisatie.

1.2.1 Behandelaren van de verzoeken Van de 31 ontvangen verzoeken, is ook geanalyseerd wie de verzoeken in behandeling heeft genomen. Dit is weergegeven in figuur 4.

8

6

1

1

1

Economie, Cultuur & stadspromotie

2

Klant Contact Centrum

2

Informatiemanagement, ICT en Facilitaire Dienst

2

Vergunningen & Handhaving

Schiedistrict

Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid

0

3

1

Vergunning en Handhaving

4 2

Projecten

2

Nader te bepalen

6

4

Sociaal Domein

6

Figuur 4 'verzoeken per behandelaar De meeste verzoeken zijn in behandeling genomen door het team Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid (8), gevolgd door het Sociaal Domein (7) en het team Projecten (4). Zichtbaar is dat de meeste verzoeken ontvangen zijn binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. Het domein bedrijfsvoering heeft in totaal de minste verzoeken ontvangen (2). Niet alle teams binnen de gemeente hebben Woo-verzoeken ontvangen.

1.2.2 Indiener van de verzoeken De verzoeken zijn door diverse partijen (verzoekers) ingediend. Wel is zichtbaar dat er 5 verzoeken zijn ingediend door een lokale nieuwszender en dat 3 verzoeken zijn ingediend door raadsleden van de gemeenteraad van Schiedam.

8

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1.3 Afhandeling van de verzoeken In deze paragraaf wordt ingezoomd op de afhandeling van de ingekomen verzoeken. Er wordt weergegeven hoeveel verzoeken er zijn afgehandeld, hoeveel er afgehandeld zouden moeten zijn en er wordt ingezoomd op de behandeltermijnen.

1.3.1 Afgehandelde verzoeken Van de 31 verzoeken zijn er 15 verzoeken afgehandeld (48%). Er zijn er nog 16 in behandeling (52%). Dit is weergegeven in figuur 5.

7% In behandeling

48% 52%

Informatieverzoek

Afgehandeld

Woo verzoek 93%

Figuur 5 'afgehandelde verzoeken'

Van de 15 afgehandelde verzoeken, zijn er 2 informatieverzoek afgehandeld (7%) en 13 Woo-verzoeken (93%).Dit is ook weergegeven in figuur 5. Er zijn nog 3 informatieverzoeken in behandeling en 13 Woo-verzoeken op dit moment. In totaal hadden er 29 verzoeken afgehandeld moeten worden, kijkend naar de wettelijke termijnen. Ongeveer de helft van de verzoeken die afgehandeld hadden moeten worden, zijn daadwerkelijk afgehandeld. Aanvullend is gekeken naar het moment waarop de verzoeken zijn afgehandeld. Dit is weergegeven in figuur 6. 10 8 6 4

Woo verzoek

2

Informatieverzoek

0 Kwrt2

Kwrt3

Kwrt4

2022

Kwrt1 2023

Figuur 6 'afgehandelde verzoek uitgezet in tijd'

Zichtbaar is dat er een toename is in het aantal afgehandelde verzoeken. De meeste verzoeken zijn in het eerste kwartaal van 2023 afgehandeld (8). Dit gaat om 7 Wooverzoeken en 1 informatieverzoek.

9

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1.3.2 Behandeltermijnen De vraag die beantwoord wordt, is: hoe lang heeft de gemeente nodig om de verzoeken af te handelen? Hierbij wordt gekeken naar de wettelijke termijnen en naar het landelijk gemiddelde. In figuur 7 is de verdeling weergegeven van de behandeltermijnen van de afgehandelde verzoeken.

23%

0 tot 42 46%

8%

43 tot 84 85 tot 126 Meer dan 126

23%

Figuur 7 'behandeltermijnen afgehandelde verzoeken'

Informatieverzoeken De gemiddelde afhandeltermijn is 86 kalenderdagen. Zoals vermeld geldt er geen wettelijke termijn voor de afhandeling van informatieverzoeken. Wel dient er een redelijke termijn te worden gehanteerd. Woo-verzoeken De gemiddelde behandeltermijn is 87 kalenderdagen. De wettelijke termijn is 42 kalenderdagen. De wettelijke termijn worden niet gehaald. Van de 13 afgehandelde Wooverzoeken zijn er 6 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (46%). Voor 3 verzoeken (23%) geldt dat we er gemiddeld twee keer zo lang over de behandeling doen als de wettelijke termijn. Voor 3 verzoeken (23%) duurt de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. De wettelijke termijnen zijn ten opzichte van de Wob met twee weken verkort (van maximaal 8 naar maximaal 6 weken). Omdat Woo-verzoeken veelal omvangrijker zijn dan Wob-verzoeken, kost de afhandeling van Woo-verzoeken juist meer inzet. Goed om te vermelden is dat de wettelijke termijn is behaald sinds de formatie-uitbreiding begin 2023 voor de vanaf dat moment ingediende Woo-verzoeken. Dit zijn ook 6 afgehandelde verzoeken binnen de termijn. Daarnaast blijkt uit landelijk onderzoek dat de gemiddelde afhandeltermijn voor Woo-verzoeken op 167 dagen ligt. De gemeente Schiedam ligt hier met haar 87 dagen ver onder.

