Bijlage 1 I-Visie

<

Visie op de informatievoorziening

I-Visie 2024 - 2027

Waardevol Weerbaar Wendbaar

< < 2

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Voorwoord De samenleving is in beweging. Zeker op digitaal gebied volgen ontwikkelingen elkaar snel op. Als gemeente voelen wij deze impact ook. Digitalisering heeft grote invloed op onze dienstverlening en op de organisatie als geheel. De Wet digitale overheid verplicht gemeenten zich aan normen voor digitale dienstverlening aan burgers te houden. Bovendien willen we een moderne organisatie zijn. Een organisatie die meegaat met de tijd en weet wat de behoeften zijn vanuit de samenleving. Deze I-Visie biedt richting en houvast om hieraan invulling te geven. We streven als gemeente naar optimale dienstverlening, voor álle Schiedammers. Ongeacht leeftijd of digitale vaardigheden, we willen iedereen tegemoetkomen. Het is belangrijk om zaken digitaal te kunnen regelen, met name jongere groepen zijn hier al op ingespeeld. Als gemeente moet je in die behoefte kunnen voorzien. Tegelijkertijd verliezen we groepen voor wie de digitalisering lastiger is niet uit het oog. Ook zij moeten passende dienstverlening ervaren. Dit sluit ook aan bij de missie van de gemeente: “Samen werken we aan de stad waar alle Schiedammers een betere toekomst hebben. We zorgen ervoor dat inwoners, ondernemers en bezoekers prettig kunnen wonen, werken en recreëren”. Dit doen we onder andere door dienstbaar te zijn aan onze bewoners.

En die dienstbaarheid kun je weer vertalen naar digitalisering van de informatievoorziening. Op het gebied van informatievoorziening heeft de gemeente Schiedam een wereld te winnen. Digitale weerbaarheid en wendbaarheid zijn hierbij van groot belang. Door onze systemen goed door te lichten worden we weerbaarder tegen risico’s en mogelijke dreigingen van buitenaf. Door te anticiperen op de toekomst worden we wendbaar en gaan we mee met digitale ontwikkelingen. Verder moeten onze inwoners ervan op aan kunnen dat hun gegevens bij ons in veilige handen zijn. Zo dragen we bij aan een betrouwbare overheid die van waarde is voor de samenleving.

Digitalisering biedt ook mogelijkheden om inclusiever te zijn. Tools als een voorleesfunctie op de website kunnen van grote waarde zijn, bijvoorbeeld voor mensen met een visuele beperking. Ook kunnen we digitalisering inzetten om laagdrempeliger te zijn. Bijvoorbeeld voor mensen die het lastiger vinden naar fysieke bewonersavonden te komen, maar die wel willen deelnemen aan een internetpanel. Als zij die mogelijkheid krijgen, hebben we een breder en diverser beeld van waar de behoeften liggen. Met de I-Visie is de eerste stap gezet richting digitale fitheid van onze organisatie. We hebben op dit gebied nog een flinke klus te klaren. Als college en organisatie spannen we ons in om dit proces te laten slagen. Daarmee zijn we voorbereid op de digitale veranderingen die op ons afkomen. Veel dank aan alle ambtenaren die hebben meegewerkt aan de I-Visie. Ik kijk uit naar een toekomst waarin we als moderne gemeentelijke organisatie meegaan met de digitale ontwikkelingen, die we als kansen zien om onze dienstverlening naar Schiedammers te verbeteren.

Anouschka Biekman Wethouder gemeente Schiedam

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Colofon I-Visie is een uitgave van: De gemeente Schiedam, Team Informatiemanagement, ICT & FD

Tekst & redactie: René Keizer & Richard Schoo

Eindredactie: Eveline Starink

Vormgeving: b creative agency

Februari 2024

3

< < 4

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Inhoudsopgave

1

Inleiding

5

2

Ontwikkelingen

7

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Digitale samenleving Digitale participatie Digitale dienstverlening Meer met minder Digitale technologie Beweging naar de Cloud

7 8 9 10 11 12

Ambities & Opgaven

14

3.1 3.2 3.3

14 16 17

3

Ambities en opgaven Centraal en integraal Digitale veiligheid

4

5 6

Interne ontwikkelingen

18

4.1 4.2 4.3

18 19 20

Gebruiker staat centraal Lerende organisatie Grip op onze processen

Informatievoorziening

21

5.1 5.2 5.3

22 22 22

Waardevol Weerbaar Wendbaar

Risico’s & investeringen

23

Infographic

25

< < 5

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

1 Inleiding Voor u ligt onze visie op informatievoorziening en digitalisering: de I-Visie. Hierin staan ambities omtrent de informatievoorziening en hoe we als organisatie om moeten gaan met digitalisering. De I-Visie gaat over de periode 2024 - 2027. De I-Visie is een levend document. We kijken jaarlijks of de inhoud nog actueel is en passen documenten die voortkomen uit de I-Visie aan waar nodig.

