Bijlage 4 Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

Jaarverslag Wet Open Overheid – 2024

Jaarverslag Wet open overheid Analyse op de impact van de Woo op de gemeente Schiedam Periode: 1 januari 2024 tot 1 januari 2025

woensdag 6 maart 2024

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

Jaarverslag op 1 A4 De Wet Open Overheid (Woo) werd op 1 mei 2022 ingevoerd. De gemeente Schiedam heeft gekozen voor het ambitieniveau 'basis': dit houdt in dat de wettelijke fasering van de wet wordt gevolgd. De gemeente heeft in 2024 diverse stappen gezet om de Woo verder te implementeren, zoals het digitaliseren en verbeteren van processen, het delen en bevorderen van kennis binnen de organisatie en het aansluiten bij de 'Woo-index' voor de actieve openbaarmaking. Ook is de eerste tranche van informatiecategorieën actief openbaar gemaakt. Het jaarverslag richt zich voornamelijk op de passieve openbaarmaking, zoals het ontvangen en behandelen van Woo- en informatieverzoeken. In totaal zijn er 56 verzoeken ontvangen in de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Dit is een stijging van 16% (11 stuks) ten opzichte van 2023. Van de 56 verzoeken zijn 50 verzoeken (89%) aan te merken als Woo-verzoek en 6 verzoeken (11%) als informatieverzoek. Er zijn ongeveer evenveel eenvoudige, normale en complexe verzoeken ingediend. In vergelijking met 2023 zijn er in aantallen wel meer complexe verzoeken ontvangen (+3). Van de 56 verzoeken zijn er 48 in behandeling genomen binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. Ook zijn er in het vierde kwartaal zes verzoeken zijn ingediend over het onderwerp ‘het raadsvoorstel snelwonen’.

Van de 56 ingekomen verzoeken zijn er 45 afgehandeld: 39 Woo-verzoeken en 6 informatieverzoeken. De gemiddelde afhandeltermijn voor de 6 informatieverzoeken was 15 dagen. Dit is 15 kalenderdagen korter dan in 2023. Van de 39 Woo-verzoeken werden er 9 ingetrokken (23%). Op 30 Woo-verzoeken werd een formeel besluit genomen. Na de implementatie van de Woo is als doel gesteld om 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. In 2023 is 50% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld. In 2024 is dit 63%. Dit is een stijging van 13%. De gemiddelde afhandeltermijn van de Woo-verzoeken waarop een formeel besluit is genomen was 52 dagen. Dit is 6 kalenderdagen langer dan in 2023. Er zijn 11 verzoeken buiten de termijn afgehandeld. Voor 5 verzoeken (17%) duurde de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. Deze verzoeken veroorzaken de toename in de gemiddelde afhandeltermijn: in 2023 waren er geen Woo-verzoeken met een dergelijke afhandeltermijn. De langere behandeltermijn van deze verzoeken is te verklaren door de complexiteit van de verzoeken (grote omvang en de juridische en bestuurlijke processen die daarmee gepaard gaan). De langere afhandeltermijn is met de verzoeker afgestemd. In vergelijking met het landelijke gemiddelde van 150 kalenderdagen ligt de gemeente Schiedam met haar termijnen van 53 kalenderdagen ver onder dit cijfer.

Onder andere door digitalisering, kennisdeling en de implementatie van anonimiseringssoftware, kost de behandeling van verzoeken de organisatie iets minder inspanning (-110 uur / - € 150.000) ten opzichte van 2023. De Woo vraagt echter nog steeds veel inzet van de gemeente Schiedam: ongeveer 3.840 uur (2,8 fte). De totale kosten voor de behandeling van de verzoeken ligt op € 297.000. De gemiddelde per verzoek zijn €5.500 bedragen en de gemiddelde ureninvestering is 68,5uur per verzoek. De aanbevelingen voor komend jaar zijn vooral gericht op het verder verkorten van de afhandeltermijnen en het verlagen van impact op de organisatie. Dit kan gerealiseerd worden door: 1. Het voorzetten van interne bewustwording omtrent de Woo door het geven van (structurele) workshops en trainingen; 2. Het verbeteren informatiehuishouding, zodat de zoekslag efficiënter kan worden uitgevoerd; 3. Te onderzoeken op welke wijze het anonimiseren het beste georganiseerd kan worden; 4. Verder in te zetten op de ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen

maandag 7 april 2025 2

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

Inhoudsopgave 1 Resultaten (Woo-)verzoeken 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4

5

Ontvangen verzoeken Verzoeken uitgezet in tijd Soorten verzoeken Categorisering van de verzoeken Behandelaar, indiener en onderwerpen van de verzoeken Behandelaren van de verzoeken Afhandeling van de verzoeken Afgehandelde verzoeken Behandeltermijnen Ureninvestering en kosten Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop Vakteams Externe inhuur Totale lasten behandeling verzoeken

2 De actieve openbaarmaking 2.1 2.2 2.2.1

11

Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ Actieve openbaarmaking in Schiedam De wijze van openbaarmaking