10

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1.4 Ureninvestering en kosten Tot slot is in kaart gebracht wat de ureninvestering en de bijbehorende kosten zijn voor de gemeente Schiedam als het gaat om de afhandeling van de verzoeken. Dit betreft een indicatie van de kosten op basis van de beschikbare gegevens. Deze kosten zijn gebaseerd op de volgende onderdelen: 1. De inzet van de Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop; 2. De inzet van de vakteams voor de behandeling van de Woo-verzoeken; 3. De eventuele inzet van externe inhuur;

1.4.1 Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop De ureninvestering is gebaseerd op de beschikbaar gestelde formatie en de categorisering van de diverse verzoeken (zie figuur 3 in paragraaf 1.1). Hieronder is de geschatte en daadwerkelijke tijdsinvestering per categorie weergegeven in tabel 1. Ook de totale tijdsinvestering is hier berekend. Categorie Eenvoudig verzoek Gemiddeld verzoek Complex verzoek

Uren-norm

Geschat aantal per jaar

10 20 40

12 18 6

120 360 240

36

720

Uren-norm

Daadwerkelijk aantal

10 20 40

10 8 13

Ureninvestering 100 160 520

31

780

Totaal

Categorie Eenvoudig verzoek Gemiddeld verzoek Complex verzoek Totaal

Ureninvestering

Tabel 1 'ureninvestering'

De verwachte ureninvestering was ongeveer 720 uur. Afgelopen jaar heeft (bij benadering) de afhandeling van Woo-verzoeken 780 uur gekost binnen het team JZ en Inkoop. Dit staat ongeveer gelijk aan 0,7 fte1. Er is ten opzichte van de voorspelling 60 uur meer geïnvesteerd. Dit komt voort uit het feit dat er meer complexe verzoeken ontvangen zijn. Deze tijdsinvestering ziet alleen toe op de afhandeling van verzoeken en nog niet met de verplichte, wettelijke rol van contactpersoon. Dit is ongeveer 8uur per week. Er is dus puur gekeken naar de benodigde tijd voor het adviseren op Woo-verzoeken. De totale ureninvestering (afhandeling Woo-verzoeken, professionalisering, opleidingen en overige werkzaamheden waaronder administratie) was ongeveer 1.200 uur vanuit het team JZ en Inkoop. De Woo-adviseurs zijn ingeschaald op schaal 10. De totale lasten hiervan bedragen € 90.342. Het tarief per uur is € 64. De kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken door het team Juridische Zaken en Inkoop komt hiermee op € 49.920 (64*780). 1

Op basis van de handleiding overheidstarieven 2022 geldt voor ambtenaren een netto aantal productieve uren per jaar van 1.410.

11

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

1.4.2 Vakteams De behandeling van de verzoeken (verzamelen documenten, analyseren en anonimiseren) is op dit moment belegd bij de vakteams. Om die reden is de verwachting dat de tijdsinvestering van de vakteams ongeveer een factor 3 hoger is. Deze processtap kost immers het meeste tijd. Dit zou uitkomen op een tijdsinvestering van 2.820 uur van de vakteams. Dit staat gelijk aan ongeveer 2.0 fte. De gemiddeld dossierbehandelaar (van de vakteams) bevindt zich op schaal 10 of schaal 11. Voor de berekening is het gemiddelde genomen van deze twee schalen. Dit is € 96.397. Het tarief per uur is € 68. De kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken door de vakteams komt hiermee op € 192.000 (68*2.820).

1.4.3 Externe inhuur Het afgelopen jaar was inhuur noodzakelijk, omdat er tot eind 2022 geen / niet voldoende vaste formatieplaats was voor de uit te voeren werkzaamheden omtrent de Woo binnen het team JZ en Inkoop. In totaal is er voor 1.200 uur ingehuurd. De totale kosten hiervoor bedragen € 116.000. Aanvullend is ook door de vakafdelingen regelmatig extern ingehuurd voor het anonimiseren van documenten. De waarde hiervan ligt rond de € 200.000.