De wereld staat niet stil. Digitale ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Deze ontwikkelingen hebben onder andere invloed op de informatievoorziening. Die informatievoorziening vormt de basis van de digitale dienstverlening, waar steeds meer mensen gebruik van maken. Zo ook bij de overheid. Bijvoorbeeld om een afspraak te maken of een vergunning aan te vragen bij de gemeente.

De missie van de gemeente luidt:

“Samen werken we aan de stad waar alle Schiedammers een betere toekomst hebben. We zorgen ervoor dat inwoners, ondernemers en bezoekers prettig kunnen wonen, werken en recreëren”.

< < 6

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

De opgaven waar we als gemeente de komende jaren voor staan, vragen om een visie die bijdraagt aan deze missie. Informatievoorziening en digitalisering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De kwaliteit van onze informatievoorziening heeft effect op de ervaring van onze doelgroepen: inwoners, ondernemers en bezoekers. Deze I-Visie biedt richting aan de manier waarop we onze informatievoorziening vormgeven en hoe we omgaan met digitalisering. Dit biedt houvast en structuur. Hierdoor zijn we beter voorbereid op wat komen gaat. Daarnaast kunnen we inspelen op de behoeften van onze doelgroepen, de ambities en opgaven binnen de gemeente en weten we hoe we ons voordeel kunnen doen met de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. De informatievoorziening is dan ook een strategisch vraagstuk voor de gemeente en onderdeel van alle processen binnen een moderne organisatie. In deze visie zullen we vaker verwijzen naar ‘publieke waarde’1. Hiermee bedoelen we het toevoegen van waarde aan de samenleving. Publieke waarde is afhankelijk van twee factoren: er is sprake van draagvlak voor beleid; en de organisatie heeft voldoende operationele capaciteit om het beleid effectief uit te voeren. De informatievoorziening is een belangrijk instrument bij het realiseren van publieke waarde.

(More, 2013).

1

De informatievoorziening speelt een belangrijke rol in alle processen van de gemeente en in het realiseren van de ambities en opgaven. De informatievoorziening omvat het geheel van mensen, middelen en maatregelen die voorzien in de informatiebehoeften van de organisatie. Informatievoorziening is van belang in het onderhouden van de stad, de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente. De informatievoorziening is daarmee een gemeenschappelijke opgave waar de organisatie als geheel verantwoordelijkheid voor draagt. In deze I-Visie beschrijven we in de eerste plaats de digitale ontwikkelingen en de bijkomende effecten, zowel op de gemeentelijke organisatie als op de Schiedamse samenleving als geheel. Vervolgens gaan we in op hoe digitalisering en de informatievoorziening een bijdrage leveren aan de opgaven en interne ontwikkelingen die de komende jaren centraal staan. Ook bespreken we hoe de informatievoorziening wordt ingericht. Tot slot beschrijven we de investeringen en risico’s.

< < 7

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

2 Ontwikkelingen De gemeente streeft ernaar rekening te houden met verschillende ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Daardoor gebruikt de gemeente digitalisering in haar voordeel. Ook houdt de gemeente rekening met de negatieve gevolgen en leidt deze in goede banen.

2.1 Digitale samenleving Als samenleving zijn we steeds meer online en bewegen we ons in een digitale samenleving. Dit betekent dat fysieke fenomenen zich ook digitaal voordoen. Het sociale leven speelt zich deels online af, en ook in de werksfeer communiceren we in toenemende mate online. We worden ook online geconfronteerd met desinformatie, pesterijen en criminaliteit. Veel van deze fenomenen spelen zich af op sociale media en kunnen een negatieve invloed hebben op de samenleving.

Als gemeente hebben we de ambitie om te werken aan de digitale weerbaarheid van de inwoners in het algemeen en de organisatie in het bijzonder.