3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6

5 5 6 6 7 7 8 8 9 10 10 10 10 10

11 12 12

13

Conclusies Toename van het aantal ingediende verzoeken De Woo vraagt nog steeds veel inzet van de gemeente Lichte toename in de afhandeltermijn Meer ingetrokken Woo-verzoeken door informele aanpak Aanbevelingen Voorzetten van interne bewustwording omtrent de Woo Verbeteren informatiehuishouding voor efficiëntere zoekslag Onderzoek naar anonimiseren van stukken Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen Verder verkorten van de afhandeltermijnen Verder verlagen van de lastenverlichting

3

13 13 13 13 14 15 15 15 15 16 16 16

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

Inleiding De Wet Open Overheid (hierna: Woo) is een initiatiefwet uit 2012 die tot doel heeft om de transparantie van overheden en semioverheden te verbeteren. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Ook moet de Woo ervoor zorgen dat overheidsinformatie eenvoudig en goed wordt ontsloten en goed wordt gearchiveerd. De Woo verplicht overheden zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Op 1 mei 2022 is de Woo inwerking getreden. De Woo is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur.

De Woo in Schiedam De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. Dit draagt bij aan maatschappelijk draagvlak voor beleid, vertrouwen in de overheid en de goede werking van de lokale democratie. Ambitieniveau ‘Basis’ Er worden vanuit de VNG vier verschillende ambitieniveaus t.a.v. actieve openbaarmaking onderscheiden: beneden-basis, basis, medium en plus. De gemeente Schiedam zet in op ambitieniveau ‘basis’ voor de implementatie van de Woo. Ambitieniveau ‘basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. De gemeente maakt op dit moment al een deel van de informatie openbaar. Er lopen in ander verband trajecten voor verbetering van de informatiehuishouding. Dit heeft een gunstige impact op de startpositie van de gemeente. Desalniettemin is ook het niveau basis een forse veranderopgave. Op zichzelf, maar ook in relatie tot allerlei andere (verbeter)trajecten waarvoor Schiedam zich gesteld ziet, als het gaat om de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ambitieniveau basis biedt Schiedam tijd en ruimte om aan de verplichtingen te voldoen. Vanuit daar kan de gemeente (eventueel) doorgroeien naar hogere ambitieniveaus.

Naast dat de Woo een wettelijke verplichting geeft tot het openbaar maken van overheidsinformatie, is in Schiedam ook de ambitie uitgesproken om te handelen als ‘open overheid’. Vertrouwelijke stukken bestaan niet meer in Schiedam. Door meer informatie actief openbaar te maken, kan het aantal Woo-verzoeken mogelijk worden beperkt.

Reikwijdte van dit jaarverslag Al enige tijd is de gemeente Schiedam bezig met de implementatie van de Woo. Dit geldt zowel voor de actieve openbaarmaking, als de passieve openbaarmaking. Dit jaarverslag focus zich met name op de passieve openbaarmaking. Kort wordt ook ingegaan op de actieve openbaarmaking. In het jaarverslag wordt een diepgaande analyse gepresenteerd van de ontvangen (Woo-) verzoeken gedurende de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Op basis van deze analyse worden conclusies getrokken, waarna aanbevelingen worden gedaan. Het verslag wordt afgesloten met een overzicht van de genomen maatregelen en de geplande vervolgstappen.

4

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1

Resultaten (Woo-)verzoeken

In dit hoofdstuk gaan we nader in op de ontvangen verzoeken: Woo- of informatieverzoeken. Zo geven we onder andere weer wat voor soorten verzoeken we hebben ontvangen, hoeveel verzoeken we hebben ontvangen en welk team deze verzoeken in behandeling heeft genomen. Ook wordt de gemiddelde afhandeltermijn weergegeven en de tijdsinvestering/kosten voor de afhandeling van de verzoeken. Dit doen we over het jaar 2024.

1.1 Ontvangen verzoeken In het jaarverslag is een analyse uitgevoerd op de ontvangen verzoeken in de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Er zijn verschillenden redenen waarom de gemeente Schiedam een analyse heeft uitgevoerd. Ten eerste vindt de gemeente Schiedam het van belang om de transparantie van de overheid goed te waarborgen. Om de uitvoering op een juiste manier uit te voeren is het van belang om alle Woo-gerelateerde zaken in kaart te brengen. Daarnaast kan er zo een zuivere analyse gedaan worden over de afgebakende periode.

1.1.1 Verzoeken uitgezet in tijd In de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025 zijn er 56 verzoeken ontvangen. De verdeling van het aantal ontvangen verzoeken in tijd is weergegeven in figuur 1. 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

19

14 12

Kwartaal 1

11

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Totaal

Linear (Totaal)

Kwartaal 4

Figuur 1 'ontvangen verzoek uitgezet per kwartaal'

Gemiddeld genomen is er een lichte toename zichtbaar van het aantal ontvangen verzoeken gedurende het jaar. Er is gedurende de eerste drie kwartalen van 2024 een min of meer consistente lijn te zien in het aantal ingediende verzoeken. In het laatste kwartaal van 2024 is een stijging van het aantal ingediende verzoeken zichtbaar. De meeste verzoeken zijn ontvangen in het vierde kwartaal van 2024 (19).

