Bijlage 2 CBRE werkplekconcept gemeente Schiedam d.d. oktober 2021

1.

gemeente Schiedam

GECOMPRIMEERDE VERSIE

3 november 2021

Verdiepingsonderzoek: een inspirerende werkomgeving die fociliteert en inspireert.

Samen één Schiedam! CBRE

Management samenvafting

ACHTERGROND

Inhoud

Kdount

)eik Scen..

IT

ANALYSE

1

Ontmo

tfrts’

Schuifpian

Blauwdruk *

Sta ck,ng

ii

Ieamproductiviteit & Samenwerken

Flexibiliteit

Dtverii

Progromma

—

—

—

Uitgangspunten Werkplekconcept

WERKPLEKCONCEPT lrfe’

è7-

GECOMPRIMEERDE VERSIE

,-.

P.rogrcirnmu « Etsen

BIJLAGEN

het volledige rapport van 20 oktober 2021.

De hoofdstukken en paragrafen in grijs staan in

*) Let op: Dit rapport is de gecamprimeerde versie.

VERVOLGSTAPPEN

Flexibiliteit: een ontwerp dat alle werkstijlen en werkprocessen ondersteunt, ook in de toekomst.

—

is de visie voor het werken binnen de gemeente Schiedam

“

impact op de fysieke ruimte is.

geplaatst. De leidende principes zijn vertaald naar een hybride omgeving en er is onderzocht wot de

In het uitwerken van het werkplekconcept, is de visie van de gemeente Schiedam in een hybride context

duurzaam ‘fitte’ Organisatie” en

Meerwaarde organisatie vergroten” de kernwoarden zijn.

vastgesteld: een ioekomstbestendig werkplekconcept, waarbij “Het gemeentekantoor 2.0”, “Lerende en

In 2020— gedurende de corona pandemie

Visie gemeente Schiedam

werkplekken.

Het werkplekconcept is onderdeel van de planstudie voor het huisvesten van de organisatie met nieuwe

van werken op kantoor en op afstand.

resulterend in een activiteit gerelateerd werkplekconcept met hybride werkplekstrategie. Oftewel: een mix

Een beleid waarin 1 tot 2 dagen thuis wordt gewerkt (2-3 dagen op kantoor);

Een gewenste piek bezetting van 80%;

Uitgaande von een gemiddelde opkomst van 60%;

programma van eisen.

inschatting gemaakt van een flexratio die het best werkt. Dit overzicht is weergeven in het ruimtelijk

Dit resulteert in een nieuWe flexratio tussen de 45% en 60%. Voor elke afdeling hebben we een

-

-

-

niet ingerekend was. De flexratio is opnieuw berekend, met de volgende uitgangspunten:

CBRE adviseerde in november 2020 een flexrotio van 70%, waarbij structureel thuiswerken (1-2 dagen)

Flexratio

samenwerking en ontmoetingen stimuleren.

Ontmoeten: diagonale samenwerking tussen afdelingen en exiernen. Het werkplekconcept moet

Stadserfkontoor. Hiervoor heeft CBRE een aantal aanvullende onderzoeksoctiviteiten uitgevoerd,

samenwerking. 4.

van bovengenoemde ambitie, is het uitwerken von het werkplekconcept op detoilniveau, geplot op het

Teamproductiviteit& samenwerken: optimaal werken binnen teams en meer horizontale

2. 3.

Diversiteit: een werkplekconcept voor alle generaties werkzaam binnen de gemeente Schiedam.

1.

gehuisvest blijft in het Stadserfkantoor (bouwdeel III Stadserfcomplex). Een vervolgstap in het realiseren

Aan het eind van 2020 heeft het college besloten dat de ambtelijke organisatie de komende jaren

advies gegeven over een toekomstig werkplekconcept (Samen één Schiedam, november 2020).

bij simpel organiseren, expertteams en opgave- en resultaatgericht werken” te kunnen realiseren, is een

nieuwe werkomgeving optimaal te ondersteunen.