< < 8

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

2.2 Digitale participatie Inwoners willen inspraak in en invloed op beleid dat de directe leefomgeving raakt. Dit maken we mogelijk door middel van participatietrajecten. Hierbij zien we kansen om digitalisering in ons voordeel te gebruiken. Digitalisering kan bijdragen aan snelle, eenvoudige en toegankelijke participatie. Via het online platform Praat Mee krijgen inwoners de kans hun mening te geven over beleid. We gebruiken dit voor thema’s als parkeren, de inrichting van de openbare ruimte en de vernieuwing van het station. Praat Mee is een laagdrempelige manier voor inwoners om hun stem te laten horen. Want op die manier kan participatie plaatsvinden zonder fysieke bijeenkomsten. Het biedt inwoners de mogelijkheid vanuit hun veilige omgeving en anoniem mee te praten.

Wij hebben de ambitie om deze vorm van digitalisering in te zetten als dit van toegevoegde waarde is. Bijvoorbeeld om meer inwoners te betrekken in de beleidsvorming en mee te denken over de stad. Hierdoor is de beleidsvorming inclusiever en wordt ingespeeld op deze maatschappelijke behoefte. Door informatie op een toegankelijke manier te publiceren zijn inwoners beter geïnformeerd. Deze verbetering draagt bij aan het vertrouwen in de gemeentelijke organisatie en de lokale politiek. Door behoeften van inwoners digitaal te peilen worden deze inzichtelijk en is de gemeente in staat om responsiever en inclusiever beleid te ontwikkelen. Zo kan de gemeente meer publieke waarde realiseren.

< < 9

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

2.3 Digitale dienstverlening Digitale dienstverlening is tegenwoordig voor veel mensen de norm. Dit leidt tot verwachtingen ten aanzien van de gemeentelijke dienstverlening. Bovendien is digitale dienstverlening efficiënter, sneller en stelt het gebruikers in staat om de voortgang van dienstverlening te volgen. Wetgeving als de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid verplichten gemeenten om informatie digitaal beschikbaar te maken. Dit geldt ook voor informatie op het gebied van dienstverlening. Als gemeente willen we inzetten op digitale dienstverlening en deze toegankelijk en volgbaar maken. Bijvoorbeeld door online aanvragen te kunnen volgen en notificaties te ontvangen. Hierdoor krijgen inwoners meer inzicht in hun aanvragen bij de gemeente en ervaren zij moderne dienstverlening. Dit leidt ook tot voordelen binnen de gemeente. Als inwoners de status van hun aanvragen kunnen zien, hoeven zij minder snel de gemeente te benaderen met vragen. Door deze tijdsbesparing hebben we meer capaciteit voor inwoners die minder digitaal vaardig zijn. Voor deze groep blijft de fysieke dienstverlening bestaan. We blijven daarnaast de toegankelijkheid van de digitale dienstverlening verbeteren. Dit doen we door enerzijds in te zetten op de uitvoering van de wet digitale toegankelijkheid en anderzijds inwoners te ondersteunen in de digitale dienstverlening.

Hiervoor dient onder andere de basis van de informatievoorziening op orde te zijn. Dit wil zeggen dat er inzicht is in processen, applicaties, systemen, data en rollen. Wanneer de basis op orde is, is er duidelijkheid over hoe de dienstverlenende organisatie in elkaar zit. Dan kunnen de (dienstverlenings)processen gedigitaliseerd worden, (open)data gedeeld en hergebruikt worden en kan een online klantportaal goed functioneren. Ook kan adequaat gereageerd worden op openbaarheidsverzoeken.

< < 10

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

2.4 Meer met minder In de afgelopen jaren zijn steeds meer uitvoeringstaken door het Rijk gedecentraliseerd. Tegelijkertijd is gekort op de middelen om deze uitvoeringstaken uit te voeren. De gemeente heeft ten behoeve van de uitvoeringskracht met partners verschillende uitvoeringsorganisaties opgezet, zoals Stroomopwaarts. De uitvoering is op afstand geplaatst, waardoor de gemeente nu een regierol heeft. Dit vraagt om heldere afspraken met uitvoeringsorganisaties over bijvoorbeeld het leveren van data en het omgaan met gegevensbescherming. Dit stelt de gemeente in staat om uitvoeringsorganisaties te monitoren en te sturen. Het is de ambitie om een generieke sourcing strategie te gebruiken voor alle uitvoeringsorganisaties van de gemeente Schiedam. Een sourcing strategie is een uniforme set van werkafspraken tussen uitvoeringsorganisaties en de gemeente. Daarnaast zoeken we actief de samenwerking op met andere gemeenten en provincies om slimme oplossingen voor de stad te realiseren en volgen we relevante initiatieven van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Door samen te werken, maken we gebruik van wat al eerder bedacht is.