5

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1.1.2 Soorten verzoeken Van de 56 verzoeken zijn 6 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (11%) en zijn er 50 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (89%). Dit is weergegeven in figuur 2.

11% Woo-verzoek

Informatieverzoek 89%

Figuur 2 'analyse soorten verzoeken (procentueel)'

Het verschil tussen een informatieverzoek en een Woo-verzoek is dat informatieverzoeken niet onder de reikwijdte van de Woo vallen (hier gelden geen wettelijke afhandeltermijnen voor).

1.1.3 Categorisering van de verzoeken Daarnaast is ook een analyse gedaan op de complexiteit van de verschillende ingekomen verzoeken. Hierbij is het onderscheid gemaakt tussen eenvoudige, normale en complexe verzoeken. Hieronder een korte toelichting op de wijze van categoriseren: -

-

-

Eenvoudig verzoek: er wordt een beperkte hoeveelheid informatie opgevraagd (0 tot 100 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. Ook is een deel van de informatie al openbaar. Er is niet of nauwelijks sprake van derde belanghebbenden; Normaal verzoek: er wordt een normale hoeveelheid informatie gevraagd (100 tot 200 pagina’s) en de informatie is gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De meeste informatie is nog niet openbaar. Er is in beperkte mate sprake van derdebelanghebbende; Complex verzoek: er wordt een grote hoeveelheid informatie gevraagd (meer dan 200 pagina’s) en de informatie is niet gemakkelijk vindbaar en te verstrekken. De gevraagde informatie is nog niet openbaar. Er is sprake van (diverse) derde belanghebbenden.

In figuur 3 is de onderverdeling van de verzoeken per categorie weergegeven.

32%

36%

Eenvouding

Normaal Complex 32%

Figuur 3 'categorisering verzoeken (procentueel)'

De verdeling tussen de mate van complexiteit van de verzoeken is redelijk gelijkmatig verdeeld. De meeste verzoeken zijn gecategoriseerd als ‘eenvoudig’ (20 stuks) gevolgd door ‘complex’ (18 stuks) en ‘normaal’ (18 stuks). 6

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1.2 Behandelaar, indiener en onderwerpen van de verzoeken In deze paragraaf wordt nader gekeken naar de interne behandelaar van de verzoeken en naar de indiener van de verzoeken. De interne behandelaar is altijd gekoppeld aan een team binnen de gemeentelijke organisatie.

1.2.1 Behandelaren van de verzoeken Van de 56 ontvangen verzoeken, is ook geanalyseerd wie de verzoeken in behandeling heeft genomen. Dit is weergegeven in figuur 4.

Woo-verzoek

Informatieverzoek

12 1

6

11

4

9

8

8

8

2

4

Veiligheid & Crisisbeheer

Vergunning & Handhaving

Vastgoed

Sociaal Domein

Beheer & Openbare Ruimte

Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid

0

2

1

1

Klant Contact Centrum

2

Juridische Zaken & Inkoop

1

8

Projecten

10

Figuur 4 'verzoeken per team

De meeste verzoeken zijn in behandeling genomen door het team Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid (11), gevolgd door het team Beheer Openbare Ruimte (10) en het Sociaal Domein (10). Zichtbaar is dat de meeste verzoeken ontvangen zijn binnen het stedelijk domein en het sociaal domein: 48 verzoeken in totaal. Niet alle teams binnen de gemeente hebben verzoeken ontvangen. De verzoeken zijn ingediend door verschillende partijen (verzoekers) en de onderwerpen van de verzoeken variëren sterk. In het vierde kwartaal zijn zes verzoeken ingediend bij het team Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid met betrekking tot het raadsvoorstel voor snelwonen. Daarnaast blijkt uit de gegevens dat de verzoeken bij het team Beheer Openbare Ruimte vaak betrekking hebben op dagelijkse kwesties, zoals het plaatsen van drempels of het gemeentelijke afvalbeleid. Verder blijkt dat de verzoeken die bij het team Vergunningen & Handhaving terechtkomen, vooral betrekking hebben op individuele situaties met betrekking tot vergunningen.

7

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1.3 Afhandeling van de verzoeken In deze paragraaf wordt ingezoomd op de afhandeling van de ingekomen verzoeken. Er wordt weergegeven hoeveel verzoeken er zijn afgehandeld, hoeveel er afgehandeld zouden moeten zijn en er wordt ingezoomd op de behandeltermijnen. Verzoeken kunnen worden afgehandeld via besluit of afgehandeld via intrekking.