1.4.4 Totale lasten behandeling verzoeken De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 557.920 (€ 49.920 + € 192.000 + € 116.000 + € 200.000). In totaal zijn er 31 verzoeken in behandeling genomen. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 18.000.

12

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

2

Conclusies en aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden de conclusies uit het jaarverslag opgesomd en worden er aanbevelingen gedaan om de Woo beter tot uitvoering te kunnen brengen.

2.1 Conclusies 2.1.1 Met de komst van de Woo geen toename in het aantal verzoeken De Woo is inmiddels ongeveer 1 jaar in werking getreden. In de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023 zijn 31 verzoeken ontvangen. Het overgrote deel (87%) hiervan is Wooverzoeken. Het overige deel (13%) is informatieverzoeken. Direct na inwerkingtreding van de Woo zijn 3 Woo-verzoeken ontvangen. De gemeente was op dat moment nog niet helemaal gereed met de implementatie van de Woo. De gemeente werd in die zin ‘overvallen’ door de verzoeken. In het eerste kwartaal van 2023 zijn de meeste Wooverzoeken ontvangen. Er is dus geen directe stijging zichtbaar in het aantal ontvangen verzoeken (direct) na de inwerkingtreding van de Woo. Daarnaast is het aantal verzoeken op jaarbasis afgelopen jaar gelijk aan het aantal Wob-verzoeken in voorgaande jaren. Over het algemeen is dus geen stijging zichtbaar in het aantal ontvangen verzoeken na inwerkingtreding van de Woo, ondanks dat dit dus wel de landelijke verwachting was volgens het onderzoeksrapport ‘Matglas’2. Meer dan de helft van de verzoeken zijn in behandeling genomen binnen het stedelijk domein. Dit is te verklaren door de huidige ontwikkelingen omtrent erfpacht en de diverse (afgeronde) herontwikkelingsprojecten. De verwachting is dat dit de komende jaren mogelijk verder zal toenemen, gezien de ambities die de gemeente heeft op dit vlak.

2.1.2 De complexiteit van verzoeken is toegenomen Het aantal verzoeken is wellicht niet toegenomen, maar de complexiteit van de verzoeken wel: de ontvangen verzoeken zijn in veel gevallen bestempeld als ‘complex’. De verzoeken zijn vooral in omvang groter (meer pagina’s). Gemiddeld gaat het om verzoeken met 210 pagina’s aan informatie. Ook zijn er diverse derde belanghebbende betrokken bij deze verzoeken.

2.1.3 Een aantal verzoekers die meerdere verzoeken hebben ingediend Over het algemeen worden er door diverse verzoeker verzoeken ingediend. Wel is zichtbaar dat er door diverse advocatenkantoren, lokale nieuwszenders en raadsleden meerdere verzoeken worden ingediend. Ook zijn dit meestal de complexe verzoeken.

2

Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid door Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie Maart 2023

13

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

2.1.4 De Woo vraagt veel inzet van de gemeente De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van alle verzoeken is ongeveer 3.600 uur. Dit staat gelijk aan ongeveer 2,7fte. De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 557.920. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 18.000. Op dit moment is er 1,3fte Woo-adviseur beschikbaar. De overige formatie wordt aanvullend geleverd door de vakteams. Voor de teams die regelmatig Woo-verzoeken ontvangen (stedelijk domein), betekent dit een forse tijdsinvestering.

2.1.5 De wettelijke termijnen worden (nog) niet altijd gehaald De gemiddelde afhandeltermijn ligt in Schiedam rond de 85 kalenderdagen, daar waar de wettelijke termijn 42 dagen is. De reden hiertoe is dat er pas vanaf november 2022 centrale regie op de Woo is, de verzoeken veelal omvangrijk zijn en de informatiehuishouding nog niet voldoende op orde is. Daarnaast zijn de wettelijke termijnen ten opzichte van de Wob met twee weken verkort (van maximaal 8 naar maximaal 6 weken). Omdat Woo-verzoeken veelal omvangrijker zijn dan Wob-verzoeken, kost de afhandeling van Woo-verzoeken juist meer inzet. Dat betekent dat de nieuwe wettelijke termijn niet realistisch is. Aanvullend is de Woo nu net één jaar inwerking getreden. Om voorgenoemde redenen is het op dit moment ook niet realistisch dat de wettelijke termijnen op korte termijn worden behaald. Ook landelijk is zichtbaar dat de wettelijke termijnen niet worden behaald.

