Bijlage 2 Reglement voor de auditcommissie 2023 nieuw (presidium 19 september 2023)

Reglement voor de auditcommissie 2023 (vastgesteld presidium 19 september 2023) Artikel 1 Begrippen Waar “hij‟staat kan ook “zij” gelezen worden. In dit reglement wordt verstaan onder: a. commissie: de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de raadscommissie; b. lid/leden: lid of leden van de auditcommissie; c. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 4 van dit reglement; d. gemeenteraad: de gemeenteraad van Schiedam; e. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam; f. griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger; g. commissiegriffier: de secretaris van de auditcommissies, zoals bedoeld in artikel 7 van dit reglement; h. accountant: de accountant zoals aangewezen door de gemeenteraad conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet. Artikel 2 Instelling auditcommissie Er is een auditcommissie als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Schiedam 2021. Artikel 3 Doelstelling De commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad inzake het planning en control proces en het daarbij behorende instrumentarium, een en ander zoals benoemd in artikel 8.

De commissie is een overlegorgaan waarin de raad, vertegenwoordigd door de leden van de commissie, in overleg treedt met het college, de Rekenkamer Schiedam en de accountant, om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen. Artikel 4 Samenstelling 1. De auditcommissie bestaat uit minimaal zeven leden. Per fractie kan maximaal 1 lid als vertegenwoordiger in de auditcommissie worden aangesteld. Een fractie kan ook een commissielid, niet zijnde een lid van de gemeenteraad, voor aanstelling voordragen. 2. De leden worden zo spoedig mogelijk na aanvang van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad door het presidium benoemd. 3. Een lid van de auditcommissie kan tussentijds door de het presidium worden ontslagen. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van het Presidium. 5. Hij die ophoudt lid van de gemeenteraad dan wel de raadscommissie te zijn, is met dezelfde ingang geen lid meer van de auditcommissie. 6. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Artikel 5 Voorzitter 1. De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. 2. De voorzitter heeft de volgende taken: a.

het leiden van de vergaderingen van de auditcommissie; b. het in overleg met de commissiegriffier regelen van de ondersteuning van de auditcommissie; c. het vertegenwoordigen van de auditcommissie in externe overleggen, contacten of bijeenkomsten; d. hetgeen dit reglement hem verder nog opdraagt. Artikel 6 Vaste adviseurs en gesprekspartners 1. De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de portefeuillehouder financiën, de

gemeentesecretaris, de concern controller, het hoofd financiën en de griffier; 2. De commissie heeft als vaste gesprekspartners de externe accountant en de voorzitter van de Rekenkamer Schiedam; 3. Hiernaast kunnen anderen door de auditcommissieleden als adviseur of gesprekspartner worden uitgenodigd. Artikel 7 Secretariaat 1. De griffier wijst een commissiegriffier aan. 2. De commissiegriffier draagt in overleg met de voorzitter tenminste zorg voor: a. organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de auditcommissie; b. voorbereiding van de concept agenda’s; c. verslaglegging; d. archivering; e. voorbereiding van notities, brieven of voorstellen ten behoeve van of namens de auditcommissie. Artikel 8 Taakomschrijving De commissie: 1. voert namens de gemeenteraad de afstemming ten aanzien van de controlerende instrumenten voor de gemeenteraad (waaronder accountantscontrole, rekenkameronderzoek, doelmatigheidsonderzoeken college en vragen van externe adviezen); 2. houdt toezicht op de interne en externe financiële rapportages en maakt zo nodig afspraken met vaste gesprekspartners over de planning en controlcyclus binnen de gemeente; 3. overlegt met de adviseurs en gesprekspartners als bedoeld in artikel 6 en brengt advies uit aan de raadscommissie over: a.

de kwaliteit van de planning en control cyclus en de verschillende producten daarvan: voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportages en jaarrekening; b. raadsvoorstellen die handelen over complexe financiële vraagstukken; c. investeringsprojecten (met gebruikmaking van de checklist grote projecten); 4. adviseert de gemeenteraad over de uitvoering en eventuele aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet; 5. is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van een accountant en de leden van de Rekenkamer en brengt hierover aan de gemeenteraad advies uit; 6. is het directe aanspreekpunt voor de door de gemeenteraad aangewezen accountant en voert voor aanvang van de controles met de accountant het afstemmingsoverleg; 7. begeleidt en evalueert de werkzaamheden van de accountant; 8. is het directe aanspreekpunt voor de Rekenkamer Schiedam en voert over het door de Rekenkamer op te stellen onderzoeksprogramma met de voorzitter van de Rekenkamer een afstemmingsoverleg; 9.

bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim)-controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; 10.adviseert de raadscommissie over de wijze van behandeling van de (interim)-rapportages van de accountant en de onderzoeksrapporten van de Rekenkamer; 11.adviseert aan de raadscommissie over het jaarverslag en de programmarekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag; 12.adviseert over het controleprotocol en de onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid; 13.stemt bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad af op de accountantscontrole, de 213a onderzoeken en onderzoeken van de Rekenkamer Schiedam; 14.assisteert de gemeenteraad in zijn controlerende functie door toezicht te houden op de opvolging van door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen uit de onderzoeksrapporten van de Rekenkamer en van de accountant.

Artikel 9 Vergaderingen 1. De commissie vergadert in de week voorafgaand aan de commissievergaderingen of zo dikwijls er zaken aan de orde zijn welke binnen haar taakomschrijving vallen en waaromtrent een vergadering naar het oordeel van de commissie is gewenst. De vergaderingen vinden in principe digitaal plaats. 2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. 3. De adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen zijn openbaar, tenzij dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is gelet op het belang van een bepaald onderwerp of in het geval er geheimhouding is opgelegd. 4. De voorzitter van de Rekenkamer Schiedam wordt uitgenodigd indien een onderwerp is geagendeerd dat de Rekenkamer betreft. 5. Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal twee per jaar). 6. In principe zijn alle vaste gesprekspartners voor alle bijeenkomsten uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs en vaste gesprekspartners. Artikel 10 Geheimhouding 1. De commissie kan ingevolge artikel 87 Gemeentewet op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet Open Overheid, geheimhouding opleggen. 2. Over informatie waarop ingevolge artikel 87 Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is opgelegd, kan slechts in beslotenheid worden vergaderd. 3.

De Auditcommissie beslist over openbare dan wel besloten behandeling bij meerderheid van stemmen; de beraadslaging hierover geschiedt met gesloten deuren, wanneer de voorzitter dan wel twee van de aanwezige leden dit verlangen. 4. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 89 van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de informatie en het verhandelde geheimhouding kan worden opgeheven, met uitzondering van de informatie die door het college, de burgemeester of de raad geheim is verklaard. Artikel 11 Verantwoording De commissie legt door middel van haar verslagen verantwoording af aan de raadscommissie over haar werkzaamheden. Artikel 12 Slotbepaling Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in dit reglement opgenomen bepalingen en in gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de auditcommissie. Artikel 13 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. Bij de inwerkingtreding van dit reglement vervalt het Reglement auditcommissie 2018. Artikel 14 Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement auditcommissie 2023”.