BIJ LAGEN

op het gebied van toekomstige huisvesting. Om de ambitie “een dynamische (werk)omgeving die aansluit

VERVOLGSTAPPEN

De huisvestingsvisie bestaat uit leidende principes waaraan het werkplekconcept moet voldoen, om de

WERKPLEKCONCEPT

Leidende principes

ANALYSE

CBRE heeft in 2020 onderzoek gedaan naar de visie en organisotieombities-van de gemeente Schiedom

INTRODUCTIE

Ambitie

Managementsamenvatting (1/2)

SAMENGEVAT

•

bestaande uit overlegruimten, brainstormruimten huiskamergedeelie, ontspanning, kopieer- en prinifaciliteiten. De dynamische verdieping zorgt voor een diagonale verbinding tussen de afdelingen. Voor goede koffie, informeel overleg, of multidisciplinair overleg trekt men uit de standaard verdieping naar de dichtstbijzijnde dynamische verdieping. De dynamische verdieping is voor interne ontmoetingen. De werkamgeving functioneert hier als aanlandgebied voor werknemers die willen (samen)werken. Het is een flexibele schil waar ook tijdens piekmomenten plek is voor iedereen, of

huurcontract eindigt, kan er gekozen worden voor een inpassing in het nieuwbouw gedeelte of voor

een externe locatie.

Eerste verdieping; uitgangspunt vaor de eerste verdieping is een inrichting conform de huidige situatie.

De bestuursvleugel en crisisruimten blijven gehandhaafd. Wel worden enkele werkkamers omgezet tot

fractiekamers aan de oostgevel Op het moment dat de Organisatie dit wenselijk acht, adviseren we

deze verdieping te betrekken in het werkplekconcept.

ander andere grote werkplekken voor het archief, bewaaromgeving voor het archief md. ofzuiger, een grote trainingsruimte voor o.a. Talent) en opgenomen in het ruimtelijk programma van eisen.

uitzonderlijke )werk)activiteiten. Hiervaor zijn speciaal benadigde faciliteiten geïdentificeerd (zoals

voor iedereen, of waar gewerkt kan worden tussen de vergaderingen door.

Uitzonderlijke activiteiten: een aantal teams binnen de gemeente Schiedam hebben te maken met

werknemers die willen )somen)werken. Het is een flexibele schil waar ook tijdens piekmomenten plek is

Een apen kantoorlandschap rondom de (apen) Hagazaal kon functioneren als aanlandgebied voor

waar gewerkt kan worden tussen de vergaderingen door.

,

Dynamische verdieping; verdieping in de kantoortoren, gericht op samenwerken en ontmoeten,

grond zeer onlogisch. Het is ons advies om dit team te behouden waar zij nu zitten. Als het

Gezien de specifieke eisen voor het team Toezicht & Handhaving lijkt een inpassing op de begane

De eerste verdiepine in een activiteit gerelateerd hybride werkplekcancept

•

wordt.

worden. —

opgestelde gedragsregels, dienen op de daarvoor bestemde werkamgeving gedaan te warden. In elk werkgebied bevinden zich voldoende focus- af belplekken, zodat het hybride werken ondersteund

hoc ruimten om de werknemers op de etage te bedienen. De werkactiviteiten, gesteund door de

gebied voor (ander andere) de lintjesregen, werkafspraken, lunch of informeel overleg. Ook kan het

Emmastraat) kan worden gebruikt als tijdelijke hoofdentree zolang de nieuwbauw gebouwd gaat

verdieping en dynamische verdiepingen bevinden, zijn op de standaard verdieping alleen kleinere ad

gehandhaafd blijven, terwijl we adviseren om de Hagazaal door te breken tot een multifunctioneel

toekomstige Stadscafé hier gesitueerd worden, evenals het tijdelijk KCC. De entree (aan de

klantcontod, bestaande uit een stempel met 34 (ARBO) werkplekken en aanvullende faciliteren (belen vergaderplekken, lockers, pantry). Waar grotere vergaderruimten zich op de begane grond, le

Standaard verdieping; verdieping in de kantoortoren, gericht op individueel- en samenwerken af

maar een transparant gebied waar bezoekers en medewerkers elkaar ontmoeten. De Raadszaal kan

•

Begane grond; de begane grond wordt het hart von de organisatie. Geen kruip-door-sluip-door,

concept.

kunnen worden voor managers en het College von B&W of voor overleg. Buiten deze momenten kan er

BIJLAGEN

door iedereen gewerkt worden in de open werkomgeving.