2.2 Aanbevelingen 2.2.1 Vergemakkelijken anonimiseren door onder andere anonimiseringssoftware Het behandelen van Woo-verzoeken kost op dit moment veel tijd. Op dit moment wordt er nog handmatig geanonimiseerd. Er is ook anonimiseringssoftware verkrijgbaar, waarmee digitaal en geautomatiseerd gelakt kan worden. Hierdoor wordt er uniformer gelakt en kost lakken minder tijd. Het advies is om hier onderzoek naar te doen en de mogelijkheden van anonimiseringssoftware en de impact op het Woo-proces te analyseren. De kosten van dergelijke software bedragen tussen de € 15.000 en € 30.000 euro per jaar.

2.2.2 Het behandelen van Woo-verzoeken duidelijk beleggen Aanvullend op punt 2.2.1 wordt onderzocht waar deze processtap (behandeling Wooverzoeken) het beste belegd zou kunnen worden: bij de vakteams (decentraal) of bij JZ en Inkoop (centraal). Hierover wordt een advies uitgebracht. Op dit moment is het lakken decentraal belegd. Naar verwachting zal het geautomatiseerd lakken niet zoveel tijdwinst opleveren, dat de bestaande formatie in staat is deze werkzaamheden aanvullend uit te voeren.

14

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

2.2.3 Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen Begin 2023 is JZ en Inkoop gestart met een informele aanpak en intake voor ieder Wooverzoek. In de praktijk blijkt dat hierdoor regelmatig Woo-verzoeken worden ingetrokken door de verzoekers en Woo-verzoeken worden omgezet naar een informatieverzoek. Daarnaast zorgt het voor een duidelijke(re) afbakening van het Woo-verzoek. Het advies is om deze informele aanpak verder te implementeren in het Woo-proces. Aanvullend wordt ook geadviseerd om gesprekken te voeren met verzoekers die regelmatig verzoeken indienen. Op deze wijze kan achterhaald worden waar de grondslag ligt voor hun verzoeken en of dit niet op een andere wijze kan worden opgelost. Ook aanverwante processen die gaan over het openbaar maken en beschikbaar stellen van informatie (denk aan het proces omtrent vragen vanuit de raad, informatie op onze website etc.) dienen meegenomen te worden in dit onderzoek.

2.2.4 Verbeteren afhandeltermijnen Het automatiseren van het lakken (punt 2.2.1) zal naar verwachting de behandeltermijnen terugdringen. Ook de intake met de verzoeker (punt 2.2.3) voorkomt dat er onnodig Wooverzoeken in behandeling worden genomen. Het gemakkelijk kunnen vinden van informatie speelt ook een cruciale rol bij het (tijdig) kunnen afhandelen van Wooverzoeken. Er lopen in ander verband trajecten voor verbetering van de informatiehuishouding. Er wordt tevens gekeken op welke vlakken veranderingen in het proces kunnen leiden tot minder omvangrijke verzoeken. Te denken valt aan het nemen van deelbesluiten met de vraag of verzoeker dan reeds alle benodigde informatie ontvangen heeft. Ook wordt geadviseerd een norm voor de gemeente vast te stellen (doelstelling). Te denken valt aan 80% van de Woo-verzoeken worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

15

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

3

Ondernomen acties en vervolgstappen

Tot slot zijn er het afgelopen jaar een aantal belangrijke stappen gezet. Deze zijn hieronder opgesomd.

3.1 Woo-proces is uitgewerkt Als regisseur is het team JZ en Inkoop gestart met het uitwerken van het Woo-proces. In figuur 8 vindt u een globaal overzicht van dit proces en de te ondernemen stappen voor de afhandeling van een Woo-verzoek.

Figuur 8 'Woo-proces'

3.2 Rapporteren over de Woo Sinds begin dit jaar ontvangt het college het maandelijkse ‘Woo-overzicht’. Hierop zijn alle in behandeling zijnde Woo-verzoeken opgenomen. Dit overzicht wordt ook gedeeld met andere betrokkenen, waaronder de bestuursadviseurs en het management. Ook ontvangt de raad maandelijks een overzicht van alle afgehandelde Woo-verzoeken (indien van toepassing). Zo is iedereen op de hoogte van de in behandeling zijnde Woo-verzoeken.

3.3 Informatiepunt op gemeentelijke website Vanaf november 2022 is er tevens een webpagina op de gemeentelijke website ontwikkelt waar voor inwoners, ondernemers en andere geïnteresseerden informatie te vinden is over de Woo. Ook is hierop het digitale formulier te vinden, waarmee Woo-verzoeken op één plek digitaal ingediend kunnen worden. Zo is er één centraal punt waar Woo-verzoeken binnenkomen. Op papier indienen blijft ook mogelijk.

16

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2022 / 2023

Colofon Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl 17