1.3.1 Afgehandelde verzoeken Van de 56 verzoeken zijn er 45 verzoeken afgehandeld (80%). Van de 45 afgehandelde verzoeken, zijn er 6 informatieverzoeken afgehandeld (13%) en 39 Woo-verzoeken (86%). Er zijn op dit moment 11 verzoeken in behandeling die een registratiedatum hadden in de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Dit is ook weergegeven in figuur 5.

39 11

Woo-verzoek Informatieverzoek

45

Nog in behandeling

6

Figuur 5 'afgehandelde verzoeken'

Aanvullend is gekeken naar het moment waarop de verzoeken zijn afgehandeld: door het nemen van een besluit of doordat het verzoek is ingetrokken. Dit is weergegeven in figuur 6. 16 14

2

12

3

10 8

1

Informatieverzoek

1 13

6

Woo-verzoek

10 4

8

7

2 0 Kwrt1

Kwrt2

Kwrt3

Kwrt4

Figuur 6 'afgehandelde verzoek uitgezet in tijd'

Zichtbaar is dat de meeste verzoeken (15) zijn afgehandeld in het vierde kwartaal van 2024. In het eerste en derde kwartaal zijn de minste verzoeken afgehandeld.

8

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1.3.2 Behandeltermijnen In deze paragraaf wordt ingegaan op de benodigde behandeltermijn van de 45 afgehandelde verzoeken. Hierbij wordt gekeken naar de wettelijke termijnen en naar het landelijk gemiddelde. Informatieverzoeken De gemiddelde afhandeltermijn van de 6 informatieverzoeken is 15 kalenderdagen. De informatieverzoeken worden als afgehandeld beschouwd bij beantwoording van de vragen van verzoeker of bij intrekking van het verzoek. Zoals vermeld geldt er geen wettelijke termijn voor de afhandeling van informatieverzoeken. Wel dient er een redelijke termijn te worden gehanteerd. Woo-verzoeken De 39 afgehandelde Woo-verzoeken kunnen worden gecategoriseerd als ‘afgehandeld via besluit’ of ‘afgehandeld via intrekking’. Van de 39 Woo-verzoeken zijn er 9 te categoriseren als ‘afgehandeld via intrekking’ en 30 Woo-verzoeken als ‘afgehandeld via besluit’. De behandeltermijn van de verzoeken die zijn afgehandeld via besluit zijn meegenomen bij de bepaling van de afhandeltermijn. In figuur 7 is de verdeling weergegeven van de behandeltermijnen van de afgehandelde Woo-verzoeken via besluit.

3%

17%

0-42 43-84

17%

63%

85-126 Meer dan 126

Figuur 7 'behandeltermijnen afgehandelde verzoeken (procentueel)'

De gemiddelde behandeltermijn van de 30 verzoeken die worden gecategoriseerd als ‘afgehandeld via besluit’ is 52 kalenderdagen. De wettelijke termijn is 42 kalenderdagen. Van de 30 afgehandelde Woo- verzoeken zijn er 19 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (63%). Voor 5 verzoeken (17%) geldt dat we er gemiddeld twee keer zo lang over de behandeling doen als de wettelijke termijn. Voor 1 verzoek (3%) geld dat de behandeltermijn tussen de 85 en 126 dagen was. Voor 5 verzoeken (17%) duurt de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. De langere behandeltermijn van deze verzoeken is te verklaren door de omvang en door de complexiteit van de verzoeken, waaronder de juridische en bestuurlijke processen die daarmee gepaard gaan. Denk aan bestuurlijke besluitvorming, het opvragen en verwerken van zienswijzen en complexe anonimiseringsvraagstukken. De wettelijke termijnen zijn ten opzichte van de Wob met twee weken verkort (van maximaal 8 naar maximaal 6 weken). Omdat Woo-verzoeken veelal omvangrijker zijn dan Wobverzoeken, kost de afhandeling van Woo-verzoeken juist meer inzet. Daarnaast blijkt uit landelijk onderzoek dat de gemiddelde afhandeltermijn voor Woo-verzoeken op 150 dagen ligt.1 De gemeente Schiedam ligt hier met haar 52 dagen ver onder.

1 Woo-verzoeken - Woo in cijfers

9

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

1.4 Ureninvestering en kosten Tot slot is in kaart gebracht wat de ureninvestering en de bijbehorende kosten zijn voor de gemeente Schiedam als het gaat om de afhandeling van de verzoeken. Dit betreft een indicatie van de kosten op basis van de beschikbare gegevens. Deze kosten zijn gebaseerd op de volgende onderdelen: 1. De inzet van de Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop; 2. De inzet van de vakteams voor de behandeling van de Woo-verzoeken; 3. De eventuele inzet van externe inhuur;

1.4.1 Woo-adviseurs binnen het team JZ en Inkoop De ureninvestering is gebaseerd op de beschikbaar gestelde formatie en de categorisering van de diverse verzoeken (zie figuur 3 in paragraaf 1.1). In tabel 1 is tijdsinvestering per categorie weergegeven. Categorie