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

11

2.5 Digitale technologie Digitale technologie verandert onze samenleving en zorgt voor een toename van de hoeveelheid data. De inzet van digitale technologie biedt kansen voor de gemeente en de stad, maar kent ook uitdagingen. Het is belangrijk hier bewust van te zijn in het realiseren van publieke waarde. Kansen in de inzet van nieuwe technologie doen zich voor op het gebied van dienstverlening en automatisering. Technologieën als Internet of Things 2 , Robotic Process Automation 3, en Artificial Intelligence 4 zorgen ervoor dat de gemeente de dienstverlening en beleidsontwikkeling slimmer, inclusiever, doelmatiger en efficiënter kan maken. Hierdoor is de gemeente in staat om meer publieke waarde te leveren aan de inwoners van Schiedam. Toegang tot meer data over de stad geeft meer inzicht in de stad, waardoor de gemeente in staat is om sneller, slimmer en adequater te reageren. Hierdoor ervaren inwoners bijvoorbeeld een beter onderhouden stad en een betere dienstverlening. Door automatisering zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve taken. Hierdoor kunnen zij zich meer richten op hun kerntaken. De organisatie kan met automatisering dus meer impact maken. Bij het toepassen van digitale technologie is de organisatie zich bewust van de potentiële nadelige gevolgen.

Binnen de gemeente worden de ethische implicaties en de invloed op publieke waarden beoordeeld wanneer digitale technologie wordt ingezet. Op deze manier minimaliseren we de kans dat inwoners te maken krijgen met nadelige effecten van digitale technologieën.

Internet of Things; een systeem dat zonder menselijke tussenkomst data verzamelt en verzendt via internet. | 3Robotic Process Automation; het automatiseren van repetitieve administratieve processen. | 4Artificial Intelligence; is een verzamelnaam voor software of systemen die taken kunnen uitvoeren waar voorheen menselijke intelligentie nodig was.

2

< < 12

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

2.6 Beweging naar de Cloud De mogelijkheden van Cloud computing 5 gaan snel. Steeds meer leveranciers in de gemeentelijke softwaremarkt bieden vrijwel alleen Software as a Service (SaaS) producten aan. Voor de gemeente biedt SaaS voordelen. Zo wordt de gemeente ontzorgd in beheertaken en wordt de gemeente wendbaarder, doordat het gemakkelijker is om over te stappen naar een andere leverancier. Aan de andere kant zijn er ook zaken om rekening mee te houden: met gebruik van SaaS bevinden de gemeentelijke data zich buiten de organisatie. Daardoor zijn extra maatregelen noodzakelijk; bijvoorbeeld op het gebied van gegevensbescherming, beschikbaarheid en toegankelijkheid. De gemeente maakt op dit moment al gebruik van SaaS-producten. Deze ontwikkeling valt onder de ambitie dat de gemeente toewerkt naar een wendbare informatievoorziening. Een wendbare informatievoorziening zorgt ervoor dat de organisatie snel kan inspelen op veranderende maatschappelijke ontwikkelingen en behoeften. Hierdoor kan de gemeente inwoners, ondernemers en instellingen beter en sneller van dienst zijn wanneer maatschappelijke veranderingen zich voordoen. Ook binnen de organisatie kan met SaaS sneller ingespeeld worden op nieuwe behoeften. Om de ver-SaaSing binnen de gemeente in goede banen te leiden wordt een inhaalslag gemaakt, door de transitie te maken van traditioneel beheer naar regievoering.

En wordt ingezet op contract- en leveranciersmanagement om onder andere de gegevensbescherming en de toegankelijkheid van data te garanderen. Door onder architectuur te werken kunnen veranderingen in gemeentelijke applicaties in goede banen geleid worden. Onder architectuur werken wil zeggen dat standaarden en principes gehanteerd worden, onder andere ten aanzien van nieuwe software. Hierdoor kan de gemeentelijke informatievoorziening beter bijdragen aan de missie van de gemeente.