VERVOLGSTAPPEN

onderscheid gemaakt tussen een aantal gebieden, om alle uitzonderlijke activiteiten te integreren in het

WERKPLEKCONCEPT

Op de eerste verdieping bevinden zich ook de grotere OFAD ruimten (Office For a Day) welke gebruikt

ANALYSE

Het stadskantoor heeft een aantal specifieke gebieden en kantoorverdiepingen. In het werkplekconcept is

INTRODUCTIE

Blauwdruk

Managementsamenvatting (2/2)

SAMENGEVAT

INTRODUCTIE

—

maar ook

—

Hybride werken

impact op het totaal beschikbare werkplekken.

teams is de aanwezigheid op kantoor onvermijdelijk. De nieuwe flexfactor heeft

afdeling kan er voor gekozen worden om hier van af te wijken, voor sommige

concept opgenomen om de piekbezefting in het kantoor op te vangen. Per

gegeven van 2-3 dagen op kantoor werken. Er worden aanlondplekken in het

vertegenwoordigers van de gemeente Schiedam. Deze flexratio past bij het

adviseert CBRE een nieuwe flexratio van 59% welke wij graag nog toetsen bij

van de diepte interviews en nieuwe inzichten over de toekomst van (thuis)werken,

CBRE adviseerde eerder in een pre-covid situatie een flexratio von 70%. Op basis

Flexratio

mogelijk.

gedrag). Hierdoor zijn interne verschuivingen met beperkte aanpassingen

interieur en gebruik variêren echter textra schermen, absorptiewanden

werkstijlen bouwkundig zoveel mogelijk gelijk in opzet te houden. De invulling in

aanpassingen. Het doel is om de werkplekken die zijn toegewezen binnen de 4

afdeling plaatsvindt, is dit eenvoudig op te vangen zonder bouwkundige

de ambtelijke Organisatie wendbaar. Wanneer er groei of krimp binnen een

Een flexibel werkplekconcept leent zich voor verandering in de toekomst en maakt

Flexibiliteit in de toekomst

ANALYSE

Teams 2 dagen thuis gelijkmatig verdeelt Teams 2 dagen thuis piek situatie voorgesteld flexratio

Advies flexratio

Headcount Piek bezetting Target utilization Aantal werkplekken excl. thuiswerken Aantal werkplekken mcl. thuis werken Flexratio

-

80%I

75 75%

100 60%

VERVOLGSTAPPEN

BIJ LAGE N

-

45% 75% 60% (verschil 60-75% opvangen in gedeelde aanlandplekken)

30%

Sçhiedci,

75 0 0% 75 15 15% 75 30 75 45 45% 60 60%

75 75 75 75%

100 60% 80% 100 60% 80% 100 60% 80%

1OC 60% 80% 100 60% 80% 100 60% 80%

100% 60%,

40% 20% 0%

80%

--..

0 dagen thuis 1 dag thuis 2 dagen thuis 3 dagen thuis 4 dagen thuis 5 dagen thuis

60Yoj__

1001

remote:

60% 80%

45% 75%

SCHIEDAM INCL THUISWERKEN

Headcount Piek bezetting Target utilization Aantal werkplekken excl. thuiswerken Flexratio

100

WERKPLEKCONCEPT

SCHIEDAM EXCL THUISWERKEN

Uitgangspunten werkplekconcept Flexibiliteit

SAMENGEVAT

INTRODUCTIE

ANALYSE

WERKPLEKCONCEPT

Stadscafé / ontmoetingsplein begane grond

•

Meer ongedwongen ontmoetingen tussen medewerkers van alle afdelingen.

Dynamische verdieping

-

Verdieping altijd nabij een ontmoetingspunt

•

•

•

Gemeenschappelijke ruimten centraal georganiseerd.

Verschil in samenwerken en individueel in stilte werken.

Overal kunnen werken, maar voornamelijk binnen jouw eigen spot.

Bevorderen samenwerking binnen afdelingen en tussen de spots.

Goede vindbaarheid van afdelingen en werknemers binnen een afdeling.

Verdeling in spots betekent:

Iedere afdeling wordt toegewezen aan een spot, wat een of enkele werkstijlen behelst.

Verdeling teams in spots:

ontmoetingsplekken en verdeeld over de verdiepingen.

Voor het gebouw betekent dit dat iedereen door het hele gebouw beweegt. Met dynamische

-

-

Alle medewerkers kunnen in principe overal werken.