Urennorm

Daadwerkelijk aantal

Ureninvestering

Eenvoudig verzoek

10

20

200

Gemiddeld verzoek

20

18

360

Complex verzoek

40

18

720

56

1.280

Totaal Tabel 1 'ureninvestering'

Het afgelopen jaar heeft de afhandeling van Woo-verzoeken binnen het team JZ en Inkoop (JZI) ongeveer 1.280 uur gekost, wat neerkomt op circa 0,9 fte 2. Deze tijdsinvestering ziet alleen toe op de afhandeling van verzoeken en nog niet met de verplichte, wettelijke rol van Woo-contactpersoon. Dit is ongeveer 8 uur per week. Ook omvat dit niet de benodigde inzet omtrent de actieve openbaarmaking. De Woo-adviseurs zijn ingeschaald op schaal 10. De totale lasten hiervan bedragen € 90.342. Het tarief per uur is € 64. De kosten van de afhandeling van verzoeken door JZI komt hiermee op € 81.920 (64*1.280).

1.4.2 Vakteams De behandeling van de verzoeken (verzamelen documenten, analyseren en anonimiseren) is op dit moment belegd bij de vakteams. Om deze reden wordt verwacht dat de tijdsinvestering van de vakteams ongeveer het dubbele is (factor 2). In het jaarverslag van 2023 werd nog uitgegaan van een factor 3. De factor is nu verlaagd naar 2, onder andere door de afname in ureninvestering dankzij de aanschaf van anonimiseringssoftware. Deze software leidt in de praktijk tot een aanzienlijke vermindering van het werk voor de vakteams. Dit zou uitkomen op een tijdsinvestering van 2.560 uur van de vakteams. Dit staat gelijk aan ongeveer 1,8 fte 2. De gemiddeld dossierbehandelaar (van de vakteams) bevindt zich op schaal 10 of schaal 11. Voor de berekening is het gemiddelde genomen van deze twee schalen. Dit is € 96.397. Het tarief per uur is € 68. De kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken door de vakteams komt hiermee op € 174.080 (68*2.560).

1.4.3 Externe inhuur Er is extern ingehuurd voor het afhandelen van Woo-verzoeken ter waarde van € 41.000.

1.4.4 Totale lasten behandeling verzoeken De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 297.000 (€ 81.920 + € 174.080 + € 41.000). In totaal zijn er 56 verzoeken in behandeling genomen. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 5.300. 2 Op basis van de handleiding overheidstarieven 2025 geldt voor ambtenaren een netto aantal productieve uren per jaar van 1.355.

10

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

2

De actieve openbaarmaking

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de werking en ontwikkelingen van de actieve openbaarmaking binnen gemeente Schiedam. Allereerst wordt de betekenis van ‘actieve openbaarmaking’ nader toegelicht. Vervolgens wordt stilgestaan bij ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden in het afgelopen jaar.

2.1 Betekenis ‘actieve openbaarmaking’ De Woo verplicht overheidsorganisaties om bepaalde informatiecategorieën actief openbaar te maken. De actieve openbaarmaking is geregeld in hoofdstuk 3 van de Woo en meer specifiek is de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën opgenomen in art. 3.3 Woo. Het maakt deel uit van een verandering naar een meer open en transparante organisatiecultuur. Volgens artikel 3.3 van de Wet open overheid (Woo) dienen er 17 informatiecategorieën actief openbaar gemaakt te worden. In het tweede kwartaal van 2024 heeft het ministerie van BZK een nieuwe fasering van deze informatiecategorieën gepresenteerd. Deze fasering wijkt af van de eerder vastgestelde indeling. Het belangrijkste verschil ligt in de herverdeling van de informatiecategorieën over verschillende tranches. Na onderzoek en op basis van ontvangen feedback van diverse bestuursorganen is het ministerie van BZK tot de conclusie gekomen dat sommige informatiecategorieën beter naar een latere of eerdere tranche konden worden verschoven. Bij deze herverdeling werd rekening gehouden met de mogelijke moeilijkheden die kunnen ontstaan bij de actieve openbaarmaking van bepaalde informatiecategorieën. Voorgaande heeft geleid tot een nieuwe fasering die is opgenomen in figuur 8.

Figuur 8 'informatiecategorieën actieve openbaarmaking'

Het ministerie van BZK heeft de informatiecategorieën ingedeeld in zogenaamde ‘tranches’ (zie figuur 8). Deze tranches moeten in volgorde openbaar worden gemaakt door de gemeente. Bij elke tranche is een geschatte periode aangegeven vanaf wanneer de actieve openbaarmaking dient te starten. Het is belangrijk te benadrukken dat deze periode (zie figuur 8) geldt voor rijksoverheden. Zodra de rijksoverheden een aanzienlijke voortgang hebben geboekt met de actieve openbaarmaking, kan het ministerie van BZK, op basis van de opgedane ervaring per tranche, inschatten hoelang het proces ongeveer zal duren voor decentrale overheden. Vervolgens zal bij Koninklijk Besluit worden bepaald binnen welke termijn een decentrale overheid een informatiecategorie moet openbaar maken. 11