5

Cloud computing: het verlenen van ICT-diensten via het internet. Bijvoorbeeld applicaties, software, databases en servers.

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Ambities: • We zetten in op digitalisering om meer inwoners te betrekken in de beleidsvorming en mee te denken over de stad. • We werken aan de digitale weerbaarheid van de organisatie. • We zetten in op digitale dienstverlening en maken deze volgbaar. • Wanneer digitale technologie wordt ingezet beoordelen we de ethische implicaties en de invloed op publieke waarden. • We ontwikkelen een generieke sourcing strategie voor alle uitvoeringsorganisaties van de gemeente Schiedam. • We werken toe naar een wendbare informatievoorziening.

13

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

3 Ambities & Opgaven 3.1 Ambities en opgaven De ambities en opgaven van de gemeente zijn leidend voor de informatievoorziening. De ambities en opgaven hebben een duidelijke relatie met de missie van de gemeente Schiedam, zoals te zien in figuur 1. Uiteindelijk bepaalt de missie waar we als gemeente heen gaan, de middelen die nodig zijn en ook de wijze waarop we de informatievoorziening inrichten. Dit decennium groeit de gemeente Schiedam richting een stad met meer dan 100.000 inwoners. Naast deze groei heeft de gemeente, net als andere gemeenten, te maken met grote opgaven als de woningcrisis, duurzaamheid en bestaanszekerheid. De decentralisaties in het sociale domein zijn gepaard gegaan met stevige bezuinigingen. Het is kortgezegd bestuurlijk een uitdagende tijd. De ambities en opgaven waar we voor staan vragen extra aandacht. Onder andere voor hoe we vanuit de informatievoorziening een bijdrage kunnen leveren aan de stad en de organisatie, om zo zoveel mogelijk publieke waarde te realiseren voor Schiedam.

14

< < 15

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Figuur 1: Samenhang missie, ambities & opgaven

Omgevingsopgave Veilige, leefbare, inclusieve stad met gelijke kansen

Mobiliteitsopgave

Woningbouw opgave

Bereikbare stad

Woningen relealiseren voor verschillende doelgroepen

Nationaal Programma Nieuwland & Oost Leefbare wijken

Missie:

Prettig wonen, werken en recreëren

Sociaal maatschappelijke opgave

Duurzaamheidsopgave Duurzaam, klimaatbestendig en milieukwaliteit

Digitaal veiligheidsopgave Digitaal weerbare organisatie

Leefbare wijken

Veiligheidsopgave Fijn wonen, bewegen en veilig voelen

< < 16

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

3.2 Centraal en integraal Het bijeenbrengen van data en (GEO6)informatie en deze centraal en integraal beschikbaar maken, helpt de gemeente bij het aanpakken van de verschillende opgaven, ambities en uiteindelijk ook de missie van de gemeente. Door gebruik te maken van data kunnen we informatiegestuurd werken. Dat wil onder andere zeggen dat we op basis van informatie inzichten verkrijgen en we besluiten kunnen nemen. Informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt in beleidsontwikkeling, onderhoud van de stad, bedrijfsvoering en voor continue verbetering van de dienstverlening. De ambitie is dan ook om een waardevolle informatievoorziening te realiseren waarin informatie centraal en integraal beschikbaar is. Hierdoor worden dienstverlening, integrale beleidsvorming, -sturing en samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie eenvoudiger. Als kruisbestuiving tussen verschillende domeinen kunnen medewerkers binnen de gemeente profiteren van elkaars inzichten.

Door te werken aan het datafundament binnen de gemeente kunnen we op termijn inzetten op een Digital Twin8. Hierin wordt Schiedam virtueel in 3D weergegeven, waarin bijvoorbeeld gebouwen, veranderingen in de ondergrond, klimaateffecten en geluidscontouren virtueel te zien zijn. Hierdoor wordt het mogelijk om met behulp van (proces) informatie interventies virtueel in te bouwen en de bijbehorende effecten te beoordelen, voordat ze daadwerkelijk geïmplementeerd worden. Hierdoor zijn we als gemeente doelmatiger en effectiever.