•

Zonering van samenwerken tot individueel in stilte werken.

Samenwerking binnen het volledige gemeentekantoor

•

Toewijzing aan verdieping

25

VERVOLGSTAPPEN

BIJLAGEN

-

-

Mobiel

Suiren / projectwerker

1 KIintcontad

IndiidueeI

5po

&s werkpi

Verschillende werkstijlen op een verdieping

4,

to

de gemeente SchiedTf

Spot principe: De toegewezen spot hangt af van het type werkstill dat een afdeling in hoofdzaak uitvoert Indien een afdeling in hoofdzaak meerdere typen werkstillen heeft, is het mogeIik dat het spot zich verspreid over meerdere typen werkomgevingen.

Verdieping in Stadskantoor: team toegewezen aan verdieping met meerdere werkstijlen

Teamdagen zijn niet gepland. Over de week is de aanwezigheid van een team verdeeld.

Teamdagen zijn gepland (op bepaalde dagen is je team er dus niet).

In een hybride werkomgeving zijn meerdere scenario’s mogelijk:

met je team bent, zijn er aonlondplekken als er geen )oonlond)werkplekken in de ieamspot Vrij zijn.

Op de dagen dat je team er is, heb je een werkplek samen met je team. Op de dagen dat je er niet

Uitgangspunten werkplekconcept 1 Teamproductiviteit en Samenwerking

SAMENGEVAT

SAMENGEVAT

INTRODUCTIE

ANALYSE

•

•

BIJ LAGEN

dienen op de daarvoor bestemde werkomgeving gedaan te worden. In elk werkgebied bevinden zich voldoende focus- of belplekken, zodat het hybride werken ondersteund wordt.

blijven, terwijl we adviseren om de Hagazaal door te breken tot een multifunctioneel gebied: voor de

lintjesregen, werkofspraken, lunch of informeel overleg. Ook kan het toekomstige Stadscafé gesitueerd

informeel overleg, of multidisciplinair overleg trekt men uit de standaard verdieping naar de dichtstbijzijnde

inpassing in het nieuwbouw gedeelte of voor een externe locatie.

de hand van de stacking wordt ook de tussenfase getoond, voordat de nieuwbouw gedeelte gereed is.

bevinden zich ook de grotere OFAD ruimten (Office For a Day) welke gebruikt kunnen worden voor

managers en het College van B&W of voor overleg. Buiten deze momenten kan er door iedereen gewerkt

voor iedereen, of waar gewerkt kan worden tussen de vergaderingen door. Op de eerste verdieping

Op de komende pagina’s worden de verdiepingen en hun functies ingedeeld in een zogeheten ‘stocking’. In een dwarsdoorsnede wordt duidelijk waar welke functies zich bevinden. Bovendien is het traject gefaseerd. Aan

eisen.

mcl. afzuiger, een grote trainingsruimte voor o.a. Talent) en opgenomen in het ruimtelijk programmo van

geïdentificeerd (zoals onder andere grote werkplekken voor het archief, bewaaromgeving voor het archief

Uitzonderlilke activiteiten: Uitzonderlijke activiteiten: een aantal teams binnen de gemeente Schiedom hebben te maken met uitzonderlijke (werk)activiteiten. Hiervoor zijn speciaal benodigde faciliteiten

werknemers die willen (samen)werken. Het is een flexibele schil waar ook tijdens piekmomenten plek is

Een open kantoorlandschop rondom de (open) Hogazaal kon functioneren als oonlondgebied voor

De eerste verdieping in een activiteit gerelateerd hybride werkplekconcept

verdieping te betrekken in het werkplekconcept.

fradiekamers aan de oostgevel Op het moment dat de organisatie dit wenselijk acht, adviseren we deze

Eerste verdieping; uitgangspunt voor de eerste verdieping is een inrichting conform de huidige situatie. De bestuursvieugel en crisisruimten blijven gehandhaafd. Wel worden enkele werkkamers omgezet tot

dynamische verdieping zorgt voor een diagonale verbinding tussen de afdelingen. Voar goede koffie,

team te behouden waar zij nu zitten. Als het huurcontract eindigt, kan er gekozen worden voor een

dynamische verdieping.

uit overlegruimten, brainstormruimten huiskamergedeelte, ontspanning, kopieer- en prinifaciliteiten. De