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

2.2 Actieve openbaarmaking in Schiedam De gemeente voldoet aan haar wettelijke verplichtingen wat betreft de actieve openbaarmaking. De informatiecategorieën uit tranche 0 en tranche 1 worden actief openbaar gemaakt door de gemeente. Verder is de gemeente in 2024 aangesloten bij de Woo-index. De Woo-index wordt gebruikt om te meten in hoeverre overheidsorganisaties actief openbaarmaking van informatie uitvoeren zoals vereist door de Woo. De index helpt bij het monitoren van de transparantie van de overheid en het nakomen van de verplichtingen om overheidsinformatie toegankelijk te maken voor het publiek. Daarnaast kan een ieder de gepubliceerde informatie van de gemeente vinden via de Woo-index. Vervolgstappen tranche 2 tot en met 4 Voor de actieve openbaarmaking van tranche 2, tranche 3 en tranche 4 wil de gemeente de gewijzigde fasering, zoals weergegeven in figuur 8, van het ministerie van BZK volgen. Men verwacht dat deze fasering zal bijdragen aan een lagere belasting voor de organisatie, vooral doordat de ‘makkelijkere’ informatiecategorieën eerder in de tranches zijn opgenomen. De ‘complexere’ informatiecategorieën zijn gepland aan het einde van tranche 3 of in tranche 4.

Het is de verwachting dat de organisatie tegen die tijd al meer ervaring heeft opgedaan met het actief openbaar maken, waardoor deze ‘moeilijkere’ informatiecategorieën dan met meer gemak kunnen worden gepubliceerd. Op deze wijze volgen we de wettelijke fasering en voorkomen we verrassingen. Het ministerie van BZK heeft de informatiecategorieën uit de Woo verder uitgewerkt, zodat helderder wordt welke documenten precies onder de reikwijdte van de informatiecategorie vallen. Het is aan de gemeente om over te gaan tot actieve openbaarmaking indien een document valt onder een informatiecategorie.

2.2.1 De wijze van openbaarmaking Naast de vraag naar de kwalificatie is de manier van actieve openbaarmaking eveneens een belangrijk aandachtspunt. Op basis van artikel 3.1, lid 1 van de Woo moeten documenten die vallen onder een informatiecategorie ‘voor eenieder’ openbaar zijn. Dit betekent dat de gemeente verplicht is documenten actief openbaar te maken op een vindplaats die voor iedereen toegankelijk is. Op dit moment worden de informatiecategorieën decentraal openbaar gemaakt: via verschillende kanalen is de betreffende informatie vindbaar. Omdat de gemeente is aangesloten bij de Woo-index, kan de gepubliceerde informatie ook op één centrale plek worden teruggevonden. Momenteel wordt onderzocht welke wijze van openbaarmaking het best past bij de gemeente, kijkend naar de impact (zowel financieel als organisatorisch).

12

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

3

Conclusies en aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden de conclusies uit het jaarverslag opgesomd en worden er aanbevelingen gedaan om de Woo beter tot uitvoering te kunnen brengen.

3.1 Conclusies 3.1.1 Toename van het aantal ingediende, complexe verzoeken In 2023 waren er 47 verzoeken ingediend. In 2024 zijn er 56 verzoeken ingediend. Er is sprake van een toename van 9 verzoeken (16%). De stijging is mogelijk te verklaren door het feit dat inwoners zich steeds meer bewust zijn van hun recht om informatie op te vragen bij de gemeente. Daarnaast blijkt dat verzoeken vaak het gevolg zijn van gebeurtenissen die plaatsvinden binnen de woonomgeving van mensen. Hierbij kan worden gedacht aan een project wat zorgt voor geluidsoverlast of aan flexwoningen die worden geplaatst als gevolg van de opvang van vluchtelingen. Qua verdeling (Woo-verzoeken en informatieverzoeken) is geen wijziging zichtbaar ten opzichte van 2023. Dit geldt ook voor de complexiteit van de verzoeken. Wel zijn er verhoudingsgewijs meer complexe verzoeken ontvangen dan vorig jaar. Ook is zichtbaar dat wederom binnen het stedelijk- en sociaal domein de meeste verzoeken in behandeling zijn genomen.

3.1.2 De Woo vraagt nog steeds veel inzet van de gemeente De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van de 56 verzoeken is ongeveer 3.840 uur. Dit staat gelijk aan ongeveer 2,7 fte. De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 297.000. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 5.500. In 2023 was de totale ureninvestering 4.280 uur (3.1fte). De totale lasten voor de behandeling van Woo-verzoeken lagen op € 445.530. Het betrof in deze periode 47 verzoeken. De kosten per verzoek lagen daarmee op € 9.500. In totaal is er dus een afname zichtbaar in de ureninvestering van 440 uur op jaarbasis (0,4fte). Wanneer we kijken naar de uren die per verzoek zijn besteed, blijkt dat er in 2023 gemiddeld 91 uur per verzoek werd besteed, en in 2024 was dit 68,5 uur. De gemiddelde tijdsbesteding per verzoek is dus ook gedaald. Zichtbaar is dat de lastenverlichting vooral heeft plaatsgevonden bij het anonimiseren. Dit is te verklaren door de implementatie van anonimiseringssoftware en verdere digitalisering. Bij team JZ en Inkoop is een stijging van 210 uur (+0,2fte 2) ten opzichte van 2023. Deze toename is te wijten aan een groei van 16% in het aantal verzoeken (9 extra verzoeken). Ook zijn de totale kosten dit jaar met ongeveer 33% gedaald.