GEO; locatie gebonden informatie. | 7Generieke systemen; systemen die qua functionaliteit breed toegepast kunnen worden in meerdere bedrijfsprocessen. Digital Twin; een virtuele representatie van de stad op basis van (GEO)data en (proces)informatie.

6 8

Voor een waardevolle informatievoorziening is het noodzakelijk dat de data op orde zijn, er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van generieke systemen7, data gecentraliseerd zijn, de organisatie over het vermogen beschikt om data om te vormen in informatie en medewerkers in staat zijn om informatie te gebruiken in hun werk (datavaardig zijn). Bij het verwerken van data wordt rekening gehouden met wet- en regelgeving in het kader van gegevensbescherming en archivering.

< < 17

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

3.3 Digitale veiligheid Doordat de gemeente steeds meer data verwerkt, wordt gegevensbescherming steeds belangrijker. Bij digitale veiligheid gaat het om zowel privacy als informatieveiligheid. Zonder informatieveiligheid is de bescherming van persoonsgegevens onmogelijk. De gemeente moet voldoen aan de verplichtingen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)9 en vanaf 2024 mogelijk ook aan NIS210. Het goed omgaan met persoonsgegevens is cruciaal voor het vertrouwen van de Schiedammers in hun gemeente.

De ambitie is dan ook dat persoons(gegevens) veilig zijn bij de gemeente. Hierdoor kunnen inwoners, bedrijven en instellingen er vanuit gaan dat hun gegevens in betrouwbare handen zijn. Dit betekent dat processen, systemen en applicaties die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen ingericht worden binnen de gestelde kaders aan privacy en informatieveiligheid.

Ambities: • Informatie is centraal en integraal beschikbaar. • Binnen de gemeente zijn (persoons)gegevens veilig.

9

BIO; Baseline Informatiebeveiliging Overheid is een gezamenlijk normenkader op het gebied van informatieveiligheid voor de overheid die gebaseerd is op de ISO-normatiek. NIS2: Network and Information Systems Directive. NIS2-richtlijn. EU lidstaten zijn in 2024 verplicht om deze richtlijn om te zetten in nationale wetgeving. Op het moment is nog onduidelijk wat dit betekent voor gemeenten.

10

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

4 Interne ontwikkelingen Binnen de organisatie is aandacht voor de wijze waarop de taken en opgaven het best kunnen worden gerealiseerd en wat daarvoor nodig is. 4.1 Gebruiker staat centraal De gebruiker (zowel intern als extern) staat centraal in onze informatievoorziening en dienstverlening. We optimaliseren de dienstverleningsprocessen samen met de verschillende domeinen. Door bij de inrichting van processen, applicaties en systemen gebruik te maken van verschillende gebruikersperspectieven, wordt de dienstverlening inclusief. Daarmee wordt de gebruiker centraal gesteld. We streven naar interne gebruiksvriendelijke systemen, zodat medewerkers optimale dienstverlening bieden aan de externe gebruiker. Hiertoe moderniseren we de ICT-infrastructuur, de ICT-processen en systemen en realiseren we een toekomstbestendige werkomgeving. Hierdoor zijn de medewerkers in staat om de (digitale)dienstverlening adequaat uit te voeren en wordt de organisatie gemoderniseerd.

18

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

4.2 Lerende organisatie Uit onderzoek11 blijkt dat beleidsdoelstellingen van bestuurders niet altijd effectief omgezet worden naar het uitvoeringsniveau van de organisatie. Binnen de gemeente wordt de informatievoorziening ingezet om dit anders te doen en zo juist zoveel mogelijk publieke waarde te realiseren. De informatievoorziening wordt ingezet om als organisatie te leren. We maken de ambities en opgaven van de organisatie meetbaar. Daarnaast maken we gebruik van interne en externe data. Op die manier worden processen die bijdragen aan de opgaven en ambities van de organisatie actief (bij)gestuurd.

(Borkes, 2021).

11

19

< < 20

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

4.3 Grip op onze processen Door processturing kan actief gestuurd worden. Bovendien kunnen processen verbeterd worden die ten grondslag liggen aan de beleidsontwikkeling, ambities, opgaven en de dienstverlening van de organisatie. Hierdoor wordt de organisatie in staat gesteld om continu te verbeteren. Dit betekent dat met regelmaat processen, applicaties en systemen anders ingericht moeten worden. Dit vraagt om betrokkenheid en inzet van de gehele organisatie, evenals om digitale vaardigheden van medewerkers. Processturing zorgt er voor dat we als organisatie kunnen experimenteren, leren, meer grip hebben en meer impact kunnen maken op Schiedam. Dit draagt in positieve zin bij aan het realiseren van publieke waarde.