Toezicht & Handhaving lijkt een inpassing op de begane grand zeer onlogisch. Het is ons advies om dit

,

Dynamische verdieping; verdieping in de kantoortoren, gericht op samenwerken en ontmoeten, bestaande

haofdentree zolang de nieuwbouw gebouwd gaat worden. Gezien de specifieke eisen voor het team

worden, evenals het tijdelijk KCC. De entree taan de Emmastraat) kan worden gebruikt als tijdelijke

de werknemers op de etage te bedienen. De werkactiviteiten, gesteund door de opgestelde gedragsregels,

transparant gebied waar bezoekers en medewerkers elkaar ontmoeten. De Raadszaal kan gehandhaafd

klantcontact, bestaande uit een stempel met 34 (ARBO) werkplekken en aanvullende fociliteren (bel- en vergoderplekken, lockers, pantry). Waar grotere vergaderruimten zich op de begane grond, 1 verdieping

Standaard verdieping; verdieping in de kantoortoren, gericht op individueel- en samenwerken of

VERVOLGSTAPPEN

en dynamische verdiepingen bevinden, zijn op de standaard verdieping alleen kleinere ad-hoc ruimten om

•

•

worden in de open werkomgeving.

WERKPLEKCONCEPT

Begane grond; de begane grond wordt het hart van de organisatie. Geen kruip-door-sluip-door, maar een

concept.

onderscheid gemaakt tussen onderstaande gebieden, om alle uitzonderlijke activiteiten te integreren in het

Het stadskantoor heeft een aantal specifieke gebieden en kantoorverdiepingen. In het werkplekconcept is

Alle soorten verdiepingen

Stacking

*

de afdeling Handhaving en toezicht worden

INTRODUCTIE

programma uitgerekend op 12.505 m2 (zie ruimtelijk PVE voor details).

spreekkamers, zullen worden verplaatst naar de nieuwbouw. Uiteindelijk is het

nieuwbouw worden gerealiseerd. Ook de functies bezoekersontvongst, KCC en diens

grond café. De entree echter, zal niet meer vanuit de Emmastraat, maar vanuit de

De begane grond zal in stap 2 de functie behouden van multifunctioneel plein, met

nieuwbouwgedeelte.

is, te kunnen herenigen met het gemeentearchief en diens afdeling, in het

overwogen kunnen worden om de afdeling archief, wanneer de nieuwbouw gerealiseerd

De verdiepingen blijven van stap 1 naar stap 2 in principe ongewijzigd. Er zou

weergegeven.

Het programma van stap 2 verdeelt over de verdiepingen staat hier rechts grafisch

Stop 2: eindfase na afronding nieuwbouw

Deze zal wel terugkomen in de nieuwbouw locatie.

door. Ook het gemeentearchief zal tijdelijk ergens anders gehuisvest moeten worden.

worden. Voorlopig loopt het contract van de huidige locatie nog de komende 2 jaar

ondergebracht. Deze functie zal in de nieuwbouw of elders ondergebracht moeten

beveiliging en 24uurs functie, post niet bij de functies die nu op de begane grond zijn

ondergebracht. De eisen omtrent deze afdeling, met aparte entree, aanvullende

Verder zal in bouwdeel III

Stacking

SAMENGEVAT

—1

0

13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2

14

15

0

250

STACKING STAP 2

ANALYSE

1

500

1

—..—-1 1

704m2

750

556m2 556m2 556m2

556m2

556n2

556m2

556m2

527m2 556m2 556m2 556m2 556m2 556m2

1250 oppervlakte (m2)

1000

WERKPLEKCONCEPT

.

opq, s

1500

VERVOLGSTAPPEN

.‘..‘

1750

o

o o

o

2250

fl 2141m2

1.830 ,n2 423 m2 518 n,2 745 m2 1.956 m2 1.365 n,2 687 ,,,2 663 m2 2.084 ,n2 333 n,2 S m2 2066 n,2 12.505 n2

1i. cÇ&.Schiici,

2000

1912m2

• kontoo, 9 ko,,toor kiontoontt • kontooc namen maltl6rnnUonaie rak,,te 9 epedais 9 dp,omisd,e etaq ntamp sto,,daa,4 etaga stomp enmerahntn • ,aadeod • epne.kkom.rn (CC o.m4ge rufrntm,

D ko,,toor

BIJLAGEN