Deze daling is voornamelijk te danken aan een afname in de kosten voor externe inhuur en het optimaliseren van het anonimiseringsproces.

3.1.3 Lichte toename in de afhandeltermijn De wettelijke termijn voor de afhandeling van Woo-verzoeken is 42 kalenderdagen. Het doel was om 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. De gemiddelde afhandeltermijn lag in de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025 op 52 kalenderdagen. Dit is een stijging van 6 kalenderdagen ten opzichte van de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024. In 2024 is 63% van de Woo-verzoeken afgehandeld binnen de wettelijke termijn. Dit was in 2023 nog 50% . De gemiddelde afhandeltermijn van 52 kalenderdagen ligt boven de wettelijke termijn van 42 dagen. De afhandeltermijn van 52 kalenderdagen ligt sterk onder het landelijk gemiddelde van 150 kalenderdagen3.

3 Woo-verzoeken - Woo in cijfers

13

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

De stijging van de afhandeltermijn is voornamelijk te verklaren door: 1.

De toename van het aantal verzoeken;

2. De toename in de complexiteit van de verzoeken (meer complexe verzoeken ontvangen) 3. De toename van het aantal verzoeken waarbij de informatie verspreid is in de organisatie; Bij deze complexiteit speelt niet alleen de omvang een rol, maar ook de juridische en bestuurlijke processen die ermee gepaard gaan (bestuurlijke besluitvorming en complexere juridische vraagstukken). Ook de betrokkenheid van derden-belanghebbenden is toegenomen: er zijn vaker meer partijen betrokken bij het opzoeken van de gevraagde informatie. In de wet- en regelgeving is opgenomen dat dan een zienswijze gevraagd moet worden, wat zorgt voor een langere doorlooptijd van de afhandeling van Woo-verzoeken. Aanvullend betekent een complex verzoek ook het zoeken naar meer documenten. Bij de meeste verzoeken was er sprake van 1 eindverantwoordelijk behandelaar (team), maar de onderliggende informatie was belegd bij verschillende teams. Het kost tijd om af te stemmen wie welke informatie aanlevert of wie welke informatie beheert. Deze tijd gaat ten koste van de wettelijke behandeltermijn.

3.1.4 Meer ingetrokken verzoeken door informele aanpak In de periode van 1 januari 2024 en 1 januari 2025 is ook meer ingezet op de informele aanpak bij afhandeling van verzoeken. Bij de informele aanpak wordt gepoogd om niet meteen het wettelijke traject van de Woo in te gaan bij indiening van een verzoek. Er wordt eerst contact gezocht met verzoeker om te beoordelen of het verzoek op andere manieren kan worden afgehandeld. Denk hierbij aan telefonische beantwoording van vragen of aan het delen van informatie die als ‘niet gevoelig’ wordt bestempeld. Het effect van de informele aanpak is te zien in de hoeveelheid ingetrokken verzoeken: 14 (25%) van alle ingediende verzoeken is in 2024 ingetrokken. Daarnaast heeft de informele aanpak er ook voor gezorgd dat ingediende verzoeken zo specifiek mogelijk behandeld werden. Door het contact met verzoeker werd snel duidelijk welke informatie verzoeker daadwerkelijk verzocht.

14

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

3.2 Aanbevelingen 3.2.1 Voorzetten van interne bewustwording omtrent de Woo In het jaarverslag 2023 werd aanbevolen een plan te ontwikkelen om het bewustzijn binnen de organisatie over de WOO en de gevolgen van deze wet te vergroten. Er is in 2024 vooral ingezet op het trainen van de diverse collega’s over het Woo-proces en de anonimiseringssoftware. Er zijn geen organisatiebrede training georganiseerd. Het is van belang om medewerkers structureel op de hoogte te blijven brengen / kennis bij te blijven brengen van de Woo: de specifieke procedures, anonimiseringsgronden, relevante programma’s, verantwoordelijkheden en doelstellingen die gepaard gaan met het werken volgens de Woo. Hierdoor kunnen Woo-verzoeken sneller worden afgehandeld. Ook draagt dit bij aan het mogelijk voorkomen van Woo-verzoeken, omdat meer informatie op voorhand openbaar kan worden gemaakt (en geheimhouding wordt beperkt). In 2025 komt een externe expert diverse workshops geven over de Woo, waarbij medewerkers van de gemeente worden geïnformeerd over de juridische en praktische aspecten van de wet. Te denken valt aan het gebruik van anonimiseringssoftware, het verbeteren van de informatiehuishouding en de praktische uitvoering van de wet in de dagelijkse werkzaamheden.