Ambities: • We stellen gebruikers centraal. • We ontwikkelen naar een moderne, inclusieve en lerende organisatie. • We zetten in op processturing.

< < 21

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

5 Informatievoorziening Met de ambities in deze I-Visie geven we richting aan de informatievoorziening binnen de gemeente Schiedam en geven we richting aan hoe de organisatie omgaat met digitalisering. Binnen de gemeente wordt ingezet op een waardevolle, wendbare en weerbare informatievoorziening. Een informatievoorziening die ertoe leidt dat inwoners, bedrijven en instellingen een beter onderhouden stad, responsievere beleidsontwikkeling en een betere dienstverlening krijgen. Waarin gegevens beschermd zijn en de gemeente digitalisering en automatisering inzet om effectiever om te gaan met publieke middelen, en zo publieke waarde realiseert.

Informatievoorziening Waardevol Wendbaar Weerbaar

< < 22

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

5.1 Waardevol

5.2 Weerbaar

5.3 Wendbaar

De informatievoorziening is waardevol als de organisatie (GEO)informatie kan gebruiken om publieke waarde te generen. Door (GEO)informatie te ontsluiten, te archiveren en informatie centraal en integraal beschikbaar te stellen kan de organisatie informatiegestuurd werken. Op deze manier kunnen (nieuwe) inzichten ontstaan in relevante aspecten binnen de opgaven en ambities. Ook kan ingespeeld worden op behoeften van alle Schiedammers. Het centraal stellen en het optimaal faciliteren van de inwoner voegen waarde toe aan de stad en de organisatie. Informatie wordt binnen de organisatie ook gebruikt om integrale sturing, effectief beleid en efficiëntere dienstverlening mogelijk te maken. De informatievoorziening is dus een strategisch, concern-breed instrument. Hiermee is het mogelijk om te meten hoe succesvol de organisatie is in het realiseren van publieke waarde.

Voor een waardevolle informatievoorziening is een weerbare informatievoorziening noodzakelijk. Gegevens moeten goed beschermd en beveiligd worden, zodat inwoners, bedrijven en instellingen er van uit kunnen gaan dat hun gegevens veilig zijn bij de gemeente. Niet alleen binnen de gemeente zijn gegevens goed beschermd. De gemeentelijke sourcing strategie draagt bij aan bescherming van data bij uitvoeringsorganisaties van de gemeente. Hiervoor is het van belang dat de basis van de informatievoorziening op orde is. Als gemeente dienen we te voldoen aan de gestelde verplichtingen vanuit de AVG en de BIO.

Om als organisatie te veranderen als maatschappelijke veranderingen daartoe aanleiding geven, is het van belang dat de basis van de informatievoorziening op orde is. Het gaat dan bijvoorbeeld om inzicht creëren in processen, applicaties, systemen, data en rollen. Inzicht in de architectuur en processen zorgen ervoor dat de organisatie sneller kan leren, omdat het gemakkelijker is om processen te verbeteren. Door inzicht in de ambities en opgaven en de architectuur van de organisatie kunnen processen sneller verbeterd worden en kunnen we sneller publieke waarde realiseren.

Wanneer we digitale technologie inzetten binnen de gemeente, worden de ethische implicaties en de invloed op publieke waarden afgewogen. Hierdoor worden negatieve effecten van inzet van digitale technologie beperkt. Ook werken we aan de digitale weerbaarheid van inwoners door in te zetten op het tegengaan van desinformatie.

De doorontwikkeling van de informatievoorziening binnen de gemeente rendeert in publieke waarde voor Schiedam en speelt in op de complexiteit en dynamiek binnen de moderne samenleving. Digitalisering en de informatievoorziening zijn concern brede strategische vraagstukken.

Door digitale technologie in te zetten, de dienstverlening te digitaliseren en digitale participatie mogelijk te maken wordt ook publieke waarde gerealiseerd. De inzet van technologie zorgt ervoor dat met minder capaciteit meer gedaan kan worden. Daarnaast zorgt de inzet van digitale technologie voor een betere dienstverlening, bedrijfsvoering en slim onderhoud van de stad. Hierdoor hoeven medewerkers van de gemeente zich minder te richten op administratieve taken en kunnen zij zich richten op de kerntaken. Daarnaast versterkt open data de informatiepositie van inwoners. Door digitale dienstverlening krijgen inwoners, ondernemingen en instellingen een dienstverlening die meer past bij de huidige tijd en krijgen zij inzicht in bijvoorbeeld de status van hun aanvraag voor een vergunning.

< < Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

6

Risico’s & investeringen De ambities in de I-Visie betekenen een forse investering in de informatievoorziening van de gemeente. Naast mensen en middelen is de informatievoorziening een belangrijke bouwsteen voor de gemeente. Investeren in de informatievoorziening is noodzakelijk voor een efficiëntere dienstverlening, betere bedrijfsvoering en een goed onderhouden stad. Hiermee dragen we bij aan het realiseren van publieke waarde. Bij het investeren in de informatievoorziening horen middelen die noodzakelijk zijn om de processen, applicaties, systemen, ICT-infrastructuur te beheren en te onderhouden. Een voorbeeld hiervan is het moderniseren van de (digitale)werkomgeving. Daarnaast zijn middelen nodig om gegevensbeheer, gegevensmanagement en Business Intelligence 12 verder vorm te geven. Verder moet geïnvesteerd worden in de vertaling van gebruikerswensen en organisatiewensen naar de informatievoorziening. Op deze manier worden wensen van klanten en organisatiewensen op een goede manier vertaald en kan meer publieke waarde worden gerealiseerd. Tot slot zijn investeringen in architectuur en procesmanagement noodzakelijk om de basis op orde te brengen, grip op de organisatie te krijgen en als organisatie te kunnen leren.

12

Business Intelligence zorgt voor de ontsluiting en transformatie van ruwe data naar informatie die relevant is voor de besluitvorming binnen de organisatie.

23

< < 24

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

Zonder fors te investeren in een waardevolle, weerbare en wendbare informatievoorziening is de gemeente niet in staat om gegevens voldoende veilig, actueel en beschikbaar te houden voor onze inwoners, bedrijven en instellingen. Het niet doen of uitstellen van investeringen kan zelfs leiden tot hogere kosten. Bijvoorbeeld doordat herstelkosten gemaakt moeten worden bij een eventuele cyber aanval.

Om te komen tot een informatievoorziening die ons optimaal ondersteunt, is het belangrijk om goede, samenhangende keuzes te maken. Deze nog te maken keuzes worden bepaald door maatschappelijke, politiekbestuurlijke en technologische factoren. In dit document (de I-Visie) worden nog geen keuzes gemaakt voor de uitvoering. Ook wordt nog geen claim gedaan op de benodigde middelen. Hiertoe wordt een uitvoeringsprogramma opgesteld.

Risico’s Als de I-Visie niet wordt uitgevoerd lopen we als gemeente de volgende risico’s: • De gemeente is beperkt in staat om het gewenste kwaliteitsniveau van de (digitale) dienstverlening waar te maken en kan minder publieke waarde leveren (niet waardevol). • Het ontstaan van verstoringen en beveiligingsrisico’s met als gevolg dat de continuïteit van de dienstverlening vermindert (niet weerbaar). • De gemeente is beperkt in staat om inclusief, toegankelijk en transparant met informatie om te gaan (niet waardevol). • De gemeente kan niet tijdig inspelen op maatschappelijke, technologische en organisatorische ontwikkelingen (niet wendbaar).

< < 25

Visie op de informatievoorziening 2024 - 2027 | Gemeente Schiedam

waardevolle, wendbare en weerbare informatievoorziening voor Schiedam I-visieEen 2024-2027 Een waardevolle, wendbare en weerbare informatievoorziening voor Schiedam

Woningbouw opgave Omgevingsopgave

Duurzaamheidsopgave

Digitale veiligheidsopgave

Veiligheidsopgave

Nationaal Programma Nieuwland & Oost

Sociaal maatschappelijke opgave

Mobiliteitsopgave

Missie Prettig wonen, werken en recreëren

Externe ontwikkelingen

Digitale samenleving

Meer met minder

Informatievoorziening

Digitale participatie

Waardevol Digitale dienstverlening

Cloud

Interne ontwikkelingen

Technologie

Wendbaar Weerbaar

Lerende organisatie

Gebruiker centraal Grip op processen