Hierdoor hoopt de gemeente het bewustzijn en de kennis van de Woo verder te versterken, wat zal bijdragen aan een effectievere naleving van de wet en een snellere afhandeling van verzoeken.

3.2.2 Verbeteren informatiehuishouding voor efficiëntere zoekslag Op dit moment ligt de zwaarte van de afhandeling van Woo-verzoeken bij het uitvoeren van de zoekslag: het zoeken en verzamelen van documenten kost veel tijd. Documenten worden in verschillende applicaties en in verschillende teams op verschillende wijzen bewaard. Een verbeterde informatiehuishouding draagt bij aan het vergroten van de vindbaarheid van gevraagde documenten. Dit zal vervolgens weer leiden tot een verbetering van de afhandeltermijn van een Woo-verzoek.

3.2.3 Onderzoek naar anonimiseren van stukken De vakteams zijn verantwoordelijk voor het anonimiseren van de documenten voordat deze openbaar worden gemaakt. In de praktijk blijkt dat deze taak niet altijd goed aansluit bij de expertise die nodig is voor het juridisch correct anonimiseren van informatie. Dit is te verklaren, immers ligt de kennis en expertise van de juridische kaders en implicaties van de Wet open overheid (Woo) bij het team JZ en Inkoop. De aanschaf van de anonimiseringssoftware is een stap in de goede richting is als het gaat om het vergemakkelijken en verbeteren van de kwaliteit van het anonimiseren, echter zit de bottleneck op dit moment vooral in de beoordelen wat nu met welke grondslag te anonimiseren. Gezien de huidige praktijk, is het advies om te onderzoeken waar de verantwoordelijkheid voor het anonimiseren van Woo-verzoeken het beste belegd kan worden, zodat de impact op de organisatie verder kan worden verlaagd, de termijnen kunnen worden verkort en de juridische kwaliteit van het anonimiseren kan worden verhoogd.

15

Jaarverslag Wet Open Overheid 2024

3.2.4 Verdere inzet op ‘informele’ aanpak om Woo-verzoeken te voorkomen Voor 2025 wordt aanbevolen om de informele aanpak binnen de Woo verder te intensiveren en structureler in te zetten als standaard werkwijze bij de afhandeling van verzoeken. Het proactief benaderen van verzoekers en het zoeken naar alternatieve, niet-formele oplossingen moet verder geoptimaliseerd worden, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een vast protocol voor het eerste contact. Dit kan ervoor zorgen dat verzoeken sneller en efficiënter worden behandeld. Daarnaast zou het nuttig zijn om de effectiviteit van de informele aanpak te monitoren, bijvoorbeeld door feedback van verzoekers te verzamelen over hun ervaring met deze benadering. Dit kan waardevolle inzichten opleveren over best practices en mogelijke verbeterpunten.

3.2.5 Verder verkorten van de afhandeltermijnen Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2023 was het verkennen van maatregelen die kunnen leiden tot lastenverlichting, met name gericht op de ureninvestering in de afhandeling van W00-verzoeken. Voor 2025 wordt aanbevolen om de afhandeltermijn verder te verbeteren met als uiteindelijk doel de wettelijke termijn van 42 kalenderdagen te behalen. Voor nu wordt geadviseerd om te blijven toewerken naar het afhandelen van 80% van de verzoeken binnen de wettelijke termijn. Voorgaande aanbevelingen dragen daar aan bij. Daarnaast kan het inzetten van extra capaciteit of tijdelijke versterking tijdens piekperiodes helpen om de werklast te spreiden en vertragingen te voorkomen.

3.2.6 Verder verlagen van de lastenverlichting Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2023 was het verkennen van maatregelen die kunnen leiden tot lastenverlichting, met name gericht op de ureninvestering in de afhandeling van W00-verzoeken. Zichtbaar is een afname in de tijdsinvestering die de Woo van de gemeente vergt. De tijdsinvestering per Woo-verzoek (68,5uur) zou nog verder kunnen worden verlaagd. Te denken valt aan het verbeteren van de instructies voor het gebruik van de anonimiseringssoftware en het optimaliseren van de informatiehuishouding. Door het gebruik van de software efficiënter te maken en de processen rondom het beheren en vinden van relevante informatie te stroomlijnen, kan de tijdsbesparing per verzoek mogelijk worden vergroot. Bovendien zou het verbeteren van de interne werkprocessen en communicatie tussen afdelingen kunnen bijdragen aan een verdere verlaging van de lastenverlichting.

2 Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid door Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie

Maart 2023

16

Jaarverslag Wet Open Overheid Overheid –– 2022 2024 / 2023

Colofon Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501, 3100 AE Schiedam 14 010 schiedam.nl

1